Allgemeines
Hinweise zur Erstellung von elektronisch beglaubigten Abschriften im Zusammenhang mit der Vermerkserstellung
Hinweise zu gemischten Beurkundungen im Rahmen der Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht

Informationen und Anwendungshilfen zu den Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht finden Sie hier.

Grundsätzlich ist bei der Verarbeitung zwischen
- Online-Beurkundungen (Niederschriften),
- Online-Beglaubigungen (Vermerksurkunden) und
- Dokumenten, die ausschließlich nicht-notarielle qualifiziert elektronische Signaturen enthalten (Bspw. die Gesellschafterliste)
zu unterscheiden.

Die Erstellung einer elektronisch beglaubigten Abschrift ist für den Registerverkehr im Falle einer Online-Beurkundung nach §§ 16a ff. BeurkG zwingend notwendig.

Für Online-Beglaubigungen und für Dokumente, die ausschließlich nicht-notarielle qualifiziert elektronische Signaturen enthalten, ist das Erstellen einer elektronisch beglaubigten Abschrift nicht zwingend vorgeschrieben, allerdings auch nicht schädlich.

Die im Rahmen einer im Online-Verfahren durchgeführten Online-Beurkundung/ Online-Beglaubigung erstellten Niederschriften, Online-Beglaubigungen und weiteren sonstigen Dokumente müssen in den meisten Fällen im Modul Handelsregister weiterverwendet werden. 

Sie sind dafür nach Abschluss der Beurkundung über das Videokommunikationssystem lokal zu speichern.
Nähere Information zur Verwaltung von Dokumenten im Rahmen der Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht finden Sie unter Dokumente herunterladen.

Nach dem Herunterladen können die Dokumente wie üblich im Modul Handelsregister nach Bedarf weiterverwendet werden.

Sofern Sie elektronisch beglaubigte Abschriften der Dokumente erstellen und einreichen wollen, beachten Sie bitte folgenden Hinweis bei der Erstellung des Beglaubigungsvermerks.

Hinweis zur Vermerkserstellung
-> Bei der Anbringung des Beglaubigungsvermerks beachten Sie bitte folgende Besonderheiten: Sollte auf der nach § 16b BeurkG erstellten Niederschrift gemäß § 3 Abs. 3 Satz 3 NotAktVV noch keine UVZ-Nr. angebracht sein, muss diese im Beglaubigungsvermerk angegeben werden.
-> Es handelt sich um die Beglaubigung eines „elektronischen Dokuments“ i.S. von § 42 Abs. 4 BeurkG, welches mit qualifiziert elektronischen Signaturen versehen ist.

Fall es sich ausschließlich um qualifizierte elektronische Signaturen der Beteiligten handelt (= Sonderfall), soll gemäß § 42 Abs. 4 Satz 1 BeurkG in dem Beglaubigungsvermerk dokumentiert werden, dass die Prüfung der angebrachten qualifizierten elektronischen Signaturen erfolgreich war.
Ein Beispiel wäre hierbei die (nicht notwendige) elektronisch beglaubigte Abschrift einer Gesellschafterliste mit qualifizierten elektronischen Signaturen der Geschäftsführer.

 Sofern auch eine notarielle qualifizierte elektronische Signatur angebracht ist (= Regelfall), genügt gemäß § 42 Abs. 2 Satz 2 i.V.m. § 39a Abs. 3 Satz 2 BeurkG die Dokumentation, dass die Prüfung der qualifizierten elektronischen Signatur des Notars erfolgreich war.

Bitte Beachten Sie die Seite zur gemischten Beurkundungen im Rahmen der Online-Verfahren im Gesellschafsrecht!