03.08.2023
Inhalte
XNotar

XNotar und die Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Weiterverwendung von Dokumenten

Allgemeines
Schritt-für-Schritt-Anleitungen
Hinweise zu gemischten Beurkundungen im Rahmen der Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht
Weitere Bearbeitung des Vorgangs nach Hochladen der Dokumente

Allgemeines

Seit dem

  • 1. August 2022 ist es im Rahmen der Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht möglich, GmbH-Gründungen und bestimmte Anmeldungen im Handels-, Partnerschafts- und Genossenschaftsregister digital via Videokonferenz mit einer sicheren digitalen Identifizierung und qualifizierten elektronischen Signatur vorzunehmen.
  • 1. August 2023 ist das Angebot an notariellen Online-Verfahren nochmal erweitert: Insbesondere GmbH-Gründungen unter Einbringung einer Sacheinlage, sowie spätere beurkundungspflichtige Vorgänge, wie einstimmige Beschlüsse zur Änderung des Gesellschaftsvertrages oder Kapiatalmaßnahmen bei einer GmbH, aber auch Vereinsregisteranmeldungen sind nun digital möglich.

Weitere Informationen und Anwendungshilfen zu den Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht finden Sie hier.

Grundsätzlich ist im Nachfolgenden zwischen
- Online-Beurkundungen (Niederschriften),
- Online-Beglaubigungen und Dokumenten, die ausschließlich nicht-notarielle qualifiziert elektronische Signaturen enthalten,
zu unterscheiden.

Die Erstellung einer elektronisch beglaubigten Abschrift ist für den Registerverkehr im Falle einer Online-Beurkundung nach §§ 16a ff. BeurkG k. F. notwendig.
Für Online-Beglaubigungen und für Dokumente, die ausschließlich nicht-notarielle qualifiziert elektronische Signaturen enthalten (sh. Anleitungen weiter unten), ist das Erstellen einer elektronisch beglaubigten Abschrift nicht zwingend vorgeschrieben.

Die im Rahmen einer im Online-Verfahren durchgeführten Online-Beurkundung/ Online-Beglaubigung erstellten Niederschriften, Online-Beglaubigungen und weiteren sonstigen Dokumente müssen in den meisten Fällen in XNotar-Handelsregister weiterverwendet werden. Sie sind dafür nach Abschluss der Beurkundung über das Videokommunikationssystem lokal zu speichern.
Nähere Information zur Verwaltung von Dokumenten im Rahmen der Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht finden Sie unter Dokumente herunterladen.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Ausgangsvoraussetzungen
Schritt-für Schritt-Anleitung zur Verwendung von Online-Beurkundungen (Niederschriften)
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung von Online-Beglaubigungen/Dokumenten, die ausschließlich nicht-notarielle qualifiziert elektronische Signaturen enthalten

Ausgangsvoraussetzungen

Ausgangsvoraussetzung für diese Schritt-für-Schritt-Anleitung ist, dass Sie die Dokumente, die im Rahmen des Online-Verfahrens erstellt wurden, bereits lokal heruntergeladen haben und in XNP angemeldet sind.

Schritt-für Schritt-Anleitung zur Verwendung von Online-Beurkundungen (Niederschriften)

  • Öffnen Sie den bereits vorbereiteten Vorgang oder erstellen Sie einen Vorgang über Neu an.
  • Geben Sie die für den Vorgang erforderlichen Daten/Inhalte in den Bereichen Grunddaten, Anmeldefälle, Beteiligte an.
  • Wechseln Sie auf die Karteikarte Dokumente.
  • Klicken Sie in dem Auswahlelement "Dokument hinzufügen" (oben links) auf Dokument.
  • Das System öffnet den Dialog zum Hochladen einer Datei. Klicken Sie auf "Datei auswählen".
  • Es öffnet sich der systemseitige Dialog zum Auswählen einer Datei von einem lokalen Speicherort. Gehen Sie zu dem Speicherort, an dem Sie das im Rahmen der Online-Verfahren erstellte Dokument abgespeichert haben.
  • Wählen Sie das Dokument, das hochgeladen werden soll und übernehmen Sie es (PDF-Datei; die zugehörige Signaturdatei wird systemseitig mit hochgeladen).
  • Passen Sie bei Bedarf die Informationen zur Dokumentendatei in diesem Dialog an. Systemseitig wird automatisch der Name der Dokumentendatei als Dokumententitel gesetzt.
    • Dokumentendatum: Geben Sie hier bitte das Datum ein, zu dem das Dokument errichtet wurde (z. B. Tag der Beglaubigung oder Beurkundung).
    • Dokumentenzeichen: Hier können Sie die UVZ-Nummer eingeben.
  • Aktivieren Sie die Checkbox "Nach dem Speichern soll direkt ein Beglaubigungsvermerk angefügt werden"
  • Es wird unter der Checkbox eine Warnung eingeblendet. Die vorhanden Signaturen gehen verloren. Dies ist ein korrektes Verhalten im Rahmen der Verwendung der Dokumente aus den Online-Verfahren und der Erstellung von beglaubigten Abschriften hiervon für den elektronischen Rechtsverkehr. Bitte beachten Sie hierzu auch den nachstehenden Hinweis.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern unten rechts innerhalb des Dialogs.
  • INFORMATION: Mit Auswahl der Checkbox "Nach dem Speichern soll direkt ein Beglaubigungsvermerk angefügt werden" und Bestätigung mit "Speichern", gehen die im Ursprungsdokument vorhandenen Signaturen verloren. Für die Weiterverwendung des Dokuments, das im Rahmen der Online-Verfahren als Online-Beurkundung/Online-Beglaubigung enstanden ist, im XNotar-Modul Handelsregister für den elektronischen Rechtsverkehr ist das so vorgesehen und korrekt.
    Nach BT-Drucks. 19/28177, S. 126 soll im Elektronischen Rechtsverkehr gerade nicht die elektronische Urkunde mit sämtlichen qualifizierten elektronischen Signaturen aller Beteiligten verwendet werden, sondern eine elektronisch beglaubigte Abschrift, die im Ergebnis nur eine Signatur der Notarin oder des Notars enthält.
  • Es öffnet sich der Dialog zum Erstellen und Anfügen eines Beglaubigungsvermerks.
  • Das Modul Handelregister hält für den Fall der Beglaubigung von im Rahmen der Online-Verfahren erstellten Online-Beurkundungen eine entsprechende Textvorlage eines Beglaubigungstextes bereit:
    "Hiermit beglaubige ich die Übereinstimmung der in dieser Datei enthaltenen Bilddaten (Abschrift) zur UVZ.-Nr. [eingeben, wenn nicht vorhanden] mit der mir vorliegenden elektronischen Urkunde.
    Die Prüfung der notariellen qualifizierten elektronischen Signatur war erfolgreich."
  • Wählen Sie die vorgenannte Textvorlage aus den systemseitig angebotenen Textvorlagen aus.
  • WICHTIG! Soweit erforderlich, muss die UVZ-Nr. angegeben werden. Soweit sich diese bereits auf der Urkunde befindet, muss der Passus "zur UVZ-Nr. [eingeben, wenn nicht vorhanden]" gestrichen werden.
  • Wählen Sie anschließend Anfügen unten rechts im geöffneten Dialog.
  • Nach Klick auf Anfügen schließt sich der Dialog zum Anfügen eines Beglaubigsvermerks. Sie sind zurück auf der Karteikarte Dokumente.
  • Im Anschluß können Sie wie gewohnt vorgehen in der Weiterbearbeitung.

Folgenden Hinweis zum Inhalt des zu erstellenden Vermerks für beglaubigte Abschriften für im Rahmen der Online-Verfahren erstellte Online-Beurkundungen wollen wir Ihnen hierbei nochmal mitgeben:
-> Bei der Anbringung des Beglaubigungsvermerks beachten Sie bitte folgende Besonderheiten: Sollte auf der nach § 16b BeurkG erstellten Niederschrift gemäß § 3 Abs. 3 Satz 3 NotAktVV noch keine UVZ-Nr. angebracht sein, muss diese im Beglaubigungsvermerk angegeben werden.
-> Es handelt sich um die Beglaubigung eines „elektronischen Dokuments“ i.S. von § 42 Abs. 4 BeurkG, welches mit qualifiziert elektronischen Signaturen versehen ist. Deshalb soll gemäß § 42 Abs. 4 Satz 1 BeurkG in dem Beglaubigungsvermerk dokumentiert werden, dass die Prüfung der angebrachten qualifizierten elektronischen Signaturen erfolgreich war. Sofern auch eine notarielle qualifizierte elektronische Signatur angebracht ist (= Regelfall), genügt gemäß § 42 Abs. 2 Satz 2 i.V.m. § 39a Abs. 3 Satz 2 BeurkG die Dokumentation, dass die Prüfung der qualifizierten elektronischen Signatur des Notars erfolgreich war.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung von Online-Beglaubigungen/Dokumenten, die ausschließlich nicht-notarielle qualifiziert elektronische Signaturen enthalten

Online-Beglaubigungen (z. B. Anmeldungen zum Handelsregister) sowie die Dokumente, die ausschließlich nicht-notarielle qualifiziert elektronische Signaturen enthalten, können in ihrer Ursprungsform aus den Online-Verfahren weiterverwendet werden.

  • Öffnen Sie den bereits vorbereiteten Vorgang oder erstellen Sie einen Vorgang über Neu an.
  • Geben Sie die für den Vorgang erforderlichen Daten/Inhalte in den Bereichen Grunddaten, Anmeldefälle, Beteiligte an.
  • Wechseln Sie auf die Karteikarte Dokumente.
  • Klicken Sie in dem Auswahlelement "Dokument hinzufügen" (oben links) auf Dokument.
  • Das System öffnet den Dialog zum Hochladen einer Datei. Klicken Sie auf "Datei auswählen".
  • Es öffnet sich der systemseitige Dialog zum Auswählen einer Datei von einem lokalen Speicherort. Gehen Sie zu dem Speicherort, an dem Sie das im Rahmen der Online-Verfahren erstellte Dokument abgespeichert haben.
  • Wählen Sie das Dokument, das hochgeladen werden soll und übernehmen Sie es (PDF-Datei; die zugehörige Signaturdatei wird systemseitig mit hochgeladen).
  • Passen Sie bei Bedarf die Informationen zur Dokumentendatei in diesem Dialog an. Systemseitig wird automatisch der Name der Dokumentendatei als Dokumententitel gesetzt.
    • Dokumentendatum: Geben Sie hier bitte das Datum ein, zu dem das Dokument errichtet wurde (z. B. Tag der Beglaubigung oder Beurkundung).
    • Dokumentenzeichen: Hier können Sie die UVZ-Nummer eingeben.
  • Aktivieren Sie keine Checkbox innerhalb des geöffneten Dialogs zum Hochladen der Datei, damit die Ursprungssignaturen nicht verworfen und das Dokument nicht verändert wird.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern unten rechts innerhalb des Dialogs.
  • Nach Klick auf Speichern schließt sich der Dialog zum Hochladen einer Datei. Sie sind zurück auf der Karteikarte Dokumente. Die Checkbox Beglaubigungsvermerk ist inaktiv und es besteht ein Hinweis: Signatur vorhanden
  • Wählen Sie durch Klick der entsprechenden Checkbox - soweit angeboten - oder aus der Liste der Weiteren Dokumente noch den Dokumententyp für das hochgeladene Dokument, das ausschließlich nicht-notarelle Signaturen enthält, aus.
  • Im Anschluß können Sie wie gewohnt vorgehen in der Weiterbearbeitung.
  • Es öffnet sich nach Verlassen des Dialogs zum Hochladen der Datei der Dialog zum Anfügen eines Beglaubigungsvermerks aus.

  • Das Modul Handelregister hält für den Fall der Beglaubigung von im Rahmen der Online-Verfahren erstellten elektronischen Dokumenten ohne notarielle Signatur eine entsprechende Textvorlage eines Beglaubigungstextes bereit:
    "Hiermit beglaubige ich die Übereinstimmung der in dieser Datei enthaltenen Bilddaten (Abschrift) mit dem mir vorliegenden elektronischen Dokument. An dem mir vorliegenden elektronische Dokument sind qualifizierte elektronische Signaturen angebracht, die folgende Personen als Zertifikatsinhaber bezeichnen: […]. Die Prüfung der qualifizierten elektronischen Signaturen war erfolgreich."

  • Wählen Sie die vorgenannte Textvorlage aus den systemseitig angebotenen Textvorlagen aus. Beachten Sie hierzu den nachfolgenden Hinweis.
  • Wählen Sie anschließend Anfügen unten rechts im geöffneten Dialog.
  • Im Anschluß können Sie wie gewohnt vorgehen in der Weiterbearbeitung.

Besonderer Hinweis zu gemischten Beurkundungen im Rahmen der Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht

Für einzureichende Dokumente aus gemischten Beurkundungen im Rahmen der Online-Verfahren im Gesellschafsrecht bitten wir Sie hinsichtlich des anzufügenden Beglaubigungsvermerks folgendes zu beachten:

Sofern Sie eine gemischte Beurkundung nach § 16e BeurkG einreichen, beachten Sie bitte außerdem folgende Besonderheit: Als einzureichendes Dokument kann, parallel zur reinen Online-Beurkundungen, die elektronische Niederschrift verwendet werden. Im Beglaubigungsvermerk dürfte allerdings die Übereinstimmung mit der vorliegenden elektronischen Urkunde und der vorliegenden (papierförmigen) Urschrift zu beglaubigen sein.
Der Beglaubigungsvermerk kann manuell beispielsweise auf folgenden Wortlaut angepasst werden: „Hiermit beglaubige ich die Übereinstimmung der in dieser Datei enthaltenen Bilddaten (Abschrift) mit der mir vorliegenden elektronischen Urkunde und der mir vorliegenden Urschrift. Die Prüfung der notariellen qualifizierten elektronischen Signatur an der elektronischen Urkunde war erfolgreich.“

Weitere Bearbeitung des Vorgangs nach Hochladen der Dokumente gemäß der vorstehenden Anleitungen

Wenn Sie die im Rahmen der Online-Verfahren entstandenen Dokumente entsprechend der vorbeschriebenen Anleitung/in in das XNotar-Modul Handelsregister hochgeladen und nachbearbeitet haben können Sie in der Bearbeitung und Weiterbearbeitung des Vorgangs innerhalb des Moduls fortfahren, wie Sie es gewohnt sind.