Das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) trat am 1. August 2022 in Kraft. Damit ist auch die Möglichkeit der Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur eingeführt worden. § 40a BeurkG enthält seit dem 1. August 2022 eine Regelung zur Beglaubigung qualifizierter elektronischer Signaturen.

Diese gesetztliche Grundlage ermöglicht neben der Online-Beglaubigung auch die – praktisch wohl eher seltene – Präsenzbeglaubigung, also die Beglaubigung qualifizierter elektronischer Signaturen, die in Gegenwart der Notarin oder des Notars anerkannt worden sind.

Bei der Präsenzbeglaubigung übermittelt ein Beteiligter ein von ihm qualifiziert elektronisch signiertes Ausgangsdokument und erkennt seine Signatur dann in einem Präsenztermin an. Die Notarin oder der Notar prüft die angebrachte Signatur und dokumentiert das Prüfungsergebnis im Beglaubigungsvermerk, § 39a Abs. 3 Satz 1 BeurkG. Der Beglaubigungsvermerk ist von der Notarin oder dem Notar qualifiziert elektronisch zu signieren.

Die NotarNet GmbH stellt zum 1. Oktober 2022 ein neues XNP-Modul „Präsenzbeglaubigung“ zur Verfügung, um Sie hier in der Praxis im Rahmen der Urkundsgewährungspflicht zu unterstützen.

Das Modul ist ein Teil des Produkts XNotar, welches für XNotar-Kunden im Produktumfang enthalten sein wird. Die NotarNet GmbH hat im Juni 2022 über die damit verbundene Preisanpassung informiert.

In Anbetracht der Urkundsgewährungspflicht kann dieses Modul aber auch ohne die weiteren XNotar-Module (Handelsregister, Grundbuch, Sonstige Anträge) unter https://notarnet.de/produktegesondert erworben werden.

Weiterführende Hinweise und Informationen finden Sie in unserer Onlinehilfe zum Modul Präsenzbeglaubigung.

Das bereitgestellte Modul unterstützt Sie bei der Erstellung einer Präsenzbeglaubigung im Wesentlichen wie folgt:

• Zuerst werden Grunddaten, insbesondere die UVZ-Nr., und die Beteiligtendaten erfasst.
• Anschließend wird das Ausgangsdokument hochgeladen. Systemseitig wird beim Hochladen ein Prüfprotokoll erstellt. Mit diesem kann die Gültigkeit der angebrachten qualifiziert elektronischen Signatur und die namentliche Übereinstimmung des im Signaturzertifikat ausgewiesenen Zertifikatsinhabers mit dem erschienenen Beteiligten geprüft werden.
• Sodann kann der Beglaubigungsvermerk vorbereitet werden. Das Modul enthält eine Standardvorlage, die sowohl die Dokumentation des Signaturprüfungsergebnisses enthält als auch den kryptografischen Bezug zu dem Ausgangsdokument herstellt, indem der kryptografische  Fingerabdruck des Ausgangsdokuments (Hashwert) automatisch ausgelesen und genannt wird.
• Schließlich kann der Beglaubigungsvermerk qualifiziert elektronisch signiert werden

Weiterführende Hinweise und Informationen finden Sie in unserer Onlinehilfe zum Modul Präsenzbeglaubigung.

Denkbar ist beispielsweise, dass ein WEG-Verwalter seine nach § 12 WEG erforderliche Zustimmung zur Veräußerung von Wohnungseigentum im Bezirk eines Grundbuchamts, zu dem der elektronische Rechtsverkehr eröffnet ist, nicht unterschreibt, sondern qualifiziert elektronisch signiert, dann per Mail an das Notarbüro übersendet und anschließend in einem Beglaubigungstermin im Notarbüro die von ihm erstellte qualifizierte elektronische Signatur anerkennt.

Eine beglaubigte Abschrift der elektronischen Vermerkurkunde kann dann im elektronischen Rechtsverkehr mit dem Grundbuchamt ohne Medienbruch verwendet werden, das Einscannen einer papierförmig errichteten Urkunde wäre nicht mehr erforderlich.

Die Präsenzbeglaubigung unterliegt als Urkundstätigkeit der Urkundsgewährungspflicht gemäß § 15 Abs. 1 Satz 1 BNotO. Sie darf nur mit ausreichendem Grund verweigert werden. Nach Ansicht der Geschäftsstelle der Bundesnotarkammer kann ein ausreichender Grund in einem überwiegenden Interesse am Schutz der eigenen IT-Systeme liegen, weil die signierte Datei zur Prüfung von Ablehnungsgründen grundsätzlich geöffnet werden muss, § 40a Abs. 4 Satz 1 i.V.m. § 40 Abs. 2 BeurkG.

Die Wahrung der IT-Sicherheit hat allerdings keinen absoluten Vorrang gegenüber der Urkundsgewährungspflicht. Vor einer Ablehnung der Urkundstätigkeit muss vielmehr geprüft werden, ob ein Schutz der IT-Systeme nicht auf einem anderen, zumutbaren Weg möglich ist. Dabei dürften folgende Grundsätze zu beachten sein:

• Die Verwendung fremder Datenträger, insbesondere USB-Sticks, an den eigenen IT-Systemen darf abgelehnt werden, wenn der Datenträger nicht an einem gesonderten, vom Rest der Systeme abgetrennten PC mit einer entsprechenden Software auf seine Sicherheit überprüft werden kann. Eine Pflicht, diese Voraussetzungen zu schaffen, besteht nicht, da es den Beteiligten zuzumuten ist, das Dokument auf elektronischem Weg zu übermitteln.
• Besonders gefährliche Dateiformate, insbesondere ausführbare Dateien wie beispielsweise .exe, .cmd oder .bat, können abgelehnt werden.
• Gängige Dateiformate, die nicht besonders gefährlich sind, wie insbesondere .pdf-Dateien, müssen grundsätzlich angenommen werden, wenngleich es keine per se sicheren Dateiformate gibt. Als milderes Mittel dürfte hier stets eine Untersuchung der Datei mittels eines Viren-Scanners vorzunehmen sein. Etwas anderes gilt allenfalls, wenn die Datei selbst einen auffälligen, beispielsweise kryptischen Namen trägt oder sonstige Umstände des konkreten Einzelfalls begründete Zweifel an deren Sicherheit erzeugen. Das von Word-Dateien ausgehende Risiko kann ferner durch die Deaktivierung von Office-Makros verringert werden.

Die Vermerkurkunde, bestehend aus dem Ausgangsdokument und dem Beglaubigungsvermerk, ist im Urkundenverzeichnis einzutragen und unter den Voraussetzungen des § 45b Abs. 2 BeurkG in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren.

Die Vermerkurkunde kann darüber hinaus Im elektronischen Rechtsverkehr insbesondere mit den Registergerichten und Grundbuchämtern verwendet werden.

Die Präsenzbeglaubigung ist gemäß § 7 Abs. 1 Nr. 4 lit. a) NotAktVV mit einer eigenen Urkundenverzeichnisnummer (UVZ-Nr.) im Urkundenverzeichnis einzutragen:

• Dabei ist die UVZ-Nr., die gemäß § 3 Abs. 3 Satz 1 und Satz 2 NotAktVV zwingend in dem Beglaubigungsvermerk enthalten sein muss, aus technischen Gründen anzubringen, bevor die Notarin oder der Notar den Beglaubigungsvermerk qualifiziert elektronisch signiert. Nach der Signatur ist die Veränderung des signierten Dokuments nicht mehr möglich, weil die Integrität und Authentizität des signierten Dokuments gewährleistet sein muss.
• Alle Amtshandlungen sind gemäß § 8 Abs. 2 Satz 1 NotAktVV nur in der Reihenfolge des Datums ihrer Vornahme in das Urkundenverzeichnis einzutragen. Das heißt, dass beispielsweise zehn Amtshandlungen am ersten Werktag des Jahres zwar die UVZ-Nrn. 1 bis 10 erhalten müssen, die Reihenfolge innerhalb der Amtshandlungen desselben Tages aber beliebig gewählt werden kann. Die Vornahme der Amtshandlung erfolgt bei der Präsenzbeglaubigung im Zeitpunkt der Anbringung der notariellen Signatur. Es bietet sich deshalb an, die UVZ-Nr. erst unmittelbar vor dem Signieren zu vergeben, um zu gewährleisten, dass die angebrachte UVZ-Nr. dem Tag der Vornahme der Amtshandlung entspricht.
• Sollte die vergebene UVZ-Nr. versehentlich nicht dem Datum der Vornahme des Amtsgeschäfts entsprechen, beispielsweise weil die notarielle Signatur wider Erwarten erst einen oder mehrere Tage später angebracht wurde als gedacht, sollte eine Bemerkung im Urkundenverzeichnis aufgenommen werden, dass die UVZ-Nr. abweichend von § 8 Abs. 2 NotAktVV versehentlich nicht dem Datum der Amtshandlung entspricht.
• Als Urkundenart muss gemäß § 14 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und Nr. 2 NotAktVV die Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur mit bzw. ohne Entwurf ausgewählt werden.

Ein nach § 39a BeurkG erstelltes elektronisches Dokument bleibt gemäß § 45b Abs. 2 Satz 1 BeurkG nur dann in der Verwahrung des Notars, wenn die Verwahrung verlangt wird. Dabei ist zu beachten, dass bei einer Präsenzbeglaubigung im Ergebnis zwei zu verwahrende PDF-Dokumente entstehen:

Zum einen das von dem Beteiligten signierte Ausgangsdokument und zum anderen der notariell signierte Beglaubigungsvermerk, der auf das Ausgangsdokument kryptografisch Bezug nimmt. Die Verwahrung kann gemäß § 45b Abs. 2 Satz 2 BeurkG nur verlangt werden, wenn das Ausgangsdokument den nach § 35 Abs. 4 NotAktVV zu beachtenden Vorgaben für die Einstellung elektronischer Dokumente in die elektronische Urkundensammlung entspricht. Es muss sich deshalb um eine für die Langzeitarchivierung geeignete Variante des PDF-Formats handeln (PDF/A-Format). Sofern das Ausgangsdokument vom Notar entworfen wurde, muss gemäß § 31 Abs. 1 Nr. 5 lit. b) NotAktVV aber unabhängig von den Voraussetzungen des § 45b Abs. 2 Satz 1 und Satz 2 BeurkG mindestens ein einfacher Ausdruck beider Dokumente in der papierförmigen Urkundensammlung verwahrt werden und gemäß § 34 Abs. 1 und Abs. 2 NotAktVV dann wiederum in der elektronischen Urkundensammlung eine einfache elektronische Abschrift oder eine elektronische Fassung des einfachen Ausdrucks.

Liegen die Voraussetzungen des § 45b Abs. 2 Satz 1 und Satz 2 BeurkG vor, sind die im Zuge der Präsenzbeglaubigung elektronisch erstellten Dokumente gemäß § 34 Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 NotAktVV in der elektronischen Form unmittelbar in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren. Der notariell signierte Beglaubigungsvermerk sollte als „Hauptdokument“, das Ausgangsdokument als „Sonstiges Dokument“ in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden. Mit der Archivierung in der elektronischen Urkundensammlung gilt die dort verwahrte Urkunde als elektronische Urschrift gemäß § 45 Abs. 3 BeurkG. In der papierförmigen Urkundensammlung ist gemäß § 31 Abs. 1 Nr. 5 lit. a NotAktVV ein beglaubigter Ausdruck beider Dokumente zu verwahren. Es genügt eine gemeinsame Beglaubigung der zusammengehörenden Dokumente.

Gemäß § 45b Abs. 2 Satz 3 BeurkG können elektronische Vervielfältigungen der elektronischen Vermerkurkunde ausgehändigt und damit grundsätzlich auch unmittelbar, das heißt ohne die Erstellung einer beglaubigten Abschrift, in den elektronischen Rechtsverkehr – zum Beispiel mit den Registergerichten oder den Grundbuchämtern – gegeben werden.

Allerdings kann die Tatsache, dass die Präsenzbeglaubigung aus mehreren Dokumenten mit mehreren qualifizierten elektronischen Signaturen und einem kryptografischen Bezug nach § 39a Abs. 4 BeurkG besteht, zu Problemen im elektronischen Rechtsverkehr insbesondere mit den Registergerichten und den Grundbuchämtern führen. Es empfiehlt sich deshalb dringend, im Elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten auch insoweit nur elektronisch beglaubigte Abschriften zu übermitteln. Diese Abschriften bestehen dann aus nur einem zusammengeführten PDF-Dokument mit nur einer notariellen Signatur. Der Beglaubigungsvermerk soll gemäß § 42 Abs. 4 Satz 2, § 39 Abs. 3 Satz 2 BeurkG die Angabe enthalten, dass das elektronische Ausgangsdokument eine gültige qualifizierte elektronische Signatur eines Notars enthält. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung der elektronisch beglaubigten Abschrift in einem XNotar-Modul (Handelsregister, Grundbuch und Sonstige Anträge) finden Sie in der Onlinehilfe.

Bei der Online-Beglaubigung wird die qualifizierte elektronische Signatur mittels des von der Bundesnotarkammer betriebenen Videokommunikationssystems anerkannt, also in einer Videokonferenz. Die Online-Beglaubigung kann gemäß § 40a Abs. 1 Satz 2 BeurkG allerdings nur erfolgen, soweit dies durch Gesetz zugelassen ist. Hier gibt es also einen beschränkten, durch das Gesetz bestimmten sachlichen Anwendungsbereich. Dieser ist insbesondere gemäß § 12 Abs. 1 Satz 2 HGB für Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister eröffnet. Bei der Online-Beglaubigung werden die qualifizierten elektronischen Signaturen der Beteiligten außerdem im (virtuellen) Beisein des Notars unmittelbar durch die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer als Vertrauensdiensteanbieter erzeugt, so dass keine Zweifel an der Integrität des signierten Dokuments oder an der Zuordnung der Signatur zu der Person, die diese anerkennt, bestehen können. Deshalb ist hier gemäß § 40a Abs. 3 BeurkG eine Signaturprüfung und eine Dokumentation des Prüfungsergebnisses gemäß § 39a Abs. 3 BeurkG nicht erforderlich. Schließlich ist bei der Online-Beglaubigung der Beglaubigungsvermerk in dem von den Beteiligten zu signierenden Ausgangsdokument (z.B. der Handelsregisteranmeldung) direkt mit enthalten, so dass das Erfordernis der Herstellung eines kryptografischen Bezugs nach § 39a Abs. 4 BeurkG entfällt.

Bei der Präsenzbeglaubigung erzeugen die Beteiligten die qualifizierten elektronischen Signaturen ohne Beisein des Notars im Vorfeld des Beglaubigungstermins durch eine dafür am Markt existierende Software. Dann übermitteln sie dem Notar das signierte Dokument und erkennen ihre Signatur in einem Präsenztermin im Notarbüro an. Der sachliche Anwendungsbereich der Präsenzbeglaubigung unterliegt keinen Einschränkungen. Da die qualifizierten elektronischen Signaturen aber ohne Beisein des Notars und außerhalb des von der Bundesnotarkammer betriebenen Systems, müssen die Signaturen hier überprüft und das Prüfungsergebnis dokumentiert werden (§ 39a BeurkG). Außerdem kann der Beglaubigungsvermerk aus technischen Gründen nicht in das Ausgangsdokument integriert werden, weil dieses bereits qualifiziert elektronisch signiert ist und deshalb nicht mehr verändert werden kann, ohne die Signaturen ungültig zu machen. Deshalb muss hier der kryptografische Bezug nach § 39a Abs. 4 BeurkG hergestellt werden.

Die Personensuche im Bereich der Karteikarte Beteiligte (wie Sie sie ggf. aus anderen XNotar-Modulen kennen) steht im Modul Präsenzbeglaubigung derzeit nicht zur Verfügung.

Sie können das Ausgangsdokument erneut hochladen. Alle nachfolgenden Schritte (Präsenzbeglaubigungsvermerk vorbereiten und signieren) müssen wiederholt werden.

Wenn ein bereits erstellter Beglaubigungsvermerk nachträglich geändert werden soll, können Sie nochmals die Aktion Präsenzbeglaubigungsvermerk vorbereiten in der Aktionsleiste wählen. Anschließend öffnet sich wieder der Editor zur Erstellung des Beglaubigungsvermerks und Sie können die gewünschten Änderungen am Beglaubigungstext vornehmen und mit Anfügen übernehmen.

Die Präsenzbeglaubigung ist gemäß § 7 Abs. 1 Nr. 4 a) NotAktVV mit einer eigenen Urkundenverzeichnisnummer (UVZ-Nr.) im Urkundenverzeichnis einzutragen.

Zu beachten ist weiter, dass die UVZ-Nr., die gemäß § 3 Abs. 3 Satz 1 und Satz 2 NotAktVV zwingend in dem Präsenzbeglaubigungsvermerk enthalten sein muss, aus technischen Gründen anzubringen ist, bevor die Notarin oder der Notar den Präsenzbeglaubigungsvermerk qualifiziert elektronisch signiert. Nach der Signatur ist die Veränderung des signierten Dokuments nicht mehr möglich, weil die Integrität und Authentizität des signierten Dokuments gewährleistet sein muss. Gleichzeitig hat die UVZ-Nr. im Hinblick auf ihre laufende Nummer gemäß § 8 Abs. 2 NotAktVV dem Datum der Vornahme der Amtshandlung (Anbringung der notariellen Signatur) zu entsprechen. Es bietet sich deshalb an, die UVZ-Nr. unmittelbar vor der Signatur durch die Notarin oder den Notar zu vergeben. Sollte die UVZ-Nr. versehentlich nicht dem Datum der Vornahme des Amtsgeschäfts entsprechen, beispielsweise weil die notarielle Signatur wider Erwarten erst einen oder mehrere Tage später angebracht wurde als gedacht, kann eine Bemerkung im Urkundenverzeichnis aufgenommen werden, dass die UVZ-Nr. abweichend von § 8 Abs. 2 NotAktVV versehentlich nicht dem Datum der Amtshandlung entspricht.

Gebührenrechtlich wird die Präsenzbeglaubigung wie eine Unterschriftsbeglaubigung behandelt. Insbesondere lautet der Gebührentatbestand KV-Nr. 25100 GNotKG seit dem 1. August 2022 „Beglaubigung einer Unterschrift, eines Handzeichens oder einer qualifizierten elektronischen Signatur“. Anders als für die Online-Beglaubigung mittels des von der Bundesnotarkammer betriebenen Videokommunikationssystems (vgl. KV-Nr. 32016 GNotKG) fallen für die Präsenzbeglaubigung keine besonderen Auslagen an. Bei der Präsenzbeglaubigung werden unmittelbar auch keine XML-Strukturdaten erzeugt, die abzurechnen wären.

Mit dem Gesetz zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten gilt ab dem 1. Januar 2022 § 14b FamFG. Hiernach sollen Notarinnen und Notare sämtliche Anträge und Erklärungen als elektronisches Dokument übermitteln, wenn sie sich an ein Gericht in einem Verfahren wenden, welches dem FamFG als Verfahrensordnung folgt (§ 14b Abs. 2 Satz 1 FamFG). Zwingend schriftlich einzureichenden Anträge und Erklärungen im FamFG-Verfahren müssen künftig als elektronisches Dokument übermittelt werden (§ 14 b Abs. 1 Satz 1 FamFG). Diese elektronischen Dokumente müssen dabei gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 FamFG den technischen Anforderungen der ERVV (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung) genügen. Insbesondere soll hiernach einem elektronischen Dokument gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 FamFG i.V.m. § 2 Abs. 3 ERVV ein strukturierter maschinenlesbarer Datensatz im XJustiz-Format beigefügt werden.

Um Sie bei der Erfüllung der durch die Einfügung von §14b FamFG entstehenden Anforderungen unter Beachtung der Erfordernisse der ERVV zu unterstützen, wird das weitere XNotar-Modul Sonstige Anträge bereitgestellt.

Mit dem Modul Sonstige Anträge ist es möglich, sonstige Anträge, insbesondere aus den Bereichen

• Familienrecht (z. B. Antrag auf Erteilung einer familiengerichtlichen Genehmigung)
• Nachlassrecht (z.B. Antrag auf Erteilung eines Erbscheines; bitte übermitteln Sie jedoch keinesfalls Erbausschlagungserklärungenelektronisch an das Nachlassgericht, vgl. hierzu das Rundschreiben Nr. 15/21 der Bundesnotarkammer vom 17. November 2021))
• Betreuungsrecht (z. B. Antrag auf Erteilung einer betreuungsgerichtlichen Genehmigung)

in elektronischer Form an die Amtsgerichte zu übermitteln.

Registeranmeldungen und Grundbuchanträge sind weiterhin ausschließlich in den entsprechenden Fachmodulen Handelsregister und Grundbuch zu erstellen.

Derzeit steht die Funktion zum lokalen Import/Export im Rahmen von Amtstätigkeitsänderungen (Übergabe einzelner Vorgänge an eine andere Amtstätigkeit innerhalb einer Sozietät) oder im Rahmen der Beendigung einer Amtstätigkeit (Amtsnachfolge) im Modul Sonstige Anträge nicht zur Verfügung.

Die Funktion zum lokalen Import/Export im Rahmen von Amtstätigkeitsänderungen wird zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung stehen. 

Das Modul Sonstige Anträge in XNotar wird zum Flächenstart am 1. Januar 2022 in einem ersten funktionalen Stand zur Verfügung gestellt. Auf unserer Seite zu den Wichtigen Informationen: Modul Sonstige Anträge: Behebungen, Neuerungen und Einschränkungen können Sie die aktuell noch bestehenden Einschränkungen bzw. die Abweichung zur Funktionalität der anderen beiden XNotar-Module einsehen. Die dort befindlichen Angaben werden fortlaufend aktualisiert. Die meisten der nicht unmittelbar zum Start des Moduls "Sonstige Anträge" zur Verfügung stehenden Funktionen befinden sich bereits in der Umsetzung und werden demnächst zur Verfügung stehen.

Wie ist das Datenfeld "Bezeichnung der Parteien oder Verfahrensbeteiligten" zu befüllen?

Hier wählen Sie bitte das Sachgebiet aus, zu dem Sie einen sonstigen Antrag einreichen. Beispielsweise ist bei einem Antrag auf Erlass eines Erbscheins das Sachgebiet "Nachlasssache" oder in einer Adoptionsangelegenheit das Sachgebiet "Adoptionssachen" auszuwählen. Dem Auswahlfeld "Sachgebiet" liegt eine umfängliche Liste von Sachgebieten aus dem XJustiz-Standard zu Grunde.

Bitte beachten Sie aber, dass für Anmeldungen zum Handelsregister oder Grundbuchanträge weiterhin ausschließlich die dafür vorgesehenen Fachmodule Handelsregister und Grundbuch zu nutzen sind.

Erbausschlagungserklärungen können keinesfalls elektronisch an das Nachlassgericht übermittelt werden, da das Nachlassgericht nach § 1945 Abs. 1 BGB Adressat der Erklärung ist und die Übermittlung nur einer elektronisch beglaubigten Ablichtung keinen (fristwahrenden) Zugang bewirkt. Dies gilt übrigens auch für die Anfechtung der Annahme oder Ausschlagung einer Erbschaft. Einzelheiten hierzu können dem Rundschreiben Nr. 15/21 der Bundesnotarkammer vom 17. November 2021 entnommen werden.

In dieses Datenfeld ist für den zu übermittelnden Antrag eine kurze inhaltliche Bezeichnung einzutragen. Dies kann beispielsweise "Antrag auf Adoption", "Antrag auf Erteilung eines Erbscheins" oder "Antrag auf Erteilung einer familiengerichtlichen Genehmigung" o. ä. sein.

Für XNotar entfällt die Eingaben von Registrierungsschlüsseln innerhalb der Anwendung vollständig. Im Zuge der Bestellung wird alles nötige automatisiert veranlasst, so dass Ihnen mit Vertragsbeginn die Module von XNotar in der in der XNP-Anwendung zur Verfügung stehen.

XNP prüft hierbei bei jeder Anmeldung, ob die Lizenzen für Ihre entsprechende Amtstätigkeit vorhanden sind. 

Weitere Informationen hierzu finden Sie auch in der Onlinehilfe unter Nutzung lizenzpflichtiger Funktionen und Module.

Ja gibt es. Die Benutzerverwaltung ist ein XNP-Modul zur Benutzer- und Berechtigungsverwaltung. Diese ersetzt die Mitabeitendenverwaltung für Amtstätigkeiten im Stammdatenverzeichnis.

Weiterführende Informationen zur Einrichtung und Berechtigung von Nutzern finden Sie u.a. in der Onlinehilfe unter Benutzerverwaltung.

Wir stellen Ihnen verschiedene Anwenderhilfen für den Einstieg und den täglichen Gebrauch von XNotar in der Praxis zur Verfügung. Auf unserer Onlinehilfe-Seite Einstiegshilfen finden Sie alle Anwenderhilfen aufgelistet.

Einen guten und ersten Einblick und Überblick erhalten Sie in diesen Schritt-für-Schritt-Anleitungen - zum durchklicken - in der Onlinehilfe:

• Handelsregister: Alle Schritte einer Registeranmeldung auf einen Blick
• Grundbuch: Alle Schritte eines Grundbuchantrages auf einen Blick

Einen schnellen Überblick über alle in XNP relevanten PINs und ihre einzelnen Funktionen finden Sie hier: Überblick und Begriffsabgrenzung der PINs in XNP.

Zur Anlage von Mitarbeitenden und deren Berechtigung für XNP folgen Sie bitte den Ausführungen in der Onlinehilfe unter Benutzerverwaltung.

Damit sich die bestellte Notarvertretung im Vertretungszeitraum in XNP anmelden und als Notarvertretung agieren kann, benötigt er Zugangsdaten, die über die Benutzerverwaltung zur Verfügung gestellt werden (also NICHT die Zugangsdaten, die im Rahmen der Anlage der Vertretung im Notarverzeichnis über die Notarkammer verteilt worden sind).

Die Berechtigung hierzu können in der neuen Benutzerverwaltung (vormals Stammdatenverzeichnis "SDV") angelegt werden (vgl. Anlegen von Mitarbeitenden). Alle erforderlichen Informationen erhalten Sie hier.

Auch der Erklärfilm zur Benutzerverwaltung hilft Ihnen hier weiter.

Wenn Sie als Notar/in mit Ihren Zugangsdaten/durch Signaturkarte in XNP angemeldet sind, so steht die Aktion Signieren in den Modulen von XNotar (Handelsregister, Grundbuch, Sonstige Anträge) und den Modulen Notarvertreterverwaltung und Dokumente zur Verfügung.

Sind Sie als Mitarbeiter mit Ihren Zugangsdaten in XNP angemeldet steht diese Funktion gewöhnlich nicht zur Verfügung, da der Mitarbeiter nicht signiert.

Eine Ausnahme: Sind Sie Notarvertreter und als "Mitarbeiter" angemeldet und gleichzeitig ist eine aktive Notarvertretung im Modul Notarvertreterverwaltung angelegt, so steht auch im Mitarbeitermodus der Button Signieren für den Notarvertretenden zur Verfügung.

Grundsätzlich ist die Signaturanwendungskomponente sehr "sensibel" und würde Dokumente mit versteckten Inhalten abweisen. Da einige Notarbüros mit OCR-Inhalten Scannen und sehr eingeschränkt wären, wenn diese von der Signaturanwendungskomponente abgelehnt würden, ist eine Änderung vorgenommen worden. Solche Dokumente werden nun zur Signatur zugelassen. Es wird aber im Dialog der Signaturanwendungskomponente auf die "versteckten Inhalte" (HiddenorActiveContent) hingewiesen.

Der Ungültigkeitsstatus besagt, dass innerhalb des Dokuments "versteckte Inhalte" sein können. Dies ist z. B. dann der Fall, wenn Sie im Notarbüro mit OCR-Scannen also Inhalte beim Scannen "drüberlegen". Sofern das der Fall ist, können Sie mit "Ok" bestätigen und die Signatur zu Ende bringen.

Die anwendungsseitig bereitgestellten Textvorlagen für Anschreiben und Beglaubigungsvermerke können durch den Notar/ die Notarin im Bereich Einstellungen/Grundeinstellungen (Büro) für das gesamte Notarbüro dort ggf. ergänzt und geändert werden.
Darüberhinaus stehen pro XNotar-Modul (Handelsregister/Grundbuch/Sonstige Anträge) zehn Leerfelder für Textvorlagen für Anschreiben zur Verfügung, die vom Notar/der Notarin für das gesamte Notarbüro definiert werden können und dann als solche auch im Bereich der Textvorlage in den Modulen durch den jeweiligen Mitarbeitenden ergänzt und zusammengefügt werden können.

Darüberhinaus haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, eigene Vorlagen für komplette Anschreiben und eigene Beglaubigungsvermerke zu erstellen und diese für die Verwendung in den Modulen hinzuzufügen.

Eine ausführliche Beschreibung zur individuellen Anpassung der systemseitigen Textvorlagen sowie zur Erstellung von individuellen Beglaubigungsvermerken und Anschreiben finden Sie in der Onlinehilfe: Erstellen individueller Vorlagen und Beglaubigungsvermerke

Wird ein Beglaubigungsvermerk durch die in der Anwendung vorhandene Funktion "Beglaubigungsvermerk anfügen/erstellen" angefügt, so bleibt das Datum flexibel. solange der Beglaubigungsvermerk keine Signatur hat oder hatte (also eine bereits vorhandene Signatur entfernt wurde).

Fügen Sie heute den Beglaubigungsvermerk an, so erhält dieser am nächsten Tag automatisch das aktuelle Datum. Dies erfolgt systemseitig und bedarf keiner Bearbeitung/keinem Öffnen des Vorgangs.

Mit der Signatur erfolgt die endgültige Datumsetzung. Der Beglaubigungsvermerk erhält also, unabhängig davon, an welchem Tag er angefügt/erstellt wird, mit Signatur automatisch anwendungsseitig das Datum der Signatur. Ein Auseinanderfallen von Datum und Beglaubigungsvermerk und Datum der Signatur ist damit nicht möglich. Ein manuelles Setzen des Datums eines anwendungsseitig angefügten/erstellten Beglaubigungsvermerks ist nicht erforderlich.

Im  Dialog „Anschreiben erstellen“ oder "Beglaubigungsvermerk anfügen" können Sie die gewünschte Textvorlage auswählen und diese im Textfeld links im Dialog einfügen und anschließend manuell bearbeiten und ergänzen.

Mit Klick in das Vorschaufenster aktualisiert sich die Vorschau entsprechend. Es werden dann die individuelle Vorlage mit dem ergänzten und individualisierten Standardvorlagetext zusammengeführt.