Die elektronische Urkundensammlung ist seit dem 1. Juli 2022 zu führen.

Mit dem Start der Elektronischen Urkundensammlung ändert sich das Verhalten zur Verwendung von Dokumenten in den Modulen von XNotar derzeit nicht.

Sie können (weiterhin) wie folgt vorgehen:

• Die Vorbereitung und Verwendung von Dokumenten für den Elektronischen Rechtsverkehr mit den Registergerichten, den Grundbuchämtern und in Angelegenheiten nach § 14b FamFG kann erfolgen wie bisher.
• Die in den entsprechenden Modulen erforderlichen Dokumente werden weiterhin von einem lokalen Speicherort hochgeladen. Insoweit bietet es sich an, das ohnehin lokal zwischengespeicherte Scanprodukt für die Elektronische Urkundensammlung in gleicher Weise auch für das Hochladen in die Module von XNotar und die Verwendung im Elektronischen Rechtsverkehr zu verwenden.
• Sie können Vorgänge weiterhin zusammen mit Dokumenten aus Ihrer Notarsoftware heraus in die XNotar-Module Handelsregister und Grundbuch importieren.

Wir bitten Sie insbesondere folgendes zum 1. August 2022 im Zusammenhang mit Einreichungen über das Modul Handelsregister zu beachten:

Änderung von § 12 Abs. 2 HGB - maschinenlesbare und dursuchbare Dateiformate
Unter Bezugnahme auf das Rundschreiben der Bundesnotarkammer Nr. 15/2021 vom 17.11.2021 erinnern wir hiermit nochmal an die Änderung von § 12 Abs. 2 HGB zum 1. August 2022. Bitte beachten Sie, dass die Änderung zur Folge hat, dass elektronische Dokumente zum Handelsregister ab dem 1. August 2022 „in einem maschinenlesbaren und durchsuchbaren Datenformat“ einzureichen sind, da ansonsten die Gefahr einer Beanstandung durch das Registergericht besteht.  
Zur Erzeugung maschinenlesbarer PDF-Dateien beachten Sie bitte die Empfehlungen der Bundesnotarkammer in dem o. g. Rundschreiben.

Perspektivisch ist eine Verknüpfung der Module geplant. Die in die elektronische Urkundensammlung eingestellten Dokumente können derzeit aber noch nicht unmittelbar in den Modulen von XNotar wiederverwendet werden.

Alle wichtigen Informationen und Anleitungen zur Nutzung im Zusammenhang mit der elektronischen Urkundensammlung finden Sie in der Onlinehilfe zum Elektronischen Urkundenarchiv im Bereich Elektronische Urkundensammlung. Insbesondere erhalten Sie hier auch alle Informationen zum Start der Archivierung von Dokumenten.