15.11.2021
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Grundbuchantrag für eine Ersatzeinreichung exportieren

Standardmäßig werden Grundbuchanträge über das besondere elektronische Notarpostfach (beN) an die zuständigen Grundbuchämter übermittelt. Sollte jedoch die elektronische Einreichung nicht möglich sein, beispielsweise weil der Empfänger nicht erreichbar ist oder die Anhänge des Grundbuchantrags zu groß für einen Versand mit beN sind (ben: (Archiv) Nachricht erstellen und versenden), besteht immer die Möglichkeit den Grundbuchantrag für eine postalische Ersatzeinreichung zu exportieren. Der Grundbuchantrag wird dadurch auf der lokalen Rechnerumgebung gespeichert und kann von dort aus auf einen Datenträger übertragen und per Post versendet werden. 

Auch bei der Aktion Für Ersatzeinreichung exportieren wird, wie bei der Versandvorbereitung und dem Versand, eine systemseitige Validierung durchführt, die sicherstellt, dass der Grundbuchantrag ausreichend valide ist. Der Status des Grundbuchantrags wechselt nach dem Export für Ersatzeinreichung analog Versand auf Versendet.

Der Export für die Ersatzeinreichung kann aus dem Gesamtüberblick eines Grundbuchantrags und für einen oder mehrere Grundbuchanträge aus der Übersicht der Grundbuchanträge ausgelöst werden.

Einen einzelnen Grundbuchantrag für Ersatzeinreichung exportieren

Möchten Sie einen einzelnen Grundbuchantrag für die Ersatzeinreichung exportieren, können Sie dies aus dem Gesamtüberblick und der Übersicht der Grundbuchanträge vornehmen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Validierung keine Fehler ergibt. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie den Grundbuchantrag in der Übersicht über die Checkbox aus.
  2. Wählen Sie in der Aktionsleiste die Aktion Für Ersatzeinreichung exportieren. 
  3. Das System führt automatisch eine Validierung des Grundbuchantrags durch.
    Ausführlich beschrieben ist die Validierung im Kapitel Grundbuchantrag validieren.
    • a) Ergibt die Validierung keine Fehler, werden Sie vom System auf Ihre lokale Ordnerstruktur geleitet. Dort wählen Sie den Ort aus, an dem Sie den Grundbuchantrag speichern möchten. 
      Nach erfolgreichem Export wechselt der Status auf Versendet. 
    • b) Ermittelt das System Fehler bei der Validierung, werden Sie hierüber in einem Fenster informiert.
      Die Fehler müssen zunächst behoben werden.
      Klicken Sie hierfür auf OK.
    • c) Werden Warnungen angezeigt, so haben Sie dennoch die Möglichkeit, den Grundbuchantrag zu versenden.
      Klicken Sie hierfür auf Fortsetzen im Dialogfenster.
      Möchten Sie die Warnungen beheben, so klicken Sie auf Abbrechen.
  4. Den erfolgreich exportierten Grundbuchantrag können Sie nun von Ihrem lokalen Speicherort auf einen Datenträger übertragen.

Mehrere Grundbuchanträge für eine Ersatzeinreichung exportieren.

Den Export mehrerer Grundbuchanträge können Sie aus der Übersicht der Grundbuchanträge vornehmen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Validierung keine Fehler ergibt. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie über die Checkboxen die Grundbuchanträge aus, die Sie exportieren möchten.
  2. Wählen Sie die Aktion Für Ersatzeinreichung exportieren in der Aktionsleiste. 
  3. Das System führt automatisch eine Validierung der ausgewählten Grundbuchanträge durch.
    Ausführlich beschrieben ist die Validierung im Kapitel Grundbuchantrag validieren.
    1. Ergibt die Validierung keine Fehler, werden Sie vom System auf Ihre lokale Ordnerstruktur geleitet. Dort wählen Sie den Ort aus, an dem Sie die Grundbuchanträge speichern möchten. 
      Nach erfolgreichem Export wechselt der Status aller ausgewählten Grundbuchanträge auf Versendet.
    2. Ermittelt das System Fehler bei der Validierung, werden Sie hierüber in informiert.
      Die Fehler müssen zunächst behoben werden.
      Die Bearbeitung fehlerhafter Grundbuchanträge können Sie per Klick auf den Link Bearbeitungsmodus öffnen direkt beginnen.
    3. Werden Warnungen angezeigt, so haben Sie die Möglichkeit, diese über den Link Bearbeitungsmodus öffnen direkt zu beheben.
      Möchten Sie die Warnungen zu diesem Zeitpunkt nicht beheben, so wählen Sie für diesen Grundbuchantrag aus der Aktionsleiste der Übersicht erneut Für Ersatzeinreichung exportieren. 
  4. Die exportierten Grundbuchanträge können Sie nun von Ihrem lokalen Speicherort auf einen Datenträger übertragen.

Dateiordner nach Export zur Ersatzeinreichung
Bei erfolgreichem Export für Ersatzeinreichung generiert das System am ausgewählten Speicherort einen Dateiordner. Der Dateiname des Ordners setzt sich zusammen aus der Bezeichnung des Grundbuchantrags, der EGVP-ID des Grundbuchamtes und der Modul-Grundbuch-Vorgangs-ID des Grundbuchantrags. In dem Ordner befinden sich zwei Unterordner mit den Dateinamen Additionals und Attachments. Der Ordner Additionals beinhaltet die Nachricht im XML-Format, der Ordner Attachments beinhaltet sämtliche Anhänge (Dokumente, Signaturdateien) des Grundbuchantrags.

Bitte Übertragen Sie stets den Hauptordner einschließlich Unterordner auf den von Ihnen aussgewählten Datenträger.