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Bei Anmeldung mit Signaturkarte und PIN (Authentifizierungspin) verweisen wir auf Überblick und Begriffsabgrenzung der PINs in XNP. Bitte lesen Sie diese Seite vorab, damit Sie nicht versehentlich durch Falscheingabe Ihre Signaturkarte sperren.

Die Startseite wird sichtbar.

Näheres zum Aufbau von XNP-XNotar finden sie hier.

Wählen Sie in der Menüleiste links "Handelsregister" und es öffnet sich die Übersicht der Handelsregisteranmeldungen. Sie können über

• "Neue Handelsregisteranmeldung" links in der Menüleiste oder
•  über die Aktionsleiste rechts "Neu"

eine neue Handelsregisteranmeldung anlegen.

Wir klicken auf "Neue Handelsregisteranmeldung" links in der Menüleiste.

Es öffnet sich eine Oberfläche mit Karteikarten auf der Sie nunmehr alle erforderlichen Daten eingeben können.

Gestartet wird mit den Grunddaten.

Wir geben hier ein Aktenzeichen ein.

Mit der Aktion "Speichern" ist die Handelsregisteranmeldung im Datenbestand aufgenommen und wird auch schon in der Übersicht der Handelsregisteranmeldungen angezeigt.

Details zur Maske "Grunddaten" finden Sie hier.

Jetzt wechseln wir auf die Karteikarte Rechtsträger.

Wir geben alle Daten der neu gegründeten Muster GmbH ein. Unsere Muster GmbH hat noch kein Registerzeichen. Wir klicken deswegen "Neu" an.

Weitere Informationen zur Erfassung des "Rechtsträgers" finden Sie hier.

Wir gehen weiter auf die Karteikarte Anmeldefälle.

Dort wählen wir aus der Dropdownliste "Ersteintragung einer GmbH" aus.

Weitere Informationen zu der Karteikarte Anmeldefälle finden Sie hier.

Durch die Auswahl "Ersteintragung einer GmbH" werden automatisch die Platzhalter zu den erforderlichen Angaben

• Allgemeine Vertretungsregelungen,
• Allgemeine Regeleung zu § 181 BGB,
• Gegenstand oder Gesellschaftszweck und
• Stammkapital

angezeigt. Diese können jetzt ausgewählt bzw. ausgefüllt werden.

Jetzt wechseln wir auf die Karteikarte "Beteiligte".

Da wir den Anmeldefall "Ersteineintragung einer GmbH" gewählt haben, ist jetzt die Angabe eines Geschäftsführers vorgesehen.

Wir geben Herrn Max Mustermann mit seinen Daten als Geschäftsführer an.

Wir scrollen weiter runter und geben

• die besondere Vertretungsbefugnis des Herrn Max Mustermann und
• die Regelungen zu den Beschränkungen des § 181 BGB an.

Natürlich können mit Klick auf "Weitere Beteiligte" auch weitere Geschäftsführer angegeben werden.

Weitere Informationen zur Karteikarte "Beteiligte" finden Sie hier.

Jetzt geht es zur Karteikarte Dokumente.

Das System listet für unseren ausgewählten Anmeldefall die erforderlichen Dokumentarten auf.

Diese werden als Checkliste automatisch angezeigt.

Wir möchten nun die erforderlichen Dokumente zur Ersteintragung unserer Muster GmbH beifügen und klicken auf den Pfeil bei "Weiteres Dokument hinzufügen" zum Öffnen der Dropdownliste.

Wir klicken auf "Dokument".

Weiterführende Informationen zum Erfassen von Dokumenten finden Sie auch hier in unserer Onlinehilfe.

Das System öffnet einen Dialog, in dem wir mit Klick auf "Datei auswählen" ein Dokument hochladen können.

Wir starten mit unserem Gründungsprotokoll.

Über "Datei auswählen" können Sie nun das Gründungsprotokoll entweder

• per "Drag and Drop" in das Feld herüberziehen oder
• in der Ordnerstrukrur auf dem PC nach dem Dokument suchen und dieses hochladen.

Wir haben unser GmbH-Gründungsprotokoll vorab "Muster GmbH Beschlussprotokoll" genannt, dieses ausgewählt und hochgeladen.

Die Bezeichnung des Dokumentes bleibt natürlich Ihnen überlassen.

Das rechts stehende Bild zeigt, dass die Datei hochgeladen wurde.

Der Dokumententitel wird automatisch mit dem Dateinamen ergänzt.

Das Dokumentendatum wird autosmatisch ausgefüllt (Tag des Uploads), kann aber auch manuell geändert werden.

Sie können nun noch weitere Angaben zum Dokument machen. Wir haben noch das Dokumentenzeichen ergänzt und haben ausgewählt, dass das Dokuement bereits einen Beglaubigungsvermerk enthält.

Wir klicken jetzt auf "Speichern" unten rechts.

Nach Klick auf "Speichern" schließt sich der Dialog und wir befinden uns wieder in der Karteikarte "Dokumente".

Das Gründungsprotoll wird mit den entsprechenden Dokumenteigentschaften auf der Karteikarte angezeigt.

Mit Klick auf "Protokoll/ Beschluss/ Niederschrift - Beschluss über die Bestellung des/der Geschäftsführer" wählen wir für unser Gründungsprotokoll die Dokumentenart aus.

An dieser Stelle passt es ganz gut, die Nützlichkeit der Aktion "Validieren" zu präsentieren.

Um herauszufinden, ob unsere HR-Anmeldung valide ist bzw. was noch fehlt, können wir jederzeit in der Aktionsleiste auf "Validieren" klicken.

Jetzt sehen wir das Validierungsergebnis.

Wir sehen einen Fehler (der Ort des Geschäftsführers ist nicht angegeben, aber zwingend erforderlich) und wir sehen drei Warnungen (es fehlen die HR-Anmeldung des Geschäftsführers, der Gesellschaftsvertrag und die Liste der Gesellschafter).

Weitere Informationen zu der Aktion "Validieren" finden Sie hier.

Wir können die Karteikarten jederzeit wechseln und in den Karteikarten Bearbeitungen durchführen.

Wir wechseln jetzt zurück auf die Karteikarte "Beteiligte" und ergänzen beim Geschäftsführer den Ort (Berlin).

Wir wechseln wieder auf die Karteikarte "Dokumente".

Es besteht durch die Validierung ein Warnhinweis, da ja noch weitere Dokumente fehlen. Das soll uns nicht irriteren.

Wir klappen wieder die Dropdownliste "Dokument hinzufügen" auf und wählen wieder "Dokument", um unsere Anmeldung hochzuladen

Wir gehen - wie oben beim Gründungsprotokoll beschrieben - vor und

• laden unsere Anmeldung hoch,
• geben ein Dokumentenzeichen an und
• geben an, dass im Dokument bereits einen Beglaubigungsvermerk vorhanden ist.

Wir schließen das Fenster "Uploader" wieder über speichern anschließend.

Wir befinden uns wieder in der Karteikarte "Dokumente".

Auch die Anmeldung wird jetzt mit den entsprechenden Dokumenteigentschaften auf der Karteikarte angezeigt.

Mit Klick auf "Anmeldung - Handelsregisteranmeldung" wählen wir für unsere Anmeldung die Dokumentenart aus.

Wir wiederholen den Vorgang für den Gesellschaftsvertrag und laden diesen hoch.

Wir schließen das Uploadfenster über speichern und befinden uns wieder in der Karteikarte "Dokumente".

Wir weisen durch Klick bei  "Gesellschaftsvertrag/Satzung/Statut" dem hochgeladenen Gesellschaftsvertrag die Dokumentenart zu.

Jetzt noch die Gesellschafterliste.

Wir laden die Gesellschafterliste über "Dokument hinzufügen" hoch und schließen das Fenster wieder über speichern.

Anschließend  befinden wir uns wieder in der Karteikarte "Dokumente" und auch die Gesellschafterliste wird mit den Dokumenteneigenschaften auf der Karteikarte angezeigt.

Wir weisen der Gesellschafterliste die Dokumentenart: "Liste der Gesellschafter" zu.

Wir klicken jetzt noch einmal auf "Validieren".

Das muss man natürlich nicht machen, aber dient hervorragend zur Kontrolle.

Unsere Handelsregisteranmeldung ist nun valide.

Die Handelsregisteranmeldung ist jetzt soweit vorbereitet, die Dokumente könnten signiert und die Anmeldung anschließend versandt werden.

In der Praxis ist es üblich, dass die Handelsregisteranmeldung zunächst von einem Mitarbeitenden vorbereitet wird und der Notar später signiert und versendet. Deswegen gibt es die Möglichkeit, die Vorbereitung zunächst abzuschließen.

Mit der Aktion "Vorbereitung abschließen" wird die Handelsregisteranmeldung in den Status "Vorbereitung abeschlossen" gesetzt. Der Notar kann dann später in der Übersicht die Anmeldungen rausselektieren, die den Status "Vorbereitung abgeschlossen" haben und/oder signieren/versenden.

Wir klicken auf die Aktion "Vorbereitung abschließen" rechts in der Aktionsleiste.

Weitere Informationen zu dieser Aktion finden sie auch hier.

Nach dem Ausführen der Aktion "Vorbereitung abschließen" schließt sich der Bearbeitungsmodus.

Die Registeranmeldung befindet sich nun in der Übersicht ganz oben in der Liste und es erscheint ein Hinweis darüber (links oben), dass die Vorbereitung der Registeranmeldung abgeschlossen wurde.

Die Registeranmeldung erhält den Status "Vorbereitung abgeschlossen"

In der Aktionsleiste befindet sich die Aktion "Signieren".

Weitere Details zu der Aktion "Signieren" finden Sie ins unserer Onlinehilfe hier.

Nach Klick auf die Aktion "Signieren" öffnet sich die Signaturmappe.

Die der Anmeldung zugefügten Dokumente werden sichtbar.

Jetzt können wir nochmals alle beigefügten Dokumente auf ihre Vollständigkeit überprüfen.

Wir klicken nun rechts in der Aktionsleiste auf "Alle signieren".

Zur Navigation in der Signaturmappe finden Sie weitere Details in unserer Onlinehilfe hier.

Es öffnet sich ein weiteres Fenster.

Der Key Manager Client (KMC) prüft Karte und Zertifikat.

Im Anschluss werden im geöffneten Fenster die zu signierenden Dokumente angezeigt und zur Signatur vorbereitet.

Nach Vorbereitung der Dokumente werden die Dokumente an die Signaturanwendungskomponente (SAK) übergeben.

Es öffnet sich ein Dialog mit der Signaturanwendungskomponente. Hier klicken Sie nur auf „OK“, ein erneutes Öffnen der Dokumente ist nicht erforderlich, da die die Prüfung der Dokumente bereits in der Signaturmappe erfolgt ist.

Mit Klick auf "OK" gelangt man zur PIN-Eingabe.

Wir folgen den Anweisungen auf dem Kartenlesegerät.

Nach erfolgter Signatur erscheint ein Fenster mit einer Zusammenfassung.

In unserem Fall lautet die Meldung auf "4 gesichtete und signierte Dokumente".

Diese Information schließen wir mit Klick auf "Schließen".

Nach dem Schließen der Zusammenfassung wird die Übersicht der Registeranmeldungen sichtbar und unsere Registeranmeldung befindet sich oben an erster Stelle und hat nunmehr den Status "Versandbereit".

Jetzt klicken wir auf "Versenden" rechts in der Aktionsleiste.

Weitere Informationen zur Aktion "Versenden" finden Sie in unserer Online-Hilfe hier.

Durch Klick auf "Versenden" wird die Registeranmeldung zum Versand an das besondere elektronische Notarpostfach (beN) abgegeben.

Es erscheint einige Sekunden eine Information: "Ihre Registeranmeldung wird versendet".

Anschließend erscheint oben links ein Hinweis darüber, dass die Registeranmeldung mit dem Aktenzeichen 26/2020 versendet wurde.

Während des Versands hat die Registeranmeldung den Status "Zum Versand abgegeben".

Die Registeranmeldung wechselt kurze Zeit später in den Status "Versendet".

Dieser Status bestätigt, dass die Registeranmeldung im Postfach des Gerichts eingegangen ist.

Wir gehen in unser besonderes elektronisches Notarpostfach (beN) und sehen dort unsere Registeranmeldung für eine kurze Zeit im Postausgang.

Einige Sekunden später wechselt die Registernameldung im beN in die "Gesendeten Elemente".

Unsere Anmeldung zum Handelsregister ist erfolgreich versendet worden.