FAQ
Im Folgenden finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu XNotar, bestehend aus den Modulen Handelsregister, Grundbuch, Sonstige Anträge und Präsenzbeglaubigung.
Bitte beachten Sie auch die FAQs zur XNP-Basisanwendung und zum besonderen elektronischen Notarpostfach (beN).
Inhalte dieser Seite
XNotar-Modul "Präsenzbeglaubigung"
XNotar und XJustiz-Umstellung
XNotar und das Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht
XNotar und die elektronische Urkundensammlung
XNotar-Modul "Sonstige Anträge"
Einstieg in XNotar
Berechtigungen Mitarbeiter / Notarvertreter
Signieren in XNotar
Anschreiben/ Vorlagen/ Beglaubigungsvermerke
Versand/ beN/ Sendebestätigung
Hinweise / Benachrichtigungen
Schnittstelle/ Import usw.
Sonstige
XNotar-Modul "Präsenzbeglaubigung"
Das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) trat am 1. August 2022 in Kraft. Damit ist auch die Möglichkeit der Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur eingeführt worden. § 40a BeurkG enthält seit dem 1. August 2022 eine Regelung zur Beglaubigung qualifizierter elektronischer Signaturen.
Diese gesetztliche Grundlage ermöglicht neben der Online-Beglaubigung auch die – praktisch wohl eher seltene – Präsenzbeglaubigung, also die Beglaubigung qualifizierter elektronischer Signaturen, die in Gegenwart der Notarin oder des Notars anerkannt worden sind.
Bei der Präsenzbeglaubigung übermittelt ein Beteiligter ein von ihm qualifiziert elektronisch signiertes Ausgangsdokument und erkennt seine Signatur dann in einem Präsenztermin an. Die Notarin oder der Notar prüft die angebrachte Signatur und dokumentiert das Prüfungsergebnis im Beglaubigungsvermerk, § 39a Abs. 3 Satz 1 BeurkG. Der Beglaubigungsvermerk ist von der Notarin oder dem Notar qualifiziert elektronisch zu signieren.
Die NotarNet GmbH stellt zum 1. Oktober 2022 ein neues XNP-Modul „Präsenzbeglaubigung“ zur Verfügung, um Sie hier in der Praxis im Rahmen der Urkundsgewährungspflicht zu unterstützen.
Das Modul ist ein Teil des Produkts XNotar, welches für XNotar-Kunden im Produktumfang enthalten sein wird. Die NotarNet GmbH hat im Juni 2022 über die damit verbundene Preisanpassung informiert.
In Anbetracht der Urkundsgewährungspflicht kann dieses Modul aber auch ohne die weiteren XNotar-Module (Handelsregister, Grundbuch, Sonstige Anträge) unter https://notarnet.de/produktegesondert erworben werden.
Weiterführende Hinweise und Informationen finden Sie in unserer Onlinehilfe zum Modul Präsenzbeglaubigung.
Das bereitgestellte Modul unterstützt Sie bei der Erstellung einer Präsenzbeglaubigung im Wesentlichen wie folgt:
- Zuerst werden Grunddaten, insbesondere die UVZ-Nr., und die Beteiligtendaten erfasst.
- Anschließend wird das Ausgangsdokument hochgeladen. Systemseitig wird beim Hochladen ein Prüfprotokoll erstellt. Mit diesem kann die Gültigkeit der angebrachten qualifiziert elektronischen Signatur und die namentliche Übereinstimmung des im Signaturzertifikat ausgewiesenen Zertifikatsinhabers mit dem erschienenen Beteiligten geprüft werden.
- Sodann kann der Beglaubigungsvermerk vorbereitet werden. Das Modul enthält eine Standardvorlage, die sowohl die Dokumentation des Signaturprüfungsergebnisses enthält als auch den kryptografischen Bezug zu dem Ausgangsdokument herstellt, indem der kryptografische Fingerabdruck des Ausgangsdokuments (Hashwert) automatisch ausgelesen und genannt wird.
- Schließlich kann der Beglaubigungsvermerk qualifiziert elektronisch signiert werden
Weiterführende Hinweise und Informationen finden Sie in unserer Onlinehilfe zum Modul Präsenzbeglaubigung.
Denkbar ist beispielsweise, dass ein WEG-Verwalter seine nach § 12 WEG erforderliche Zustimmung zur Veräußerung von Wohnungseigentum im Bezirk eines Grundbuchamts, zu dem der elektronische Rechtsverkehr eröffnet ist, nicht unterschreibt, sondern qualifiziert elektronisch signiert, dann per Mail an das Notarbüro übersendet und anschließend in einem Beglaubigungstermin im Notarbüro die von ihm erstellte qualifizierte elektronische Signatur anerkennt.
Eine beglaubigte Abschrift der elektronischen Vermerkurkunde kann dann im elektronischen Rechtsverkehr mit dem Grundbuchamt ohne Medienbruch verwendet werden, das Einscannen einer papierförmig errichteten Urkunde wäre nicht mehr erforderlich.
Die Präsenzbeglaubigung unterliegt als Urkundstätigkeit der Urkundsgewährungspflicht gemäß § 15 Abs. 1 Satz 1 BNotO. Sie darf nur mit ausreichendem Grund verweigert werden. Nach Ansicht der Geschäftsstelle der Bundesnotarkammer kann ein ausreichender Grund in einem überwiegenden Interesse am Schutz der eigenen IT-Systeme liegen, weil die signierte Datei zur Prüfung von Ablehnungsgründen grundsätzlich geöffnet werden muss, § 40a Abs. 4 Satz 1 i.V.m. § 40 Abs. 2 BeurkG.
Die Wahrung der IT-Sicherheit hat allerdings keinen absoluten Vorrang gegenüber der Urkundsgewährungspflicht. Vor einer Ablehnung der Urkundstätigkeit muss vielmehr geprüft werden, ob ein Schutz der IT-Systeme nicht auf einem anderen, zumutbaren Weg möglich ist. Dabei dürften folgende Grundsätze zu beachten sein:
- Die Verwendung fremder Datenträger, insbesondere USB-Sticks, an den eigenen IT-Systemen darf abgelehnt werden, wenn der Datenträger nicht an einem gesonderten, vom Rest der Systeme abgetrennten PC mit einer entsprechenden Software auf seine Sicherheit überprüft werden kann. Eine Pflicht, diese Voraussetzungen zu schaffen, besteht nicht, da es den Beteiligten zuzumuten ist, das Dokument auf elektronischem Weg zu übermitteln.
- Besonders gefährliche Dateiformate, insbesondere ausführbare Dateien wie beispielsweise .exe, .cmd oder .bat, können abgelehnt werden.
- Gängige Dateiformate, die nicht besonders gefährlich sind, wie insbesondere .pdf-Dateien, müssen grundsätzlich angenommen werden, wenngleich es keine per se sicheren Dateiformate gibt. Als milderes Mittel dürfte hier stets eine Untersuchung der Datei mittels eines Viren-Scanners vorzunehmen sein. Etwas anderes gilt allenfalls, wenn die Datei selbst einen auffälligen, beispielsweise kryptischen Namen trägt oder sonstige Umstände des konkreten Einzelfalls begründete Zweifel an deren Sicherheit erzeugen. Das von Word-Dateien ausgehende Risiko kann ferner durch die Deaktivierung von Office-Makros verringert werden.
Die Vermerkurkunde, bestehend aus dem Ausgangsdokument und dem Beglaubigungsvermerk, ist im Urkundenverzeichnis einzutragen und unter den Voraussetzungen des § 45b Abs. 2 BeurkG in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren.
Die Vermerkurkunde kann darüber hinaus Im elektronischen Rechtsverkehr insbesondere mit den Registergerichten und Grundbuchämtern verwendet werden.
Die Präsenzbeglaubigung ist gemäß § 7 Abs. 1 Nr. 4 lit. a) NotAktVV mit einer eigenen Urkundenverzeichnisnummer (UVZ-Nr.) im Urkundenverzeichnis einzutragen:
- Dabei ist die UVZ-Nr., die gemäß § 3 Abs. 3 Satz 1 und Satz 2 NotAktVV zwingend in dem Beglaubigungsvermerk enthalten sein muss, aus technischen Gründen anzubringen, bevor die Notarin oder der Notar den Beglaubigungsvermerk qualifiziert elektronisch signiert. Nach der Signatur ist die Veränderung des signierten Dokuments nicht mehr möglich, weil die Integrität und Authentizität des signierten Dokuments gewährleistet sein muss.
- Alle Amtshandlungen sind gemäß § 8 Abs. 2 Satz 1 NotAktVV nur in der Reihenfolge des Datums ihrer Vornahme in das Urkundenverzeichnis einzutragen. Das heißt, dass beispielsweise zehn Amtshandlungen am ersten Werktag des Jahres zwar die UVZ-Nrn. 1 bis 10 erhalten müssen, die Reihenfolge innerhalb der Amtshandlungen desselben Tages aber beliebig gewählt werden kann. Die Vornahme der Amtshandlung erfolgt bei der Präsenzbeglaubigung im Zeitpunkt der Anbringung der notariellen Signatur. Es bietet sich deshalb an, die UVZ-Nr. erst unmittelbar vor dem Signieren zu vergeben, um zu gewährleisten, dass die angebrachte UVZ-Nr. dem Tag der Vornahme der Amtshandlung entspricht.
- Sollte die vergebene UVZ-Nr. versehentlich nicht dem Datum der Vornahme des Amtsgeschäfts entsprechen, beispielsweise weil die notarielle Signatur wider Erwarten erst einen oder mehrere Tage später angebracht wurde als gedacht, sollte eine Bemerkung im Urkundenverzeichnis aufgenommen werden, dass die UVZ-Nr. abweichend von § 8 Abs. 2 NotAktVV versehentlich nicht dem Datum der Amtshandlung entspricht.
- Als Urkundenart muss gemäß § 14 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und Nr. 2 NotAktVV die Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur mit bzw. ohne Entwurf ausgewählt werden.
Ein nach § 39a BeurkG erstelltes elektronisches Dokument bleibt gemäß § 45b Abs. 2 Satz 1 BeurkG nur dann in der Verwahrung des Notars, wenn die Verwahrung verlangt wird. Dabei ist zu beachten, dass bei einer Präsenzbeglaubigung im Ergebnis zwei zu verwahrende PDF-Dokumente entstehen:
Zum einen das von dem Beteiligten signierte Ausgangsdokument und zum anderen der notariell signierte Beglaubigungsvermerk, der auf das Ausgangsdokument kryptografisch Bezug nimmt. Die Verwahrung kann gemäß § 45b Abs. 2 Satz 2 BeurkG nur verlangt werden, wenn das Ausgangsdokument den nach § 35 Abs. 4 NotAktVV zu beachtenden Vorgaben für die Einstellung elektronischer Dokumente in die elektronische Urkundensammlung entspricht. Es muss sich deshalb um eine für die Langzeitarchivierung geeignete Variante des PDF-Formats handeln (PDF/A-Format). Sofern das Ausgangsdokument vom Notar entworfen wurde, muss gemäß § 31 Abs. 1 Nr. 5 lit. b) NotAktVV aber unabhängig von den Voraussetzungen des § 45b Abs. 2 Satz 1 und Satz 2 BeurkG mindestens ein einfacher Ausdruck beider Dokumente in der papierförmigen Urkundensammlung verwahrt werden und gemäß § 34 Abs. 1 und Abs. 2 NotAktVV dann wiederum in der elektronischen Urkundensammlung eine einfache elektronische Abschrift oder eine elektronische Fassung des einfachen Ausdrucks.
Liegen die Voraussetzungen des § 45b Abs. 2 Satz 1 und Satz 2 BeurkG vor, sind die im Zuge der Präsenzbeglaubigung elektronisch erstellten Dokumente gemäß § 34 Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 NotAktVV in der elektronischen Form unmittelbar in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren. Der notariell signierte Beglaubigungsvermerk sollte als „Hauptdokument“, das Ausgangsdokument als „Sonstiges Dokument“ in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden. Mit der Archivierung in der elektronischen Urkundensammlung gilt die dort verwahrte Urkunde als elektronische Urschrift gemäß § 45 Abs. 3 BeurkG. In der papierförmigen Urkundensammlung ist gemäß § 31 Abs. 1 Nr. 5 lit. a NotAktVV ein beglaubigter Ausdruck beider Dokumente zu verwahren. Es genügt eine gemeinsame Beglaubigung der zusammengehörenden Dokumente.
Gemäß § 45b Abs. 2 Satz 3 BeurkG können elektronische Vervielfältigungen der elektronischen Vermerkurkunde ausgehändigt und damit grundsätzlich auch unmittelbar, das heißt ohne die Erstellung einer beglaubigten Abschrift, in den elektronischen Rechtsverkehr – zum Beispiel mit den Registergerichten oder den Grundbuchämtern – gegeben werden.
Allerdings kann die Tatsache, dass die Präsenzbeglaubigung aus mehreren Dokumenten mit mehreren qualifizierten elektronischen Signaturen und einem kryptografischen Bezug nach § 39a Abs. 4 BeurkG besteht, zu Problemen im elektronischen Rechtsverkehr insbesondere mit den Registergerichten und den Grundbuchämtern führen. Es empfiehlt sich deshalb dringend, im Elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten auch insoweit nur elektronisch beglaubigte Abschriften zu übermitteln. Diese Abschriften bestehen dann aus nur einem zusammengeführten PDF-Dokument mit nur einer notariellen Signatur. Der Beglaubigungsvermerk soll gemäß § 42 Abs. 4 Satz 2, § 39 Abs. 3 Satz 2 BeurkG die Angabe enthalten, dass das elektronische Ausgangsdokument eine gültige qualifizierte elektronische Signatur eines Notars enthält. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung der elektronisch beglaubigten Abschrift in einem XNotar-Modul (Handelsregister, Grundbuch und Sonstige Anträge) finden Sie in der Onlinehilfe.
Bei der Online-Beglaubigung wird die qualifizierte elektronische Signatur mittels des von der Bundesnotarkammer betriebenen Videokommunikationssystems anerkannt, also in einer Videokonferenz. Die Online-Beglaubigung kann gemäß § 40a Abs. 1 Satz 2 BeurkG allerdings nur erfolgen, soweit dies durch Gesetz zugelassen ist. Hier gibt es also einen beschränkten, durch das Gesetz bestimmten sachlichen Anwendungsbereich. Dieser ist insbesondere gemäß § 12 Abs. 1 Satz 2 HGB für Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister eröffnet. Bei der Online-Beglaubigung werden die qualifizierten elektronischen Signaturen der Beteiligten außerdem im (virtuellen) Beisein des Notars unmittelbar durch die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer als Vertrauensdiensteanbieter erzeugt, so dass keine Zweifel an der Integrität des signierten Dokuments oder an der Zuordnung der Signatur zu der Person, die diese anerkennt, bestehen können. Deshalb ist hier gemäß § 40a Abs. 3 BeurkG eine Signaturprüfung und eine Dokumentation des Prüfungsergebnisses gemäß § 39a Abs. 3 BeurkG nicht erforderlich. Schließlich ist bei der Online-Beglaubigung der Beglaubigungsvermerk in dem von den Beteiligten zu signierenden Ausgangsdokument (z.B. der Handelsregisteranmeldung) direkt mit enthalten, so dass das Erfordernis der Herstellung eines kryptografischen Bezugs nach § 39a Abs. 4 BeurkG entfällt.
Bei der Präsenzbeglaubigung erzeugen die Beteiligten die qualifizierten elektronischen Signaturen ohne Beisein des Notars im Vorfeld des Beglaubigungstermins durch eine dafür am Markt existierende Software. Dann übermitteln sie dem Notar das signierte Dokument und erkennen ihre Signatur in einem Präsenztermin im Notarbüro an. Der sachliche Anwendungsbereich der Präsenzbeglaubigung unterliegt keinen Einschränkungen. Da die qualifizierten elektronischen Signaturen aber ohne Beisein des Notars und außerhalb des von der Bundesnotarkammer betriebenen Systems, müssen die Signaturen hier überprüft und das Prüfungsergebnis dokumentiert werden (§ 39a BeurkG). Außerdem kann der Beglaubigungsvermerk aus technischen Gründen nicht in das Ausgangsdokument integriert werden, weil dieses bereits qualifiziert elektronisch signiert ist und deshalb nicht mehr verändert werden kann, ohne die Signaturen ungültig zu machen. Deshalb muss hier der kryptografische Bezug nach § 39a Abs. 4 BeurkG hergestellt werden.
Die Präsenzbeglaubigung muss als Beglaubigung qualifizierter elektronischer Signaturen zwingend elektronisch errichtet werden, § 39a BeurkG. Hier entsteht also eine originär elektronische Urkunde, von der ohne Medienbruch, das heißt ohne Notwendigkeit eines Scanprozesses, eine elektronisch beglaubigte Abschrift im elektronischen Rechtsverkehr zum Beispiel mit den Registergerichten oder den Grundbuchämtern verwendet werden kann. Die Unterschriftsbeglaubigung muss demgegenüber in Papierform errichtet werden, weil die Unterschrift denklogisch zunächst auf einem verkörperten Dokument erfolgen muss und der Beglaubigungsvermerk mit diesem Dokument verbunden sein muss, entweder, indem er auf demselben Dokument angebracht wird oder mit Schnur und Siegel mit dem Ausgangsdokument verbunden wird. Zur Verwendung im elektronischen Rechtsverkehr muss hier also ein Medienbruch überwunden werden, durch einen Scanprozess oder durch die Erstellung einer elektronischen Reinschrift, von der eine elektronisch beglaubigte Abschrift erstellt wird.
Die Personensuche im Bereich der Karteikarte Beteiligte (wie Sie sie ggf. aus anderen XNotar-Modulen kennen) steht im Modul Präsenzbeglaubigung derzeit nicht zur Verfügung.
Sie können das Ausgangsdokument erneut hochladen. Alle nachfolgenden Schritte (Präsenzbeglaubigungsvermerk vorbereiten und signieren) müssen wiederholt werden.
Wenn ein bereits erstellter Beglaubigungsvermerk nachträglich geändert werden soll, können Sie nochmals die Aktion Präsenzbeglaubigungsvermerk vorbereiten in der Aktionsleiste wählen. Anschließend öffnet sich wieder der Editor zur Erstellung des Beglaubigungsvermerks und Sie können die gewünschten Änderungen am Beglaubigungstext vornehmen und mit Anfügen übernehmen.
Die Präsenzbeglaubigung ist gemäß § 7 Abs. 1 Nr. 4 a) NotAktVV mit einer eigenen Urkundenverzeichnisnummer (UVZ-Nr.) im Urkundenverzeichnis einzutragen.
Zu beachten ist weiter, dass die UVZ-Nr., die gemäß § 3 Abs. 3 Satz 1 und Satz 2 NotAktVV zwingend in dem Präsenzbeglaubigungsvermerk enthalten sein muss, aus technischen Gründen anzubringen ist, bevor die Notarin oder der Notar den Präsenzbeglaubigungsvermerk qualifiziert elektronisch signiert. Nach der Signatur ist die Veränderung des signierten Dokuments nicht mehr möglich, weil die Integrität und Authentizität des signierten Dokuments gewährleistet sein muss. Gleichzeitig hat die UVZ-Nr. im Hinblick auf ihre laufende Nummer gemäß § 8 Abs. 2 NotAktVV dem Datum der Vornahme der Amtshandlung (Anbringung der notariellen Signatur) zu entsprechen. Es bietet sich deshalb an, die UVZ-Nr. unmittelbar vor der Signatur durch die Notarin oder den Notar zu vergeben. Sollte die UVZ-Nr. versehentlich nicht dem Datum der Vornahme des Amtsgeschäfts entsprechen, beispielsweise weil die notarielle Signatur wider Erwarten erst einen oder mehrere Tage später angebracht wurde als gedacht, kann eine Bemerkung im Urkundenverzeichnis aufgenommen werden, dass die UVZ-Nr. abweichend von § 8 Abs. 2 NotAktVV versehentlich nicht dem Datum der Amtshandlung entspricht.
Gebührenrechtlich wird die Präsenzbeglaubigung wie eine Unterschriftsbeglaubigung behandelt. Insbesondere lautet der Gebührentatbestand KV-Nr. 25100 GNotKG seit dem 1. August 2022 „Beglaubigung einer Unterschrift, eines Handzeichens oder einer qualifizierten elektronischen Signatur“. Anders als für die Online-Beglaubigung mittels des von der Bundesnotarkammer betriebenen Videokommunikationssystems (vgl. KV-Nr. 32016 GNotKG) fallen für die Präsenzbeglaubigung keine besonderen Auslagen an. Bei der Präsenzbeglaubigung werden unmittelbar auch keine XML-Strukturdaten erzeugt, die abzurechnen wären.
XNotar und XJustiz-Umstellung
XJustiz ist ein zur Realisierung des elektronischen Rechtsverkehrs entwickelter Datensatz, der grundlegende Festlegungen für den Austausch strukturierter Daten zwischen den Prozessbeteiligten (Bürgern, Unternehmen, Rechtsanwälten, IHKs) und den Gerichten enthält. Einmal jährlich wird eine neue XJustiz-Version gültig. Sie löst die bis dahin gültige Version ab (sogenannte XJustiz-Umstellung).
Die auf das XJustiz-Schema aufbauenden Anwendungen, d. h. auch XNotar, müssen daraufhin prüfen, ob Änderungen/Ergänzungen/Erweiterungen erforderlich sind. Die Umstellung des XJustiz-Formats auf die dann gültige Version 3.3.1 erfolgt in den Fachverfahren Register (Modul Handelsregister) dieses Jahr zum 1. August 2022.
Im Zuge der aktuellen Umsetzung zum 1.8.2022 sind drei bisher im Modul Handelsregister vorhandenen Anmeldefälle wegfallen und ein Anmeldefall umbenannt worden, um insgesamt den Anforderungen der XJustiz-Vorgaben zu entsprechen. Die konkreten Änderungen und praxisorientierten Informationen und Hinweise sowie alle wichtigen Informationen zum Thema XJustiz-Umstellung haben wir für Sie in unserer Onlinehilfe aufbereitet.
XNotar und das Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht
Im Rahmen der Online-Verfahren erstellte Online-Beurkundungen und Online-Beglaubigungen sowie für die im Rahmen der Online-Verfahren erstellten Dokumente, die ausschließlich nicht qualifiziert elektronische Signaturen enthalten, können im XNotar-Modul Handelsregister weiterverwendet werden. Eine ausführliche Anleitung erhalten Sie hier.
Es besteht für Dokumente, die ausschließlich nicht-notarielle qualifiziert elektronische Signaturen enthalten (Bürgersignatur/en) keine Verpflichtung, eine elektronisch beglaubigte Abschrift zu erstellen und das Registergericht kann dies nicht verlangen, vgl. § 12 Abs. 2 Satz 2 HS. 1 HGB.
Wir schließen nicht aus, dass Registergerichte um die Einreichung der Gesellschafterliste in elektronisch beglaubigter Abschrift bitten. Sofern Sie dieser Bitte nachkommen möchten, gehen Sie bitte so vor, wie in unserer Onlinehilfe für Online-Beurkundungen (Niederschriften) beschrieben.
Die im Rahmen einer im Online-Verfahren durchgeführten Online-Beurkundung/ Online-Beglaubigung erstellten Niederschriften, Online-Beglaubigungen und weiteren sonstigen Dokumente müssen in den meisten Fällen in XNotar-Handelsregister weiterverwendet werden. Sie sind dafür nach Abschluss der Beurkundung über das Videokommunikationssystem lokal zu speichern.
Grundsätzlich ist im Nachfolgenden zwischen
- Online-Beurkundungen (Niederschriften),
- Online-Beglaubigungen und Dokumenten, die ausschließlich nicht-notarielle qualifiziert elektronische Signaturen enthalten,
zu unterscheiden.
Die Erstellung einer elektronisch beglaubigten Abschrift ist für den Registerverkehr im Falle einer Online-Beurkundung nach §§ 16a ff. BeurkG k. F. notwendig.
Für Online-Beglaubigungen und für Dokumente, die ausschließlich nicht-notarielle qualifiziert elektronische Signaturen enthalten (sh. Anleitungen weiter unten), ist das Erstellen einer elektronisch beglaubigten Abschrift nicht zwingend vorgeschrieben.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie jeweils hier.
XNotar und die elektronische Urkundensammlung
Mit dem Start der Elektronischen Urkundensammlung ändert sich das Verhalten zur Verwendung von Dokumenten in den Modulen von XNotar fürs Erste nicht.
Der Elektronische Rechtsverkehr mit den Registergerichten, den Grundbuchämtern und in Angelegenheiten nach § 14b FamFG kann also wie bisher genutzt werden, indem in den entsprechenden Modulen die erforderlichen Dokumente von einem lokalen Speicherort hochgeladen werden. Insoweit bietet es sich an, das ohnehin lokal zwischengespeicherte Scanprodukt für die Elektronische Urkundensammlung in gleicher Weise auch für den Elektronischen Rechtsverkehr zu verwenden.
Perspektivisch ist eine Verknüpfung der Module geplant. Die in die elektronische Urkundensammlung eingestellten Dokumente können derzeit aber noch nicht unmittelbar in den Modulen „Handelsregister“ „Grundbuch“ und „Sonstige Anträge“ wiederverwendet werden.
XNotar-Modul "Sonstige Anträge"
Mit dem Gesetz zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten gilt ab dem 1. Januar 2022 § 14b FamFG. Hiernach sollen Notarinnen und Notare sämtliche Anträge und Erklärungen als elektronisches Dokument übermitteln, wenn sie sich an ein Gericht in einem Verfahren wenden, welches dem FamFG als Verfahrensordnung folgt (§ 14b Abs. 2 Satz 1 FamFG). Zwingend schriftlich einzureichenden Anträge und Erklärungen im FamFG-Verfahren müssen künftig als elektronisches Dokument übermittelt werden (§ 14 b Abs. 1 Satz 1 FamFG). Diese elektronischen Dokumente müssen dabei gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 FamFG den technischen Anforderungen der ERVV (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung) genügen. Insbesondere soll hiernach einem elektronischen Dokument gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 FamFG i.V.m. § 2 Abs. 3 ERVV ein strukturierter maschinenlesbarer Datensatz im XJustiz-Format beigefügt werden.
Um Sie bei der Erfüllung der durch die Einfügung von §14b FamFG entstehenden Anforderungen unter Beachtung der Erfordernisse der ERVV zu unterstützen, wird das weitere XNotar-Modul Sonstige Anträge bereitgestellt.
Mit dem Modul Sonstige Anträge ist es möglich, sonstige Anträge, insbesondere aus den Bereichen
- Familienrecht (z. B. Antrag auf Erteilung einer familiengerichtlichen Genehmigung)
- Nachlassrecht (z.B. Antrag auf Erteilung eines Erbscheines; bitte übermitteln Sie jedoch keinesfalls Erbausschlagungserklärungenelektronisch an das Nachlassgericht, vgl. hierzu das Rundschreiben Nr. 15/21 der Bundesnotarkammer vom 17. November 2021))
- Betreuungsrecht (z. B. Antrag auf Erteilung einer betreuungsgerichtlichen Genehmigung)
in elektronischer Form an die Amtsgerichte zu übermitteln.
Registeranmeldungen und Grundbuchanträge sind weiterhin ausschließlich in den entsprechenden Fachmodulen Handelsregister und Grundbuch zu erstellen.
Hier sind die Verfahrensbeteiligten namentlich zu benennen. Geben Sie für eine natürliche Person z. B. den Nachnamen und Vornamen und für eine Organisation die Bezeichnung der Organisation an.
Hier wählen Sie bitte das Sachgebiet aus, zu dem Sie einen sonstigen Antrag einreichen. Beispielsweise ist bei einem Antrag auf Erlass eines Erbscheins das Sachgebiet "Nachlasssache" oder in einer Adoptionsangelegenheit das Sachgebiet "Adoptionssachen" auszuwählen. Dem Auswahlfeld "Sachgebiet" liegt eine umfängliche Liste von Sachgebieten aus dem XJustiz-Standard zu Grunde.
Bitte beachten Sie aber, dass für Anmeldungen zum Handelsregister oder Grundbuchanträge weiterhin ausschließlich die dafür vorgesehenen Fachmodule Handelsregister und Grundbuch zu nutzen sind.
Erbausschlagungserklärungen können keinesfalls elektronisch an das Nachlassgericht übermittelt werden, da das Nachlassgericht nach § 1945 Abs. 1 BGB Adressat der Erklärung ist und die Übermittlung nur einer elektronisch beglaubigten Ablichtung keinen (fristwahrenden) Zugang bewirkt. Dies gilt übrigens auch für die Anfechtung der Annahme oder Ausschlagung einer Erbschaft. Einzelheiten hierzu können dem Rundschreiben Nr. 15/21 der Bundesnotarkammer vom 17. November 2021 entnommen werden.
In dieses Datenfeld ist für den zu übermittelnden Antrag eine kurze inhaltliche Bezeichnung einzutragen. Dies kann beispielsweise "Antrag auf Adoption", "Antrag auf Erteilung eines Erbscheins" oder "Antrag auf Erteilung einer familiengerichtlichen Genehmigung" o. ä. sein.
Bei der Empfängersuche im XNotar-Modul Sonstige Anträge handelt es sich um eine Funktionalität, die durch Anbindung an das besondere elektronische Notarpostfach im Modul Sonstige Anträge zur Verfügung steht. Um auf die Empfängerauswahl zugreifen zu können, ist daher die Berechtigung für das besondere elektronische Notarpostfach (beN) erforderlich. Fehlt dem ausführenden Nutzer diese Berechtigung, so kann keine Empfängerauswahl erfolgen. Die Berechtigung kann dem jeweiligen Nutzer über das Modul Benutzerverwaltung erteilt werden. Ist das Erteilen der Berechtigung an den Nutzer ausdrücklich nicht erwünscht, so muss die Finalisierung des Vorgangs im Modul Sonstige Anträge durch einen Nutzer mit entsprechender Berechtigung erfolgen. Weitere Informationen zur Erteilung von Berechtigung finden Sie in der Onlinehilfe zur Benutzerverwaltung.
Sofern Sie über die Namenssuche das richtige Amtsgericht nicht ermitteln können, können Sie bspw. über das "Orts- und Gerichtsverzeichnis" (https://www.justizadressen.nrw.de/de/justiz/suche) dieses und dessen "XJustiz-ID" ermitteln.
Die ermittelte XJustiz-ID können Sie sodann in der Empfängersuche im Modul Sonstige Anträge unter "IDs und Domänen" unter "Externe-ID" eingeben und erhalten dann das dazugehörige EGVP-Postfach des Amtsgerichts.
Einstieg in XNotar
Für XNotar entfällt die Eingaben von Registrierungsschlüsseln innerhalb der Anwendung vollständig. Im Zuge der Bestellung wird alles nötige automatisiert veranlasst, so dass Ihnen mit Vertragsbeginn die Module von XNotar in der in der XNP-Anwendung zur Verfügung stehen.
XNP prüft hierbei bei jeder Anmeldung, ob die Lizenzen für Ihre entsprechende Amtstätigkeit vorhanden sind.
Weitere Informationen hierzu finden Sie auch in der Onlinehilfe unter Nutzung lizenzpflichtiger Funktionen und Module.
Ja gibt es. Die Benutzerverwaltung ist ein XNP-Modul zur Benutzer- und Berechtigungsverwaltung. Diese ersetzt die Mitabeitendenverwaltung für Amtstätigkeiten im Stammdatenverzeichnis.
Weiterführende Informationen zur Einrichtung und Berechtigung von Nutzern finden Sie u.a. in der Onlinehilfe unter Benutzerverwaltung.
Wir stellen Ihnen verschiedene Anwenderhilfen für den Einstieg und den täglichen Gebrauch von XNotar in der Praxis zur Verfügung. Auf unserer Onlinehilfe-Seite Einstiegshilfen finden Sie alle Anwenderhilfen aufgelistet.
Einen guten und ersten Einblick und Überblick erhalten Sie in diesen Schritt-für-Schritt-Anleitungen - zum durchklicken - in der Onlinehilfe:
- Handelsregister: Alle Schritte einer Registeranmeldung auf einen Blick
- Grundbuch: Alle Schritte eines Grundbuchantrages auf einen Blick
Einen schnellen Überblick über alle in XNP relevanten PINs und ihre einzelnen Funktionen finden Sie hier: Überblick und Begriffsabgrenzung der PINs in XNP.
Wir haben Verständnis für den Verbesserungswunsch hinsichtlich einer Speicherung von Benutzername und Passwort und deren Wiederverwendung für die Anmeldung innerhalb von XNP. Unter Beachtung auch extern durchgeführter Sicherheitsüberprüfungen überwiegt aus Sicht des Produktteams hier jedoch der Schutz der Zugangsdaten der Nutzer im Notarbüro ggü. der Komfortfunktion. Mittelfristig werden im Rahmen des Elektronischen Urkundenarchivs auch Mitarbeitende im Notarbüro mit personalisierten Zugangskarten ausgestattet werden können. Somit können diese sich dann – wie auch jetzt schon der Notar/die Notarin – in XNP mit der Karte anmelden. Dadurch wird in diesem Bereich nochmal eine Aufwandsminderung beim Login erreicht und der Sicherheitsaspekt gewährleistet bzw. sogar ausgebaut.
Berechtigungen Mitarbeiter/ Notarvertreter
Zur Anlage von Mitarbeitenden und deren Berechtigung für XNP folgen Sie bitte den Ausführungen in der Onlinehilfe unter Benutzerverwaltung.
Damit sich die bestellte Notarvertretung im Vertretungszeitraum in XNP anmelden und als Notarvertretung agieren kann, benötigt er Zugangsdaten, die über die Benutzerverwaltung zur Verfügung gestellt werden (also NICHT die Zugangsdaten, die im Rahmen der Anlage der Vertretung im Notarverzeichnis über die Notarkammer verteilt worden sind).
Die Berechtigung hierzu können in der neuen Benutzerverwaltung (vormals Stammdatenverzeichnis "SDV") angelegt werden (vgl. Anlegen von Mitarbeitenden). Alle erforderlichen Informationen erhalten Sie hier.
Auch der Erklärfilm zur Benutzerverwaltung hilft Ihnen hier weiter.
Signieren in XNotar
Alle wichtigen Informationen, einen Infofilm sowie Informationen zu bekannten Fehlerbildern und Lösungshinweise sowie FAQ´s zur Fernsignatur finden sie hier.
Wenn Sie als Notar/in mit Ihren Zugangsdaten/durch Signaturkarte in XNP angemeldet sind, so steht die Aktion Signieren in den Modulen von XNotar (Handelsregister, Grundbuch, Sonstige Anträge) und dem Modul Dokumente zur Verfügung.
Sind Sie als Mitarbeiter in XNP angemeldet steht diese Funktion nicht zur Verfügung, da der Mitarbeiter nicht signiert.
Anschreiben/ Vorlagen/ Beglaubigungsvermerke
Die anwendungsseitig bereitgestellten Textvorlagen für Anschreiben und Beglaubigungsvermerke können durch den Notar/ die Notarin im Bereich Einstellungen/Grundeinstellungen (Büro) für das gesamte Notarbüro dort ggf. ergänzt und geändert werden.
Darüberhinaus stehen pro XNotar-Modul (Handelsregister/Grundbuch/Sonstige Anträge) zehn Leerfelder für Textvorlagen für Anschreiben zur Verfügung, die vom Notar/der Notarin für das gesamte Notarbüro definiert werden können und dann als solche auch im Bereich der Textvorlage in den Modulen durch den jeweiligen Mitarbeitenden ergänzt und zusammengefügt werden können.
Darüberhinaus haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, eigene Vorlagen für komplette Anschreiben und eigene Beglaubigungsvermerke zu erstellen und diese für die Verwendung in den Modulen hinzuzufügen.
Eine ausführliche Beschreibung zur individuellen Anpassung der systemseitigen Textvorlagen sowie zur Erstellung von individuellen Beglaubigungsvermerken und Anschreiben finden Sie in der Onlinehilfe: Erstellen individueller Vorlagen und Beglaubigungsvermerke
Wird ein Beglaubigungsvermerk durch die in der Anwendung vorhandene Funktion "Beglaubigungsvermerk anfügen/erstellen" angefügt, so bleibt das Datum flexibel. solange der Beglaubigungsvermerk keine Signatur hat oder hatte (also eine bereits vorhandene Signatur entfernt wurde).
Fügen Sie heute den Beglaubigungsvermerk an, so erhält dieser am nächsten Tag automatisch das aktuelle Datum. Dies erfolgt systemseitig und bedarf keiner Bearbeitung/keinem Öffnen des Vorgangs.
Mit der Signatur erfolgt die endgültige Datumsetzung. Der Beglaubigungsvermerk erhält also, unabhängig davon, an welchem Tag er angefügt/erstellt wird, mit Signatur automatisch anwendungsseitig das Datum der Signatur. Ein Auseinanderfallen von Datum und Beglaubigungsvermerk und Datum der Signatur ist damit nicht möglich. Ein manuelles Setzen des Datums eines anwendungsseitig angefügten/erstellten Beglaubigungsvermerks ist nicht erforderlich.
Im Dialog „Anschreiben erstellen“ oder "Beglaubigungsvermerk anfügen" können Sie die gewünschte Textvorlage auswählen und diese im Textfeld links im Dialog einfügen und anschließend manuell bearbeiten und ergänzen.
Mit Klick in das Vorschaufenster aktualisiert sich die Vorschau entsprechend. Es werden dann die individuelle Vorlage mit dem ergänzten und individualisierten Standardvorlagetext zusammengeführt.
Versand/ beN/ Sendebestätigung - Zwischenverfügung/Nachreichung
Nach Versand Vorgangs aus den XNotar-Modulen wechselt der Status des Vorgans von Zum Versand abgegeben in Versendet.Dieser Status bedeutet, dass die Nachricht beim Intermediär des Gerichts, d. h. im Postfach des Gerichts, eingegangen ist.
Dies zu prüfen, dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
In den XNotar-Modulen:
Im Gesamtüberblick eines aus XNotar versandten Vorgangs können Sie unter beN-Nachrichtensehen, wann der Vorgang eingereicht wurde. Dieser Zeitpunkt "eingereicht am" unter beN-Nachrichten ist auch der Zeitpunkt des Eingangs des Vorgangs beim Intermediär des Gerichts. Diesen Gesamtüberblick können Sie sich in der Praxis über die Aktion PDF-Exportieren → Überblick ausdrucken und an der Stelle sofort ersehen, wann der Vorgang eingereicht wurde. Weitere Informationen erhalten Sie in unserer Onlinehilfe: Nach dem Versand: empfohlener Workflow zur Dokumentation durch den Gesamtüberblick.
Im beN:
Im beN können Sie zusätzlich unter Gesendete Elemente den versandten Vorgang sehen. Unter Gesendete Elemente werden nur Nachrichten aufgeführt, die Ihr Postfach verlassen haben und im Intermediär Gerichts eingegangen sind.
Nach dem Versand eines Vorgangs aus dem Modul Handelsregister oder Modul Grundbuch heraus, empfehlen wir Ihnen, den Gesamtüberblick des Vorgangs zur Dokumentation zu Ihren Unterlagen zu nehmen. Wählen Sie einen odere mehrere Vorgänge mit dem Status "versendet" aus und öffnen Sie den/die Gesamtüberblicke über die Aktion "Öffnen" in der jeweiligen Aktionsleiste. Anschließend können Sie den/die Gesamtüberblicke herunterladen und/oder im PDF-Viewer öffnen und ausdrucken.
Aus dem übersichtlich aufbereiteten Gesamtüberblick können Sie zügig alle wichtigen Details, insbesondere ausgehende und eingehende beN-Nachrichten zu einem Vorgang ersehen. Insbesondere können Sie den Einreichungszeitpunkt (Zeitpunkt des Eingangs beim Postfachs bei Gerichts) entnehmen. Daher eignet sich der Gesamtüberblick auch zur Dokumentation des Einreichungszeitpunkts.
Weitere Informationen zum Gesamtüberblick eines Vorgangs finden Sie hier:
Auf dem Gesamtüberblick eines Vorgangs können Sie den Einreichungszeitpunkt ersehen und diesen zur Dokumentation zu Ihren Unterlagen nehmen (s. auch die Frage: Nach dem Versand: Wie dokumentiere ich den Vorgang und den Versand?).
Eine XNotar3 vergleichbare Sendebestätigung finden Sie im beN. Sie können die Sendebestätigung öffnen und drucken, als auch herunterladen zur lokalen Speicherung.
Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:
Aus dem XNotar-Modul:
- Sie wählen einen Vorgang im Status "Versendet" aus und klicken auf die Aktion "Öffnen" in der Aktionsleiste.
- Am Ende des dadurch geöffneten Gesamtüberblicks finden Sie unter dem Bereich "beN-Nachrichten" sowohl das Einreichungsdatum beim Postfach des Gerichts sowie darunter den Link auf die entsprechende beN-Nachricht.
- Sie klicken auf den Link der Nachricht.
- Klick Exportieren auf der Aktionsleiste, dort Auswahl Eingangsbestätigung.
- Sie haben nun die Möglichkeit, die Eingangsbestätigung (Sendebestätigung) zu öffnen und anschließend zu drucken, oder lokal herunterzuladen.
Im beN:
- Sie gehen in das Modul beN.
- Dort wählen Sie den Bereich "Gesendete Elemente".
- Dort wählen Sie eine oder mehrere Nachricht/en aus, deren Sendebestätigung ("Eingangsbestätigung") Sie drucken möchten.
- Klick Exportieren auf der Aktionsleiste, dort Auswahl Eingangsbestätigung.
- Sie haben nun die Möglichkeit, die Eingangsbestätigung (Sendebestätigung) zu öffnen und anschließend zu drucken, oder lokal herunterzuladen.
Jeder Mitarbeiter, dem die beN-PIN bekannt ist, kann über seinen Mitarbeiter-Account die Nachrichten aus dem Postfach abrufen und weiterverarbeiten. Diese Schritte müssen nicht zwingend vom Notar ausgeführt werden. Es kann auch über das Zusammenspiel von XNotar-Modulen und beN eine Arbeitsteilung im Notarbüro erfolgen.
Das Prinzip der Anwendung sieht vor, dass Vorgänge erst nach Rückmeldung durch das Gericht „abgeschlossen“ werden.
Ein Vorgang wird mit Klick auf „Versenden“ zuerst in den Status „Zum Versand abgegeben“ versetzt, nach Versand durch beN in den Status „Versendet“. Der Vorgang bleibt dann solange im Status „Versendet“, bis vom Gericht zum entsprechenden Vorgang eine Antwort im beN eingeht.
Mit Eingang der Antwort des Gerichts ändert sich der Status des Vorgangs auf „Rückmeldung prüfen“. Danach kann er vom Mitarbeitenden geprüft werden und im Anschluss durch die Aktion „Abschließen“ geschlossen werden.
Weitere Informationen zum Prozessablauf nach Status erhalten Sie hier: Prozessablauf nach Status,
Wie bei den Registeranmeldungen oder Grundbuchanträgen selbst, müssen dem Empfänger auch bei Antworten auf Zwischenverfügungen oder beim Nachreichen von Dokumenten, die von der Justiz vorgegebenen strukturierten Daten übermittelt werden, damit die Nachricht dort korrekt eingeht und weiterverarbeitet werden kann. Um das zu gewährleisten sind auch Antworten auf Zwischenverfügungen/Nachreichungen von Dokumenten im jeweiligen XNotar-Modul anzulegen und über dieses zu versenden.
Hierfür kann der Ursprungsvorgang dupliziert werden, um die Basisdaten nicht erneut eingeben zu müssen. Die Antwort bzw. die nachzureichenden Unterlagen können dann einfach in dem duplizierten Vorgang hinzugefügt werden. Bei der Nutzung der Funktion Duplizieren können Sie auswählen, ob sie alle oder nur einzelne Inhalte duplizieren möchten.
Auch bei Antworten auf Zwischenverfügungen oder beim Nachreichen von Dokumenten müssen dem Empfänger, insbesondere den Registergerichten und Grundbuchämtern, die von der Justiz vorgegebenen strukturierten Daten übermittelt werden, damit die Nachricht dort korrekt eingeht und weiterverarbeitet werden kann. Um das zu gewährleisten sind auch Antworten auf Zwischenverfügungen/Nachreichungen von Dokumenten im jeweiligen XNotar-Modul anzulegen und über dieses zu versenden.
Hierfür kann der Ursprungsvorgang dupliziert werden, um die Basisdaten nicht erneut eingeben zu müssen:
Die Antwort bzw. die nachzureichenden Unterlagen können dann einfach in dem duplizierten Vorgang hinzugefügt werden. Bei der Nutzung der Funktion Duplizieren können Sie auswählen, ob sie alle oder nur einzelne Inhalte duplizieren möchten.
Hinweise / Benachrichtigungen
Die Ursache dieses Fehlerhinweises kann in den Interneteinstellungen in der Liste der System-Proxy-Ausnahmen liegen. Detaillierte Informationen erhalten Sie in der Onlinehilfe bei Proxy-Servern: FAQ
Das vollständige Ausschalten der Benachrichtigungen ist nicht möglich. Die Dauer der Anzeige kann aber in den Einstellungen individuell bestimmt werden, siehe Onlinehilfe bei Meine Einstellungen (Nutzer).
In Sachsen sind nur das deutsche Alphabet inkl. Umlauten und ß, die Ziffern 0 - 9 sowie Schräg-, Binde- und Unterstrich erlaubt.
Unzulässige Zeichen müssen aus dem Feld Aktenzeichen/UVZ-Nr. entfernt werden.
Schnittstelle/ Import usw.
Tatsächlich wurden keine Schnittstellen abgeschafft; lediglich der Anstoßpunkt für die Datenübertragung über die Schnittstellen ist ein anderer:
Bei XNotar 3 konnte der Import aus der Notarsoftware heraus (durch einen sog. parametrisierten Aufruf von XNotar 3) angestoßen werden. Die Daten wurden also gewissermaßen im „Push“-Verfahren von der Notarsoftware in Richtung XNotar 3 übergeben. Demgegenüber holt sich XNP-XNotar die Daten gewissermaßen im „Pull-Verfahren“ von dem Ort im Dateisystem ab, an dem die Notarsoftware die Daten abgelegt hat. Der Import wird also aus XNP-XNotar heraus ausgelöst.
Die Schnittstellen als solche sind dabei im Wesentlichen unverändert geblieben, sodass in XNP-XNotar nach Umfang und Inhalt dieselben Datensätze importiert werden können wie bei XNotar 3.
Die Veränderung des Anstoßpunktes für den Import ist wiederum eine Folge der webbasierten Natur von XNP-XNotar. Durch den Wegfall einer lokalen ausführbaren Datei („XNotar.exe“) kann es keinen parametrisierten Aufruf von XNotar durch die Notarsoftware mehr geben. Dass der Import aus XNP-XNotar heraus erfolgt, ist u.E. auch ein folgerichtiges Bedienkonzept. XNP ist darauf angelegt, während des gesamten Arbeitstags gestartet zu bleiben, und wird mit dem elektronischen Urkundenarchiv eine zentrale Rolle in den Notarbüros einnehmen.
Eine Beschreibung der Importfunktion findet sich in unserer Onlinehilfe unter Lokal gespeicherte Registeranmeldung nach XNotar-HR importieren und analog für das Grundbuchmodul unterlokal gespeicherten Grundbuchantrag in das Modul Grundbuch importieren
Auf die in der vorhergehenden Frage beschriebene Änderung hat die Bundesnotarkammer die Notarsoftwarehersteller im Januar 2020 hingewiesen. Um sicher zu gehen, dass die Datenübernahme korrekt umgesetzt ist, benötigen Notarsoftwarehersteller die Dokumentation zu den Anforderungen an den Import, die die Bundesnotarkammer in ihrem nur für Softwarehersteller zugänglichen Angebot unter softwarehersteller.bnotk.de bereitstellt.
Inhaltlich hat sich die Prüfung auf XJustiz-Standardkonformität beim Import gegenüber XNotar 3 nicht wesentlich geändert. Sie ist lediglich etwas strenger geworden, um sicherzustellen, dass ausschließlich valide Daten von XNP-XNotar an die Gerichte weitergeleitet werden.
Für die Anbindung von Schnittstellen zu den von der Bundesnotarkammer entwickelten Fachverfahren stellen wir Ihnen ab sofort eine spezielle Referenzumgebung, die so genannte EDU-Umgebung, bereit. In dieser haben Sie die Möglichkeit, die Anbindung zu testen. Für die Fachverfahren XNotar und die Module des Urkundenarchivs beinhaltet dies den Test der Upload-Schnittstellen an der Nutzeroberfläche. Zu der EDU-Umgebung können Sie über ein spezielles virtuelles privates Netzwerk (VPN) Zugang erlangen, das wir Ihnen zu diesem Zweck bereitstellen.
Für die Referenzumgebung müssen wir mit Ihnen eine Nutzungsvereinbarung schließen, die Sie unterzeichnet und gescannt an uns zurückzusenden. Im Anschluss werden wir Ihnen die Zugänge einrichten. Zudem erhalten Sie von uns einen speziellen XNP-Client für die Referenzumgebung, den Sie für XNotar und das Elektronische Urkundenarchiv benötigen, sowie einen Nutzer-Account für die Fachanwendungen. Für weitere Fachverfahren bzw. die produktive Nutzung der Schnittstellen der BNotK gelten ggf. zusätzliche Nutzungsvoraussetzungen, die Sie fachverfahrenspezifisch bei Bedarf beantragen können (bspw. beN-Schnittstellen, ZVR-Schnittstellen).
Bitte beachten Sie, dass wir Ihnen die Fachverfahren nicht zum Zwecke eines vollständigen Nutzertests bereitstellen, sondern zur Verifikation Ihrer Anbindung der angebotenen Schnittstellen. Daher ist es möglich, dass Sie nicht alle Funktionen der Fachanwendungen fehlerfrei bzw. vollständig ausführen können. Dies kann bspw. durch einen nicht vollständigen Implementierungsstand oder das Fehlen einer Signaturkarte für die Funktionsausführung auf Ihrer Seite hervorgerufen werden. Auch beinhaltet die EDU-Umgebung nicht die vollständige Anwendungslandschaft der BNotK. Bitte sehen Sie in diesem Fall von Anfragen bei unserem Support ab. Die für Ihren Zweck relevanten Hilfestellungen finden Sie in den aktuellen Onlinehilfen, bspw. https://onlinehilfe.bnotk.de. Für das zukünftige Elektronische Urkundenarchiv haben wir die für Sie relevanten Handhabungsinformationen hier bereit gestellt: https://technik.bnotk.de
Um die Referenzumgebung ab sofort nutzen zu können, laden Sie bitte die Nutzungsvereinbarung aus dem Anhang herunter, unterschreiben und scannen sie und senden sie an edu-support@bnotk.de.
Bitte wenden Sie sich mit allen Fragen zum Zugang ausschließlich an edu-support@bnotk.de. Fragen zur Schnittstellenfunktion der jeweiligen Applikation gehen an softwarehersteller@bnotk.de und werden von dort an die Produktmanager der Anwendungen verteilt.
Die Bundesnotarkammer wird XNP-XNotar laufend weiterentwickeln, um Komfort und Effizienz der Benutzung in der Praxis zu verbessern. Dabei müssen wir um Verständnis der Kolleginnen und Kollegen bitten, dass wir nicht jede Anregung kurzfristig umsetzen können. Wir müssen selbstverständlich viele uns erreichende, häufig gegensätzliche Anregungen prüfen und sicherstellen, dass die Weiterentwicklung einem schlüssigen und in sich stimmigen Konzept folgt.
Im Rahmen dieser Weiterentwicklung von XNP-XNotar werden wir aufgrund der großen Bedeutung für die Praxis auch Optionen zur Komfortsteigerung bei der Datenübernahme prüfen.
Eine Schnittstelle in der Form, dass XNP und die Module von XNotar direkt aus der Notarsoftware aufgerufen werden kann, gibt es nicht.
Sie haben aber dennoch die Möglichkeit des Imports von mit einer Notarsoftware generierten Anmeldungen/Anträgen in entsprechender Verzeichnisstruktur. Die durch die Notariatssoftware generierten und lokal gespeicherten Vorgänge können durch die Aktion „Importieren“ in die XNP-XNotar-Module importiert werden.
Siehe hierzu auch
- Integration mit weiteren Notariatsanwendungen (für Notariatssoftwarehersteller)
- für die fachliche Funktionsweise der Module Handelsregister und Grundbuch: Lokal gespeicherte Registeranmeldung nach XNotar-HR importieren und Lokal gespeicherten Grundbuchantrag nach XNotar-GB importieren
Die direkte Möglichkeit zur Änderung der/des Notar/in während Erstellung und nach dem Abschluss eines Vorgangs besteht nicht. Jedoch kann über Funktion "Für Amtstätigkeitsänderung exportieren" und anschließend über die Funktion "Für Amtstätigkeitsänderung importieren" der Vorgang auf eine/n andere/n Notar/in übertragen werden.
Um einen Vorgang bei Amtstätigkeitsänderung zu übertragen, müssen Sie
- zuerst die Funktionen für Import und Export freischalten,
- den zu übertragenden Vorgang exportieren und der Notarin oder dem Notar, die oder der die Amtstätigkeitsnachfolge antritt, ggf. übermitteln.
- Im Anschluss kann der Vorgang für die Amtstätigkeit der Amtsnachfolgerin/des Amtsnachfolgers importiert werden.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie hier:
Für das Modul Handelsregister: Export/Import bei Amtstätigkeitsänderung
Für das Modul Grundbuch: Export/Import bei Amtstätigkeitsänderung
Für das Modul Sonstige Anträge: Export/Import bei Amtstätigkeitsänderung
Sonstige
Elektronische Dokumente zum Handelsregister sind ab dem 1. August 2022 „in einem maschinenlesbaren und durchsuchbaren Datenformat“ einzureichen.
Wie Sie maschinenlesbare PDF-Dateien erstellen, können Sie den Empfehlungen der Bundesnotarkammer im Rundschreiben der Bundesnotarkammer Nr. 15/2021 vom 17.11.2021 entnehmen.
Die ursprünglich sehr strenge PDF/A-1b-Konvertierung für die Verwendung von Dokumenten in den XNotar-Modulen wurde zwischenzeitlich "aufgeweicht".
Im Bereich des Dialogs zum Hochladen einer Datei können Sie nun entscheiden, ob Sie
• das Ursprungsformat beibehalten wollen (in diesem Fall muss im Dialog keine Aktion angestoßen werden)
• das Ursprungsformat in das Format PDF/A-1b konvertieren möchten (in diesem Fall muss im Dialog die Checkbox
"Das Dokument soll nach PDF/A-1b konvertiert werden" aktiviert werden).
Hierbei gilt:
→ für PDF-Dateien: Entscheiden Sie sich gegen ein Konvertieren in PDF/A-1b so behält die Datei ihr Ursprungs-PDF-Format über die gesamte Weiterbearbeitung, also auch bei Anfügen eines Beglaubigungsvermerks und/oder bearbeiten des Dokuments im PDF-Viewer (Seiten löschen, einfügen etc.).
→ für TIF-Dateien: Entscheiden Sie sich gegen ein Konvertieren in PDF/A-1b so behält die Datei ihr Ursprungs-TIFF-Format, aber nur solange Sie diese nicht bearbeiten. Hochgeladene TIFF-Dateien werden bei Anfügen eines Beglaubigungsvermerks und/oder bearbeiten des Dokuments im PDF-Viewer (Seiten löschen, einfügen etc.) weiterhin systemseitig in das PDF/A-1b konvertiert.
TIF-Dateien, die Sie nicht durch Anfügen eines Vermerks oder andere Aktionen bearbeiten, oder signierte TIFF-Dateien, die Sie nicht verändern, behalten das Ursprungsformat.
Entscheiden Sie sich gegen ein Konvertieren in das PDF/A-1b-Format, werden Sie auch bei Einstieg in die Signaturmappe nochmal darauf hingewiesen, dass das Format nicht PDF/A-1b-konform ist, können aber auch dort erneut das Konvertieren überspringen.
Hinweis: Im Rahmen der Nutzung von XNotar und im Elektronischen Rechtsverkehr gibt es derzeit keine Anwendungsfälle, die ein Konvertieren von PDF-Dokumenten in PDF/A-1b zwingend erfordern. Es obliegt daher Ihrem eigenen Ermessen, zu konvertieren oder nicht.
Das Kopieren und Einfügen (copy & paste) ist in allen Modulen von XNotar über die Tastatur (Strg + C und dann Strg + V) sowie über die rechte Maustaste möglich.
Softwareverbünde bei der Justiz
Der Umfang der an die Grundbücher zu übermittelnden Strukturdaten ist abhängig davon, welche Software auf Seiten der Justiz für die Bearbeitung der Grundbuchanträge eingesetzt wird. Sh. hierzu auch die "Bundeslandspezifischen Anforderungen".
Es gibt derzeit zwei Softwareverbünde auf Seiten der Justiz:
- FOLIA/EGB (eingesetzt in Baden-Württemberg und Schleswig-Holstein)
- SolumSTAR (übrige Bundesländer)
FOLIA/EGB - Schleswig-Holstein und Baden-Württemberg
Folia/EGB verarbeitet im Wesentlichen die Dokumente für die elektronische Grundakte.
Verarbeitet werden:
- Angaben zum Einreicher - erfolgt automatisch in XNotar
- Grundbuchstellen (Grundbuchamt/Grundbuchbezirk/Grundbuchblatt-Nrn.)
- Dokumentangaben (Dokumentdatum, Dokumentart)
SolumSTAR - Sachsen; Rheinland-Pfalz und künftige weitere Bundesländer
Mit SolumSTAR werden die übermittelten Daten auch für den Grundbucheintrag verwendet.
Verarbeitet werden:
- Angaben zum Einreicher - erfolgt automatisch in XNotar
- Grundbuchstellen (Grundbuchamt/Grundbuchbezirk/Grundbuchblatt-Nrn.)
- Antragsarten (Auflassungsvormerkung, Grundschuld etc.)
- einzelne Inhalte zu den Antragsarten (z. B. Grundschuldbetrag, Zinsen, Rangvermerke)
- Angaben zu Beteiligten (Berechtigte, Eigentümer, Gläubiger etc.)
- Dokumentendaten (Dokumentdatum, Dokumentart etc.)
Umsetzung IM Modul grundbuch
Im Modul Grundbuch erfassen Sie zunächst das betreffende Bundesland.
Für die Bundesländer Baden-Württemberg und Schleswig-Holstein werden die Karteikarten
- Anträge
- Beteiligte
ausgeblendet.