Dokumente hinzufügen

Auf der Karteikarte Dokumente können Sie die für den Grundbuchantrag erforderlichen Dokumente hinzufügen.

Aufbau der Karteikarte Dokumente

Die Karteikarte Dokumente enthält folgende Bereiche, die nachfolgend inhaltlich als auch im Hinblick auf ihre praktische Nutzung beschrieben werden:

Ausgewählte Anträge
Anschreiben
Dokumentendatei/en
Dokumentenart und Angaben zur Validierung bestimmen
Eintragungsgrundlage

Ausgewählte Anträge

Im Bereich Ausgewählte Anträge

  • werden systemseitig alle Anträge aufgeführt, die auf der Karteikarte Anträge ausgewählt wurden
  • wird der Hinweis: "Für die gewählten Grundstück/e ist eine Angabe von Antragsarten nicht erforderlich. Eine Anzeige von Anträgen in diesem Bereich entfällt daher." angezeigt, wenn eine Auswahl von Anträgen noch nicht getroffen wurde bzw. aufgrund des ausgewählten Bundeslandes nicht getroffen werden muss (die Auswahl von Antragsarten muss für die Bundesländer Baden-Württemberg und Schleswig-Holstein nicht erfolgen).

Die Informationen zu bundeslandspezifischen Anforderungen bei Übermittelung von Antragsarten an den Empfänger im Fachverfahren Grundbuch finden Sie hier.

Die Auflistung im Bereich Ausgewählte Anträge ist eine reine Aufzählung; der Bereich ist nicht interaktiv und verändert sich nicht durch Hinzufügen von Anschreiben und Dokumentendateien.

bundeslandspezifisch, wenn Karteikarte Anträge ausgegraut

Anschreiben

Das Modul Grundbuch legt systemseitig für jedes auf der Karteikarte Grundstücke ausgewählte Grundbuchamt systemseitig einen Anschreibenbereich auf der Karteikarte Dokumente an.

Wurde ein systemseitig angelegter Anschreibenbereich über das Papierkorb-Symbol komplett entfernt, kann dieser über die Auswahl oben links (Dokument hinzufügen) erneut hinzugefügt werden. Anders als bei der systemseitigen Anlage wird der Anschreibenbereich dann aber unterhalb ggf. bereits vorhandener Bereiche von Dokumentendateien angefügt.

Innerhalb des angelegten Anschreibenbereichs kann

  • über den Button Anschreiben erstellen systemseitig ein Anschreiben unter Verwendung von Textbausteinen erstellt werden,
  • ein vorbereitetes und lokal gespeichertes Anschreiben hochgeladen werden; diese Vorgehensweise zum Hochladen eines vorbereiteten Anschreibens unterscheidet sich nicht vom Hochladen weiterer Dokumente, so dass auf die nachstehenden Ausführungen im Bereich Datei hochladen verwiesen wird.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  • Klicken Sie auf Anschreiben erstellen
  • Es öffnet sich der Dialog zum Erstellen eines Anschreibens.
    • Links sehen Sie den Bereich der Vorlagenauswahl (Standardvorlage, individuelle Vorlage) sowie den Bereich der Textvorlagen; darunter sehen Sie ein Textfeld in dem Sie ausgewählte Vorlagentexte editieren können.
    • Auf der rechten Seite sehen Sie eine (nicht editierbare) Vorschau des generierten Vermerkstextes.
  • Wählen Sie unter Vorlage auswählen die Vorlage aus, die verwendet werden soll (Standardvorlage oder individuelle Vorlage). Systemseitig wird immer die Vorlageart vorbelegt, die zueltzt verwendet wurde.

Die Standardvorlage enthält folgende Platzhalter, die systemseitig befüllt werden, und die auch in individuelle Vorlagen übernommen werden können:

Platzhalter

Belegungslogik

{{Notar-Titel}} {{Notar-Vorname}} {{Notar-Nachname}}
{{Straße}} {{Hausnummer}}
{{PLZ}} {{Ort}}

Umsystem NVZ (Notarverzeichnis)
{{Datum}}Metadaten zum Dokument
{{Amtsgericht}}Datenfeld <Grundbuchamt> Karteikarte Grundstücke
{{Grundstücke}}Datenfelder <Grundbuch von> und <Blatt> Kartei Grundstücke

Mein Zeichen: {{Aktenzeichen}} {{Ur-Nummer}}
{{Aktenzeichen-Gericht}}

gleichnamige Datenfelder Karteikarte Grunddaten
{{Titel}} {{Vorname}} {{Nachname}}, {{Amtstitel}}

Umsystem NVZ

bei Notarvertreterinnen und Notarvertreterin wird der Amtstitel unveränderbar mit Notarvertreter/in belegt

 

  • Über die Auswahl Textvorlage zu Anschreibentext hinzufügen können für das Anschreiben systemseitig zur Verfügung gestellte Textbausteine gewählt werden. Alternativ können im Feld Anschreibentext editieren Anschreibentexte erfasst bzw. hinzugefügte Textbausteine nach Bedarf angepasst werden.
  • Das System aktualisiert die Vorschau des Anschreibens regelmäßig.
  • Mit Klick auf Erstellen wird das Anschreiben gespeichert. Der Dialog schließt sich. Von der Karteikarte Dokumente aus kann über die Schaltfläche "Anschreiben ändern" das systemseitig erstellte Anschreiben erneut geöffnet, geändert und gespeichert werden.
    Nach Signatur ist die Änderung des Anschreibens nicht mehr möglich. Ist eine Änderung dennoch erforderlich muss das Anschreiben entfernt und neu erstellt werden.

TIPP Eigene Vorlagen für Anschreiben erstellen: Sie können auch eigene Anschreiben-Vorlagen erstellen und diese als Standardvorlage für Anschreiben verwenden. Eine ausführlich Anleitung zum Erstellen eigener Vorlagen finden Sie im Kapitel Erstellen individueller Vorlagen für Anschreiben und Beglaubigungsvermerke.

Dokumentendatei/en

Neben dem Anschreibenbereich, der sich aus der Angabe von auf der Karteikarte Grundstücke angegebenen Grundbuchämtern ergibt, können auf der Karteikarte Dokumente beliebig viele weitere Dokumentdateien hinzugefügt werden.

Nachfolgend wird die Erfassung eines einzelnen Dokuments durch Hochladen einer PDF- bzw. TIFF-Datei beschrieben:

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Klicken Sie in dem Auswahlelement oben rechts auf "Dokument hinzufügen".

  • Es öffnet sich systemseitig ein Dialog zum Hochladen einer Datei (nachfolgend auch als "Dokumentdatei) bezeichnet; es können ausschließlich PDF- oder TIF(F)-Dateien hochgeladen werden,
  • Klicken Sie auf "Datei auswählen"
  • Systemseitig öffnet sich ein Dateiauswahldialog.
  • Wählen Sie die Datei, die hochgeladen werden soll und bestätigen Sie die Auswahl.
  • Bei einer separaten Signaturdatei wählen Sie bitte das Hauptdokument aus; die Signaturdatei wird dann systemseitig automatisch mitgezogen.

    Passen Sie die Informationen zur Dokumentendatei in diesem Dialog an bzw. ergänzen Sie diese:

    • Dokumententitel: Systemseitig wird automatisch der Dateiname als Dokumententitel gesetzt. Der Titel kann aber manuell geändert werden.
    • Dokumentendatum: Systemseitig ist das aktuelle Datum vorbelegt. Passen Sie das Datum bitte bei Bedarf an. Es ist das Datum anzugeben, zu dem das Dokument errichtet wurde (z. B. Tag der Beglaubigung oder Beurkundung).
    • Dokumentenzeichen: Soweit das Dokument eine UR-Nummer hat, ist diese hier einzugeben; ersatzweise eine vergleichbare Kennzeichnung.

    Die korrekte Dokumentendatum und eine entsprechende Angabe im Bereich Dokumentenzeichen ist insbesondere zur Weiterbearbeitung auf Empfängerseite (Justiz) maßgeblich wichtig.
    Geben Sie wie beschrieben ein Dokumentenzeichen an, so wird dieses zudem für Dokumentarten, die die ergänzende Eingabe einer Eintragungsgrundlage erfordern, im entsprechenden Bereich der Karteikarte Dokumente systemseitig automatisch befüllt.
     

    Sie haben nach Hochladen der Dokumentendatei die Möglichkeit folgende Kriterien für die Weiterverwendung festzulegen:

    • Falls die Datei bereits einen Beglaubigungsvermerk enthält, so aktivieren Sie die Checkbox "Dokument enthält bereits einen Beglaubigungsvermerk".
    • Wenn Sie unmittelbar im Anschluss systemseitig einen Beglaubigungsvermerk anfügen wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Nach dem Speichern soll direkt ein Beglaubigungsvermerk angefügt werden." Bei systemseitigen Anfügen eines Beglaubigungsvermerks wird auch dies als Information in den Dateiauswahldialog "nachgetragen". Die Information wird später bei der Validierung des Grundbuchantrages berücksichtigt.
    • Wenn Sie hochgeladene PDF-Dateien, die nicht PDF/A-1b-konform sind, in das Dateiformat PDF/A-1b konvertieren wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Das Dokument soll nach PDF/A 1b konvertiert werden".
    • Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "Speichern". 

    Folgende Variante sind nun möglich:

    • Es soll kein Beglaubigungsvermerk angefügt werden: Das System schließt den Dialog und überträgt die erfassten Informationen auf die Seite. Das Dokument wurde nun in dem Grundbuchantrag gespeichert.
    • Es soll ein Beglaubigungsvermerk angefügt werden: Das System öffnet nach Speichern den Dialog zur Auswahl eines Beglaubigungsvermerks (Beglaubigungsvermerk erstellen). Dort können Sie einen Beglaubigungsvermerk auswählen und anfügen. Mit Anfügen bestätigen Sie die Auswahl. Das System schließt den Dialog und überträgt die erfassten Informationen auf die Seite. Das Dokument und der Beglaubigungsvermerk wurden nun in dem Grundbuchantrag gespeichert.
    • Es soll ein Konvertieren nach PDF/A erfolgen: Mit Speichern erfolgt die Konvertierung. Achtung: Bei signierten Dateien wird im Rahmen der Konvertierung die Signatur entfernt.

    Für alle Varianten gilt: Es werden nach Rückkehr auf die Karteikarte Dokumente die Optionen "Bearbeiten" und "PDF bearbeiten" ergänzt bzw. freigeschaltet. Hiermit können Sie nachträglich sowohl die Metadaten des Dokuments (Bearbeiten) oder das Dokument an sich (PDF bearbeiten) nachträglich ändern/ergänzen.

    Wenn Sie nicht unmittelbar im Anschluss zum Hochladen der Datei, sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt einen Beglaubigungsvermerk zu einem Dokument im Modul Grundbuch hinzufügen möchten, dann erfolgt dies über die Funktion "PDF bearbeiten". Das Dokument wird dann im PDF-Viewer geöffnet, wo Ihnen immer eine Funktion für das Anfügen eines Beglaubigungsvermerks zur Verfügung steht. Da der PDF-Viewer und die Erstellung eines Beglaubigungsvermerks modulübergreifende Funktionalitäten sind, werden diese einheitlich in den Kapiteln Modul Dokumente bzw Beglaubigungsvermerk erstellen beschrieben.

    Dokumentenart und Angaben zur Validierung bestimmen

    • Nach Hochladen und Speichern der Dokumentdatei wird das Dokument mit den entsprechenden Dokumenteigentschaften auf der Karteikarte angezeigt.
    • Solange keine Dokumentart (Dropdown) ausgewählt ist, wird der Dokumentbereich allein mit dem Dokumententitel belegt.
      Sobald eine oder mehrere Dokumentarten gewählt sind, werden diese nach dem Dateinamen ergänzt.
    • Erkennt die Anwendung eine Signatur zum hochgeladenen Dokument, so wird dies im Bereich Signatur auf der Karteikarte mit einem entsprechenden Hinweis "Signatur vorhanden" angezeigt.

    Nach Hochladen der Dokumentdatei muss die Dokumentart bestimmt und die systemseitige Validierungsvorgabe (Beglaubigungsvermerk notwendig/nicht notwendig, Signatur notwendig/nicht notwendig) überprüft werden.

    • Wählen Sie aus den Vorgaben innerhalb des Dokumentbereichs die Dokumentart durch Auswahl über das Dropdown "Dokumentenart" aus.
    • Prüfen Sie die vorgegebene Validierungsvorgabe. Sie können erforderliche Änderungen durch Aktivieren oder Deaktivieren der Checkbox vornehmen.
      Diese Vorgaben sind jeweils für die Validierung maßgeblich.
    • Ein erneutes Bearbeiten der Dokumenteigenschaften der hochgeladenen Datei (Dokumententitel, Dokumentenzeichen oder Dokumentendatum) ist mit Klick auf den Button Bearbeiten möglich.
    • Ein inhaltiches Bearbeiten der Dokumentendatei ist mit Klick auf den Button PDF bearbeiten möglich.

    Eintragungsgrundlage

    Das Befüllen des Bereichs Eintragungsgrundlage ist insbesondere für die Weiterbearbeitung des übermittelten Vorgangs auf Empfängerseite maßgeblich (Ausnahme: Baden-Württemberg und Schleswig-Holstein; hier werden keine spezifischen Daten zu Anträgen übermittelt).
    Die Konfiguration, für welche Dokumentarten die Eintragungsgrundlage erfasst wird, ist ebenfalls in Abstimmung mit der Empfängerseite (Justiz) erfolgt.

    Das Auswahlfeld Eintragungsgrundlage schlägt systemseitig auf der Karteikarte Anträge ausgewählte Anträge zur Auswahl vor. Beispielsweise kann die ausgewählte Dokumentart Erwerbsurkunde Eintragungsgrundlage für den Antrag Erwerbsvormerkung sein.

    Zur ausgewählten Eintragungsgrundlage ist die UR-/UVZ-Nummer pflichtmäßig anzugeben. Wurde die UR-/UVZ-Nummer bereits - wie vorstehend beschrieben - im Dialog zum Hochladen einer Datei im Datenfeld Dokumentenzeichen angegeben, so wird das Datenfeld UR-/UVZ-Nummer damit systemseitig automatisch befüllt, kann aber weiterhin manuell geändert werden.