15.11.2021
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XNotar

Dokumente einer Registeranmeldung signieren

Wenn im Modul Handelsregister die Signatur von Dokumenten durchgeführt werden soll, muss der Signaturkartenleser mit Signaturkarte am Arbeitsplatz des Signierenden angeschlossen sein.

Für die Signatur mittels Fernsignatur ist es erforderlich, dass die Anmeldung an XNP bereits mit der fernsignaturfähigen Chipkarte erfolgt.

Zu signierende Dokumente, für die im Modul Handelsregister die Aktion Signieren ausgelöst wird, werden grundsätzlich in in einer Signaturmappe angezeigt. Dort können die zu signierenden Dokumente gesichtet werden und bei Bedarf einzeln von der Signatur ausgeschlossen. Es ist auch möglich mehrere Registeranmeldungen auszuwählen und zu signieren. Es werden dann alle zu signierenden Dokumente der gewählten Registeranmeldungen in der Signaturmappe zusammengestellt. 

Das System öffnet die zu signierenden Dokumente in einer Signaturmappe. Da die Signaturmappe fachmodulübergreifend in XNotar-HR zur Anwendung kommt, wird sie separat und detailliert in dem Bereich Signaturmappe beschrieben.

Erklärvideo: Die Signatur in XNotar
Nutzen Sie auch unser hilfreiches Erklärvideo zum Thema Signatur in XNotar. Bitte beachten Sie, dass durch die neuen fernsignaturfähigen Chipkarten der Signaturprozess geringfügig vom Video abweicht.

Eine oder mehrere Registeranmeldungen signieren

Sie können die Signatur der Dokumente einer Registeranmeldung entweder aus der Übersicht der Registeranmeldungen oder aus dem Gesamtüberblick der Registeranmeldung auslösen.

In der Übersicht der Registeranmeldungen haben Sie auch die Möglichkeiten mehrere Registeranmeldungen auszuwählen. Es werden dann übergreifend die zu signierenden Dokumente der gewählten Registeranmeldungen in der Signaturmappe.

  1. Wählen Sie für eine oder mehrere Registeranmeldungen die Aktion Signieren in der Aktionsleiste.
  2. Das System öffnet die Signaturmappe und stellt alle zu signierenden Dokumente zur Sichtung und Signatur bereit, die folgende Kennzeichnung aufweisen: Dokumente, die nicht mit den genannten Merkmalen gekennzeichnet sind, werden nicht in die Signaturmappe übernommen.
    Bitte stellen Sie daher im Bearbeitungsprozess sicher, dass auf der Karteikarte "Dokumente" alle Kennzeichen für das Dokument richtig gesetzt sind und notwendige Beglaubigungsvermerke angefügt werden.
  • a) Signatur notwendig: Ja
  • b) Signatur vorhanden: Nein
  • c) Beglaubigungsvermerk notwendig: Ja
  • d) Beglaubigungsvermerk vorhanden: Ja
  • e) Beglaubigungsvermerk notwendig: Nein

  1. Haben Sie sich im Bereich der Module von XNotar (Handelsregister und Grundbuch) entschieden, hochgeladene Dokumente nicht in das Format PDF/A-1b zu konvertieren oder haben Sie im Modul Dokumente nicht PDF/A-1b-konforme Dokumente hochgeladen, so werden Sie bei Öffnen der Signaturmappe hierauf nochmal durch einen Dialog hingewiesen.
    Erneut haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit

  • das Ursprungsformat beizubehalten (in diesem Fall wählen Sie im Dialog "Überspringen")
  • das Ursprungsformat in das Format PDF/A-1b zu konvertieren (in diesem Fall wählen Sie im Dialog "Konvertieren").

Weitere Hinweise finden Sie auch in der Onlinehilfe von XNP unter Signaturmappe.

  1. Sichten Sie das/die Dokument/e.
  2. Möchten Sie ein Dokument zum jetzigen Zeitpunkt von der Signatur ausschließen, so betätigen Sie die Aktion Ausschließen.
  3. Möchten Sie Signieren, so betätigen Sie die Aktion Signieren bzw. Alle Signieren bei mehreren Dokumenten.
  4. Das System bereitet die Signatur vor und Sie werden weitergeleitet zur Signaturanwendungskomponente.
  5. Folgen Sie den weiteren Schritten (Bestätigung der zu signierenden Dokumente, PIN-Eingabe).
  6. Das System fasst den Signaturvorgang in einem Dialog zusammen und schließt die Signaturmappe.

Bei einem nicht vorhandenen, aber als erforderlich angegebenen Beglaubigungsvermerk, erscheint bei der Auswahl der Aktion Signieren aus der Übersicht der Registeranmeldungen eine Meldung, dass keine zu signierende Dokumente erkannt wurden und die Validierungsvorgaben und -voraussetzungen zu prüfen sind.
Aus dem Bearbeitungsmodus heraus kann der Nutzer über die Schaltfläche "PDF bearbeiten" auf der Karteikarte Dokumente in den Modul Dokumente wechseln, dort kann er auch signieren; eine Meldung erfolgt hier im Rahmen der Signatur nicht, da der PDF-Viewer keine Validierung auslöst. Erst im Rahmen der Validierung des anschließenden Versenden erhält der Nutzer eine Fehlermeldung.

Der Status der Registeranmeldung wird für den Signaturprozess nicht berücksichtigt , sodass eine Signatur zu jeder Zeit stattfinden kann (immer unter der Voraussetzung, dass die Registeranmeldung noch nicht versendet wurde und bearbeitet werden kann), also beispielsweise auch für Registeranmeldungen im Status "In Vorbereitung".