Über die Aktionsleisten der Übersicht der Grundbuchantäge und des Gesamtüberblicks eines Grundbuchantrags sind alle Funktionen zugänglich, die für einzelne oder mehrere Grundbuchanträge ausgelöst werden können.

Die Auswahl eines oder auch mehrerer Grundbuchanträge für die nachstehenden Aktionen erfolgt, indem Sie einen Haken in der zugehörigen Checkbox in der ersten Spalte setzen. Wenn Sie anschließend eine Funktion aus der Aktionsleiste anklicken, bezieht sich diese Funktion auf alle ausgewählten (angehakten) Grundbuchanträge. Wählen Sie also beispielsweise zwei Grundbuchanträge aus und klicken dann auf Öffnen, dann werden diese zwei Grundbuchanträge in eigenen Reitern geöffnet und können von Ihnen eingesehen werden. 

Das System berücksichtigt welche Grundbuchanträge Sie ausgewählt haben und stellt nur die Aktionen zur Verfügung, die erlaubt sind bzw. im fachlichen Weiterbearbeitungskontext Relevanz haben. Ausgenommen davon sind die Aktionen Neu und Importieren. Sie stehen jederzeit zur Verfügung und sind unabhängig von einer etwaigen Auswahl von Grundbuchanträgen.

Folgende Aktionen stehen in der Aktionsleiste zur Verfügung:

Neu
Fachlicher Auslöser: Ein neuer Grundbuchantrag soll angelegt werden. 
Ergebnis der Funktion: Das System öffnet eine Oberfläche, in der die notwendigen Informationen strukturiert erfasst werden können.
 

Bearbeiten
Fachlicher Auslöser: Ein Grundbuchantrag muss weiter bearbeitet oder überarbeitet werden. 
Ergebnis der Funktion: Das System öffnet den Grundbuchantrag im Bearbeitungsmodus.
 

Öffnen
Fachlicher Auslöser: Alle Informationen eines Grundbuchantrags sollen eingesehen werden. 
Ergebnis der Funktion: Das System zeigt in einem neuen Reiter den Gesamtüberblick über alle zum Grundbuchantrag bisher erfassten Daten und Dokumente an. 
 

Validieren
Fachlicher Auslöser: Es soll geprüft werden, ob ein Grundbuchantrag alle für die Einreichung beim Grundbuchamt mindestens geforderten Informationen enthält. 
Ergebnis der Funktion: Das System zeigt in einem Validierungsergebnis an, ob und welche Angaben/Dokumente und Dokumentanforderungen noch ergänzt werden können oder müssen. Das System unterscheidet hierbei zwischen Warnungen und Fehlermeldungen.
 

Vorbereitung abschließen
Fachlicher Auslöser: Die Vorbereitung eines Grundbuchantrags wurde inhaltlich abgeschlossen und es soll dem Signierenden kenntlich gemacht werden, dass der Grundbuchantrag nun geprüft werden und die Signatur erfolgen kann. 
Ergebnis der Funktion: Das System wechselt den Status des Grundbuchantrags von In Vorbereitung auf Vorbereitung abgeschlossen. Bei Nutzung der durch XNotar-GB vorgegebenen gespeicherten Filter erwirkt der Statuswechsel, dass der Signierende nun die für ihn zu prüfenden und zu signierenden Grundbuchanträge in der Übersicht der Grundbuchanträge findet.
 

Zurückgeben an Mitarbeiter/in
Fachlicher Auslöser: Bei der Sichtung eines Grundbuchantrags im Status Vorbereitung abgeschlossen ist ein Mangel aufgefallen. 
Ergebnis der Funktion: Das System setzt den Status des Grundbuchantrags erneut auf In Vorbereitung. Bei Nutzung der durch XNotar-GB vorgegebenen gespeicherten Filter erwirkt der Statuswechsel, dass der Mitarbeitende nun den für ihn nachzubearbeitenden Grundbuchantrag wieder in der Übersicht der Grundbuchanträge findet.
 

Signieren
Fachlicher Auslöser: Der Signierende möchte alle einem oder mehreren Grundbuchanträgen beigfügten Dokumente sichten und signieren. 
Ergebnis der Funktion: Das System generiert eine Signaturmappe, in der alle zu signierenden Dokumente gesichtet und anschließend signiert oder von der Signatur ausgeschlossen werden können. 
 

Versand vorbereiten
Fachlicher Auslöser: Ein Grundbuchantrag wurde vollständig vorbereitet, signiert und ist bereit für den Versand. Der Versand soll jedoch entweder nicht sofort erfolgen oder aufgrund Arbeitsteilung im Notarbüro nicht vom Signierenden selbst. 
Ergebnis der Funktion: Das System führt eine systemseitige Validierung durch und setzt, sofern die Validierung erfolgreich war, den Status des Grundbuchantrags auf Versandbereit. Bei Nutzung der durch XNotar-GB vorgegebenen gespeicherten Filter erwirkt der Statuswechsel, dass der Mitarbeitende die signierten und für den Versand bereitstehenden Grundbuchanträge in der Übersicht der Grundbuchanträge findet.
 

Versenden
Fachlicher Auslöser: Ein Grundbuchantrag wurde vollständig vorbereitet und soll versendet werden.
Ergebnis der Funktion: Das System führt eine systemseitige Validierung durch. Sofern diese erfolgreich war, wird der Grundbuchantrag systemseitig an beN (besonderes elektronisches Notarpostfach) übergeben und der Status des Grundbuchantrags auf Zum Versand abgegeben gesetzt. Sobald der Grundbuchantrag über beN erfolgreich versendet wurde, wechselt der Status des Grundbuchantrags automatisch auf Versendet. 
 

Für Ersatzeinreichung exportieren
Fachlicher Auslöser: Ein Grundbuchantrag soll oder kann nicht auf elektronischem Weg übermittelt und stattdessen postalisch versandt werden. 
Ergebnis der Funktion: Das System überprüft die Validität des Grundbuchantrags. Ist der Antrag valide, speichert das System den Grundbuchantrag an einem vorgegebenen bzw. neu auswählbaren Speicherort im lokalen Dateisystem des Notarbüros. Von dort aus können Sie den Grundbuchantrag auf einen separaten Datenträger übertragen und im Anschluss postalisch versenden. Nach erfolgreichem Export wechselt der Status des Grundbuchantrags auf Versendet.
 

Abschließen
Fachlicher Auslöser: Ein Grundbuchantrag soll nicht weiter bearbeitet werden oder ist fachlich abgeschlossen. 
Ergebnis der Funktion: Das System setzt den Status des Grundbuchantrags auf Geschlossen, es kann keine Bearbeitung mehr durchgeführt werden. Grundbuchanträge mit dem Status Geschlossen erscheinen bei Nutzung der von XNotar-GB vorgegebenen gespeicherten Filter nicht mehr in der Übersicht der Grundbuchanträge. Abgeschlossene Grundbuchanträge können über die erweiterte Suche angezeigt werden.
 

Wiedereröffnen
Fachlicher Auslöser: Ein Grundbuchantrag im Status Geschlossen soll wieder geöffnet werden. 
Ergebnis der Funktion: Das System setzt den Status des Grundbuchantrags zurück auf den Status, den er vor seinem Abschluss innehatte.
 

PDF Exportieren: Übersicht
Fachlicher Auslöser: Die Übersicht der Grundbuchanträge soll mit den Informationen der ausgewählten Spalten in ein PDF-Dokument überführt werden. 
Ergebnis der Funktion: Die aus der Übersicht ausgewählten Grundbuchanträge werden als Liste im PDF Viewer dargestellt. Es sind genau die Spalten zu sehen, die in der Übersicht der Grundbuchanträge sichtbar sind. 
 

PDF Exportieren: Überblick
Fachlicher Auslöser: Der Gesamtüberblick eines Grundbuchantrags soll in ein PDF-Dokument überführt werden.
Ergebnis der Funktion: Der Gesamtüberblicke des ausgewählten Grundbuchantrags wird im PDF Viewer dargestellt.  
 

Importieren
Fachlicher Auslöser: Ein lokal auf dem Rechner gespeicherter Grundbuchantrag im XJustiz Format soll nach XNotar-GB importiert werden.
Ergebnis der Funktion: Der Grundbuchantrag mit allen fachlichen Daten und Dokumenten wird in XNotar-GB gespeichert und direkt im Bearbeitungsmodus geöffnet. 
 

Duplizieren
Fachlicher Auslöser: Es soll eine Kopie eines bereits vorhandenen Grundbuchantrags erstellt werden, damit bei inhaltlich teilweise übereinstimmenden Grundbuchanträgen nicht alle Daten erneut eingeben werden müssen.  
Ergebnis der Funktion: Das System zeigt einen Dialog an, in dem ausgewählt werden kann, welche Inhalte des ursprünglichen Grundbuchantrags in die Kopie übernommen werden sollen. Im Anschluss wird die durch Duplizieren entstandene Kopie mit den gewünschten Daten im System gespeichert und direkt im Bearbeitungsmodus geöffnet. Duplizieren kann nur für einzeln ausgewählte Grundbuchanträge durchgeführt werden.
 

Rückmeldung trennen
Fachlicher Auslöser: Zu einem an das Grundbuchamt versandten Grundbuchantrag ist eine Rückmeldung über beN eingegangen. Die Rückmeldung wurde einem Grundbuchantrag automatisch oder manuell zugeordnet. Der Status des Grundbuchantrags wechselt dadurch auf "Rückmeldung prüfen". Im Anschluss soll eine oder sollen mehrere zugeordnete Nachrichten wieder von dem Grundbuchantrag getrennt werden.
Ergebnis der Funktion: Die Zuordnung einer zugeordneten Rückmeldung wird aufgehoben. Bei trennen aller empfangenen beN-Nachrichten zu einem Grundbuchantrag wird der Status auf "Versendet" zurückgesetzt.
 

Wiederherstellen
Fachlicher Auslöser: Ein durch die Aktion Löschen in den Papierkorb verschobener Grundbuchantrag soll aus wiederhergestellt werden. 
Ergebnis der Funktion: Der Grundbuchantrag ist nicht mehr im Papierkorb und kann wieder bearbeitet werden.
 

Löschen
Fachlicher Auslöser: Ein Grundbuchantrag soll aus dem Datenbestand des Systems gelöscht werden.
Ergebnis der Funktion: Der Grundbuchantrag wird im ersten Schritt in den Papierkorb verschoben. Er kann dort zwar noch geöffnet, aber nicht mehr bearbeitet oder weiterverwendet werden. Im zweiten Lösch-Schritt kann der Grundbuchantrag aus dem Papierkorb und damit aus dem Datenbestand des Systems endgültig entfernt werden. Damit ist er endgültig nicht mehr wiederherstellbar.

Export/Import bei Amtstätigkeitsnachfolge (nur nach vorheriger Aktivierung in den Einstellungen in der Aktionsleiste sichtbar)
XNotar-GB stellt eine Export/Import-Funktion zur Verfügung. So haben Sie die Möglichkeit im Rahmen einer Amtstätigkeitsnachfolge die in XNotar-GB gespeicherten Grundbuchanträge herunterzuladen (Export) und die heruntergeladenen Grundbuchanträge für eine andere Amtstätigkeit wieder nach XNotar-GB hochzuladen (Import).
 

Protokoll einsehen (nur im Gesamtüberblick eines Grundbuchantrags)
XNotar-GB stellt zu jedem Grundbuchantrag ein fachliches Protokoll zur Verfügung. So haben Sie immer die Möglichkeit, nachzuvollziehen wann und in welcher Form der Grundbuchantrag bearbeitet wurde.