Allgemeines
Schritt-für-Schritt-Anleitungen
Hinweise zu gemischten Beurkundungen im Rahmen der Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht
Weitere Bearbeitung des Vorgangs nach Hochladen der Dokumente

Seit dem

• 1. August 2022 ist es im Rahmen der Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht möglich, GmbH-Gründungen und bestimmte Anmeldungen im Handels-, Partnerschafts- und Genossenschaftsregister digital via Videokonferenz mit einer sicheren digitalen Identifizierung und qualifizierten elektronischen Signatur vorzunehmen.
• 1. August 2023 ist das Angebot an notariellen Online-Verfahren nochmal erweitert: Insbesondere GmbH-Gründungen unter Einbringung einer Sacheinlage, sowie spätere beurkundungspflichtige Vorgänge, wie einstimmige Beschlüsse zur Änderung des Gesellschaftsvertrages oder Kapiatalmaßnahmen bei einer GmbH, aber auch Vereinsregisteranmeldungen sind nun digital möglich.

Weitere Informationen und Anwendungshilfen zu den Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht finden Sie hier.

Grundsätzlich ist im Nachfolgenden zwischen
- Online-Beurkundungen (Niederschriften),
- Online-Beglaubigungen und Dokumenten, die ausschließlich nicht-notarielle qualifiziert elektronische Signaturen enthalten,
zu unterscheiden.

Die Erstellung einer elektronisch beglaubigten Abschrift ist für den Registerverkehr im Falle einer Online-Beurkundung nach §§ 16a ff. BeurkG k. F. notwendig.
Für Online-Beglaubigungen und für Dokumente, die ausschließlich nicht-notarielle qualifiziert elektronische Signaturen enthalten (sh. Anleitungen weiter unten), ist das Erstellen einer elektronisch beglaubigten Abschrift nicht zwingend vorgeschrieben.

Die im Rahmen einer im Online-Verfahren durchgeführten Online-Beurkundung/ Online-Beglaubigung erstellten Niederschriften, Online-Beglaubigungen und weiteren sonstigen Dokumente müssen in den meisten Fällen in XNotar-Handelsregister weiterverwendet werden. Sie sind dafür nach Abschluss der Beurkundung über das Videokommunikationssystem lokal zu speichern.
Nähere Information zur Verwaltung von Dokumenten im Rahmen der Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht finden Sie unter Dokumente herunterladen.

Ausgangsvoraussetzungen
Schritt-für Schritt-Anleitung zur Verwendung von Online-Beurkundungen (Niederschriften)
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung von Online-Beglaubigungen/Dokumenten, die ausschließlich nicht-notarielle qualifiziert elektronische Signaturen enthalten

Ausgangsvoraussetzung für diese Schritt-für-Schritt-Anleitung ist, dass Sie die Dokumente, die im Rahmen des Online-Verfahrens erstellt wurden, bereits lokal heruntergeladen haben und in XNP angemeldet sind.

Folgenden Hinweis zum Inhalt des zu erstellenden Vermerks für beglaubigte Abschriften für im Rahmen der Online-Verfahren erstellte Online-Beurkundungen wollen wir Ihnen hierbei nochmal mitgeben:
-> Bei der Anbringung des Beglaubigungsvermerks beachten Sie bitte folgende Besonderheiten: Sollte auf der nach § 16b BeurkG erstellten Niederschrift gemäß § 3 Abs. 3 Satz 3 NotAktVV noch keine UVZ-Nr. angebracht sein, muss diese im Beglaubigungsvermerk angegeben werden.
-> Es handelt sich um die Beglaubigung eines „elektronischen Dokuments“ i.S. von § 42 Abs. 4 BeurkG, welches mit qualifiziert elektronischen Signaturen versehen ist. Deshalb soll gemäß § 42 Abs. 4 Satz 1 BeurkG in dem Beglaubigungsvermerk dokumentiert werden, dass die Prüfung der angebrachten qualifizierten elektronischen Signaturen erfolgreich war. Sofern auch eine notarielle qualifizierte elektronische Signatur angebracht ist (= Regelfall), genügt gemäß § 42 Abs. 2 Satz 2 i.V.m. § 39a Abs. 3 Satz 2 BeurkG die Dokumentation, dass die Prüfung der qualifizierten elektronischen Signatur des Notars erfolgreich war.

Online-Beglaubigungen (z. B. Anmeldungen zum Handelsregister) sowie die Dokumente, die ausschließlich nicht-notarielle qualifiziert elektronische Signaturen enthalten, können in ihrer Ursprungsform aus den Online-Verfahren weiterverwendet werden.

Für einzureichende Dokumente aus gemischten Beurkundungen im Rahmen der Online-Verfahren im Gesellschafsrecht bitten wir Sie hinsichtlich des anzufügenden Beglaubigungsvermerks folgendes zu beachten:

Sofern Sie eine gemischte Beurkundung nach § 16e BeurkG einreichen, beachten Sie bitte außerdem folgende Besonderheit: Als einzureichendes Dokument kann, parallel zur reinen Online-Beurkundungen, die elektronische Niederschrift verwendet werden. Im Beglaubigungsvermerk dürfte allerdings die Übereinstimmung mit der vorliegenden elektronischen Urkunde und der vorliegenden (papierförmigen) Urschrift zu beglaubigen sein.
Der Beglaubigungsvermerk kann manuell beispielsweise auf folgenden Wortlaut angepasst werden: „Hiermit beglaubige ich die Übereinstimmung der in dieser Datei enthaltenen Bilddaten (Abschrift) mit der mir vorliegenden elektronischen Urkunde und der mir vorliegenden Urschrift. Die Prüfung der notariellen qualifizierten elektronischen Signatur an der elektronischen Urkunde war erfolgreich.“

Wenn Sie die im Rahmen der Online-Verfahren entstandenen Dokumente entsprechend der vorbeschriebenen Anleitung/in in das XNotar-Modul Handelsregister hochgeladen und nachbearbeitet haben können Sie in der Bearbeitung und Weiterbearbeitung des Vorgangs innerhalb des Moduls fortfahren, wie Sie es gewohnt sind.