Fernsignatur
1. Infofilm
2. FAQ
Grundvoraussetzungen
Sie müssen zunächst über eine N-Karte nebst PIN-Brief verfügen. Des Weiteren benötigen Sie ein erstelltes Fernsignaturzertifikat. Schließlich benötigen Sie ein taugliches Kartenlesegerät der Sicherheitsklasse 3 mit Tastatur und Display und die Fachanwendung XNP in der aktuellen Version.
Sie erreichen den Support der Bundesnotarkammer zur Karten- und Fernsignaturzertifikatsbestellung unter zs@bnotk.de.
Die Bestellung der N-Karten kann unter https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/bestellung-antrag erfolgen (Notare, Notariatsverwalter & Notarvertretungen). Dafür benötigen Sie die Zugangsdaten (Benutzername und Kennwort) Ihres Benutzerkontos bei der BNotK. Sollten Sie Ihre Daten vergessen haben, können Sie sich an zugang@bnotk.de wenden. Die erstmalige Einrichtung eines Benutzerkontos bei der BNotK erfolgt, indem die zuständige Notarkammer Ihre Personendaten im Notarverzeichnis einträgt. Wenden Sie sich hierzu also an Ihre zuständige Notarkammer. Den PIN-Brief bekommen Sie nach Bestätigung des Empfangs der N-Karte automatisch zugeschickt.
Sie erreichen den Support der Bundesnotarkammer zur Karten- und Fernsignaturzertifikatsbestellung unter zs@bnotk.de.
Sie können bereits bei der Bestellung der N-Karten ein erstes Fernsignaturzertifikat mit beantragen. Sie erhalten dann eine Mitteilung der Zertifizierungsstelle über die Erstellung eines Fernsignaturzertifikats. Beachten Sie, dass Sie außerdem eine Mitteilung über die erfolgreiche Antragstellung und die Genehmigung des Antrags erhalten. Erforderlich ist aber die Erstellung ("Ihre Fernsignatur FS-12345678 wurde mit den folgenden Daten erfolgreich erstellt."). Sollten Sie eine Mitteilung über die Erstellung des Zertifikats nicht erhalten, wurde evtl. bei der Kartenbestellung noch kein Zertifikat bestellt. Dies muss dann gesondert erfolgen. Eine Anleitung zur Bestellung von Fernsignaturzertifikaten finden sie unter https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/fileadmin/user_upload/Anlage_1_-_Bestellung_der_Fernsignaturzertifikate.pdf. Es ist derzeit noch nicht möglich, mehrere Fernsignaturzertifikate, beispielsweise für mehrere unterschiedliche Notarvertretungen, in einem Bestellvorgang zu bestellen.
Sie erreichen den Support der Bundesnotarkammer zur Karten- und Fernsignaturzertifikatsbestellung unter zs@bnotk.de.
Kartenlesegräte, die mit den N- und M-Karten über die Bundesnotarkammer bestellt wurden, erfüllen die erforderlichen Voraussetzungen.
Allgemeine Anfragen zum Kartenlesegerät können Sie an zs@bnotk.de richten, konkrete Anfragen im Zusammenhang mit der Nutzung in XNP an xnp@bnotk.de.
Verwendung der alten Karte
Sorgen sie zunächst so schnell wie möglich dafür, dass Sie die vorstehend erläuterten Grundvoraussetzungen zur Signatur mit der N-Karte erfüllen. Spätestens zum Ablauf des 31. Dezember 2022 können die alten Signaturkarten nicht mehr verwendet werden.
In der Übergangszeit sind die herkömmlichen Signaturkarten mit gewissen Einschränkungen weiter nutzbar. Eine Übersicht zur Möglichkeit der Nutzung herkömmlicher Signaturkarten finden Sie unter https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/fileadmin/user_upload_eua/Interner_Bereich/Checklisten_Merkblaetter/2022/Nutzung_herkoemmlicher_Signaturkarten_1.2_clean.pdf .
Anmeldung an XNP
Melden Sie sich mit der N-Karte nebst PIN an XNP an ("Anmeldung mit Signaturkarte"), um die Fernsignatur nutzen zu können. Keinesfalls darf die Anmeldung mittels Benutzername und Passwort oder mittels einer alten Signaturkarte erfolgen, wenn mit der N-Karte signiert werden soll. Ansonsten schlägt der Signaturprozess fehl.
Fernsignaturzertifikat
Bei der Signatur wird nicht automatisch das passende Fernsignaturzertifikat für die Amtstätigkeit ausgewählt, für die man an XNP angemeldet ist. Es muss deshalb bei der Auswahl des Fernsignaturzertifikats darauf geachtet werden, dass das Zertifikat das richtige Attribut enthält. Das Attribut wird bei den einzelnen Zertifikaten unter "Zulassungen:" angezeigt (z.B. "Notarin in Sehlem, Niedersachsen, Notarkammer Oldenburg" oder "Amtlich bestellte Vertretung für Max Mustermann, Notar in Dresden, Sachsen, Notarkammer Sachsen"). Es werden unter Umständen auch Zertifikate ohne Attribut zur Auswahl angeboten. Mit diesen Zertifikaten darf nicht signiert werden, mit ihnen kann die Notareigenschaft (§ 39a Abs. 2 Satz 1 BeurkG) nicht nachgewiesen werden (bzw. die Vertretungseigenschaft).
Sofern bei der Signatur kein Zertifikat mit dem richtigen Attribut angezeigt wird, muss das passende Fernsignaturzertifikat erst bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer beantragt werden. Die Anleitung zur Bestellung von Fernsignaturzertifikaten finden sie unter https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/fileadmin/user_upload/Anlage_1_-_Bestellung_der_Fernsignaturzertifikate.pdf. Das Fernsignaturzertifikat steht erst zur Verfügung, wenn Sie eine Mitteilung der Zertifizierungsstelle über die Erstellung des Fernsignaturzertifikats erhalten haben. Beachten Sie, dass Sie außerdem eine Mitteilung über die erfolgreiche Antragstellung und die Genehmigung des Antrags erhalten. Erforderlich ist aber die Erstellung ("Ihre Fernsignatur FS-12345678 wurde mit den folgenden Daten erfolgreich erstellt.").
3. Typische Fehlermeldungen
Situation / Fehlverhalten | Was kann ich selbst tun? | Wo erhalte ich weitere Unterstützung |
|---|---|---|
Kartenanmeldung in XNP:
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| Bitte Fehlernummer FS1 angeben.
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Kartenanmeldung in XNP:
| Sofern Sie als Notarvertretung handeln, prüfen Sie, ob Sie am Tag der versuchten Anmeldung bereits bestellt sind. Eine Anmeldung mit der N-Karte außerhalb eines aktiven Amtstätigkeitszeitraums ist derzeit nicht möglich. | Bitte Fehlernummer FS2 angeben. |
Auswahl des Signaturzertifikats durch Notarvertretungen:
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| Bitte Fehlernummer FS3 angeben. |
Signaturvorgang:
| Dieser Fehler kann verschiedene individuelle Gründe technischer Natur haben. Folgendes können Sie unternehmen:
| Bitte Fehlernummer FS4 angeben. |
| Zwischenverfügung im Hinblick auf die Signatur: Der Empfänger des signiertes Dokuments (in erster Linie Amtsgericht) moniert einen fehlenden Vertreternachweis. |
| xnp@bnotk.de |
| Zwischenverfügung im Hinblick auf die Signatur: Der Empfänger des signiertes Dokuments (in erster Linie Amtsgericht) moniert die Gültigkeit bei der Signaturprüfung auf Empfängerseite. |
Im Anschluss haben Sie zwei Alternativen:
| xnp@bnotk.de |
4. Bedeutung der Fernsignatur - zum Hintergrund
Die neuen N-Karten haben drei voneinander zu unterscheidende Funktionen. Sie enthalten nach ihrer Initialisierung erstens den kryptografischen Schlüssel für den Zugang zur eigenen elektronischen Urkundensammlung (siehe dazu ausführlich unter https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/intern/initialisierung). Zweitens können Sie zum Anmelden an XNP verwendet werden und drittens dienen sie, wie schon die herkömmlichen Signaturkarten, zur Anbringung von qualifizierten elektronischen Signaturen mit einem amtsbezogenen Attribut, die in der elektronischen Welt das Pendant zu Unterschrift und Siegel darstellen.
Mit der Umstellung auf die N-Karten wird bei der Erstellung von qualifizierten elektronischen Signaturen in technischer Hinsicht auf das sogenannte Fernsignaturverfahren umgestellt. Beim Fernsignaturverfahren ist das für die Erzeugung einer qualifizierten elektronischen Signatur erforderliche Zertifikat nicht mehr auf der Signaturkarte gespeichert, sondern wird gewissermaßen ferngesteuert aus der hochsicheren Umgebung der Bundesnotarkammer verwendet.
Für Notarinnen und Notaren sowie Notariatsverwalterinnen und -verwalter, die im Rahmen ihrer eigenen Amtstätigkeit handeln, ändert sich hierdurch an der Signatur nichts. Das Signaturzertifikat enthält weiterhin ein Attribut, welches wie bisher die Signierende oder den Signierenden als Notarin oder Notar bzw. Notariatsverwalterin oder -verwalter ausweist und den Amtssitz beinhaltet, § 39a Abs. 2 Satz 1 BeurkG. Das Signaturzertifikat entstammt in technischer Hinsicht lediglich einer anderen (qualifizierten) Zertifizierungsstelle (CA) der Bundesnotarkammer.
Allerdings vereinfacht das Fernsignaturverfahren Signaturen von Notarvertretungen erheblich. Bisher konnten Notarvertretungen den Nachweis ihrer Stellung als Notarvertretung im Sinne von § 39a Abs. 2 Satz 1 BeurkG nicht wie Notarinnen und Notare durch ein im Signaturzertifikat enthaltenes Attribut erbringen, weil dieses aufgrund der wechselnden Vertretungsbestellungen nicht sinnvoll auf der Signaturkarte gespeichert werden kann. Deshalb mussten Notarvertretungen neben dem signierten Dokument regelmäßig auch eine elektronisch beglaubigte Abschrift ihrer Bestellungsurkunde übermitteln. Beides wurde durch einen wiederum zu signierenden ZIP-Container miteinander verbunden (§ 19 Abs. 4 DONot a.F.).
Dieses Verfahren wird durch die Signatur mit der N-Karte abgelöst: Durch das Fernsignaturverfahren können Notarvertretungen zukünftig qualifizierte elektronische Signaturen erstellen, bei denen das Signaturzertifikat bereits ein Attribut enthält, aus dem die vertretene Notarin oder der vertretene Notar, der Amtssitz und der Vertretungszeitraum unmittelbar hervorgeht. Das Signaturzertifikat mit diesem berufsbezogenen Attribut muss durch die Notarvertretung vor dem jeweiligen Vertretungszeitraum bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer bestellt werden. Es wird nur erteilt, wenn die zuständige Notarkammer die Notarvertretung im Notarverzeichnis der Bundesnotarkammer gemäß §§ 5, 6 NotVPV eingetragen hat. Die Notarkammer ist nach § 67 Abs. 3 Nr. 5 BNotO für die Bestätigung der Amtsstellung nach § 12 Abs. 1 Satz 3 VDG zuständig. Die Eintragung im Notarverzeichnis erfolgt wiederum auf Grundlage der Vertreterbestellung durch die Aufsichtsbehörde, die diese nach § 67 Abs. 6 BNotO der Notarkammer mitteilt.
Bitte beachten Sie: Zum 30. November 2022 wird das XNP-Modul „Notarvertreterverwaltung“ (NVV) abgeschaltet. Ab diesem Zeitpunkt müssen Notarvertretungen zum Signieren in XNP ausschließlich die neuen N-Karten verwenden. Wir verweisen hierzu auf unser Schreiben vom 29. September 2022