Im Bereich Ausgewählte Anträge

• werden systemseitig alle Anträge aufgeführt, die auf der Karteikarte Anträge ausgewählt wurden
• wird der Hinweis: "Für die gewählten Grundstück/e ist eine Angabe von Antragsarten nicht erforderlich. Eine Anzeige von Anträgen in diesem Bereich entfällt daher." angezeigt, wenn eine Auswahl von Anträgen noch nicht getroffen wurde bzw. aufgrund des ausgewählten Bundeslandes nicht getroffen werden muss (die Auswahl von Antragsarten muss für die Bundesländer Baden-Württemberg und Schleswig-Holstein nicht erfolgen).

Die Informationen zu bundeslandspezifischen Anforderungen bei Übermittelung von Antragsarten an den Empfänger im Fachverfahren Grundbuch finden Sie hier.

Die Auflistung im Bereich Ausgewählte Anträge ist eine reine Aufzählung; der Bereich ist nicht interaktiv und verändert sich nicht durch Hinzufügen von Anschreiben und Dokumentendateien.

Sie haben nach Hochladen der Dokumentendatei die Möglichkeit folgende Kriterien für die Weiterverwendung festzulegen:

• Falls die Datei bereits einen Beglaubigungsvermerk enthält, so aktivieren Sie die Checkbox "Dokument enthält bereits einen Beglaubigungsvermerk".
• Wenn Sie unmittelbar im Anschluss systemseitig einen Beglaubigungsvermerk anfügen wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Nach dem Speichern soll direkt ein Beglaubigungsvermerk angefügt werden." Bei systemseitigen Anfügen eines Beglaubigungsvermerks wird auch dies als Information in den Dateiauswahldialog "nachgetragen". Die Information wird später bei der Validierung des Grundbuchantrages berücksichtigt.
• Wenn Sie hochgeladene PDF-Dateien, die nicht PDF/A-1b-konform sind, in das Dateiformat PDF/A-1b konvertieren wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Das Dokument soll nach PDF/A 1b konvertiert werden".
• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "Speichern". 

Sie haben nach Hochladen der Dokumente die Möglichkeit folgende Kriterien für die Weiterverwendung festzulegen:

• Falls die Dokumente bereits jeweils einen Beglaubigungsvermerk enthalten, so aktivieren Sie die Checkbox "Alle Dokumente enthalten jeweils bereits einen Beglaubigungsvermerk".
• Wenn Sie unmittelbar im Anschluss systemseitig einen identischen Beglaubigungsvermerk an alle Dokumente anfügen wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Nach dem Speichern soll an alle Dokumente ein identischer Beglaubigungsvermerk angefügt werden." Bei systemseitigen Anfügen eines Beglaubigungsvermerks wird auch dies als Information in den Dateiauswahldialog "nachgetragen".
• Wenn Sie hochgeladene PDF-Dateien, die nicht PDF/A-1b-konform sind, in das Dateiformat PDF/A-1b konvertieren wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Alle Dokument sollen nach PDF/A 1b konvertiert werden".
• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "Speichern". 

Folgende Variante sind nun möglich:

• Es soll kein Beglaubigungsvermerk angefügt werden: Das System schließt den Dialog und überträgt die erfassten Informationen auf die Seite. Das Dokument wurde nun in dem Grundbuchantrag gespeichert.
• Es soll ein Beglaubigungsvermerk angefügt werden: Das System öffnet nach Speichern den Dialog zur Auswahl eines Beglaubigungsvermerks (Beglaubigungsvermerk erstellen). Dort können Sie einen Beglaubigungsvermerk auswählen und anfügen. Mit Anfügen bestätigen Sie die Auswahl. Das System schließt den Dialog und überträgt die erfassten Informationen auf die Seite. Das Dokument und der Beglaubigungsvermerk wurden nun in dem Grundbuchantrag gespeichert.
• Es soll ein Konvertieren nach PDF/A erfolgen: Mit Speichern erfolgt die Konvertierung. Achtung: Bei signierten Dateien wird im Rahmen der Konvertierung die Signatur entfernt.

Sie können die Dokumentendaten jeweils direkt auf der Karteikarte "Dokumente" über die vorhandenen Eingabefelder bearbeiten.

• Sämtliche Änderungen an den Dokumentendaten werden bei allen Aktionen außer "Schließen gespeichert.
• Dokumententitel: Der Dokumententitel wird systemseitig mit dem Dateinamen belegt. Eine nachträgliche Anpassung ist möglich, aber in der Regel nicht erforderlich. Führend im Austausch mit dem Empfänger auf der Justizseite ist ausschließich der Dateiname, der nach den gültien Vorgaben des ERV (elektronischer Rechtsverkehr) anwendungsseitig geprüft wird.
• Dokumentenzeichen: Geben Sie hier bitte die UVZ-Nummer oder ein Ähnliches Dokumentenzeichen an. Die Angabe des Dokumentzeichen ist insbesondere zur Weiterbearbeitung ohne manuelles Nacharbeiten auf Justizseite sehr relevant.
• Dokumentendatum: Geben Sie hier bitte das Datum an, zu dem die Dokumente errichtet wurden (z. B. Tag der Beglaubigung oder Beurkundung).
• Beschreibung: Optional können Sie hier eine ergänzende Beschreibung zum Dokument angeben, falls dies für interne Büroabläufe zweckdienlich ist.

• Nach Hochladen und Speichern der Dokumentdatei wird das Dokument mit den entsprechenden Dokumenteigentschaften auf der Karteikarte angezeigt.
• Solange keine Dokumentart (Dropdown) ausgewählt ist, wird der Dokumentbereich allein mit dem Dokumententitel belegt.
  Sobald eine oder mehrere Dokumentarten gewählt sind, werden diese nach dem Dateinamen ergänzt.
• Erkennt die Anwendung eine Signatur zum hochgeladenen Dokument, so wird dies im Bereich Signatur auf der Karteikarte mit einem entsprechenden Hinweis "Signatur vorhanden" angezeigt.

Nach Hochladen der Dokumentdatei muss die Dokumentart bestimmt und die systemseitige Validierungsvorgabe (Beglaubigungsvermerk notwendig/nicht notwendig, Signatur notwendig/nicht notwendig) überprüft werden.

• Wählen Sie aus den Vorgaben innerhalb des Dokumentbereichs die Dokumentart durch Auswahl über das Dropdown "Dokumentenart" aus.
• Prüfen Sie die vorgegebene Validierungsvorgabe. Sie können erforderliche Änderungen durch Aktivieren oder Deaktivieren der Checkbox vornehmen.
  Diese Vorgaben sind jeweils für die Validierung maßgeblich.
• Ein erneutes Bearbeiten der Dokumenteigenschaften der hochgeladenen Datei (Dokumententitel, Dokumentenzeichen oder Dokumentendatum) ist mit Klick auf den Button Bearbeiten möglich.
• Ein inhaltiches Bearbeiten der Dokumentendatei ist mit Klick auf den Button PDF bearbeiten möglich.

Das Erfordernis, ob zu einer Dokumentart eine Eintragungsgrundlage erforderlich ist, ist in Abstimmung mit dem entsprechenden Softwareverbund auf Empfängerseite erfolgt. Das Befüllen des Bereichs Eintragungsgrundlage ist dort insbesondere für die Weiterbearbeitung des übermittelten Vorgangs maßgeblich.

Wurde das Erfordernis vereinbart, so ist die Angabe der Eintragungsgrundlage eine Pflichtangabe. Für Dokumentarten, zu denen das Erfordernis einer Eintragungsgrundschlage nicht abgestimmt wurde, und für Dokumente/Dokumentarten in Vorgängen, die ausschließlich Bundelsänder betreffen, an die keine Fachdaten zu Anträgen übermittelt werden (Baden-Württemberg und Schleswig-Holstein) muss keine Eintragungsgrundlage erfasst werden.

Das Auswahlfeld Eintragungsgrundlage bietet systemseitig die auf der Karteikarte Anträge ausgewählte Anträge zur Auswahl an. Beispielsweise kann die ausgewählte Dokumentart Erwerbsurkunde Eintragungsgrundlage für den Antrag Erwerbsvormerkung sein.
Ist auf der Karteikarte Dokumente nur eine Antragsart gewählt, so wird diese systemseitig automatisch belegt.

Zur ausgewählten Eintragungsgrundlage ist die UVZ-Nummer pflichtmäßig anzugeben. Wurde die UVZ-Nummer bereits - wie vorstehend beschrieben - im Dialog zum Hochladen einer Datei im Datenfeld Dokumentenzeichen angegeben, so wird das Datenfeld UVZ-Nummer damit systemseitig befüllt, kann aber weiterhin manuell geändert werden.

1. Verknüpfen Sie zunächst die UVZ-Einträge, welche die von Ihnen benötigten Dokumente enthalten, ähnlich wie beim UVZ-Import von Beteiligten.

2. Auf der Karteikarte Dokumente klicken Sie nun den Button "UVZ-Import". Es öffnet sich der Dialog zum Importieren von Dokumenten aus dem UVZ.

3. Es werden Ihnen sämtliche verknüpften UVZ-Einträge und die jeweiligen Dokumente soweir zwei Dropdown-Felder "Dokumentenart" und "Eintragungsgrundlage" angezeigt.

4. Wählen Sie das gewünschte Dokument per Checkbox an und wählen Sie zuerst die Dokumentenart und anschließend die Eintragungsgrundlage aus. Die Liste der Eintragungsgrundlagen ist abhängig von der gewählten Antragsart auf der Karteikarte "Anträge".

5. Klicken Sie nun auf den Button "Importieren". Das (mit signiertem Übereinstimmungsvermerk versehene) Dokument nebst gewählter Dokumentenart und Eintragungsgrundlage wurde nun dem Vorgang hinzugefügt.

6. Sollte der signierte Übereinstimmungsvermerk aus dem UVZ übernommen worden sein, sehen Sie am jeweiligen Dokument den Hinweis "Signatur vorhanden".

Das Modul Grundbuch legt systemseitig für jedes auf der Karteikarte Grundstücke ausgewählte Grundbuchamt systemseitig einen Anschreibenbereich auf der Karteikarte Dokumente an.

Wurde ein systemseitig angelegter Anschreibenbereich über das Papierkorb-Symbol komplett entfernt, kann dieser über die Auswahl oben links (Dokument hinzufügen) erneut hinzugefügt werden. Anders als bei der systemseitigen Anlage wird der Anschreibenbereich dann aber unterhalb ggf. bereits vorhandener Bereiche von Dokumentendateien angefügt.

Innerhalb des angelegten Anschreibenbereichs kann

• über den Button Anschreiben erstellen systemseitig ein Anschreiben unter Verwendung von Textbausteinen erstellt werden,
• ein vorbereitetes und lokal gespeichertes Anschreiben hochgeladen werden; diese Vorgehensweise zum Hochladen eines vorbereiteten Anschreibens unterscheidet sich nicht vom Hochladen weiterer Dokumente, so dass auf die nachstehenden Ausführungen im Bereich Datei hochladen verwiesen wird.

• Klicken Sie auf Anschreiben erstellen
• Es öffnet sich der Dialog zum Erstellen eines Anschreibens.
  • Links sehen Sie den Bereich der Vorlagenauswahl (Standardvorlage, individuelle Vorlage) sowie den Bereich der Textvorlagen; darunter sehen Sie ein Textfeld in dem Sie ausgewählte Vorlagentexte editieren können.
  • Auf der rechten Seite sehen Sie eine (nicht editierbare) Vorschau des generierten Vermerkstextes.
• Wählen Sie unter Vorlage auswählen die Vorlage aus, die verwendet werden soll (Standardvorlage oder individuelle Vorlage). Systemseitig wird immer die Vorlageart vorbelegt, die zueltzt verwendet wurde.

• Über die Auswahl Textvorlage zu Anschreibentext hinzufügen können für das Anschreiben systemseitig zur Verfügung gestellte Textbausteine gewählt werden. Alternativ können im Feld Anschreibentext editieren Anschreibentexte erfasst bzw. hinzugefügte Textbausteine nach Bedarf angepasst werden.
• Das System aktualisiert die Vorschau des Anschreibens regelmäßig.
• Mit Klick auf Erstellen wird das Anschreiben gespeichert. Der Dialog schließt sich. Von der Karteikarte Dokumente aus kann über die Schaltfläche "Anschreiben ändern" das systemseitig erstellte Anschreiben erneut geöffnet, geändert und gespeichert werden.
  Nach Signatur ist die Änderung des Anschreibens nicht mehr möglich. Ist eine Änderung dennoch erforderlich muss das Anschreiben entfernt und neu erstellt werden.