Versionsinformationen: Modul Handelsregister

Umgesetzte Inhalte und bekannte Einschränkungen - 08.06.2022, 10:55 Uhr

Umgesetzte Inhalte

Die zulässigen Maximalgrößen von Dateianhängen im elektronischen Rechtsverkehr liegen entsprechend der geltenden Bundes- und Länderverordnungen (Länderverordnungen für die Fachverfahren Grundbuch und Register) derzeit zwischen 30 MB und 100 MB. Die Anwendung zeigt ab sofort im oberen Bereich der Karteikarte Dokumente die jeweilige Gesamtgröße der Dateien des Vorgangs an.
Wird eine Datei hinzugefügt oder entfernt oder in weiterer Weise verändert, so passt sich die angezeigte Größenangabe entsprechend an.
Es erscheint ab sofort ein anwendungsseitiger Hinweis im oberen Bereich der Karteikarte Dokumente, sobald die derzeit geltende kleinste Maximalgröße (derzeit 30 MB) erreicht wird.
Welche Einreichungsbeschränkungen derzeit in den Bundesländern für die Fachverfahren Grundbuch und Register gelten, können Sie z. B. auf folgender Seite finden Elektronischer Rechtsverkehr
Für das Modul Sonstige Anträge gilt derzeit - entsprechend dem Versand über beN - die Bundesvorschrift von 100 MB Gesamtdateigröße pro Vorgang.
Auch die XNotar Module unterstützen nun Dateien mit Inlinesignatur. Für inline signierte Dateien erscheint auf der Karteikarte Dokumente im Bereich der Datei der Hinweis "Inline signiert"
Sind Importe (z. B. aus einer Notarsoftware) nicht Xjustiz-konform und enthalten mehrfach eine gleichbezeichnete Datei, so werden diese Importe nun in XNotar nicht mehr zugelassen.

Bekannte Einschränkungen und Anwenderhinweise in diesem Zusammenhang

Signaturmappe - Fehlerverhalten bei aktiven Notarvertretungen mit unsignierter Vertreterbestellungsurkunde

Im Falle von aktiven Notarvertretungen, die bereits hochgeladene, aber noch nicht signierte Vertreterbestellungsurkunden beinhalten, kommt es zu einem Fehlverhalten bei der Signatur durch den Notarvertretenden. Vor Eingabe der zweiten erforderlichen Signatur zur Bildung des ZIP-Containers kommt es zu einer unbestimmten Fehlermeldung, die infolge zu einem Abbruch des Signaturvorgangs führt. Nach Abbruch des Signaturvorgangs ist ein erneuter Einstieg in den Signaturvorgang zur Bildung des ZIP-Containers nicht möglich. Das Dokument muss nochmal aus dem Vorgang entfernt werden.
Wir bitten Sie, den Signaturvorgang durch den Notarvertretenden nur zu starten, wenn in der aktiven Notarvertretung eine signierte Notarvertreterbestellungsurkunde hinterlegt ist.
Ergänzender Hinweis: Bei aktiv angelegten Vertretungen, die über keine hochgeladene Vertreterbestellungsurkunde verfügen, kommt im Vorfeld der Signatur ein Hinweis, dass die Vertreterbestellungsurkunde fehlt, ein Fehlverhalten tritt in diesem Fall nicht auf.

Anzeige der technischen UUID im Dialog zum Entsperren von Dokumenten

Aufgrund einer Umsetzung im Rahmen der Weiterentwicklung der künftigen Benutzerverwaltung kommt es in der derzeitigen Version der Anwendung dazu, dass die Meldung zum Entsperren eines gesperrten Dokuments derzeit den Nutzer, der das Dokument noch in Bearbeitung hat, mit der technischen UUID anstelle des Klarnamens, anzeigt. Dieses Fehlverhalten wurde bereits behoben und tritt ab der nächsten Versionsaktualisierung nicht mehr auf.

Die durchgeführten Aktualisierungen in XNP Versionsaktualisierungen XNP ermöglichen es, dass eingebettete Grafiken in individuellen Vorlagen nun wieder angezeigt werden.
Es wurde eine weitere Optimierungen im Zusammenspiel der XNotar-Module und dem beN umgesetzt: Anwender, deren beN-Postfach-PIN nicht anwendungsseitig gespeichert ist, erhalten nun beim Versenden direkt den gewohnten Eingabedialog zur beN-Postfach-PIN. Nach Eingabe der PIN wird der Vorgang des Versendens unmittelbar fortgesetzt. Das beN muss hierfür nicht zusätzlich geöffnet werden.
Bei der Auswahl eines Statusfilters kam es zu einem Fehlverhalten dahingehend, dass man den Status zwei mal auswählen musste, damit in der Übersicht die Vorgänge mit dem gewählten Status angezeigt wurden. Dies ist nunmehr behoben. Die entsprechenden Vorgänge werden sofort nach Auswahl des Statusfilters in der Übersicht angezeigt.

Bekannte Einschränkungen und Anwenderhinweise in diesem Zusammenhang

Signaturmappe - Fehlerverhalten bei aktiven Notarvertretungen mit unsignierter Vertreterbestellungsurkunde

Im Falle von aktiven Notarvertretungen, die bereits hochgeladene, aber noch nicht signierte Vertreterbestellungsurkunden beinhalten, kommt es zu einem Fehlverhalten bei der Signatur durch den Notarvertretenden. Vor Eingabe der zweiten erforderlichen Signatur zur Bildung des ZIP-Containers kommt es zu einer unbestimmten Fehlermeldung, die infolge zu einem Abbruch des Signaturvorgangs führt. Nach Abbruch des Signaturvorgangs ist ein erneuter Einstieg in den Signaturvorgang zur Bildung des ZIP-Containers nicht möglich. Das Dokument muss nochmal aus dem Vorgang entfernt werden.
Bis zur Umsetzung einer Behebung bitten wir Sie, den Signaturvorgang durch den Notarvertretenden nur zu starten, wenn in der aktiven Notarvertretung eine signierte Notarvertreterbestellungsurkunde hinterlegt ist.
Ergänzender Hinweis: Bei aktiv angelegten Vertretungen, die über keine hochgeladene Vertreterbestellungsurkunde verfügen, kommt im Vorfeld der Signatur ein Hinweis, dass die Vertreterbestellungsurkunde fehlt, ein Fehlverhalten tritt in diesem Fall nicht auf.

Der Allgemeine Einleitungsbereich des fachlichen Protokolls beim Export enthält nun - wie in den Modulen Grundbuch und Sonstige Anträge - die weiteren Inhalte: Überschrift, Aktenzeichen, UVZ-Nummer, Notar/in: und Exportdatum.
In der Menüleiste (links) wurden die jeweiligen Onlinehilfe-Einstige für die Module von XNotar (Handelsregister, Grundbuch und Sonstige Anträge) herausgenommen. Dies erfolgte aufgrund der hinzugekommenen und weiter hinzukommenden Module in XNP und zugunsten der Übersichtlichkeit. Sie können die Onlinehilfen der XNotar-Module weiterhin jeweils über die Einstiege auf den Karteikarten erreichen oder mit Eingabe der URL https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/notarnet/xnotar.html im Internetbrowser zur Onlinehilfe gelangen.
Es wurde eine Optimierung im Zusammenspiel mit dem beN (besonderes elektronisches Notarpostfach) vorgenommen:
Wenn die beN-Postfach-PIN durch den Anwender dauerhaft gespeichert ist oder während der aktuellen XNP-Anmeldung bereits einmal eingegeben wurde, so ist kein erneutes Eingeben erforderlich. Die bisher erscheinende Meldung, dass die beN-PIN noch einzugeben ist, erscheint nun nicht mehr.
Für den Fall, dass die beN-Postfach-PIN durch den Anwender nicht dauerhaft gespeichert ist, erscheint weiterhin der Anwenderhinweis, dass die Eingabe vor Versenden erforderlich ist. Auch für diesen Fall erfolgt mit nächster Versionsaktualisierung noch eine Optimierung.

Bekannte Einschränkungen und Anwenderhinweise in diesem Zusammenhang

Signaturmappe - Fehlerverhalten bei aktiven Notarvertretungen mit unsignierter Vertreterbestellungsurkunde

Im Falle von aktiven Notarvertretungen, die bereits hochgeladene, aber noch nicht signierte Vertreterbestellungsurkunden beinhalten, kommt es zu einem Fehlverhalten bei der Signatur durch den Notarvertretenden. Vor Eingabe der zweiten erforderlichen Signatur zur Bildung des ZIP-Containers kommt es zu einer unbestimmten Fehlermeldung, die infolge zu einem Abbruch des Signaturvorgangs führt. Nach Abbruch des Signaturvorgangs ist ein erneuter Einstieg in den Signaturvorgang zur Bildung des ZIP-Containers nicht möglich. Das Dokument muss nochmal aus dem Vorgang entfernt werden.
Bis zur Umsetzung einer Behebung bitten wir Sie, den Signaturvorgang durch den Notarvertretenden nur zu starten, wenn in der aktiven Notarvertretung eine signierte Notarvertreterbestellungsurkunde hinterlegt ist.
Ergänzender Hinweis: Bei aktiv angelegten Vertretungen, die über keine hochgeladene Vertreterbestellungsurkunde verfügen, kommt im Vorfeld der Signatur ein Hinweis, dass die Vertreterbestellungsurkunde fehlt, ein Fehlverhalten tritt in diesem Fall nicht auf.

Grafik-AnzEige in Individuellen Vorlagen

Derzeit kann es bei indviduell erstellten Anschreiben-Vorlagen dazu kommen, dass Grafiken nicht angezeigt werden. Wir werden dieses Fehlverhalten kurzfristig beheben und Sie hierüber informieren. Bitte ändern Sie Ihre Vorlagen nicht ab. Nach Behebung wird die Anzeige der Grafiken wieder wie gewohnt erfolgen.

Zum 01.04.2022 wird Nr. 3 der zweiten ERVB 2022 umgesetzt und die gültigen Mengenbegrenzungen bzgl. im Elektronischen Rechtsverkehr ausgetauschter Dateien auf höchsten 200 Dateien mit insgesamt 100 Megabyte angehoben.
Unbenommen dieser generellen Anpassung gelten bzgl. der Einreichungen bei Handelsregistern und Grundbuchämter jedoch immer die landesspezifischen Verordnungen. Wir möchten Sie daher bitten, diese wie bisher auch zu beachten.
Eine Übersicht der Verordnungen finden Sie bspw. unter https://elrv.info.
Das Produktteam von XNotar hat darüber hinaus auch eine Optimierung der XNotar Anwendung angestoßen, die Ihnen zukünftig eine bessere Übersicht über die Summe der Dateigrößen einer Einreichung geben wird. Wir werden Sie im Rahmen der Versionsinformationen informieren, sobald diese Funktion ausgerollt wird.

Mit dieser Version ist eine Funktionserweiterung der Aktion Import/Export für Amtstätigkeitsnachfolge erfolgt.
Diese wurde in der Weise erweitert, dass sie nun auch erkennbar für jede Form einer Amtstätigkeitsänderung für bereits angelegte Vorgänge genutzt werden kann.
Die Aktion in den Modulen heißt nunmehr "Export für Amtstätigkeitsänderung". In dem Bereich "Meine Einstellungen (Nutzer)" und in der Unterkategorie "Handelsregister" ist nunmehr die Möglichkeit zur Aktivierung und Deaktivierung der Aktionen auf der Aktionsleiste zusätzlich auch für Mitarbeitende mit aufgenommen worden.

Bekannte Einschränkungen und Anwenderhinweise in diesem Zusammenhang

Signaturmappe - Fehlerverhalten bei aktiven Notarvertretungen mit unsignierter Vertreterbestellungsurkunde

Im Falle von aktiven Notarvertretungen, die bereits hochgeladene, aber noch nicht signierte Vertreterbestellungsurkunden beinhalten, kommt es zu einem Fehlverhalten bei der Signatur durch den Notarvertretenden. Vor Eingabe der zweiten erforderlichen Signatur zur Bildung des ZIP-Containers kommt es zu einer unbestimmten Fehlermeldung, die infolge zu einem Abbruch des Signaturvorgangs führt. Nach Abbruch des Signaturvorgangs ist ein erneuter Einstieg in den Signaturvorgang zur Bildung des ZIP-Containers nicht möglich. Das Dokument muss nochmal aus dem Vorgang entfernt werden.
Bis zur Umsetzung einer Behebung bitten wir Sie, den Signaturvorgang durch den Notarvertretenden nur zu starten, wenn in der aktiven Notarvertretung eine signierte Notarvertreterbestellungsurkunde hinterlegt ist.
Ergänzender Hinweis: Bei aktiv angelegten Vertretungen, die über keine hochgeladene Vertreterbestellungsurkunde verfügen, kommt im Vorfeld der Signatur ein Hinweis, dass die Vertreterbestellungsurkunde fehlt, ein Fehlverhalten tritt in diesem Fall nicht auf.

Der Import von Angaben im Bereich Aktenzeichen/UVZ-Nummer wurde in der Form geändert, dass Angaben im Bereich <Geschäftszeichen> des XJustiz-Datensatzes nach externem Import (z. B. aus Notarsoftware) nun insgesamt im Feld UR-Nummer angezeigt werden. Es kann in dem Zusammenhang dazu kommen, dass Inhalte aus dem Bereich Aktenzeichen nach Import nun im Feld UVZ-Nummer angezeigt werden. Auch, wenn das fachlich möglichereise nicht korrekt ist, ist es darüberhinaus nicht ausschlaggebend für die Validität des Vorgangs - damit wird vielmehr sichergestellt, dass die Angaben, die im Datenfeld UVZ-Nummer angegeben werden, auch in den XJustiz-Datensatz übernommen werden. Es obliegt dem Anwender, ob er die Angaben fachlich nochmal korrekt in die Datenfelder umverteilt oder die Angaben im Feld UVZ-Nummer belässt. Weitere Anpassungen in dem Bereich sind in Analyse.
Systemseitig generierte Anschreiben in den XNotar-Modulen bleiben auch nach erneutem Bearbeiten valide nach dem PDF/A-1b-Standard.
Im Modul Handelsregister verhält sich die Anwendung nun entsprechend dem Modul Grundbuch.
Egal wieviele Inhalte auf den Karteikarten Beteiligte, Anmeldefälle oder Dokumente im Bearbeitungsmodus aufgeführt sind, die Informationsleisten (Titel und Status) bleiben dauerhaft angezeigt und können nicht durch scrollen aus der Anzeige "verschwinden".
Bei Auswahl eines Vorgangs und Anzeige als Gesamtüberblick (über Aktion Öffnen) bleiben Titel und Status nun dauerhaft angezeigt und können nicht durch scrollen aus der Anzeige "verschwinden".

Zusammen mit der Versionsaktualisierung ändert sich das Verhalten der Anwendung aber nach Login in XNP im Zusammenspiel mit dem Modul beN:

Bisher hat sich automatisch nach Login in XNP, das Modul beN geöffnet (entweder mit dem Dialog zur PIN-Eingabe oder mit der Übersicht über den Posteingang).
Nach Durchführung der Versionsaktualisierung öffnet sich XNP nun mit der Startseite. Das beN wird nicht mehr systemseitig geöffnet.
Für Sie als Anwender ist hierbei folgendes zu beachten:
Für das Versenden aus den XNotar-Modulen heraus ist es notwendig das Modul beN zu öffnen und ggf. Ihre PIN einzugeben. Dies wird Ihnen aber auch unverändert durch entsprechende Hinweismeldungen im jeweiligen XNotar-Modul entsprechend angezeigt, wenn Sie die Aktion Versenden wählen und noch nicht in beN angemeldet sind. Das Modul beN öffnen Sie durch Auswahl aus der Navigationsleiste/Menüleiste in XNP (links).
Wenn Sie nach Login Informationen aus dem Modul beN einsehen oder abrufen möchten, so ist müssen Sie nun hierfür ebenfalls das Modul beN (vgl. wie alle anderen Module) aus der Navigationsleiste/Menüleiste in XNP (links) zum Öffnen auswählen.

Bekannte Einschränkungen und Anwenderhinweise in diesem Zusammenhang

Signaturmappe - Fehlerverhalten bei aktiven Notarvertretungen mit unsignierter Vertreterbestellungsurkunde

Im Falle von aktiven Notarvertretungen, die bereits hochgeladene, aber noch nicht signierte Vertreterbestellungsurkunden beinhalten, kommt es zu einem Fehlverhalten bei der Signatur durch den Notarvertretenden. Vor Eingabe der zweiten erforderlichen Signatur zur Bildung des ZIP-Containers kommt es zu einer unbestimmten Fehlermeldung, die infolge zu einem Abbruch des Signaturvorgangs führt. Nach Abbruch des Signaturvorgangs ist ein erneuter Einstieg in den Signaturvorgang zur Bildung des ZIP-Containers nicht möglich. Das Dokument muss nochmal aus dem Vorgang entfernt werden.
Bis zur Umsetzung einer Behebung bitten wir Sie, den Signaturvorgang durch den Notarvertretenden nur zu starten, wenn in der aktiven Notarvertretung eine signierte Notarvertreterbestellungsurkunde hinterlegt ist.
Ergänzender Hinweis: Bei aktiv angelegten Vertretungen, die über keine hochgeladene Vertreterbestellungsurkunde verfügen, kommt im Vorfeld der Signatur ein Hinweis, dass die Vertreterbestellungsurkunde fehlt, ein Fehlverhalten tritt in diesem Fall nicht auf.

In den Sperrmeldungen darüber, dass eine HR-Anmeldung/ ein Grundbuchantrag oder ein Dokument durch einen anderen Nutzer gesperrt ist/sind, der sperrende Nutzer nunmehr auch mit dem Klarnamen bezeichnet und nicht mit dem Login-Daten.
Das Feld UR-Nummer auf der Karteikarte Grunddaten ist im Hinblick auf die Einführung des elektronischen Urkundenarchivs in "UR-/UVZ-Nummer" umbenannt worden. Enstsprechnd ist eine Anpassung an allen Stellen erfolgt, an den von der UR-Nummer die Rede ist. Dort heißt es jetzt UR-/UVZ-Nummer.
Auf der Karteikarte Rechtsträger kam es beim Auswählen eines Rechtsträgers und anschließendem Entfernen sowie dann erneuten Auswählen über die Suche zu einem Fehlverhalten, da die Felder mit den Rechtsträgerdaten nicht vollständig übernommen worden sind. Dieser Fehler ist behoben. Bei einer erneuten Auswahl von Rechtsträgern werden die Felder wieder vollständig belegt.
Bei Anträgen mit mehr als 50 Dokumenten erschien bei der Signatur eine Fehlermeldung, dass das Signieren nicht möglich ist. Mit dieser Version erscheint im Falle von mehr als 50 Dokumenten wieder einer entsprechener Hinweis, dass maximal 50 Dokumente in die Signaturmappe gegeben werden können und sofern mehr hineingegeben wurden, diese entfernt wurden.

Die Zeichenanzahl im Datenfeld "Bezeichnung" auf der Karteikarte Rechtsträger wurde erweitert, um sicherzustellen, dass auch einzelne, sehr lange Bezeichnung dort vollständig eintragbar sind.
Der Validierungshinweis, falls im Feld PLZ Buchstaben eingegeben werden, wurde in der Weise eingeschränkt, dass dieser Hinweis nur dann erscheint, wenn im für den Eingabebereich "Staat" das Land Deutschland ausgewählt ist. Dies gilt für die Eingabe von Dateninhalten auf den Karteikarten Rechtsträger und Beteiligte.
Es ist nunmehr möglich einen auf der Karteikarte "Rechtsträger" eingegebenen Rechtsträger mit einem Klick auf den neu hinzugefügten Button "Entfernen" komplett zu löschen.
Vorgänge im Status "Geschlossen" konnten teilweise nicht wiedereröfftnet werden, wenn ihnen eine Nachricht zugeordnet wurde. Dieser Fehler ist behoben. Die Aktion "Wiedereröffnen" ist jetzt auch für geschlossene Vorgänge möglich, denen Nachrichten zugeordnet wurden.
Auf der Karteikarte "Anmeldefälle" und "Beteiligte" wurden mit Umstellung auf den neuen LSP-Client die Texte der Dropdowns zu Vertretungsregelungen und § 181 Beschränkungen nicht mehr ausreichend vollständig angezeigt oder sehr unschön umgebrochen. Diese Ansichtsproblematik konnte behoben werden.
Bisher wurde an den Stellen: Karteikarte "Grunddaten/Liste der Bearbeiter", "Übersicht der Handelsregisteranmeldungen/Spalte Bearbeiter", Spalten: "zuletzt bearbeitet von" und "gesperrt durch" sowie bei der "Erweiterten Suche" der Bearbeiter in Form von "Nutzernamen", also Nutzer-Loginname, angezeigt. Dies wurde geändert. An den vorbezeichneten Stellen wird der Bearbeiter nunmehr mit Vor- und Nachname angezeigt.

Änderungen im Modul Dokumente in XNP (Menüleiste links):

Im Modul Dokumente wurde der bisherige Weg zum Hochladen von Dokumenten an den der XNotar-Module angepasst. Es erscheint nun nach Klick auf die Aktion "Neu" der bekannte Dialog zum Hochladen von Dateien (der auch entsprechend Dateinamen nach den Vorgaben des elektronischen Rechtsverkehrs prüft - Sonderzeichen, Dateinamenlänge) - aus dem Dialog heraus kann nun ebenfalls unmittelbar ein Beglaubigungsvermerk angefügt werden.

Wenn auf der Karteikarte "Dokumente" ein Dokument hochgeladen, dafür keine Dokumentenart ausgewählt und der Vorgang anschließend dupliziert wurde, wurden die Dokumente nicht mit dupliziert. Mit dieser Version wurde dieses Verhalten geändert. Es werden nunmehr auch Dokumente mit dupliziert, denen keine Dokumentenart zugeordnet ist.
Um einen zusätzlichen "Klick" im Arbeitsalltag zu sparen, sind die Aktionen "Übersicht" und "Überblick" unter "PDF exportieren" in der Aktionsleiste jetzt standardmäßig aufgeklappt und direkt erreichbar.
Im Gesamtüberlick eines Vorgangs gab es bisher keine Aktion "Schließen" in der Aktionsleiste. Der Gesamtüberblick konnte nur über das "x" unten am Reiter geschlossen werden. Mit dieser Version gibt es nunmehr am Ende der Aktionsleiste im Gesamtüberblick zusätzlich die Aktion "Schließen" mit der der Gesamtüberblick geschlossen werden kann.
Im Bearbeitungsmodus ist die Bezeichnung des Buttons "Abbrechen" ersetzt worden durch die Bezeichnung "Schließen". Die Funktionalität hat sich nicht geändert.
Während des Duplizierens eines Vorgangs war es für den Anwender in Einzelfällen nicht ersichtlich, dass im Hintergrund die Aktion Aktion Duplizieren ausgeführt wird. Mit dieser Version wurde ein sogenannter "busyindicator" (Textanzeige: Ein Vorgang wird dupliziert und drei Punkte) eingebaut, der während des Duplizierens angezeigt wird.
Es wurden Optimierungen beim Statuswechsel in der Anwendung vorgenommen. Insbesondere erhält ein Vorgang, der lediglich Warnungen entält bei der Aktion "Vorbereitung abschließen" einzeln oder neben anderen Vorgängen als Mehrfachauswahl mit Klick auf "Fortsetzen" im Dialog jetzt auch den Status "Vorbereitung abgeschlossen".

Änderungen beim Hochladen von Dokumenten: Die bisherige Konvertierungsregel zu Dokumenten in XNP ist geändert:

Im Bereich des Dialogs zum Hochladen einer Datei können Sie nun entscheiden, ob Sie

das Ursprungsformat beibehalten wollen (in diesem Fall muss im ergänzten Dialog zum Hochladen einer Datei keine Aktion angestoßen werden)
das Ursprungsformat in das Format PDF/A-1b konvertieren möchten (in diesem Fall muss im ergänzten Dialog zum Hochladen einer Datei die Checkbox "Das Dokument soll nach PDF/A-1b konvertiert werden" aktiviert werden).

Hierbei gilt:

→ für PDF-Dateien: Entscheiden Sie sich gegen ein Konvertieren in PDF/A-1b so behält die Datei ihr Ursprungs-PDF-Format über die gesamte Weiterbearbeitung, also auch bei Anfügen eines Beglaubigungsvermerks und/oder bearbeiten des Dokuments im PDF-Viewer (Seiten löschen, einfügen etc.).

→ für TIF-Dateien: Entscheiden Sie sich gegen ein Konvertieren in PDF/A-1b so behält die Datei ihr Ursprungs-TIFF-Format, aber nur solange Sie diese nicht bearbeiten. Hochgeladene TIFF-Dateien werden bei Anfügen eines Beglaubigungsvermerks und/oder bearbeiten des Dokuments im PDF-Viewer (Seiten löschen, einfügen etc.) weiterhin systemseitig in das PDF/A-1b konvertiert.
TIF-Dateien, die Sie nicht durch Anfügen eines Vermerks oder andere Aktionen bearbeiten, oder signierte TIFF-Dateien, die Sie nicht verändern, behalten das Ursprungsformat.

Entscheiden Sie sich gegen ein Konvertieren in das PDF/A-1b-Format, werden Sie auch bei Einstieg in die Signaturmappe nochmal darauf hingewiesen, dass das Format nicht PDF/A-1b-konform ist, können aber auch dort erneut das Konvertieren überspringen.

Hinweis: Im Rahmen der Nutzung von XNotar und im Elektronischen Rechtsverkehr gibt es derzeit keine Anwendungsfälle, die ein Konvertieren von PDF-Dokumenten in PDF/A-1b zwingend erfordern. Es obliegt daher Ihrem eigenen Ermessen, zu konvertieren oder nicht.

Weitere Informationen erhalten Sie nach Durchführung der Aktualisierung auf den Onlinehilfeseiten

Handelsregister: Dokumente hinzufügen
XNP: Signaturmappe

Durch die Änderungen beim Konvertieren und Hochladen von Dokumenten ist es nun auch möglich bereits signierte PDF- und TIFF-Dateien ohne Signaturverlust in XNotar (auch XNP und NVV) hochzuladen (dies z. B. bei elektronisch vorliegenden Notarvertreterbestellungsurkunden des LG-Präsidenten).
In XNotar systemseitig generierte Anschreiben können nun nach dem Erstellen bearbeitet werden, ohne, dass diese komplett neu erstellt werden müssen.
Nachdem ein Anschreiben generiert wurde, gibt es zusätzlichen Button auf der Karteikarte Dokumente "Anschreiben ändern" im Bereich des Anschreibens. Dabei bleiben vorherige Änderungen sowie ein Beglaubigungsvermerk erhalten. Ist ein Anschreiben bereits signiert, kann man es nicht mehr abändern.
Im Rahmen von in Gesprächen mit verschiedenen Notarsoftwareherstellern aufgekommenen Optimierungsbitten beim Import von Datensätzen wurden umgesetzt, inbesondere
- Die fehlerhafte Zuordnung von Angaben zu Vertretungsregelungen zu den jeweiligen Beteiligten im Zuge des Imporst aus der Notarsoftware ist behoben.
- Die fehlerhafte Zuordnung zu verschiedenen Beteiligten zu verschiedenen Anmeldefällen im Zuge des Imports aus der Notarsoftware ist behoben.
Statuswechsel in XNotar: Bei verschiedenen Konstellationen (sowohl Einzel- als auch Stapelbearbeitung) kann nun direkt aus dem Dialog heraus der Vorgang "fortgesetzt" werden, auch wenn Warnungen bestehen.
Eine automatische Zuordnung von eingehenden beN-Nachrichten zu Vorgängen aus XNotar erfolgt nun ausschließlich für Vorgänge im Status "Versendet".
Die Fehlermeldung, die Sie als Anwender erhalten haben, wenn eine Nachricht aus dem Modul XNotar-Handelsregister über beN nicht versendet werden konnte und in den Status "Versandbereit" zurück gesetzt wird, hat nun die korrekten Formulierungen auf Handelsregister bezogen (nicht mehr auf Grundbuch).
Es wurde ein weiterer Platzhalter im systemseitig generierbaren Anschreiben zur Verfügung gestellt:
- UR-Nummer

Anwenderhinweis für bereits erstellte individuelle Vorlagen, die im XNP-Datenordner, dort im jeweiligen Bereich Vorlagen abgelegt sind:

Sie können bereits existierende individuelle Vorlage durch Einfügen des nachstehend angegebenen Platzhalters an dem von Ihnen gewünschten Platz in der bestehenden Vorlage entsprechend ergänzend: {{Ur-Nummer}} und folgende weitere Änderungen wurden darüberhinaus in XNP vorgenommen, die je nach Funktionsumfang auch von den Modulen von XNotar und/oder beN genutzt werden:

Es wurden verschiedene Optimierungen im Modul zur Dokumentenbearbeitung, insbesondere im Zusammenspiel mit XNotar, vorgenommen.
Für das lokale Speichern von Dateien über die Aktion "Herunterladen" wird nun systemseitig ein Ordner (mit dem Dokumenttitel) angelegt, der wiederum die Datei mit oder ohne Signaturdatei im jeweils befindlichen Stadium enthält.
Optimierung beim Hochladen und Konvertieren im Bereich von TIF(F)-Formaten.
Bei einem Versand aus dem Modul Dokumente in XNP (z. B. Antrag auf Erteilung einer Signaturkarte) wird der Anwender nun darauf hingewiesen, wenn ein Beglaubigungsvermerk zwar angefügt, aber nicht signiert wurde - ein Versand über beN ist dann nicht möglich.
Unterschriftenzeile im Bereich Prüfvermerk bei Signatur durch Notarvertretenden wird nunmehr korrekt angezeigt.

Im Zeitraum zwischen 15.04.2021, ca. 20 Uhr, und 22.04.2021, ca. 11:45 Uhr, erfolgte die Zeitanzeige für die Einreichung der zu einer Registeranmeldung gehörenden beN-Nachricht im Gesamtüberblick des Modul Handelsregister im Bereich beN-Nachrichten fehlerhaft (- 2 Stunden bei Anträgen nach der Zeitumstellung Winter- auf Sommerzeit , - 1 Stunde für Anträge vor der Zeitumstellung Winter- auf Sommerzeit). Dies betraf alle im Modul Handelsregister vorhandenen Vorgänge. Die fehlerhafte Anzeige wurde mit Aktualisierung vom 22.04.2021, ca. 11:45 Uhr, für alle Vorgänge korrigiert und wird nun in der Anwendung für alle Gesamtüberblicke wieder korrekt angezeigt. Im vorgenannten Zeitraum (15.04. bis 22.04.2021) vorgenommene Exporte (Drucken oder lokal Speichern) können aber die abweichende Zeitangabe von - 2 Stunden enthalten.
Die Versandzeiten und Anzeigen im Modul beN und im Modul Grundbuch waren hier zu keiner Zeit betroffen.

Auf der Karteikarte Rechtsträger ist es nun wieder möglich, in der Liste der Registergerichte durch Eingabe eines Anfangsbuchstabens nach einem Registergericht zu suchen.
Bei der Filterauswahl der erweiterten Suche werden im Bereich „Bearbeiter/in“ in der Auflistung nunmehr die entsprechenden XNP-Nutzernamen angezeigt.
Die Zeitangabe im Modul Handelsregister für fachliche Aktionen (Gesamtüberblick, Übersicht, Fachliches Protokoll) ist nun korrekt. Der bestehende Fehler wurde behoben.
Die Auswahl der Dokumentart „Einreichung einer Aufsichtsratsliste“ im Anmeldefall Sonstige Anmeldung /Mitteilung steht nun auch in XNP-XNotar wieder zur Verfügung.
Die Dropdownliste „Weitere Dokumente“ auf der Karteikarte Dokumente ist nun alphabetisch sortiert und per Anfangsbuchstabe anwählbar.
In der Aktionsleiste auf der Übersicht der Registeranmeldungen wird an oberster Stelle die Aktion „Aktualisieren“ aufgenommen. Der Anwender (hier in erster Linie der Notar/die Notarin vor der Signatur aller Vorgänge im Status „Vorbereitung abgeschlossen“) kann dadurch mit einem Klick die Übersicht „refreshen“ (ohne dass er in eine Bearbeitung oder sonstige Aktivität einsteigen oder das Modul vorher schließen muss).
Wenn das Datenfeld „Bearbeiter/in“ auf der Karteikarte „Grunddaten“ befüllt ist wird der Inhalt des Datenfeldes einmalig an das beN übergeben, sodass er dort in der entsprechenden Spalte Bearbeiter im Bereich Gesendete Elemente auftaucht.
Wählt der Anwender eine Dokumentenart, die keinen Beglaubigungsvermerk und keine Signatur erfordern (derzeit z.B. Sonstige Urkunde/Unterlage) und generiert dazu in der Anwendung einen Beglaubigungsvermerk, so sind jetzt nach Anfügen des Beglaubigungsvermerks auf der Karteikarte „Dokumente“ die Checkboxen Beglaubigungsvermerk und Signatur automatisch angecheckt. In der Folge ist nun auch die Gesellschafterliste wieder unsigniert einreichbar.
Die Grundlagen der automatischen Zuordnung einer eingehenden beN Nachricht zu einem Vorgang in den Modulen von XNotar wurden optimiert.
Die Textvorlagen für Anschreiben sind jetzt (vgl. mit Beglaubigungsvermerken) im Bereich Einstellungen/Grundeinstellungen (Büro) eingefügt und können durch den Notar/die Notarin für das gesamte Notarbüro dort ggf. ergänzt und geändert werden.
Darüberhinaus stehen pro Modul (Handelsregister/Grundbuch) zehn Leerfelder für Textvorlagen für Anschreiben zur Verfügung, die vom Notar/der Notarin für das gesamte Notarbüro definiert werden können und dann als solche auch im Bereich der Textvorlage in den Modulen durch den jeweiligen Mitarbeitenden ergänzt und zusammengefügt (die grundsätzliche Wiederbearbeitbarkeit der Anschreiben ist ergänzend bereits in der Entwicklung).
Eine ausführliche Beschreibung zum Anpassen und Erstellen von Textvorlagen für Anschreiben und Beglaubigungsvermerke befindet sich in der Onlinehilfe: Erstellen individueller Vorlagen für Anschreiben und Beglaubigungsvermerke
Die im Laufe dieses Jahr ohnehin umzusetzenden Richtlinien für Sonderzeichen, Umlaute etc. wurden für die Module von XNotar nun in der Weise umgesetzt, dass etwaige Versandhindernisse bereits beim Hochladen der Dateien behoben werden. Sind Zeichen im Dateinamen enthalten, die nicht zugelassen sind, werden diese im Zuge des Hochladens automatisiert durch Unterstriche ersetzt. Der Anwender wird darüber informiert (vgl. mit der jetzt schon bestehenden Hinweismeldung bei Einkürzung von Dateinamen).

außerdem:

Die Prüfung auf DIN-Konformität wurde insofern geändert, dass Dokumente, die der Seitenabmessung nicht entsprechen nun in XNP hochgeladen werden können. Der Anwender erhält bei Dokumenten, die nicht in die Seitenabmessungen fallen lediglich noch einen Hinweis darüber. Ein Hochladen der Dokumente wird aber nicht mehr verhindert.
Mit der Version wird zudem die Behebung eines PDFtron-Bugs durchgereicht, der von PDFtron im März erfolgt ist. Dieser hängt mit TIF-Dokumenten zusammen. Das Hochladen diesbezüglicher TIF-Dokumenten ist nun auch in XNP möglich.
Ein die Performance von PDFtron betreffender Fehler wurde behoben. Dies kann sich in den Notarbüros auf die Performance des PDF-Viewer positiv auswirken.
Es wurden zudem verschiedene Anpassungen im XJustiz-Datensatz vorgenommen: Aufnahme Erstellungszeitpunk und Version in XML, Behebung des bestehenden Anredefehlers für Notar*innen im Modul Grundbuch, Optimierung der XJustiz-Daten im XML für die Bereiche Aktenzeichen und URNr.; Darüberhinaus wurden weitere kleinere Themen optimiert, die von den Justizen der Länder gemeldet wurden.
Alle Typen von ZTR-Nachrichten sind nun zu öffnen und druckbar.

Es wurde ein Problem behoben, bei dem in Einzelfällen Dokumente mehrfach im XJustiz-Datensatz von Handeslregisteranmeldungen aufgeführt worden sind und in dessen Folge es zu Vorarbeitungsproblemen bei Registergerichten kam.

Signaturmappe: Einfügen eines modalen Dialogs zwischen Klick Signieren und Signatur, der darauf hinweist, dass sich im weiteren Verlauf des Workflows ein Dialog der Signaturanwendungskomponente öffnet, der - soweit die Dokumente und Inhalte bereits geprüft wurden - einfach bestätig werden kann. Der Anwender kann selbst entscheiden, ob und wann er die Anzeige dieses Dialogs benötigt oder abwählt.
Modul Dokumente: Optimierung der Funktionen des Speicherns aus der Übersicht der Dokumente, betreffend Dokumente ohne Vermerk und Signatur, Dokumente mit unsigniertem Vermerk und signierte Dokumente sowie Speichern nach Mehrfachauswahl
Modul Dokumente: Übersicht aktualisiert sich nun nach Durchführen einer Aktion entsprechend (ohne, dass Modul Dokumente geschlossen und wieder geöffnet werden muss)
Justiz: Die fehlende Absenderkennung für die Weiterbearbeitung bei der Justiz steht zur Verfügung.
beN: Das Entschlüsseln von Nachrichten beim Umstieg von XNotar3 auf XNP wurde an verschiedenen Stellen optimiert.
beN: Anzeige der Amtstätigkeit (Notar*in, Notariatsverwalter*in) in den Spalten AN:, VON:, Gesendete Elemente, Prüfprotokoll und Sendebestätigung (der Mitarbeiternutzer wird hier nicht mehr angezeigt) angepasst
beN: Die Onlinehilfe von beN ist nun auch direkt über die Menüleiste von XNP erreichbar.

Die Einschränkungen bei der Druckqualität bei direkten Ausdruck nach Öffnen sind behoben.

Die Personensuche für Rechtsträger und Beteiligte steht nun auch für das Modul Handelsregister zur Verfügung. Dies bedeutet, dass bereits im Modul Handelsregister verwendete Personendaten im Schnellsuchfeld am Beginn der Karteikarten Rechtsträger und Beteiligte erneut ausgewählt werden können.
Die Dokumentartzählung auf der Karteikarte Dokumente zählt nun auschließlich Hauptdokumentarten (Anmeldung, . Die in diesem Zusammenhang aufgetretenen Fehlerbilder sollten damit nicht mehr auftreten.
Bei Import von lokal gespeicherten Strukturdatensätzen erscheint nun ein anwenderführender Hinweis nach Import.
Die automatische Zuordnung von im beN eingehenden Nachrichten der Gerichte zu Registeranmeldungen in XNotar wurde optimiert.
Die beN-Postfach-PIN kann nun optional gespeichert werden. Über beN-Einstellungen kann die optionale Speicherung bei Bedarf auch wieder aufgehoben werden.

Das Modul Notarvertreterverwaltung ist nun in XNP integriert und ersetzt die bisherige Funktion zum Anlegen von Notarvertretern. Eine detaillierte und ausführliche Anleitung dazu erhalten Sie hier Notarvertreterverwaltung.
Die bisher gesetzten Standardfilter "Amtsinhaber/in" oder "Mitarbeiter/in" sind nicht mehr automatisch mit Anmeldung gesetzt. Der Anwender sieht nun alle Registeranmeldungen in der Übersicht auf einen Blick und kann in einem weiteren Auswahlfeld in der Übersicht "Status auswählen" sehr schnell und unkompliziert die Status auswählen, die für ihn wichtig sind. Die Auswahl der bisherigen Filter "Amtsinhaber/in" oder "Mitarbeiter/in" sind weiter über den Auswahldialog Filter auswählen möglich. Weiter ist es möglich alle ausgewählten Filter als Standardfilter zu speichern.
Leider wurden bisher gespeicherte Filter durch diese Umsetzung gelöscht. Wir bitten um Entschuldigung.
Dokumente mit OCR-Scannung werden nicht mehr von der Signatur ausgeschlossen.
Das Modul Dokumente wurde insgesamt nochmal etwas überarbeitet und hat nun optisch eine bessere Gestaltung.
Das Verhalten beim Neuanlegen von Registeranmeldungen ist nun dem von Grundbuchanträgen angepasst. Das bedeutet:
- Es gibt keine Pflichtfelder mehr, die zum Speichern eines Antrages befüllt sein müssen.
- Es stehen von Beginn an alle Aktionen im Bearbeitungsmodus zur Verfügung.
- Entweder Aktenzeichen oder URNr. müssen für eine valide Registeranmeldung eingegeben sein, das Aktenzeichen ist nun aber kein "hartes" Pflichtfeld mehr.
Ist ein Dokument einer Registeranmeldung signiert, so wird nun auch die Signaturdatei - zusätzlich zur Dokumentendatei - im Gesamtüberblick (Aktion "Öffnen") angezeigt.
Der Gesamtüberblick (Aktion "Öffnen") enthält nun nicht nur die Aussage, ob eine Registeranmeldung valide ist oder nicht, sondern zeigt detailliert das Validierungsergebnis an, das der Anwender erhalten würde, wenn er zum Stand der Anmeldung auf "Validieren" klicken würde.
Der Auswahlbutton zur Auswahl von Anmeldefällen wurde optisch dem Auswahlbutton auf der Karteikarte Dokumente angepasst.
Für hochgeladene Dateien wird nun auf der Karteikarte Dokumente auch die Dateigröße angezeigt.
Es wurden verschiedene Dokumentarten für Anmeldefälle nach dem UmwG ergänzt, insbesondere eine allgemeine Dokumentart "Sonstige Urkunde / Unterlage". Informieren Sie uns aber bitte weiterhin gerne, wenn Ihnen Dokumentarten fehlen. Vielen Dank!
Der Import von extern lokal gespeicherten Strukturdatensätzen mit mehreren Anmeldefälle und mehreren Beteiligten erfolgt nun korrekt zugeordnet.
Der Import von extern erstellten (z. B. über Tri-Notar) und lokal gespeicherten Strukturdatensätzen, der XML-Strukturdatensatz mit "UTF-8 BOM" können nun importiert werden.
Unmittelbar nach Hochladen einer Datei erscheint nun ein zusätzlicher Hinweis zum Anfügen der "Dokumentart", der mit Zuordnung der ersten Dokumentart wieder verschwindet. Dies dient als Anwenderunterstützung zum neuen Konzept der Karteikarte Dokumente.
Der Vorlagetext zur "Haftungsübernahme für die Kostenzahlung" wurde in den Vorlagetexten der Anschreiben eingefügt und steht wieder zur Verfügung.
Die Checkliste auf der Karteikarte "Dokumente" wurde optisch hervorgehoben.
Beim Erstellen von Anschreiben ist der Fehler behoben, dass im Falle einer Notarvertretung, der Text mit Signatur nicht korrekt überschrieben wird. Anschreiben, die durch Mitarbeiter erstellt werden, können nun unabhängig vom Zeitpunkt der Erstellung durch den Notar oder den Notarvertreter der Amtstätigkeit signiert werden. Die Anwendung setzt mit Signatur die korrekten Unterschriftsdaten.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) und weitere Einschränkungen/Verbesserungen, die sich in der Umsetzung befinden, finden Sie hier.