15.11.2021
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XNotar

Signieren: Dokumente eines "sonstigen Antrages" signieren

Zu signierende Dokumente werden im Modul "Sonstige Anträge" in einer Signaturmappe angezeigt. Die Signaturmappe ist angelehnt an die im Notarbüro bekannte Unterschriftenmappe und wird von mehreren Fachmodulen genutzt. Eine detaillierte Beschreibung der Signaturmappe finden Sie daher im Kapitel der fachmodulübergreifenden Funktionen Mit der Signaturmappe signieren.

In der Signaturmappe können Sie die Dokumente sichten und signieren. Einzelne Dokumente können bei Bedarf von der Signatur ausgeschlossen werden.

Bitte beachten Sie, dass der Signaturkartenleser am Arbeitsplatz des Signierenden angeschlossen ist und die Signaturkarte im Kartenleser steckt. Signaturkartenleser und Signaturkarte: Es kann vorkommen, dass der Signaturkartenleser oder die Signaturkarte vom Modul "Sonstige Anträge" nicht erkannt wird. In diesem Fall schließen Sie den Kartenleser bitte erneut an Ihrem Arbeitsplatz an und starten Sie das Modul "Sonstige Anträge" neu.

Erklärvideo: Die Signatur in XNotar: Nutzen Sie auch unser hilfreiches Erklärvideo zum Thema Signatur in XNotar.

Dokumente eines oder mehrerer sonstigen Anträge signieren

Sie können die Signatur der Dokumente für einen Sonstigen Antrag oder mehrere sonstige Anträge aus der Übersicht heraus oder für einen sonstigen Antrag aus dem Gesamtüberblick auslösen.

Wählen Sie mehrere sonstigen Anträge aus der Übersicht, werden die zu signierenden Dokumente aller ausgewählten sonstigen Anträge in der Signaturmappe zusammengestellt. 

  • Wählen Sie einen oder mehrere sonstige Anträge aus und wählen Sie die Aktion Signieren in der Aktionsleiste.
  • Das System öffnet die Signaturmappe und stellt alle zu signierenden Dokumente zur Sichtung und Signatur bereit, die folgende Kennzeichnung aufweisen:
    • Signatur notwendig: Ja
    • Signatur vorhanden: Nein
    • Beglaubigungsvermerk notwendig: Ja
    • Beglaubigungsvermerk vorhanden: Ja
    • Beglaubigungsvermerk notwendig: Nein

Hinweis: Dokumente, die nicht mit den genannten Merkmalen gekennzeichnet sind, werden nicht in die Signaturmappe übernommen. Bitte stellen Sie daher im Bearbeitungsprozess sicher, dass auf der Karteikarte Dokumente alle Kennzeichen für das Dokument richtig gesetzt sind und notwendige Beglaubigungsvermerke angefügt werden.

  • Sichten Sie das/die Dokument/e.
  • Möchten Sie ein Dokument zum jetzigen Zeitpunkt von der Signatur ausschließen, so betätigen Sie die Aktion Ausschließen.
  • Möchten Sie Signieren, so betätigen Sie die Aktion Signieren bzw. Alle Signieren bei mehreren Dokumenten.
  • Das System bereitet die Signatur vor und Sie werden weitergeleitet zur Signaturanwendungskomponente.
  •  Folgen Sie den weiteren Schritten (Bestätigung der zu signierenden Dokumente, PIN-Eingabe).
  • Das System fasst den Signaturvorgang in einem Dialog zusammen und schließt die Signaturmappe.

Haben Sie sich im Bereich der Module von XNotar (Handelsregister, Grundbuch, Sonstige Anträge) entschieden, hochgeladene Dokumente nicht in das Format PDF/A-1b zu konvertieren oder haben Sie im Modul Dokumente nicht PDF/A-1b-konforme Dokumente hochgeladen, so werden Sie bei Öffnen der Signaturmappe hierauf nochmal durch einen Dialog hingewiesen. Erneut haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit

  • das Ursprungsformat beizubehalten (in diesem Fall wählen Sie im Dialog "Überspringen")
  • das Ursprungsformat in das Format PDF/A-1b zu konvertieren (in diesem Fall wählen Sie im Dialog "Konvertieren").

Weitere Hinweise finden Sie auch in der Onlinehilfe von XNP unter Signaturmappe.

Signieren aus der Übersicht heraus
Signieren aus dem Gesamtüberblick heraus

Bei einem nicht vorhandenen, aber als erforderlich angegebenen Beglaubigungsvermerk, erscheint bei der Auswahl der Aktion Signieren aus der Übersicht der Sonstigen Anträge eine Meldung, dass keine zu signierenden Dokumente erkannt wurden und die Validierungsvorgaben und -voraussetzungen zu prüfen sind. Aus dem Bearbeitungsmodus heraus kann der/die Nutzer/in über die Schaltfläche PDF bearbeiten auf der Karteikarte Dokumente in den PDF-Viewer wechseln, dort kann er/sie auch signieren; eine Meldung erfolgt hier im Rahmen der Signatur nicht, da der PDF-Viewer keine Validierung auslöst. Erst im Rahmen der Validierung des anschließenden Versendens erhält der/die Nutzer/in eine Fehlermeldung.

Der Status des Antrages wird für den Signaturprozess nicht berücksichtigt, sodass eine Signatur zu jeder Zeit stattfinden kann (immer unter der Voraussetzung, dass der Antrag noch nicht versendet wurde und bearbeitet werden kann), also beispielsweise auch für Anträge im Status In Vorbereitung.