FAQ von XNotar
Im Folgenden finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu XNotar, bestehend aus den Modulen Handelsregister, Grundbuch und Sonstige Anträge
Bitte beachten Sie auch die FAQs zur XNP-Basisanwendung und zum besonderen elektronischen Notarpostfach (beN).
XNotar-Modul "Sonstige Anträge"
Mit dem Gesetz zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten gilt ab dem 1. Januar 2022 § 14b FamFG. Hiernach sollen Notarinnen und Notare sämtliche Anträge und Erklärungen als elektronisches Dokument übermitteln, wenn sie sich an ein Gericht in einem Verfahren wenden, welches dem FamFG als Verfahrensordnung folgt (§ 14b Abs. 2 Satz 1 FamFG). Zwingend schriftlich einzureichenden Anträge und Erklärungen im FamFG-Verfahren müssen künftig als elektronisches Dokument übermittelt werden (§ 14 b Abs. 1 Satz 1 FamFG). Diese elektronischen Dokumente müssen dabei gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 FamFG den technischen Anforderungen der ERVV (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung) genügen. Insbesondere soll hiernach einem elektronischen Dokument gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 FamFG i.V.m. § 2 Abs. 3 ERVV ein strukturierter maschinenlesbarer Datensatz im XJustiz-Format beigefügt werden.
Um Sie bei der Erfüllung der durch die Einfügung von §14b FamFG entstehenden Anforderungen unter Beachtung der Erfordernisse der ERVV zu unterstützen, wird das weitere XNotar-Modul Sonstige Anträge bereitgestellt.
Mit dem Modul Sonstige Anträge ist es möglich, sonstige Anträge, insbesondere aus den Bereichen
- Familienrecht (z. B. Antrag auf Erteilung einer familiengerichtlichen Genehmigung)
- Nachlassrecht (z.B. Antrag auf Erteilung eines Erbscheines; bitte übermitteln Sie jedoch keinesfalls Erbausschlagungserklärungenelektronisch an das Nachlassgericht, vgl. hierzu das Rundschreiben Nr. 15/21 der Bundesnotarkammer vom 17. November 2021))
- Betreuungsrecht (z. B. Antrag auf Erteilung einer betreuungsgerichtlichen Genehmigung)
in elektronischer Form an die Amtsgerichte zu übermitteln.
Registeranmeldungen und Grundbuchanträge sind weiterhin ausschließlich in den entsprechenden Fachmodulen Handelsregister und Grundbuch zu erstellen.
Das Modul Sonstige Anträge startet mit den Möglichkeiten der Schnellsuche und dem Statusfilter. Zudem können Anträge, die gelöscht werden, über die Aktion "Anzeige des Papierkorbs" in einer gesonderten Übersicht angezeigt werden.
Die Erweiterte Suche/Erweiterte Filtermöglichkeit wird zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung stehen.
Derzeit steht die Funktion zum lokalen Import/Export im Rahmen von Amtstätigkeitsänderungen (Übergabe einzelner Vorgänge an eine andere Amtstätigkeit innerhalb einer Sozietät) oder im Rahmen der Beendigung einer Amtstätigkeit (Amtsnachfolge) im Modul Sonstige Anträge nicht zur Verfügung.
Die Funktion zum lokalen Import/Export im Rahmen von Amtstätigkeitsänderungen wird zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung stehen.
Derzeit steht die Funktion zum Import - z. B. aus einer weiteren Notarsoftware - im Modul Sonstige Anträge nicht zur Verfügung.
Die Funktion wird zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung stehen.
Die Funktion der automaitschen Zuordnung von beN-Nachrichten steht noch nicht zur Verfügung.
Die Umsetzung der Funktion wird demnächst wie gewohnt auch in dem Modul Sonstige Anträge zur Verfügung stehen.
Das Modul Sonstige Anträge in XNotar wird zum Flächenstart am 1. Januar 2022 in einem ersten funktionalen Stand zur Verfügung gestellt. Auf unserer Seite zu den Wichtigen Informationen: Modul Sonstige Anträge: Behebungen, Neuerungen und Einschränkungen können Sie die aktuell noch bestehenden Einschränkungen bzw. die Abweichung zur Funktionalität der anderen beiden XNotar-Module einsehen. Die dort befindlichen Angaben werden fortlaufend aktualisiert. Die meisten der nicht unmittelbar zum Start des Moduls "Sonstige Anträge" zur Verfügung stehenden Funktionen befinden sich bereits in der Umsetzung und werden demnächst zur Verfügung stehen.
Die Möglichkeit der Kennzeichnung von Anträgen als eilbedürftig soll im elektronischen Rechtsverkehr die bislang übliche Übermittlung eiliger Anträge per Telefaxgerät ablösen. Sie ist insbesondere für diejenigen Fälle vorgesehen, die auch an Feier- oder Wochenendtagen oder zur sonstigen Unzeit zeitnah bearbeitet werden müssen, wie etwa Haft-, Gewaltschutz- oder Unterbringungssachen. In der notariellen Praxis werden diese eher die Ausnahme bilden. Bitte beachten Sie auch, dass je nach Konfiguration der Justizsysteme die Anwahl des Wertes „Eilt“ zur sofortigen Vorlage der Nachricht beim richterlichen Bereitschaftsdienst, nicht nur am Wochenende oder zur Nachtzeit, führen kann. Eine bevorzugte Bearbeitung im ordentlichen Geschäftsgang wird hierdurch regelmäßig nicht erreicht werden können.
Zum jetzigen Zeitpunkt ist die Funktion nicht in finaler Fassung verfügbar. Zudem kann der Inhalt des Datenfeldes gegenwärtig nur von wenigen Gerichten ausgelesen werden. Wir empfehlen daher dringend, bei besonders eilbedürftigen Anträgen und Erklärungen im Vorfeld der Übermittlung - wie es auch jetzt gängige Notarpraxis ist - anderweitig mit dem Empfänger in Kontakt zu treten.
Wie ist das Datenfeld "Bezeichnung der Parteien oder Verfahrensbeteiligten" zu befüllen?
Hier wählen Sie bitte das Sachgebiet aus, zu dem Sie einen sonstigen Antrag einreichen. Beispielsweise ist bei einem Antrag auf Erlass eines Erbscheins das Sachgebiet "Nachlasssache" oder in einer Adoptionsangelegenheit das Sachgebiet "Adoptionssachen" auszuwählen. Dem Auswahlfeld "Sachgebiet" liegt eine umfängliche Liste von Sachgebieten aus dem XJustiz-Standard zu Grunde.
Bitte beachten Sie aber, dass für Anmeldungen zum Handelsregister oder Grundbuchanträge weiterhin ausschließlich die dafür vorgesehenen Fachmodule Handelsregister und Grundbuch zu nutzen sind.
Erbausschlagungserklärungen können keinesfalls elektronisch an das Nachlassgericht übermittelt werden, da das Nachlassgericht nach § 1945 Abs. 1 BGB Adressat der Erklärung ist und die Übermittlung nur einer elektronisch beglaubigten Ablichtung keinen (fristwahrenden) Zugang bewirkt. Dies gilt übrigens auch für die Anfechtung der Annahme oder Ausschlagung einer Erbschaft. Einzelheiten hierzu können dem Rundschreiben Nr. 15/21 der Bundesnotarkammer vom 17. November 2021 entnommen werden.
In dieses Datenfeld ist für den zu übermittelnden Antrag eine kurze inhaltliche Bezeichnung einzutragen. Dies kann beispielsweise "Antrag auf Adoption", "Antrag auf Erteilung eines Erbscheins" oder "Antrag auf Erteilung einer familiengerichtlichen Genehmigung" o. ä. sein.
Sofern Sie über die Namenssuche das richtige Amtsgericht nicht ermitteln können, können Sie bspw. über das "Orts- und Gerichtsverzeichnis" (https://www.justizadressen.nrw.de/de/justiz/suche) dieses und dessen "XJustiz-ID" ermitteln.
Die ermittelte XJustiz-ID können Sie sodann in der Empfängersuche im Modul Sonstige Anträge unter "IDs und Domänen" unter "Externe-ID" eingeben und erhalten dann das dazugehörige EGVP-Postfach des Amtsgerichts.
Einstieg in XNotar
Für XNotar entfällt die Eingaben von Registrierungsschlüsseln innerhalb der Anwendung vollständig. Im Zuge der Bestellung wird alles nötige automatisiert veranlasst, so dass Ihnen mit Vertragsbeginn die Module von XNotar in der in der XNP-Anwendung zur Verfügung stehen.
XNP prüft hierbei bei jeder Anmeldung, ob die Lizenzen für Ihre entsprechende Amtstätigkeit vorhanden sind.
Weitere Informationen hierzu finden Sie auch in der Onlinehilfe unter Nutzung lizenzpflichtiger Funktionen und Module.
Derzeit ist die Benutzerverwaltung noch nicht in XNP integriert, sondern erfolgt ausschließlich über das Stammdatenverzeichnis der Bundesnotarkammer (SDV).
Weiterführende Informationen zur Einrichtung und Berechtigung von Nutzern finden Sie u.a. in der Onlinehilfe unter Einrichten und Berechtigen von Mitarbeitenden.
Im Rahmen weiterer Projekte vorbereitend auf das Urkundenarchiv beabsichtigt die Bundesnotarkammer auch die Integration der Nutzerverwaltung in XNP. Wir werden Sie hierüber dann gesondert informieren.
Einen guten und ersten Einblick und Überblick erhalten Sie in diesen Schritt-für-Schritt-Anleitungen - zum durchklicken - in der Onlinehilfe:
- Handelsregister: Alle Schritte einer Registeranmeldung auf einen Blick
- Grundbuch: Alle Schritte eines Grundbuchantrages auf einen Blick
Einen schnellen Überblick über alle in XNP relevanten PINs und ihre einzelnen Funktionen finden Sie hier: Überblick und Begriffsabgrenzung der PINs in XNP.
Wir haben Verständnis für den Verbesserungswunsch hinsichtlich einer Speicherung von Benutzername und Passwort und deren Wiederverwendung für die Anmeldung innerhalb von XNP. Unter Beachtung auch extern durchgeführter Sicherheitsüberprüfungen überwiegt aus Sicht des Produktteams hier jedoch der Schutz der Zugangsdaten der Nutzer im Notarbüro ggü. der Komfortfunktion. Mittelfristig werden im Rahmen des Elektronischen Urkundenarchivs auch Mitarbeitende im Notarbüro mit personalisierten Zugangskarten ausgestattet werden können. Somit können diese sich dann – wie auch jetzt schon der Notar/die Notarin – in XNP mit der Karte anmelden. Dadurch wird in diesem Bereich nochmal eine Aufwandsminderung beim Login erreicht und der Sicherheitsaspekt gewährleistet bzw. sogar ausgebaut.
Berechtigungen Mitarbeiter/ Notarvertreter
Zur Anlage von Mitarbeitenden und deren Berechtigung für XNP folgen Sie bitte den Ausführungen in der Onlinehilfe unter Einrichten und Berechtigen von Mitarbeitenden. Derzeit benötigen angelegte Mitarbeitende die im Stammdatenverzeichnis der BNotK zu vergebende Berechtigung zum "beN" um sich in XNP anmelden zu können.
Mitarbeitende in Sozietäten arbeiten regelmäßig für alle in der Sozietät abgebildeten Amtstätigkeiten (Notarinnen und Notare). Um nicht mehrere Benutzer pro Mitarbeitendem und Amtstätigkeit zu führen, ist es möglich, die Mitarbeitenden einmalig innerhalb einer Amtstätigkeit der Sozietät anzulegen und in der anderen Amtstätigkeit der Sozietät entsprechend als Mitarbeitende zuzuordnen.
Weitere Informationen hierzu finden Sie auch in der Onlinehilfe unter Einrichten und Berechtigen von Mitarbeitenden - Sozietäten.
In XNP ist immer eine persönliche Anmeldung des Nutzers notwendig. Dies geschieht u.a. auch mit Blick auf das einzuführende Urkundenarchiv.
Derzeit ist es noch erforderlich, dass Sie den oder die bei Ihnen Vertretenden im Stammdatenverzeichnis (SDV) als Mitarbeiter anlegen. Hierfür ist der Vor- und Nachname (und ggf. Titel) erforderlich.
Verglichen mit der Anlage von Angestellten als Mitarbeiter im SDV wird es sich in der Praxis für Notarvertreter anbieten, dass Sie als Mailadresse die zentrale Büroadresse hinterlegen. Die Zugangsdaten können Sie oder Ihre Mitarbeiter dann zu Beginn der Vertretung an den Vertreter aushändigen.
Ob Sie es nach Beendigung der Vertretung so handhaben, dass Sie eine Kurzzeitnotarvertretung im Anschluss löschen oder aber diese bei jeder neuen Vertretung im SDV „überschreiben“, kann entsprechend dem für Ihre Büroabläufe praktischsten Weg organisiert werden.
Im Vorfeld der Einführung des Elektronischen Urkundenarchivs zum 1. Januar 2022 wird der Zwischenschritt wegfallen, dass Sie ein Benutzerkonto für den Vertreter anlegen müssen. Der Vertreter wird dann ein Benutzerkonto in unseren Systemen führen, dass er zur Anmeldung nutzen kann, egal, wen er vertritt. Dies wird vsl. leider erst im Laufe des Jahres 2022 umgesetzt werden können.
Weiterführende Informationen zur Einrichtung und Berechtigung von Nutzern finden Sie u.a. in der Onlinehilfe unter Einrichten und Berechtigen von Mitarbeitenden und Anlegen eines Notarvertreters
Wichtiger Hinweis: Notarvertreter können sich in XNP ausschließlich mit ihren Zugangsdaten aus dem Stammdatenverzeichnis (Nutzername und Passwort) anmelden, nicht mit Signaturkarte.
Signieren in XNotar
Wenn Sie als Notar/in mit Ihren Zugangsdaten/durch Signaturkarte in XNP angemeldet sind, so steht die Aktion Signieren in den Modulen von XNotar (Handelsregister, Grundbuch, Sonstige Anträge) und den Modulen Notarvertreterverwaltung und Dokumente zur Verfügung.
Sind Sie als Mitarbeiter mit Ihren Zugangsdaten in XNP angemeldet steht diese Funktion gewöhnlich nicht zur Verfügung, da der Mitarbeiter nicht signiert.
Eine Ausnahme: Sind Sie Notarvertreter und als "Mitarbeiter" angemeldet und gleichzeitig ist eine aktive Notarvertretung im Modul Notarvertreterverwaltung angelegt, so steht auch im Mitarbeitermodus der Button Signieren für den Notarvertretenden zur Verfügung.
Grundsätzlich ist die Signaturanwendungskomponente sehr "sensibel" und würde Dokumente mit versteckten Inhalten abweisen. Da einige Notarbüros mit OCR-Inhalten Scannen und sehr eingeschränkt wären, wenn diese von der Signaturanwendungskomponente abgelehnt würden, ist eine Änderung vorgenommen worden. Solche Dokumente werden nun zur Signatur zugelassen. Es wird aber im Dialog der Signaturanwendungskomponente auf die "versteckten Inhalte" (HiddenorActiveContent) hingewiesen.
Der Ungültigkeitsstatus besagt, dass innerhalb des Dokuments "versteckte Inhalte" sein können. Dies ist z. B. dann der Fall, wenn Sie im Notarbüro mit OCR-Scannen also Inhalte beim Scannen "drüberlegen". Sofern das der Fall ist, können Sie mit "Ok" bestätigen und die Signatur zu Ende bringen.
Anschreiben/ Vorlagen/ Beglaubigungsvermerke
Die anwendungsseitig bereitgestellten Textvorlagen für Anschreiben und Beglaubigungsvermerke können durch den Notar/ die Notarin im Bereich Einstellungen/Grundeinstellungen (Büro) für das gesamte Notarbüro dort ggf. ergänzt und geändert werden.
Darüberhinaus stehen pro XNotar-Modul (Handelsregister/Grundbuch/Sonstige Anträge) zehn Leerfelder für Textvorlagen für Anschreiben zur Verfügung, die vom Notar/der Notarin für das gesamte Notarbüro definiert werden können und dann als solche auch im Bereich der Textvorlage in den Modulen durch den jeweiligen Mitarbeitenden ergänzt und zusammengefügt werden können.
Darüberhinaus haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, eigene Vorlagen für komplette Anschreiben und eigene Beglaubigungsvermerke zu erstellen und diese für die Verwendung in den Modulen hinzuzufügen.
Eine ausführliche Beschreibung zur individuellen Anpassung der systemseitigen Textvorlagen sowie zur Erstellung von individuellen Beglaubigungsvermerken und Anschreiben finden Sie in der Onlinehilfe:
Wird ein Beglaubigungsvermerk durch die in der Anwendung vorhandene Funktion "Beglaubigungsvermerk anfügen/erstellen" angefügt, so bleibt das Datum flexibel. solange der Beglaubigungsvermerk keine Signatur hat oder hatte (also eine bereits vorhandene Signatur entfernt wurde).
Fügen Sie heute den Beglaubigungsvermerk an, so erhält dieser am nächsten Tag automatisch das aktuelle Datum. Dies erfolgt systemseitig und bedarf keiner Bearbeitung/keinem Öffnen des Vorgangs.
Mit der Signatur erfolgt die endgültige Datumsetzung. Der Beglaubigungsvermerk erhält also, unabhängig davon, an welchem Tag er angefügt/erstellt wird, mit Signatur automatisch anwendungsseitig das Datum der Signatur. Ein Auseinanderfallen von Datum und Beglaubigungsvermerk und Datum der Signatur ist damit nicht möglich. Ein manuelles Setzen des Datums eines anwendungsseitig angefügten/erstellten Beglaubigungsvermerks ist nicht erforderlich.
Im Dialog „Anschreiben erstellen“ oder "Beglaubigungsvermerk anfügen" können Sie die gewünschte Textvorlage auswählen und diese im Textfeld links im Dialog einfügen und anschließend manuell bearbeiten und ergänzen.
Mit Klick in das Vorschaufenster aktualisiert sich die Vorschau entsprechend. Es werden dann die individuelle Vorlage mit dem ergänzten und individualisierten Standardvorlagetext zusammengeführt.
Versand/ beN/ Sendebestätigung
Nach Versand Vorgangs aus den XNotar-Modulen wechselt der Status des Vorgans von Zum Versand abgegeben in Versendet.Dieser Status bedeutet, dass die Nachricht beim Intermediär des Gerichts, d. h. im Postfach des Gerichts, eingegangen ist.
Dies zu prüfen, dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
In den XNotar-Modulen:
Im Gesamtüberblick eines aus XNotar versandten Vorgangs können Sie unter beN-Nachrichtensehen, wann der Vorgang eingereicht wurde. Dieser Zeitpunkt "eingereicht am" unter beN-Nachrichten ist auch der Zeitpunkt des Eingangs des Vorgangs beim Intermediär des Gerichts. Diesen Gesamtüberblick können Sie sich in der Praxis über die Aktion PDF-Exportieren → Überblick ausdrucken und an der Stelle sofort ersehen, wann der Vorgang eingereicht wurde. Weitere Informationen erhalten Sie in unserer Onlinehilfe: Nach dem Versand: empfohlener Workflow zur Dokumentation durch den Gesamtüberblick.
Im beN:
Im beN können Sie zusätzlich unter Gesendete Elemente den versandten Vorgang sehen. Unter Gesendete Elemente werden nur Nachrichten aufgeführt, die Ihr Postfach verlassen haben und im Intermediär Gerichts eingegangen sind.
Nach dem Versand eines Vorgangs aus dem Modul Handelsregister oder Modul Grundbuch heraus, empfehlen wir Ihnen, den Gesamtüberblick des Vorgangs zur Dokumentation zu Ihren Unterlagen zu nehmen. Wählen Sie einen odere mehrere Vorgänge mit dem Status "versendet" aus und öffnen Sie den/die Gesamtüberblicke über die Aktion "Öffnen" in der jeweiligen Aktionsleiste. Anschließend können Sie den/die Gesamtüberblicke herunterladen und/oder im PDF-Viewer öffnen und ausdrucken.
Aus dem übersichtlich aufbereiteten Gesamtüberblick können Sie zügig alle wichtigen Details, insbesondere ausgehende und eingehende beN-Nachrichten zu einem Vorgang ersehen. Insbesondere können Sie den Einreichungszeitpunkt (Zeitpunkt des Eingangs beim Postfachs bei Gerichts) entnehmen. Daher eignet sich der Gesamtüberblick auch zur Dokumentation des Einreichungszeitpunkts.
Weitere Informationen zum Gesamtüberblick eines Vorgangs finden Sie hier:
Auf dem Gesamtüberblick eines Vorgangs können Sie den Einreichungszeitpunkt ersehen und diesen zur Dokumentation zu Ihren Unterlagen nehmen (s. auch die Frage: Nach dem Versand: Wie dokumentiere ich den Vorgang und den Versand?).
Eine XNotar3 vergleichbare Sendebestätigung finden Sie im beN. Sie können die Sendebestätigung öffnen und drucken, als auch herunterladen zur lokalen Speicherung.
Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:
Aus dem XNotar-Modul:
- Sie wählen einen Vorgang im Status "Versendet" aus und klicken auf die Aktion "Öffnen" in der Aktionsleiste.
- Am Ende des dadurch geöffneten Gesamtüberblicks finden Sie unter dem Bereich "beN-Nachrichten" sowohl das Einreichungsdatum beim Postfach des Gerichts sowie darunter den Link auf die entsprechende beN-Nachricht.
- Sie klicken auf den Link der Nachricht.
- Klick Exportieren auf der Aktionsleiste, dort Auswahl Eingangsbestätigung.
- Sie haben nun die Möglichkeit, die Eingangsbestätigung (Sendebestätigung) zu öffnen und anschließend zu drucken, oder lokal herunterzuladen.
Im beN:
- Sie gehen in das Modul beN.
- Dort wählen Sie den Bereich "Gesendete Elemente".
- Dort wählen Sie eine oder mehrere Nachricht/en aus, deren Sendebestätigung ("Eingangsbestätigung") Sie drucken möchten.
- Klick Exportieren auf der Aktionsleiste, dort Auswahl Eingangsbestätigung.
- Sie haben nun die Möglichkeit, die Eingangsbestätigung (Sendebestätigung) zu öffnen und anschließend zu drucken, oder lokal herunterzuladen.
Jeder Mitarbeiter, dem die beN-PIN bekannt ist, kann über seinen Mitarbeiter-Account die Nachrichten aus dem Postfach abrufen und weiterverarbeiten. Diese Schritte müssen nicht zwingend vom Notar ausgeführt werden. Es kann auch über das Zusammenspiel von XNotar-Modulen und beN eine Arbeitsteilung im Notarbüro erfolgen.
Das Prinzip der Anwendung sieht vor, dass Vorgänge erst nach Rückmeldung durch das Gericht „abgeschlossen“ werden.
Ein Vorgang wird mit Klick auf „Versenden“ zuerst in den Status „Zum Versand abgegeben“ versetzt, nach Versand durch beN in den Status „Versendet“. Der Vorgang bleibt dann solange im Status „Versendet“, bis vom Gericht zum entsprechenden Vorgang eine Antwort im beN eingeht.
Mit Eingang der Antwort des Gerichts ändert sich der Status des Vorgangs auf „Rückmeldung prüfen“. Danach kann er vom Mitarbeitenden geprüft werden und im Anschluss durch die Aktion „Abschließen“ geschlossen werden.
Weitere Informationen zum Prozessablauf nach Status erhalten Sie hier: Prozessablauf nach Status,
Hinweise / Benachrichtigungen
Die Ursache dieses Fehlerhinweises kann in den Interneteinstellungen in der Liste der System-Proxy-Ausnahmen liegen. Detaillierte Informationen erhalten Sie in der Onlinehilfe bei Proxy-Servern: FAQ
Das vollständige Ausschalten der Benachrichtigungen ist nicht möglich. Die Dauer der Anzeige kann aber in den Einstellungen individuell bestimmt werden, siehe Onlinehilfe bei Meine Einstellungen (Nutzer).
In Sachsen sind nur das deutsche Alphabet inkl. Umlauten und ß, die Ziffern 0 - 9 sowie Schräg-, Binde- und Unterstrich erlaubt.
Unzulässige Zeichen müssen aus dem Aktenzeichn und/oder der UR-Nummer entfernt werden.
Schnittstelle/ Import usw.
Tatsächlich wurden keine Schnittstellen abgeschafft; lediglich der Anstoßpunkt für die Datenübertragung über die Schnittstellen ist ein anderer:
Bei XNotar 3 konnte der Import aus der Notarsoftware heraus (durch einen sog. parametrisierten Aufruf von XNotar 3) angestoßen werden. Die Daten wurden also gewissermaßen im „Push“-Verfahren von der Notarsoftware in Richtung XNotar 3 übergeben. Demgegenüber holt sich XNP-XNotar die Daten gewissermaßen im „Pull-Verfahren“ von dem Ort im Dateisystem ab, an dem die Notarsoftware die Daten abgelegt hat. Der Import wird also aus XNP-XNotar heraus ausgelöst.
Die Schnittstellen als solche sind dabei im Wesentlichen unverändert geblieben, sodass in XNP-XNotar nach Umfang und Inhalt dieselben Datensätze importiert werden können wie bei XNotar 3.
Die Veränderung des Anstoßpunktes für den Import ist wiederum eine Folge der webbasierten Natur von XNP-XNotar. Durch den Wegfall einer lokalen ausführbaren Datei („XNotar.exe“) kann es keinen parametrisierten Aufruf von XNotar durch die Notarsoftware mehr geben. Dass der Import aus XNP-XNotar heraus erfolgt, ist u.E. auch ein folgerichtiges Bedienkonzept. XNP ist darauf angelegt, während des gesamten Arbeitstags gestartet zu bleiben, und wird mit dem elektronischen Urkundenarchiv eine zentrale Rolle in den Notarbüros einnehmen.
Eine Beschreibung der Importfunktion findet sich in unserer Onlinehilfe unter Lokal gespeicherte Registeranmeldung nach XNotar-HR importieren und analog für das Grundbuchmodul unterlokal gespeicherten Grundbuchantrag in das Modul Grundbuch importieren
Auf die in der vorhergehenden Frage beschriebene Änderung hat die Bundesnotarkammer die Notarsoftwarehersteller im Januar 2020 hingewiesen. Um sicher zu gehen, dass die Datenübernahme korrekt umgesetzt ist, benötigen Notarsoftwarehersteller die Dokumentation zu den Anforderungen an den Import, die die Bundesnotarkammer in ihrem nur für Softwarehersteller zugänglichen Angebot unter softwarehersteller.bnotk.de bereitstellt.
Inhaltlich hat sich die Prüfung auf XJustiz-Standardkonformität beim Import gegenüber XNotar 3 nicht wesentlich geändert. Sie ist lediglich etwas strenger geworden, um sicherzustellen, dass ausschließlich valide Daten von XNP-XNotar an die Gerichte weitergeleitet werden.
Für die Anbindung von Schnittstellen zu den von der Bundesnotarkammer entwickelten Fachverfahren stellen wir Ihnen ab sofort eine spezielle Referenzumgebung, die so genannte EDU-Umgebung, bereit. In dieser haben Sie die Möglichkeit, die Anbindung zu testen. Für die Fachverfahren XNotar und die Module des Urkundenarchivs beinhaltet dies den Test der Upload-Schnittstellen an der Nutzeroberfläche. Zu der EDU-Umgebung können Sie über ein spezielles virtuelles privates Netzwerk (VPN) Zugang erlangen, das wir Ihnen zu diesem Zweck bereitstellen.
Für die Referenzumgebung müssen wir mit Ihnen eine Nutzungsvereinbarung schließen, die Sie unterzeichnet und gescannt an uns zurückzusenden. Im Anschluss werden wir Ihnen die Zugänge einrichten. Zudem erhalten Sie von uns einen speziellen XNP-Client für die Referenzumgebung, den Sie für XNotar und das Elektronische Urkundenarchiv benötigen, sowie einen Nutzer-Account für die Fachanwendungen. Für weitere Fachverfahren bzw. die produktive Nutzung der Schnittstellen der BNotK gelten ggf. zusätzliche Nutzungsvoraussetzungen, die Sie fachverfahrenspezifisch bei Bedarf beantragen können (bspw. beN-Schnittstellen, ZVR-Schnittstellen).
Bitte beachten Sie, dass wir Ihnen die Fachverfahren nicht zum Zwecke eines vollständigen Nutzertests bereitstellen, sondern zur Verifikation Ihrer Anbindung der angebotenen Schnittstellen. Daher ist es möglich, dass Sie nicht alle Funktionen der Fachanwendungen fehlerfrei bzw. vollständig ausführen können. Dies kann bspw. durch einen nicht vollständigen Implementierungsstand oder das Fehlen einer Signaturkarte für die Funktionsausführung auf Ihrer Seite hervorgerufen werden. Auch beinhaltet die EDU-Umgebung nicht die vollständige Anwendungslandschaft der BNotK. Bitte sehen Sie in diesem Fall von Anfragen bei unserem Support ab. Die für Ihren Zweck relevanten Hilfestellungen finden Sie in den aktuellen Onlinehilfen, bspw. https://onlinehilfe.bnotk.de. Für das zukünftige Elektronische Urkundenarchiv haben wir die für Sie relevanten Handhabungsinformationen hier bereit gestellt: https://technik.bnotk.de
Um die Referenzumgebung ab sofort nutzen zu können, laden Sie bitte die Nutzungsvereinbarung aus dem Anhang herunter, unterschreiben und scannen sie und senden sie an edu-support@bnotk.de.
Bitte wenden Sie sich mit allen Fragen zum Zugang ausschließlich an edu-support@bnotk.de. Fragen zur Schnittstellenfunktion der jeweiligen Applikation gehen an softwarehersteller@bnotk.de und werden von dort an die Produktmanager der Anwendungen verteilt.
Die Bundesnotarkammer wird XNP-XNotar laufend weiterentwickeln, um Komfort und Effizienz der Benutzung in der Praxis zu verbessern. Dabei müssen wir um Verständnis der Kolleginnen und Kollegen bitten, dass wir nicht jede Anregung kurzfristig umsetzen können. Wir müssen selbstverständlich viele uns erreichende, häufig gegensätzliche Anregungen prüfen und sicherstellen, dass die Weiterentwicklung einem schlüssigen und in sich stimmigen Konzept folgt.
Im Rahmen dieser Weiterentwicklung von XNP-XNotar werden wir aufgrund der großen Bedeutung für die Praxis auch Optionen zur Komfortsteigerung bei der Datenübernahme prüfen.
Eine Schnittstelle in der Form, dass XNP und die Module von XNotar direkt aus der Notarsoftware aufgerufen werden kann, gibt es nicht.
Sie haben aber dennoch die Möglichkeit des Imports von mit einer Notarsoftware generierten Anmeldungen/Anträgen in entsprechender Verzeichnisstruktur. Die durch die Notariatssoftware generierten und lokal gespeicherten Vorgänge können durch die Aktion „Importieren“ in die XNP-XNotar-Module importiert werden.
Siehe hierzu auch
- Integration mit weiteren Notariatsanwendungen (für Notariatssoftwarehersteller)
- für die fachliche Funktionsweise der Module Handelsregister und Grundbuch: Lokal gespeicherte Registeranmeldung nach XNotar-HR importieren und Lokal gespeicherten Grundbuchantrag nach XNotar-GB importieren
Die direkte Möglichkeit zur Änderung der/des Notar/in während Erstellung und nach dem Abschluss eines Vorgangs besteht nicht. Jedoch kann über Funktion "Für Amtstätigkeitsänderung exportieren" und anschließend über die Funktion "Für Amtstätigkeitsänderung importieren" der Vorgang auf eine/n andere/n Notar/in übertragen werden.
Um einen Vorgang bei Amtstätigkeitsänderung zu übertragen, müssen Sie
- zuerst die Funktionen für Import und Export freischalten,
- den zu übertragenden Vorgang exportieren und der Notarin oder dem Notar, die oder der die Amtstätigkeitsnachfolge antritt, ggf. übermitteln.
- Im Anschluss kann der Vorgang für die Amtstätigkeit der Amtsnachfolgerin/des Amtsnachfolgers importiert werden.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie hier:
Für das Modul Handelsregister: Export/Import bei Amtstätigkeitsänderung
Für das Modul Grundbuch: Export/Import bei Amtstätigkeitsänderung
Sonstige
Die ursprünglich sehr strenge PDF/A-1b-Konvertierung für die Verwendung von Dokumenten in den XNotar-Modulen wurde zwischenzeitlich "aufgeweicht".
Im Bereich des Dialogs zum Hochladen einer Datei können Sie nun entscheiden, ob Sie
• das Ursprungsformat beibehalten wollen (in diesem Fall muss im Dialog keine Aktion angestoßen werden)
• das Ursprungsformat in das Format PDF/A-1b konvertieren möchten (in diesem Fall muss im Dialog die Checkbox
"Das Dokument soll nach PDF/A-1b konvertiert werden" aktiviert werden).
Hierbei gilt:
→ für PDF-Dateien: Entscheiden Sie sich gegen ein Konvertieren in PDF/A-1b so behält die Datei ihr Ursprungs-PDF-Format über die gesamte Weiterbearbeitung, also auch bei Anfügen eines Beglaubigungsvermerks und/oder bearbeiten des Dokuments im PDF-Viewer (Seiten löschen, einfügen etc.).
→ für TIF-Dateien: Entscheiden Sie sich gegen ein Konvertieren in PDF/A-1b so behält die Datei ihr Ursprungs-TIFF-Format, aber nur solange Sie diese nicht bearbeiten. Hochgeladene TIFF-Dateien werden bei Anfügen eines Beglaubigungsvermerks und/oder bearbeiten des Dokuments im PDF-Viewer (Seiten löschen, einfügen etc.) weiterhin systemseitig in das PDF/A-1b konvertiert.
TIF-Dateien, die Sie nicht durch Anfügen eines Vermerks oder andere Aktionen bearbeiten, oder signierte TIFF-Dateien, die Sie nicht verändern, behalten das Ursprungsformat.
Entscheiden Sie sich gegen ein Konvertieren in das PDF/A-1b-Format, werden Sie auch bei Einstieg in die Signaturmappe nochmal darauf hingewiesen, dass das Format nicht PDF/A-1b-konform ist, können aber auch dort erneut das Konvertieren überspringen.
Hinweis: Im Rahmen der Nutzung von XNotar und im Elektronischen Rechtsverkehr gibt es derzeit keine Anwendungsfälle, die ein Konvertieren von PDF-Dokumenten in PDF/A-1b zwingend erfordern. Es obliegt daher Ihrem eigenen Ermessen, zu konvertieren oder nicht.
Dies ist entweder direkt mit Strg + V möglich (einzelnes Datenfeld) oder mit Klick auf den Button "Personendaten importieren" - die in den Zwischenspeicher genommenen Daten sind dort dann bereits im Dialog zu sehen.
Das Importieren per Mausklick ist derzeit nicht möglich.
Softwareverbünde bei der Justiz
Der Umfang der an die Grundbücher zu übermittelnden Strukturdaten ist abhängig davon, welche Software auf Seiten der Justiz für die Bearbeitung der Grundbuchanträge eingesetzt wird. Sh. hierzu auch die "Bundeslandspezifischen Anforderungen".
Es gibt derzeit zwei Softwareverbünde auf Seiten der Justiz:
- FOLIA/EGB (eingesetzt in Baden-Württemberg und Schleswig-Holstein)
- SolumSTAR (übrige Bundesländer)
FOLIA/EGB - Schleswig-Holstein und Baden-Württemberg
Folia/EGB verarbeitet im Wesentlichen die Dokumente für die elektronische Grundakte.
Verarbeitet werden:
- Angaben zum Einreicher - erfolgt automatisch in XNotar
- Grundbuchstellen (Grundbuchamt/Grundbuchbezirk/Grundbuchblatt-Nrn.)
- Dokumentangaben (Dokumentdatum, Dokumentart)
SolumSTAR - Sachsen; Rheinland-Pfalz und künftige weitere Bundesländer
Mit SolumSTAR werden die übermittelten Daten auch für den Grundbucheintrag verwendet.
Verarbeitet werden:
- Angaben zum Einreicher - erfolgt automatisch in XNotar
- Grundbuchstellen (Grundbuchamt/Grundbuchbezirk/Grundbuchblatt-Nrn.)
- Antragsarten (Auflassungsvormerkung, Grundschuld etc.)
- einzelne Inhalte zu den Antragsarten (z. B. Grundschuldbetrag, Zinsen, Rangvermerke)
- Angaben zu Beteiligten (Berechtigte, Eigentümer, Gläubiger etc.)
- Dokumentendaten (Dokumentdatum, Dokumentart etc.)
Umsetzung IM Modul grundbuch
Im Modul Grundbuch erfassen Sie zunächst das betreffende Bundesland.
Für die Bundesländer Baden-Württemberg und Schleswig-Holstein werden die Karteikarten
- Anträge
- Beteiligte
ausgeblendet.