Page tree


Hier finden Sie Antworten auf die häufig gestellten Fragen zu XNotar


Umstellung auf das neue XNotar

 Wann wird XNotar 3 abgeschaltet?

Seit der Einführung des neuen XNotar war bislang eine parallele Nutzung von XNotar 3 möglich, um Ihnen die Umstellung auf die neue Software zu erleichtern. 

Da die alte Software den zukünftigen technischen Herausforderungen nicht gerecht werden kann, wird sie nicht mehr weiterentwickelt. Der Abschied von XNotar 3 ist daher alternativlos, um weiterhin zukunftsfähig zu bleiben.

Der Abschied erfolgt in zwei Schritten:

  1. Zunächst wird der Support für XNotar 3 zum 14. Mai 2021 eingestellt. Ab dann wird also bei Supportanfragen zur alten Software auf die Nutzungsmöglichkeit des neuen XNotar verwiesen.
  2. Am 30. Juni 2021 wird XNotar 3 außer Betrieb genommen und kann nicht mehr genutzt werden.

Wir empfehlen daher - sofern noch nicht geschehen - den baldmöglichsten Umstieg auf die neue und leistungsfähigere Lösung.

 Eingabe von Lizenzschlüsseln? Wann wird XNotar sichtbar?

Für das neue XNotar entfällt die Eingaben von Registrierungsschlüsseln innerhalb der Anwendung vollständig. Im Zuge der Bestellung wird alles nötige automatisiert veranlasst, so dass Ihnen mit Vertragsbeginn, frühestens jedoch zum 01.01.2021, die Module Handelsregister und Grundbuch nach der Anmeldung in der XNP-Anwendung zur Verfügung stehen.

XNP prüft hierbei bei jeder Anmeldung, ob die Lizenzen für Ihre entsprechende Amtstätigkeit vorhanden sind. 

Weitere Informationen hierzu finden Sie auch in der Onlinehilfe unter Nutzung lizenzpflichtiger Funktionen und Module.

 Warum kostet XNotar jetzt mehr?

Das bisherige XNotar 3 hat nach nunmehr 13 Jahren das Ende seines Produktlebenszyklus erreicht, daher war die Entwicklung einer neuen Anwendung alternativlos. Bei dem neuen XNotar handelt es sich um eine vollständig neu entwickelte webbasierte Software, die dem aktuellen Stand der Technik entspricht und viele Verbesserungen im Arbeitsablauf für Sie bereit hält. Eine Auflistung der umfangreichen Änderungen finden Sie auf unserer Übersichtsseite Das neue XNotar - Die Highlights im Detail.

Das neue XNotar läuft modulbasiert in der Plattform XNP, die später auch die Grundlage für die Bedienung des Elektronischen Urkundenarchivs sein wird. Für Sie als XNotar-Anwender ergeben sich daraus Vorteile, indem Sie an die Nutzung von XNP bereits gewöhnt sein werden, wenn die Umstellung auf die Arbeit mit dem Elektronischen Urkundenarchiv erfolgen wird.

 Gibt es eine eigene Nutzerverwaltung in XNP?

Derzeit ist die Benutzerverwaltung noch nicht in XNP integriert, sondern erfolgt ausschließlich über das Stammdatenverzeichnis der Bundesnotarkammer (SDV).

Weiterführende Informationen zur Einrichtung und Berechtigung von Nutzern finden Sie u.a. in der Onlinehilfe unter Einrichten und Berechtigen von Mitarbeitenden.

Im Rahmen weiterer Projekte vorbereitend auf das Urkundenarchiv beabsichtigt die Bundesnotarkammer auch die Integration der Nutzerverwaltung in XNP. Wir werden Sie hierüber dann gesondert informieren.

 Gibt es Schritt-für-Schritt-Anleitungen für den Einstieg in das neue XNotar, die erklären, wie Registeranmeldungen/ Grundbuchanträge angelegt werden?

Das Oberflächendesign und die Navigation im Bearbeitungsmodus haben sich geändert. Die Module von XNotar sowie auch die (künftigen) Module in XNP sehen einen „Weiter-Button“ nicht mehr vor.  Die Navigation innerhalb der Vorgänge erfolgt jetzt dadurch, dass man alle aktiven Bereiche jederzeit ansteuern kann. Man kann sich durch die aktiven Karteikarten eines Vorgangs durchklicken, um einen Vorgang Schritt-für-Schritt durchzugehen.

Einen guten und ersten Einblick und Überblick erhalten Sie in diesen Schritt-für-Schritt-Anleitungen - zum durchklicken - in der Onlinehilfe:

 Welche PIN benutze ich wofür - und wo finde ich diese in meinen Unterlagen?
Einen schnellen Überblick über alle in XNP relevanten PINs und ihre einzelnen Funktionen finden Sie hier: Überblick und Begriffsabgrenzung der PINs in XNP.


Berechtigungen Mitarbeiter / Notarvertreter

 Wie werden Mitarbeitende angelegt? Welche Berechtigungen benötigen sie?

Zur Anlage von Mitarbeitenden und deren Berechtigung für XNP folgen Sie bitte den Ausführungen in der Onlinehilfe unter https://onlinehilfe.bnotk.de/display/XNP/Einrichten+und+Berechtigen+von+Mitarbeitenden Derzeit benötigen angelegte Mitarbeitende die im Stammdatenverzeichnis der BNotK zu vergebende Berechtigung zum "beN" um sich in XNP anmelden zu können.

 Wir sind eine Sozietät. Wie lege ich Mitarbeitende einer Sozietät als Nutzer an?

Mitarbeitende in Sozietäten arbeiten regelmäßig für alle in der Sozietät abgebildeten Amtstätigkeiten (Notarinnen und Notare). Um nicht mehrere Benutzer pro Mitarbeitendem und Amtstätigkeit zu führen, ist es möglich, die Mitarbeitenden einmalig innerhalb einer Amtstätigkeit der Sozietät anzulegen und in der anderen Amtstätigkeit der Sozietät entsprechend als Mitarbeitende zuzuordnen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie auch in der Onlinehilfe unter Einrichten und Berechtigen von Mitarbeitenden - Sozietäten.


 Wie werden Notarvertreterinnen und Notarvertreter im SDV angelegt?

In XNP ist immer eine persönliche Anmeldung des Nutzers notwendig. Dies geschieht u.a. auch mit Blick auf das einzuführende Urkundenarchiv.

Derzeit ist es noch erforderlich, dass Sie den oder die bei Ihnen Vertretenden im Stammdatenverzeichnis (SDV) als Mitarbeiter anlegen. Hierfür ist der Vor- und Nachname (und ggf. Titel) erforderlich.

Verglichen mit der Anlage von Angestellten als Mitarbeiter im SDV wird es sich in der Praxis für Notarvertreter anbieten, dass Sie als Mailadresse die zentrale Büroadresse hinterlegen. Die Zugangsdaten können Sie oder Ihre Mitarbeiter dann zu Beginn der Vertretung an den Vertreter aushändigen.

Ob Sie es nach Beendigung der Vertretung so handhaben, dass Sie eine Kurzzeitnotarvertretung im Anschluss löschen oder aber diese bei jeder neuen Vertretung im SDV „überschreiben“, kann entsprechend dem für Ihre Büroabläufe praktischsten Weg organisiert werden.

Im Vorfeld der Einführung des Elektronischen Urkundenarchivs zum 1. Januar 2022 wird der Zwischenschritt wegfallen, dass Sie ein Benutzerkonto für den Vertreter anlegen müssen. Der Vertreter wird dann ein Benutzerkonto in unseren Systemen führen, dass er zur Anmeldung nutzen kann, egal, wen er vertritt. Dies wird vsl. leider erst im Laufe des Jahres 2022 umgesetzt werden können.

Weiterführende Informationen zur Einrichtung und Berechtigung von Nutzern finden Sie u.a. in der Onlinehilfe unter Einrichten und Berechtigen von Mitarbeitenden und Anlegen eines Notarvertreters

Wichtiger Hinweis: Notarvertreter können sich in XNP ausschließlich mit ihren Zugangsdaten aus dem Stammdatenverzeichnis (Nutzername und Passwort) anmelden, nicht mit Signaturkarte.


Signieren in XNotar

 Ich bin als Mitarbeiter in XNP angemeldet. Die Aktion "Signieren" ist in den Modulen von XNotar ausgegraut. Warum?

Wenn Sie als Notar/in mit Ihren Zugangsdaten/durch Signaturkarte in XNP angemeldet sind, so steht die Aktion Signieren in den Modulen Handelsregister, Grundbuch, Notarvertreterverwaltung und Dokumente zur Verfügung.

Sind Sie als Mitarbeiter mit Ihren Zugangsdaten in XNP angemeldet steht diese Funktion gewöhnlich nicht zur Verfügung, da der Mitarbeiter nicht signiert.

Eine Ausnahme: Sind Sie Notarvertreter und als "Mitarbeiter" angemeldet und gleichzeitig ist eine aktive Notarvertretung im Modul Notarvertreterverwaltung angelegt, so steht auch im Mitarbeitermodus der Button Signieren für den Notarvertretenden zur Verfügung.

 Warum gibt der Trustet Checker in der Signaturanwendungskomponente an, dass das Dokument nicht gültig ist?

Grundsätzlich ist die Signaturanwendungskomponente sehr "sensibel" und würde Dokumente mit versteckten Inhalten abweisen. Da einige Notarbüros mit OCR-Inhalten Scannen und sehr eingeschränkt wären, wenn diese von der Signaturanwendungskomponente abgelehnt würden, ist eine Änderung vorgenommen worden. Solche Dokumente werden nun zur Signatur zugelassen. Es wird aber im Dialog der Signaturanwendungskomponente auf die "versteckten Inhalte" (HiddenorActiveContent) hingewiesen.

Der Ungültigkeitsstatus besagt, dass innerhalb des Dokuments "versteckte Inhalte" sein können. Dies ist z. B. dann der Fall, wenn Sie im Notarbüro mit OCR-Scannen also Inhalte beim Scannen "drüberlegen". Sofern das der Fall ist, können Sie mit "Ok" bestätigen und die Signatur zu Ende bringen.


Anschreiben/ Vorlagen/ Beglaubigungsvermerke

 Kann ich individuelle Beglaubigungsvermerk und Anschreiben erstellen und in den Modulen von XNotar für die wiederholte Verwendung speichern?

Die anwendungsseitig bereitgestellten Textvorlagen für Anschreiben und Beglaubigungsvermerke können durch den Notar/ die Notarin im Bereich Einstellungen/Grundeinstellungen (Büro) für das gesamte Notarbüro dort ggf. ergänzt und geändert werden.
Darüberhinaus stehen pro Modul (Handelsregister/Grundbuch) zehn Leerfelder für Textvorlagen für Anschreiben zur Verfügung, die vom Notar/der Notarin für das gesamte Notarbüro definiert werden können und dann als solche auch im Bereich der Textvorlage in den Modulen durch den jeweiligen Mitarbeitenden ergänzt und zusammengefügt werden können.

Darüberhinaus haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, eigene Vorlagen für komplette Anschreiben und eigene Beglaubigungsvermerke zu erstellen und diese für die Verwendung in den Modulen hinzuzufügen.

Eine ausführliche Beschreibung zur individuellen Anpassung der systemseitigen Textvorlagen sowie zur Erstellung von individuellen Beglaubigungsvermerken und Anschreiben finden Sie in der Onlinehilfe:

 Ist es möglich, das Datum eines angefügten Beglaubigungsvermerk manuell zu ändern?

Wird ein Beglaubigungsvermerk durch die in der Anwendung vorhandene Funktion "Beglaubigungsvermerk anfügen/erstellen" angefügt, so bleibt das Datum flexibel. solange der Beglaubigungsvermerk keine Signatur hat oder hatte (also eine bereits vorhandene Signatur entfernt wurde).

Fügen Sie heute den Beglaubigungsvermerk an, so erhält dieser am nächsten Tag automatisch das aktuelle Datum. Dies erfolgt systemseitig und bedarf keiner Bearbeitung/keinem Öffnen des Vorgangs.

Mit der Signatur erfolgt die endgültige Datumsetzung. Der Beglaubigungsvermerk erhält also, unabhängig davon, an welchem Tag er angefügt/erstellt wird, mit Signatur automatisch anwendungsseitig das Datum der Signatur. Ein Auseinanderfallen von Datum und Beglaubigungsvermerk und Datum der Signatur ist damit nicht möglich. Ein manuelles Setzen des Datums eines anwendungsseitig angefügten/erstellten Beglaubigungsvermerks ist nicht erforderlich.

 Kann das Häkchen bei „Nach dem Speichern soll direkt ein Beglaubigungsvermerk angefügt werden“ standardmäßig gesetzt werden?

Dies ist leider derzeit nicht möglich.

Wir werden diesen Verbesserungsvorschlag im Rahmen der Weiterentwicklung entsprechend berücksichtigen.

 Kann man in individuell erstellten Vorlagen einen konkreten, auf eine Registeranmeldung/einen Antrag bezogenen Text ergänzen?

Im  Dialog „Anschreiben erstellen“ oder "Beglaubigungsvermerk anfügen" können Sie die gewünschte Textvorlage auswählen und diese im Textfeld links im Dialog einfügen und anschließend manuell bearbeiten und ergänzen.

Mit Klick in das Vorschaufenster aktualisiert sich die Vorschau entsprechend. Es werden dann die individuelle Vorlage mit dem ergänzten und individualisierten Standardvorlagetext zusammengeführt.


Versand/ beN/ Sendebestätigung

 Wie sehe ich, ob mein/e Registeranmeldung/Grundbuchantrag erfolgreich versandt wurde und im Postfach des Gerichts eingegangen ist?

Nach Versand einer/s Registeranmeldung/Grundbuchantrages wechselt der Status des Vorgans von Zum Versand abgegeben in Versendet.

Dieser Status bedeutet, dass die Nachricht beim Intermediär des Gerichts, d. h. im Postfach des Gerichts, eingegangen ist.

Dies zu prüfen, dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

In den XNotar-Modulen:

Im Gesamtüberblick einer/s versandten Registeranmeldung/Grundbuchantrages können Sie unter beN-Nachrichten sehen, wann die/der Registeranmeldung/Grundbuchantrag eingereicht wurde. Dieser Zeitpunkt "eingereicht am" unter beN-Nachrichten ist auch der Zeitpunkt des Eingangs der Registeranmeldung beim Intermediär des Gerichts. Diesen Gesamtüberblick können Sie sich in der Praxis über die Aktion PDF-Exportieren → Überblick ausdrucken und an der Stelle sofort ersehen, wann die/der Registeranmeldung/Grundbuchantrag eingereicht wurde.

Im beN:

Im beN können Sie zusätzlich unter Gesendete Elemente die/den versandte/n Registeranmeldung/Grundbuchantrag sehen. Unter Gesendete Elemente werden nur Nachrichten aufgeführt, die Ihr Postfach verlassen haben und im Intermediär Gerichts eingegangen sind.

 Nach dem Versand: Wie dokumentiere ich den Vorgang und den Versand?

Nach dem Versand eines Vorgangs aus dem Modul Handelsregister oder Modul Grundbuch heraus, empfehlen wir Ihnen, den Gesamtüberblick des Vorgangs zur Dokumentation zu Ihren Unterlagen zu nehmen. Wählen Sie einen odere mehrere Vorgänge mit dem Status "versendet" aus und öffnen Sie den/die Gesamtüberblicke über die Aktion "Öffnen" in der jeweiligen Aktionsleiste. Anschließend können Sie den/die Gesamtüberblicke herunterladen und/oder im PDF-Viewer öffnen und ausdrucken.

Aus dem übersichtlich aufbereiteten Gesamtüberblick können Sie zügig alle wichtigen Details, insbesondere ausgehende und eingehende beN-Nachrichten zu einem Vorgang ersehen. Insbesondere können Sie den Einreichungszeitpunkt (Zeitpunkt des Eingangs beim Postfachs bei Gerichts) entnehmen. Daher eignet sich der Gesamtüberblick auch zur Dokumentation des Einreichungszeitpunkts.

Weitere Informationen zum Gesamtüberblick eines Vorgangs finden Sie hier:

 Wo finde ich die Sendebestätigung zu meinem Vorgang?

Auf dem Gesamtüberblick eines Vorgangs können Sie den Einreichungszeitpunkt ersehen und diesen zur Dokumentation zu Ihren Unterlagen nehmen (s. auch die Frage: Nach dem Versand: Wie dokumentiere ich den Vorgang und den Versand?).

Eine XNotar3 vergleichbare Sendebestätigung finden Sie im beN. Sie können die Sendebestätigung öffnen und drucken, als auch herunterladen zur lokalen Speicherung. 

Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:

Aus dem XNotar-Modul:

  • Sie wählen einen Vorgang im Status "Versendet" aus und klicken auf die Aktion "Öffnen" in der Aktionsleiste.
  • Am Ende des dadurch geöffneten Gesamtüberblicks finden Sie unter dem Bereich "beN-Nachrichten" sowohl das Einreichungsdatum beim Postfach des Gerichts sowie darunter den Link auf die entsprechende beN-Nachricht.
  • Sie klicken auf den Link der Nachricht
  • Klick Exportieren auf der Aktionsleiste, dort Auswahl Eingangsbestätigung
  • Sie haben nun die Möglichkeit, die Eingangsbestätigung (Sendebestätigung) zu öffnen und anschließend zu drucken, oder lokal herunterzuladen.

Im beN:

  • Sie gehen in das Modul beN
  • Dort wählen Sie den Bereich "Gesendete Elemente"
  • Dort wählen Sie eine oder mehrere Nachricht/en aus, deren Sendebestätigung ("Eingangsbestätigung") Sie drucken möchten.
  • Klick Exportieren auf der Aktionsleiste, dort Auswahl Eingangsbestätigung.
  • Sie haben nun die Möglichkeit, die Eingangsbestätigung (Sendebestätigung) zu öffnen und anschließend zu drucken, oder lokal herunterzuladen.
 Können beN-Nachrichten nur durch den Notar abgerufen werden?

Jeder Mitarbeiter, dem die beN-PIN bekannt ist, kann über seinen Mitarbeiter-Account die Nachrichten aus dem Postfach abrufen und weiterverarbeiten. Diese Schritte müssen nicht zwingend vom Notar ausgeführt werden. Es kann auch über das Zusammenspiel von XNotar-Modulen und beN eine Arbeitsteilung im Notarbüro erfolgen.

 Warum erhalten versendete Vorgänge nicht sofort automatisch den Status „abgeschlossen“?

Das Prinzip der Anwendung sieht vor, dass Vorgänge erst nach Rückmeldung durch das Gericht „abgeschlossen“ werden.

Ein Vorgang wird mit Klick auf „Versenden“ zuerst in den Status „Zum Versand abgegeben“ versetzt, nach Versand durch beN in den Status „Versendet“. Der Vorgang bleibt dann solange im Status „Versendet“, bis vom Gericht zum entsprechenden Vorgang eine Antwort im beN eingeht.

Mit Eingang der Antwort des Gerichts ändert sich der Status des Vorgangs auf „Rückmeldung prüfen“. Danach kann er vom Mitarbeitenden geprüft werden und im Anschluss durch die Aktion „Abschließen“ geschlossen werden.

Weitere Informationen zum Prozessablauf nach Status erhalten Sie hier: Prozessablauf nach Status,


Hinweise / Benachrichtigungen

 Wie kann nach erfolgreichem Login der Fehler mit dem Hinweis "Netzwerkprobleme, Verbindung nicht möglich, die Anwendung kann so nicht genutzt werden" behoben werden?

Die Ursache dieses Fehlerhinweises kann in den Interneteinstellungen in der Liste der System-Proxy-Ausnahmen liegen. Detaillierte Informationen erhalten Sie in der Onlinehilfe bei Proxy-Servern: FAQ

 Kann ich die FlyIn-Benachrichtigungen ausschalten?

Das vollständige Ausschalten der Benachrichtigungen ist nicht möglich. Die Dauer der Anzeige kann aber in den Einstellungen individuell bestimmt werden, siehe Onlinehilfe bei Meine Einstellungen (Nutzer).

 Warum erhalte ich die Meldung, dass das Aktenzeichen und/oder die UR-Nummer unerlaubte Zeichen enthält?

In Sachsen sind nur das deutsche Alphabet inkl. Umlauten und ß, die Ziffern 0 - 9 sowie Schräg-, Binde- und Unterstrich erlaubt.

Unzulässige Zeichen müssen aus dem Aktenzeichn und/oder der UR-Nummer entfernt werden.


Schnittstelle/ Import usw.

 Warum wurden bei XNP-XNotar Schnittstellen abgeschafft, die bei XNotar 3 existierten?

Tatsächlich wurden keine Schnittstellen abgeschafft; lediglich der Anstoßpunkt für die Datenübertragung über die Schnittstellen ist ein anderer:

Bei XNotar 3 konnte der Import aus der Notarsoftware heraus (durch einen sog. parametrisierten Aufruf von XNotar 3) angestoßen werden. Die Daten wurden also gewissermaßen im „Push“-Verfahren von der Notarsoftware in Richtung XNotar 3 übergeben. Demgegenüber holt sich XNP-XNotar die Daten gewissermaßen im „Pull-Verfahren“ von dem Ort im Dateisystem ab, an dem die Notarsoftware die Daten abgelegt hat. Der Import wird also aus XNP-XNotar heraus ausgelöst.

Die Schnittstellen als solche sind dabei im Wesentlichen unverändert geblieben, sodass in XNP-XNotar nach Umfang und Inhalt dieselben Datensätze importiert werden können wie bei XNotar 3.

Die Veränderung des Anstoßpunktes für den Import ist wiederum eine Folge der webbasierten Natur von XNP-XNotar. Durch den Wegfall einer lokalen ausführbaren Datei („XNotar.exe“) kann es keinen parametrisierten Aufruf von XNotar durch die Notarsoftware mehr geben. Dass der Import aus XNP-XNotar heraus erfolgt, ist u.E. auch ein folgerichtiges Bedienkonzept. XNP ist darauf angelegt, während des gesamten Arbeitstags gestartet zu bleiben, und wird mit dem elektronischen Urkundenarchiv eine zentrale Rolle in den Notarbüros einnehmen.

Eine Beschreibung der Importfunktion findet sich in unserer Onlinehilfe unter Lokal gespeicherte Registeranmeldung nach XNotar-HR importieren und analog für das Grundbuchmodul unter lokal gespeicherten Grundbuchantrag in das Modul Grundbuch importieren

 Was benötigen Notarsoftwarehersteller, um eine Datenübernahme in XNP-XNotar zu ermöglichen?

Auf die in der vorhergehenden Frage beschriebene Änderung hat die Bundesnotarkammer die Notarsoftwarehersteller im Januar 2020 hingewiesen. Um sicher zu gehen, dass die Datenübernahme korrekt umgesetzt ist, benötigen Notarsoftwarehersteller die Dokumentation zu den Anforderungen an den Import, die die Bundesnotarkammer in ihrem nur für Softwarehersteller zugänglichen Angebot unter softwarehersteller.bnotk.de bereitstellt.

Inhaltlich hat sich die Prüfung auf XJustiz-Standardkonformität beim Import gegenüber XNotar 3 nicht wesentlich geändert. Sie ist lediglich etwas strenger geworden, um sicherzustellen, dass ausschließlich valide Daten von XNP-XNotar an die Gerichte weitergeleitet werden.


 Welche Möglichkeit haben Notarsoftwarehersteller, die Datenübernahme zwischen Notarsoftware und XNP-XNotar zu erproben?

Die Bundesnotarkammer bietet den Notarsoftwareherstellern derzeit an, testweise mit ihrer Software erzeugte Datensätze an softwarehersteller@bnotk.de zu senden. Wir führen dann den Import in XNP-XNotar durch und liefern eine qualifizierte Rückmeldung zu eventuell bestehendem Änderungsbedarf.

Die Bereitstellung von XNP-XNotar für die eigene Nutzung durch Dritte zu Testzwecken können wir derzeit noch nicht anbieten. Dies ist mit einigem technischen und organisatorischen Aufwand verbunden, da es sich nicht um eine bloße lokal zu installierende Software handelt.


 Ist eine Fortentwicklung der Möglichkeiten zur Datenübernahme aus der Notarsoftware in XNP-XNotar vorgesehen?

Die Bundesnotarkammer wird XNP-XNotar laufend weiterentwickeln, um Komfort und Effizienz der Benutzung in der Praxis zu verbessern. Dabei müssen wir um Verständnis der Kolleginnen und Kollegen bitten, dass wir nicht jede Anregung kurzfristig umsetzen können. Wir müssen selbstverständlich viele uns erreichende, häufig gegensätzliche Anregungen prüfen und sicherstellen, dass die Weiterentwicklung einem schlüssigen und in sich stimmigen Konzept folgt.

Im Rahmen dieser Weiterentwicklung von XNP-XNotar werden wir aufgrund der großen Bedeutung für die Praxis auch Optionen zur Komfortsteigerung bei der Datenübernahme prüfen.

 Kann ein in einer Notariatssoftware (z. B. TriNotar) erstellter Vorgang in XNP aufgerufen, weiterbearbeitet und/oder versandt werden?

Eine Schnittstelle in der Form, dass XNP und die Module von XNotar direkt aus der Notarsoftware aufgerufen werden kann, gibt es nicht.

Sie haben aber dennoch die Möglichkeit des Imports von mit einer Notarsoftware generierten Anmeldungen/Anträgen in entsprechender Verzeichnisstruktur. Die durch die Notariatssoftware generierten und lokal gespeicherten Vorgänge können durch die Aktion „Importieren“ in die XNP-XNotar-Module importiert werden.

Siehe hierzu auch

 Können in XNotar 3 vorbereitete Vorgänge (Anträge und Anmeldungen) in das neue XNotar übernommen werden?

Grundsätzlich werden diese Vorgänge vom neuen XNotar nicht übernommen. Das neue XNotar ist auf einer komplett neuen Anwendung aufgebaut und ist somit nicht an das bisherige XNotar gekoppelt.

Sie haben dennoch folgende Möglichkeiten:

  • wenn die in XNotar3 bereits vorbereitetenen Vorgänge valide sind, können Sie diese durch "Export" lokal speichern und im Anschluss in XNP-XNotar durch die Funktion Importieren aus dem  XNotar3Ordner "Auf CD brennen" in die neue XNotar-Anwendung bringen.
  • XNotar 3 ist noch für einen kurzen Zeitraum parallel nutzbar. Sie können die Vorgänge auch im bisherigen XNotar zu Ende bringen und nur alle neuen Vorgänge in XNP-XNotar anlegen.
 Kann ich nachträglich die/den Notar/in des Vorgangs ändern?

Die direkte Möglichkeit zur Änderung der/des Notar/in während Erstellung und nach dem Abschluss eines Vorgangs besteht nicht. Jedoch kann über Funktion "für Ersatzeinrichung exportieren" und anschließend über die Fuktion "Importieren" der Vorgang auf eine/n andere/n Notar/in übertragen werden.

Wählen Sie den Vorgang in der Übersicht des Moduls durch klicken der Checkbox aus. Wählen Sie die Aktion "für Ersatzeinreichung exportieren". Es öffnet sich das Ordnerverzeichnis. Jetzt können Sie den Speicherort für den exportierten Vorgang wählen. Speichern Sie die Datei ab.

Wechseln Sie dann auf die Startmaske von XNotar und wählen den/die gewünschte/n Notar/in aus.

Gehen Sie auf die Übersicht der Vorgänge und wählen Sie die Funkiton "Importieren" aus der Aktionsleiste aus. Importieren Sie danach den Vorgang. Jetzt ist der Vorgang dem/der gewünschten Notar/in zugeordnet.

In der Überischt der Vorgänge des/der ersten Notars/in muss der Vorgang ggf. noch gelöscht werden.


Sonstige

 Gibt es in den Modulen von XNotar auch eine Permanentansicht/Validierungshilfe zum Erfordernis von Dokumenten/Unterlagen für bestimmte Anmeldefälle/Antragsarten (vgl. XNotar3)?

Mit Klick auf "Valideren" in der Aktionsleiste der Module von XNotar erhält der Anwender ähnlich XNotar3 verschiedene Informationen zur Vollständigkeit/Validierung des Vorgangs.

 Kann ich mit Copy + Paste Daten von Rechtsrägern und Beteiligten aus Textverarbeitungsprogrammen in ein Modul von XNotar importieren?

Dies ist entweder direkt mit Strg + V möglich (einzelnes Datenfeld) oder mit Klick auf den Button "Personendaten importieren" - die in den Zwischenspeicher genommenen Daten sind dort dann bereits im Dialog zu sehen.

Das Importieren per Mausklick ist derzeit nicht möglich.

 Warum unterscheidet sich der Umfang der an die Grundbuchämter zu übermitteltenden strukturierten Daten je nach Bundesland?

Softwareverbünde bei der Justiz

Der Umfang der an die Grundbücher zu übermittelnden Strukturdaten ist abhängig davon, welche Software auf Seiten der Justiz für die Bearbeitung der Grundbuchanträge eingesetzt wird. Sh. hierzu auch die "Bundeslandspezifischen Anforderungen".

Es gibt derzeit zwei Softwareverbünde auf Seiten der Justiz:

  • FOLIA/EGB (eingesetzt in Baden-Württemberg und Schleswig-Holstein)
  • SolumSTAR (übrige Bundesländer)

FOLIA/EGB - Schleswig-Holstein und Baden-Württemberg

Folia/EGB verarbeitet im Wesentlichen die Dokumente für die elektronische Grundakte.

Verarbeitet werden:

  • Angaben zum Einreicher - erfolgt automatisch in XNotar
  • Grundbuchstellen (Grundbuchamt/Grundbuchbezirk/Grundbuchblatt-Nrn.)
  • Dokumentangaben (Dokumentdatum, Dokumentart)

SolumSTAR - Sachsen; Rheinland-Pfalz und künftige weitere Bundesländer

Mit SolumSTAR werden die übermittelten Daten auch für den Grundbucheintrag verwendet. 

Verarbeitet werden:

  • Angaben zum Einreicher - erfolgt automatisch in XNotar
  • Grundbuchstellen (Grundbuchamt/Grundbuchbezirk/Grundbuchblatt-Nrn.)
  • Antragsarten (Auflassungsvormerkung, Grundschuld etc.)
  • einzelne Inhalte zu den Antragsarten (z. B. Grundschuldbetrag, Zinsen, Rangvermerke)
  • Angaben zu Beteiligten (Berechtigte, Eigentümer, Gläubiger etc.)
  • Dokumentendaten (Dokumentdatum, Dokumentart etc.) 

Umsetzung in XNotar-GB

In XNotar-GB erfassen Sie zunächst das betreffende Bundesland.

Für die Bundesländer Baden-Württemberg und Schleswig-Holstein werden die Karteikarten

  • Anträge
  • Beteiligte

ausgeblendet.