Seit dem 1. August 2022 ermöglicht § 40a Abs. 1 Satz 1 Var. 1 BeurkG die Beglaubigung qualifizierter elektronischer Signaturen, die in Gegenwart des Notars anerkannt worden sind, die sogenannte Präsenzbeglaubigung.

Die NotarNet GmbH stellt zum 1. Oktober 2022 ein neues Modul „Präsenzbeglaubigung“ in XNP zur Verfügung.

Der Vorgang der Präsenzbeglaubigung ist sowohl

• in das Urkundenverzeichnis einzutragen als auch
• unter bestimmten Voraussetzungen in die elektronische Urkundensammlung oder auch die papierförmige Urkundensammlung einzustellen/zu übernehmen.

Bitte beachten Sie hierzu die nachfolgenden Ausgangsvoraussetzungen sowie folgende Informationen zu

Präsenzbeglaubigung und Urkundenverzeichnis
Präsenzbeglaubigung und Urkundensammlung

Folgende Ausgangsvoraussetzungen sind zu beachten:

• Der im Rahmen der Nutzung des Moduls Präsenzbeglaubigung entstehende Beglaubigungsvermerk ist nach erfolgter notarieller Signatur für die Weiterverwendung in der elektronischen Urkundensammlung aus dem Modul Präsenzbeglaubigung lokal zu speichern.
• Das vom Beteiligten signierte Ausgangsdokument muss bei Vorliegen der Voraussetzungen des § 45 Abs. 2 BeurkG ebenfalls zur Verfügung stehen (entweder in der Form, in der es durch den/die Beteiligte/n zur Verfügung gestellt wurde oder durch erneutes lokales speichern aus dem Modul Präsenzbeglaubigung).

Informationen zum Herunterladen von Beglaubigungsvermerk und Ausgangsdokument finden Sie hier.

Die Präsenzbeglaubigung ist gemäß § 7 Abs. 1 Nr. 4 lit. a) NotAktVV mit einer eigenen Urkundenverzeichnisnummer (UVZ-Nr.) im Urkundenverzeichnis einzutragen:

• Dabei ist die UVZ-Nr., die gemäß § 3 Abs. 3 Satz 1 und Satz 2 NotAktVV zwingend in dem Beglaubigungsvermerk enthalten sein muss, aus technischen Gründen anzubringen, bevor die Notarin oder der Notar den Beglaubigungsvermerk qualifiziert elektronisch signiert. Nach der Signatur ist die Veränderung des signierten Dokuments nicht mehr möglich, weil die Integrität und Authentizität des signierten Dokuments gewährleistet sein muss.
• Alle Amtshandlungen sind gemäß § 8 Abs. 2 Satz 1 NotAktVV nur in der Reihenfolge des Datums ihrer Vornahme in das Urkundenverzeichnis einzutragen. Das heißt, dass beispielsweise zehn Amtshandlungen am ersten Werktag des Jahres zwar die UVZ-Nrn. 1 bis 10 erhalten müssen, die Reihenfolge innerhalb der Amtshandlungen desselben Tages aber beliebig gewählt werden kann. Die Vornahme der Amtshandlung erfolgt bei der Präsenzbeglaubigung im Zeitpunkt der Anbringung der notariellen Signatur. Es bietet sich deshalb an, die UVZ-Nr. erst unmittelbar vor dem Signieren zu vergeben, um zu gewährleisten, dass die angebrachte UVZ-Nr. dem Tag der Vornahme der Amtshandlung entspricht.
• Sollte die vergebene UVZ-Nr. versehentlich nicht dem Datum der Vornahme des Amtsgeschäfts entsprechen, beispielsweise weil die notarielle Signatur wider Erwarten erst einen oder mehrere Tage später angebracht wurde als gedacht, sollte eine Bemerkung im Urkundenverzeichnis aufgenommen werden, dass die UVZ-Nr. abweichend von § 8 Abs. 2 NotAktVV versehentlich nicht dem Datum der Amtshandlung entspricht.
• Als Urkundenart muss gemäß § 14 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und Nr. 2 NotAktVV die Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur mit bzw. ohne Entwurf ausgewählt werden.

Ein nach § 39a BeurkG erstelltes elektronisches Dokument bleibt gemäß § 45b Abs. 2 Satz 1 BeurkG nur dann in der Verwahrung des Notars, wenn die Verwahrung verlangt wird. Dabei ist zu beachten, dass bei einer Präsenzbeglaubigung im Ergebnis zwei zu verwahrende PDF-Dokumente entstehen:

Zum einen das von dem Beteiligten signierte Ausgangsdokument und zum anderen der notariell signierte Beglaubigungsvermerk, der auf das Ausgangsdokument kryptografisch Bezug nimmt. Die Verwahrung kann gemäß § 45b Abs. 2 Satz 2 BeurkG nur verlangt werden, wenn das Ausgangsdokument den nach § 35 Abs. 4 NotAktVV zu beachtenden Vorgaben für die Einstellung elektronischer Dokumente in die elektronische Urkundensammlung entspricht. Es muss sich deshalb um eine für die Langzeitarchivierung geeignete Variante des PDF-Formats handeln (PDF/A-Format). Sofern das Ausgangsdokument vom Notar entworfen wurde, muss gemäß § 31 Abs. 1 Nr. 5 lit. b) NotAktVV aber unabhängig von den Voraussetzungen des § 45b Abs. 2 Satz 1 und Satz 2 BeurkG mindestens ein einfacher Ausdruck beider Dokumente in der papierförmigen Urkundensammlung verwahrt werden und gemäß § 34 Abs. 1 und Abs. 2 NotAktVV dann wiederum in der elektronischen Urkundensammlung eine einfache elektronische Abschrift oder eine elektronische Fassung des einfachen Ausdrucks.

Liegen die Voraussetzungen des § 45b Abs. 2 Satz 1 und Satz 2 BeurkG vor, sind die im Zuge der Präsenzbeglaubigung elektronisch erstellten Dokumente gemäß § 34 Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 NotAktVV in der elektronischen Form unmittelbar in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren. Der notariell signierte Beglaubigungsvermerk sollte als „Hauptdokument“, das Ausgangsdokument als „Sonstiges Dokument“ in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden. Mit der Archivierung in der elektronischen Urkundensammlung gilt die dort verwahrte Urkunde als elektronische Urschrift gemäß § 45 Abs. 3 BeurkG. In der papierförmigen Urkundensammlung ist gemäß § 31 Abs. 1 Nr. 5 lit. a NotAktVV ein beglaubigter Ausdruck beider Dokumente zu verwahren. Es genügt eine gemeinsame Beglaubigung der zusammengehörenden Dokumente.