Sollte die elektronische Einreichung nicht möglich sein, beispielsweise weil der Empfänger nicht erreichbar ist oder die Anhänge des Vollzugsschritts zu groß für einen Versand mit beN sind (beN: Nachricht erstellen und versenden), besteht immer die Möglichkeit den Vollzugsschritt für eine postalische Ersatzeinreichung zu exportieren. Der Vollzugsschritt wird dadurch in dem lokalen Dateiensystem gespeichert und kann von dort aus auf einen Datenträger übertragen und per Post versandt werden. 

Auch bei der Aktion Für Ersatzeinreichung exportieren wird, wie bei der Versandvorbereitung und dem Versand, eine systemseitige Validierung durchführt, die sicherstellt, dass der Vollzugsschritt ausreichend valide ist. Der Status des Vollzugsschritts wechselt nach dem Export für Ersatzeinreichung analog dem Versand auf Versendet.

Der Export für die Ersatzeinreichung kann für einen oder mehrere Vollzugsschritte aus der Übersicht der Vorgänge ausgelöst werden.

Den Export für die Ersatzeinreichung eines oder mehrerer Vollzugsschritte können Sie aus der Übersicht der Vorgänge vornehmen. Voraussetzung hierfür ist, dass der/die ausgewählte/n Vorgänge versandbereite Vollzugsschritte enthalten.

Gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie über die Checkboxen den oder die Vorgänge aus, in denen versandbereite Vollzugsschritte sind, die Sie für die Ersatzeinreichung exportieren möchten.
• Wählen Sie die Aktion Für Ersatzeinreichung exportieren in der Aktionsleiste. 
• Das System führt automatisch eine Validierung der ausgewählten Vorgänge durch.
• Ausführlich beschrieben ist die Validierung im Kapitel Vorgang validieren.
• Ergibt die Validierung keine Fehler, werden Sie vom System auf Ihre lokale Ordnerstruktur geleitet. Dort wählen Sie den Ort aus, an dem Sie den/die Vollzugsschritt/e speichern möchten. 
• Nach erfolgreichem Export wechselt der Status aller ausgewählten Vollzugsschritte auf Versendet.
• Ermittelt das System Fehler bei der Validierung, werden Sie hierüber in einem Dialog informiert.
• Die Fehler müssen zunächst behoben werden.
• Die Bearbeitung fehlerhafter Vorgänge können Sie per Klick auf den Link im Bearbeitungsmodus öffnen und die Bearbeitung beginnen.
• Die exportierten Vollzugsschritte können Sie nun von Ihrem lokalen Speicherort auf einen Datenträger übertragen.

Dateiordner nach Export zur Ersatzeinreichung
Bei erfolgreichem Export für Ersatzeinreichung generiert das System am ausgewählten Speicherort einen Dateiordner. Der Dateiname des Ordners setzt sich zusammen aus der Bezeichnung des Vorgangs, Vollzugsschritttyp und der EGVP-ID des Empfängers. In dem Ordner befinden sich ein Unterordner mit dem Dateinamen attachments. Der Ordner attachments beinhaltet die Nachricht im XML-Format sowie sämtliche Anhänge (Dokumente, Signaturdateien) des Vollzugsschritts.

Bitte übertragen Sie stets den Hauptordner einschließlich Unterordner auf den von Ihnen ausgewählten Datenträger.