22.01.2024
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XNotar

Vollzugsschritt versenden

Sobald ein Vollzugsschritt vollständig vorbereitet ist und den Status Versandbereit besitzt, kann der Versand ausgelöst werden. Das Modul eNoVA stellt mittels systemseitiger Validierung sicher, dass alle benötigten Informationen zum Vollzugsschritt im Vorgang erfasst wurden. Sofern der Vorgang valide ist, wird der Vollzugsschritt im Anschluss an das besondere elektronische Notarpostfach (beN) übergeben. In beN wird automatisch eine Nachricht erzeugt und an den für den Vollzugsschritt ausgewählten Empfänger versendet. 

Mit Übergabe an das beN wechselt der Status des Vollzugsschritts zunächst in den Status Zum Versand abgegeben. Sobald die Nachricht durch beN an den Empfänger übermittelt wurde, wechselt der Status des Vollzugsschritts systemseitig in den Folgestatus Versendet. Dies kann unter Umständen und je nach Größe der mit dem Vollzugsschritt zu versendenden Dokumente einige Minuten in Anspruch nehmen. Weitere Informationen zu den Status Zum Versand abgegeben und Versendet entnehmen Sie bitte dem Prozessmodell. 

Der Versand eines Vollzugsschritts kann aus dem Bearbeitungsmodus eines Vorgangs sowie aus der Übersicht über das Drei-Punkte-Menü am Vorgang erfolgen. Mehrere Vollzugsschritte (auch aus unterschiedlichen Vorgängen) können gleichzeitig aus der Übersicht der Vorgänge versendet werden.

Versand aus dem Bearbeitungsmodus
Versand aus der Übersicht der Vorgänge

Versand aus dem Bearbeitungsmodus

Befinden Sie sich im Bearbeitungsmodus eines Vorgangs, können Sie den Versand für den erfassten Vollzugsschritt ausführen. Voraussetzung hierfür ist, dass der Vollzugsschritt den Status Versandbereit hat (Aktion: Vorbereitung abschließen) oder die Validierung bei einem Versand aus dem Status In Vorbereitung keine Fehler ergeben hat. Gehen Sie wie folgt vor:

  • Wählen Sie am Vollzugsschritt die Aktion Versenden. 
  • Das System führt automatisch eine Validierung des Vollzugsschritts durch. Ausführlich beschrieben ist die Validierung im Kapitel Vorgang validieren.
  • Ergibt die Validierung keine Fehler, wird der Vollzugsschritt an beN übergeben und der Status des Vollzugsschritts zunächst auf Zum Versand abgegeben gesetzt. Nach erfolgreicher Übermittlung des Vorgangs an den Empfänger wechselt der Status automatisch auf Versendet.
  • Ermittelt das System Fehler bei der Validierung, werden Sie hierüber in einem Fenster informiert. Die Fehler müssen zunächst behoben werden. Klicken Sie hierfür auf OK.

Versand aus der Übersicht der Vorgänge

Den Versand eines oder mehrerer Vollzugsschritte können Sie aus der Übersicht der Vorgänge vornehmen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Vollzugsschritte in den Status Versandbereit gesetzt wurden. Nur Vollzugsschritte im Status Versandbereit werden beim Versand aus der Übersicht berücksichtigt. 

Gehen Sie wie folgt vor:

  • Wählen Sie über die Checkboxen den oder die Vorgänge aus, in denen die versandbereiten Vollzugsschritte sind.  Filtern Sie ggf. vorher die Übersicht nach dem Vollzugsschrittstatus.
  • Wählen Sie die Aktion Versenden in der Aktionsleiste. 

Beim Versand aus der Übersicht heraus erscheint zunächst ein Dialog, der darauf hinweist, dass alle versandbereiten Vollzugsschritte der ausgewählten Vorgänge versendet werden. Sofern Sie einzelne versandbereite Vollzugsschritte noch nicht versenden möchten, können Sie im Bearbeitungsmodus eines jeden Vorgangs den Versand einzeln für jeden Vollzugsschritt anstoßen.

  • Das System führt automatisch eine Validierung der ausgewählten Vollzgsschritte durch.
  • Ergibt die Validierung keine Fehler, werden die Vollzugsschritte an das beN übergeben und der Status der Vollzugsschritte zunächst auf Zum Versand abgegeben gesetzt. Nach erfolgreicher Übermittlung der Vollzugsschritte an den/die Empfänger wechselt der Status automatisch jeweils auf Versendet. 
  • Ermittelt das System Fehler bei der Validierung, werden Sie hierüber in einem Fenster informiert. Die Fehler müssen zunächst behoben werden. Die Bearbeitung fehlerhafter Vollzugsschritte können Sie per Klick auf das Aktenzeichen/UVZ-Nr. und in dem sich daraufhin öffnenen Bearbeitungsmodus direkt beginnen.

Bei der Übergabe an das beN und dem Versand des Vollzugsschritts mit beN kann es zu einem Versandfehler kommen. Diese Fehler führen dazu, dass der Vollzugsschritt nicht versendet werden kann. War der Versand nicht erfolgreich, so wird Ihnen dies in der Übersicht der Vorgänge in der Spalte Versandfehler oder am Vollzugsschritt selbst im Bearbeitungsmodus/Gesamtüberblick angezeigt. Der Status des Vollzugsschritts wechselt im Falle des Versandfehlers nicht.