26.07.2022

Fernsignatur

1. Infofilm

2. FAQ

Grundvoraussetzungen

Verwendung der alten Karte

Anmeldung an XNP

Fernsignaturzertifikat

3. Typische Fehlermeldungen

Situation / Fehlverhalten

Was kann ich selbst tun?

Wo erhalte ich weitere Unterstützung

Kartenanmeldung in XNP:
Es trat ein Fehler beim Laden der Schlüsselverwaltung auf.


(
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  • Erneut versuchen
  • Kartenlesegerät aus- und einstecken
  • Bei gesteckter Karte auf durchgängiges Leuchten der Kontrolllampe warten; bei blinkender Kontrolllampe wird die Karte noch eingelesen
  • N-Karte vor dem Öffnen von XNP einstecken
 

xnp@bnotk.de

Bitte Fehlernummer FS1 angeben.

 

Kartenanmeldung in XNP:
Anmeldung ist derzeit nicht möglich. Bitte melden Sie sich bei Ihrem Support!

 

Sofern Sie als Notarvertretung handeln, prüfen Sie, ob Sie am Tag der versuchten Anmeldung bereits bestellt sind. Eine Anmeldung mit der N-Karte außerhalb eines aktiven Amtstätigkeitszeitraums ist derzeit nicht möglich.

xnp@bnotk.de 

Bitte Fehlernummer FS2 angeben.

Auswahl des Signaturzertifikats durch Notarvertretungen:
Der Notarvertretung werden kein Fernsignaturzertifikat oder nur solche ohne das richtige Attribut ("Amtlich bestellte Vertretung für Max Mustermann, Notar in Dresden, Sachsen, Notarkammer Sachsen") angezeigt.

 

 
  • Wurde die Vertreterbestellung vom LG-Präsidenten vorgenommen und von der zuständigen Notarkammer im NVZ eingetragen? Fragen Sie ggf. bei der zuständigen Notarkammer nach.
  • Haben Sie ein FS-Zertifikat für die konkrete Vertretung bestellt und eine Bestätigungsmail über die Erstellung des Fernsignaturzertifikats erhalten? Beachten Sie, dass Sie außerdem eine Mitteilung über die erfolgreiche Antragstellung und die Genehmigung des Antrags erhalten. Erforderlich ist aber die Erstellung ("Ihre Fernsignatur FS-12345678 wurde mit den folgenden Daten erfolgreich erstellt."). Prüfen Sie in der Mitteilung über die Erstellung auch den Vertretungszeitraum.
  • Eine Anleitung zur Bestellung von Fernsignaturzertifikaten finden sie unter https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/fileadmin/user_upload/Anlage_1_-_Bestellung_der_Fernsignaturzertifikate.pdf
 

zs@bnotk.de

Bitte Fehlernummer FS3 angeben.

Signaturvorgang:
Der Signaturvorgang kann gestartet werden, läuft aber in einen Fehler und die Signatur kann nicht abgeschlossen werden.

 

Dieser Fehler kann verschiedene individuelle Gründe technischer Natur haben.

Folgendes können Sie unternehmen:

 

xnp@bnotk.de

Bitte Fehlernummer FS4 angeben.

Zwischenverfügung im Hinblick auf die Signatur:
Der Empfänger des signiertes Dokuments (in erster Linie Amtsgericht) moniert einen fehlenden Vertreternachweis.
 
  • Das Dokument muss erneut ordnungsgemäß signiert und eingereicht werden.
  • Eventuell haben Sie bei der Auswahl des Signaturzertifikats ein Zertifikat ohne das richtige Attribut ausgewählt. Das Attribut wird bei den einzelnen Zertifikaten unter "Zulassungen:" angezeigt (z.B. "Notarin in Sehlem, Niedersachsen, Notarkammer Oldenburg" oder "Amtlich bestellte Vertretung für Max Mustermann, Notar in Dresden, Sachsen, Notarkammer Sachsen"). Es werden unter Umständen auch Zertifikate ohne Attribut zur Auswahl angeboten. Mit diesen Zertifikaten darf nicht signiert werden, sie genügen den Anforderungen des § 39a Abs. 2 Satz 1 BeurkG nicht.
  • Eventuell haben Sie auch als Notarvertretung die herkömmliche Signaturkarte verwendet, ohne ein Benutzerkonto als Mitarbeitender verwendet zu haben, das im Stammdatenverzeichnis bzw. in der Benutzerverwaltung angelegt wurde und/oder ohne dass die Notarvertreterverwaltung mit einer elektronisch beglaubigten Abschrift der Bestellungsurkunde eingerichtet wurde. Keinesfalls darf als Notarvertretung die herkömmliche Signaturkarte verwendet werden, wenn die Anmeldung in XNP mit der neuen N-Karte erfolgt ist. Vorher muss eine neue Anmeldung mittels Benutzerkonto als Mitarbeitender erfolgen.
 
xnp@bnotk.de
Zwischenverfügung im Hinblick auf die Signatur:
Der Empfänger des signiertes Dokuments (in erster Linie Amtsgericht) moniert die Gültigkeit bei der Signaturprüfung auf Empfängerseite.
 
  • Als erstes empfehlen wir zur Absicherung die Prüfung der Signatur an der versandten Nachricht innerhalb des Moduls beN:
    Am schnellsten geht dies, wenn Sie
    • im genannten Zeitraum gesendete Vorgänge im Bereich „Gesendete Elemente“ in beN öffnen (Aktion Öffnen auf Aktionsleiste, Einzel- und Stapelauswahl möglich),
    • darin enthaltene signierte Dokumente (hier die Dokumentdatei, nicht die .pkcs7) per Doppelklick und der Aktion „öffnen“ im Auswahldialog im PDF-Viewer zur Ansicht öffnen,
    • im geöffneten PDF-Viewer die Aktion „Signatur prüfen“ wählen.

Im Anschluss haben Sie zwei Alternativen:

  • Signaturprüfung in beN gültig:
    Empfänger zuerst an die eigene IT-Stelle der Justiz verweisen. Uns sind verschiedene Fälle bekannt, in denen auf Seiten der Justiz erforderliche technische Voraussetzungen nicht vorlagen. Die entsprechenden Justiz-IT-Stellen der Länder sind hierüber informiert.
 
  • Signaturprüfung nicht gültig:
    Bitte umgehend an den Support wenden.
 
xnp@bnotk.de

4. Bedeutung der Fernsignatur - zum Hintergrund

Die neuen N-Karten haben drei voneinander zu unterscheidende Funktionen. Sie enthalten nach ihrer Initialisierung erstens den kryptografischen Schlüssel für den Zugang zur eigenen elektronischen Urkundensammlung (siehe dazu ausführlich unter https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/intern/initialisierung). Zweitens können Sie zum Anmelden an XNP verwendet werden und drittens dienen sie, wie schon die herkömmlichen Signaturkarten, zur Anbringung von qualifizierten elektronischen Signaturen mit einem amtsbezogenen Attribut, die in der elektronischen Welt das Pendant zu Unterschrift und Siegel darstellen.

Mit der Umstellung auf die N-Karten wird bei der Erstellung von qualifizierten elektronischen Signaturen in technischer Hinsicht auf das sogenannte Fernsignaturverfahren umgestellt. Beim Fernsignaturverfahren ist das für die Erzeugung einer qualifizierten elektronischen Signatur erforderliche Zertifikat nicht mehr auf der Signaturkarte gespeichert, sondern wird gewissermaßen ferngesteuert aus der hochsicheren Umgebung der Bundesnotarkammer verwendet.

Für Notarinnen und Notaren sowie Notariatsverwalterinnen und -verwalter, die im Rahmen ihrer eigenen Amtstätigkeit handeln, ändert sich hierdurch an der Signatur nichts. Das Signaturzertifikat enthält weiterhin ein Attribut, welches wie bisher die Signierende oder den Signierenden als Notarin oder Notar bzw. Notariatsverwalterin oder -verwalter ausweist und den Amtssitz beinhaltet, § 39a Abs. 2 Satz 1 BeurkG. Das Signaturzertifikat entstammt in technischer Hinsicht lediglich einer anderen (qualifizierten) Zertifizierungsstelle (CA) der Bundesnotarkammer.

Allerdings vereinfacht das Fernsignaturverfahren Signaturen von Notarvertretungen erheblich. Bisher konnten Notarvertretungen den Nachweis ihrer Stellung als Notarvertretung im Sinne von § 39a Abs. 2 Satz 1 BeurkG nicht wie Notarinnen und Notare durch ein im Signaturzertifikat enthaltenes Attribut erbringen, weil dieses aufgrund der wechselnden Vertretungsbestellungen nicht sinnvoll auf der Signaturkarte gespeichert werden kann. Deshalb mussten Notarvertretungen neben dem signierten Dokument regelmäßig auch eine elektronisch beglaubigte Abschrift ihrer Bestellungsurkunde übermitteln. Beides wurde durch einen wiederum zu signierenden ZIP-Container miteinander verbunden (§ 19 Abs. 4 DONot a.F.).

Dieses Verfahren wird durch die Signatur mit der N-Karte abgelöst: Durch das Fernsignaturverfahren können Notarvertretungen zukünftig qualifizierte elektronische Signaturen erstellen, bei denen das Signaturzertifikat bereits ein Attribut enthält, aus dem die vertretene Notarin oder der vertretene Notar, der Amtssitz und der Vertretungszeitraum unmittelbar hervorgeht. Das Signaturzertifikat mit diesem berufsbezogenen Attribut muss durch die Notarvertretung vor dem jeweiligen Vertretungszeitraum bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer bestellt werden. Es wird nur erteilt, wenn die zuständige Notarkammer die Notarvertretung im Notarverzeichnis der Bundesnotarkammer gemäß §§ 5, 6 NotVPV eingetragen hat. Die Notarkammer ist nach § 67 Abs. 3 Nr. 5 BNotO für die Bestätigung der Amtsstellung nach § 12 Abs. 1 Satz 3 VDG zuständig. Die Eintragung im Notarverzeichnis erfolgt wiederum auf Grundlage der Vertreterbestellung durch die Aufsichtsbehörde, die diese nach § 67 Abs. 6 BNotO der Notarkammer mitteilt.