15.11.2021

Export/Import bei Amtstätigkeitsänderung

Das Modul Handelsregister unterstützt Sie, wenn eine Amtstätigkeitsänderung stattfinden soll. Dafür wird eine Export-Funktion zur Verfügung gestellt, mit der Sie die in dem Modul Handelsregister gespeicherten Registeranmeldungen oder eine konkrete Auswahl der gespeicherten Registeranmeldungen aus dem Modul Handelsregister herunterladen können, und eine Import-Funktion, über die die heruntergeladenen Registeranmeldungen für eine andere Amtstätigkeit wieder in das Modul Handelsregister hochgeladen werden können. So wird sichergestellt, dass relevante Registeranmeldungen auch bei einer Amtsnachfolge noch zur Verfügung stehen und unter Umständen weiter bearbeitet werden können.  

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um Registeranmeldungen bei einer Amtstätigkeitsänderung zu übertragen, müssen Sie

  1. zuerst die Funktionen für Import und Export freischalten, 
  2. die zu übertragenden Registeranmeldungen exportieren und der Notarin oder dem Notar, die oder der die Amtstätigkeitsnachfolge antritt, übermitteln.
  3. Im Anschluss können die Registeranmeldungen für die Amtstätigkeit der Amtsnachfolgerin/des Amtsnachfolgers importiert werden.

Nachfolgend werden diese drei Schritte im Detail beschieben. 

Funktionen für Export und Import bei einer Amtstätigkeitsänderung freischalten

Da es sich bei dem Export bzw. Import für Amtstätigkeitsänderungen um Funktionen handelt, die nur selten zur Anwendung kommen, werden sie erst dann in der Aktionsleiste aufgeführt, wenn Sie gezielt freigeschaltet werden. Gehen Sie dafür folgendermaßen vor: 

  1. Öffnen Sie das Benutzermenü über die Kopfleiste und wählen Sie den Punkt "Einstellungen".
  2. Wechseln Sie zu "Grundeinstellungen (Büro)" und dort zur Ansicht "Handelsregister". 
  3. Aktivieren Sie die Box "Export/Import" für Amtstätigkeitsänderung. 
  4. Falls Sie die Übersicht der Registeranmeldungen bereits in einem Reiter des Arbeitsbereichs geöffnet haben, schließen Sie sie mittels Klick auf das "x" in der Reiterbeschriftung. Öffnen Sie die Übersicht der Registeranmeldungen im Anschluss erneut. 
  5. Das System zeigt in der Aktionsleiste der Übersicht der Registeranmeldungen nun zwei neue Funktionen an: 
    • Für Amtstätigkeitsänderung exportieren
    • Für Amtstätigkeitsänderung importieren

Die Freischaltung der Funktionen findet über die Grundeinstellungen (Büro) statt, die standardmäßig nur der Notarin/dem Notar zugänglich ist. Die Funktionen selbst sind nach Freischaltung jedoch für jeden Mitarbeitenden im Notarbüro verfügbar.

Für Amtstätigkeitsänderung exportieren

  1. Selektieren Sie in der Übersicht der Registeranmeldungen alle Registeranmeldungen, die Sie für die Amtstätigkeitsänderung exportieren möchten. 
  2. Wählen Sie anschließend für die gewählten Registeranmeldungen die Aktion Für Amtstätigkeitsänderung exportieren in der Aktionsleiste. 
  3. Das System fordert Sie nun auf einen Ordner auf Ihrem Rechner anzugeben, in den die Registeranmeldungen exportiert werden sollen. 
  4. Wählen Sie einen Ordner und bestätigen Sie Ihre Auswahl im angezeigten Dialog mittels "OK"
  5. Das System startet den Export und zeigt bei Wahl mehrerer Registeranmeldungen einen Dialog an, über den Sie den Fortschritt des Exportvorgangs nachvollziehen können. 
  6. Mit Abschluss des Exportprozesses wird ein Dialog mit dem Exportergebnis angezeigt. Sie können dort nachvollziehen ob und welche Registeranmeldungen nicht exportiert werden konnten (z. B. weil sie noch für die Bearbeitung gesperrt waren)

Wenn Sie auf Ihrem Rechner nun den Ordner öffnen, den Sie beim Export als Zielordner angegeben haben, werden Sie zwei neu Objekte finden:

  • Einen Ordner "exporte_amtstaetigkeitsaenderung_hr", der wiederum genau die erfolgreich exportierten Registeranmeldungen enthält. 
     
  • Eine Textdatei "export". Wenn Sie diese öffnen, erhalten Sie noch einmal eine separate Liste darüber, welche Registeranmeldungen erfolgreich exportiert werden konnten, und bei welchen der Export fehlgeschlagen hat. So haben Sie auch im Nachhinein noch eine Dokumentation, bei welchen Registeranmeldungen Sie ggf. einen erneuten Export-Versuch starten müssen. 

Der Export bei Amtstätigkeitsänderung ist nicht zu verwechseln mit dem Export für Ersatzeinreichung. Bei dem Export für Ersatzeinreichung ist der Empänger das Registergericht, daher ist, neben den zu versendenden Dokumenten, insbesondere eine XML-Datei mit den Fachdaten der Registeranmeldung von besonderer Relevanz.

Bei dem Export wegen einer Amtstätigkeitsänderung ist das Ziel der Import zurück in das Modul Handelsregister. Neben den Informationen, die für das Registergericht relevant sind, werden bei diesem Export auch Informationen zu Status, interne Notizen usw. gespeichert, die dann auch nach Import wieder zur Verfügung stehen. Dafür werden die Daten der Registeranmeldung in einer JSON-Datei gespeichert.
 

Für Amtstätigkeitsänderung importieren

Damit Registeranmeldungen für eine andere Amtstätigkeit in das Modul Handelsregister importiert werden können, muss die Notarin/der Notar oder einer der Mitarbeitenden dieser Amtstätigkeit an dem Modul Handelsregister angemeldet sein. Der zuvor exportierte Ordner "exporte_amtstaetigkeitsaenderung" muss auf dem Rechner der Notarin/des Notars bzw. des Mitarbeiternden gespeichert sein und die Funktionen für Export und Import bei Amtstätigkeitsänderung müssen freigeschaltet sein (siehe oben). Sind diese Voraussetzungen erfüllt, findet der Import folgendermaßen statt:

  1. Wählen Sie die Aktion Für Amtstätigkeitsänderung importieren in der Aktionsleiste.
  2. Das System fordert Sie nun den Pfad zu dem Ordner auf den Ordner "exporte_amtstaetigkeitsaenderung" auf Ihrem Rechner anzugeben.
  3. Bestätigen Sie nach erfolgter Auswahl den Import-Dialog mit "OK". 
  4. Das System startet den Import und zeigt bei Wahl mehrerer Registeranmeldungen einen Dialog an, über den Sie den Fortschritt des Importvorgangs nachvollziehen können. 
  5. Mit Abschluss des Importprozesses wird ein Dialog mit dem Importergebnis angezeigt. Sie können dort nachvollziehen wie viele Registeranmeldungen erfolgreich importiert werden konnten und bei wie vielen der Import fehlgeschlagen ist. 
  6. Die erfolgreich importierten Registeranmeldungen können nun von Ihnen weiterverwendet werden.