Das Modul eNoVA unterscheidet sich im Prozessmodell von den anderen XNotar-Modulen dahingehend, dass der Vorgang selbst keinen Status besitzt.

Die Vollzugsschritte, die in einem Vorgang erfasst werden können, unterliegen einem Statusmodell.

Nachfolgend wird der Prozess eines Vollzugsschrittes entlang der Status vorgestellt.

Der Status In Vorbereitung ist immer der initiale Status eines Vollzugsschritts. Alle neu angelegten, duplizierten oder importierten Vollzugsschritte haben zunächst diesen Status.

Wird ein Vorgang mit einem oder mehreren Vollzugsschritten im Status Versandbereit durch eine nochmalige Bearbeitung invalide, so wird der Status der invaliden Vollzugsschritte wieder auf In Vorbereitung gesetzt, da der Vorgang erneut die Validierung durchlaufen muss.

Der Status Versandbereit signalisiert, dass der Vollzugsschritt alle Voraussetzungen für den Versand erfüllt. Dieser Status kann nur nach einer erfolgreichen Validierung erreicht werden.

Erreicht wird dieser Status beim Vollzugsschritt "Mitteilung Gutachterausschuss" unmittelbar nach Abschluss der Aktion Vorbereitung abschließen.

Am Status Versandbereit eines Vollzugsschritts ist erkennbar, dass dieser versendet werden kann bzw. soll. Der klar definierte Status Versandbereit ermöglicht es zudem, versandbereite Vollzugsschritte innerhalb des Moduls zu sammeln und den Versandprozess zu einem Zeitpunkt anzustoßen, der sich gut in den Organisationsablauf des Notarbüros einfügt.

Wird ein Vorgang mit einem versandbereiten Vollzugsschritt zur Bearbeitung geöffnet, erhält der versandbereite Vollzugsschritt nicht automatisch den Status In Vorbereitung. Dies ist nur der Fall, wenn der Vorgang durch die Bearbeitung invalide wird. Sofern während einer Bearbeitung die Rücksetzung des Status in In Vorbereitung erwünscht ist, kann dies manuell über die Funktion Zurück in Vorbereitung geschehen.

Der Status Zum Versand abgegeben ist ein technisch notwendiger Zwischenstatus beim Versand von Vollzugsschritten aus dem Modul eNoVA über das beN.

Bei einem erfolgreichen Versand über das beN wechselt der Status des Vollzugsschritts nach einigen Minuten in den Folgestatus Versendet.

Der Status Zum Versand abgegeben signalisiert, dass der Vollzugsschritt zwar erfolgreich an beN übergeben und dort im Postausgang angekommen ist, die Nachricht aber noch an den Empfänger zugestellt wird. Der Wechsel auf den Status Versendet bestätigt, dass der Vollzugsschritt nun auch im Postfach des Empfängers eingegangen ist.

Der Status Zum Versand abgegeben bzw. der automatisch erreichte Folgestatus Versendet werden durch das Ausführen der Aktion Versenden erreicht. Diese Aktion kann nur ausgeführt werden, wenn der jeweilige Vorgang zuvor erfolgreich validiert wurde, also ggf. inklusive der Prüfung, dass alle relevanten Dokumente eine Signatur vorweisen.

Soll die Übermittlung eines Vollzugsschritts in Form einer Ersatzeinreichung erfolgen, muss die Aktion Für Ersatzeinreichung exportieren ausgeführt werden. In diesem Fall wird der Status Zum Versand abgegeben übersprungen und der Vollzugsschritt erreicht sofort den Status Versendet.

Kann ein Vollzugsschritt über das beN nicht erfolgreich versandt werden, wird dieser in den Status Versandbereit zurückgesetzt.

Der Status Versendet signalisiert, dass der jeweilige Vollzugsschritt entweder

• über beN beim Empfänger eingereicht ist (Eingang im Postfach des Empfängers (Intermediär des Empfängers); dies ist am jeweiligen Vollzugsschritt durch die verknüpfte beN-Nachricht erkennbar.
• oder der Export für die Ersatzeinreichung bereits durchgeführt wurde.

Weitere Details zum Versenden oder dem Export zur Ersatzeinreichung sind in der Statusbeschreibung Zum Versand abgegeben enthalten.

Der Status Geschlossen signalisiert, dass die Bearbeitung eines Vollzugsschritts abgeschlossen ist oder nicht fortgesetzt wird. Der Status Geschlossen kann nach dem Versand durch die Ausführung der Aktion Abschließen am Vollzugsschritt erreicht werden.