Gemäß § 78n BNotO richtet die Bundesnotarkammer zum 1. Januar 2018 für jeden Notar und Notariatsverwalter ein besonderes elektronisches Notarpostfach (beN) ein.
Maßgeblich für die Einrichtung eines beN-Postfachs ist die im Notarverzeichnis eingetragene Amtstätigkeit. Bei gleichzeitiger Ausübung mehrere Amtstätigkeiten, beispielsweise wenn ein Notar neben seiner eigenen Amtstätigkeit zum Notariatsverwalter für einen anderen, aus dem Amt ausgeschiedenen Notar, bestellt wird, wird je Amtstätigkeit ein besonderes elektronisches Notarpostfach vergeben.

Die Bundesnotarkammer hat zur Vorbereitung der Aktivierung eine Checkliste und Schritt-für-Schritt-Anleitung (Starterpaket) erstellt, welche Sie vor der Durchführung der Aktivierung Ihres beN-Postfachs nach Möglichkeit bitte durcharbeiten sollten.

Nein, die bisherigen EGVP-Postfächer werden durch die beN-Postfächer abgelöst.

Für Notare bzw. Notariatsverwalter, die bereits ein Postfach in der SAFE-Domäne der Bundesnotarkammer besitzen, ändert sich die ID ihres Postfaches (DE.BEN_PROD.abc…) mit der Aktivierung ihres beN-Postfachs nicht.

Eine erfolgreiche Aktivierung ihres beN-Postfaches überprüfen Sie im Stammdatenverzeichnis. Detaillierte Informationen erhalten Sie in der Onlinehilfe unter Überprüfen der erfolgreichen Postfach-Aktivierung. Wenn Ihr beN-Postfach noch nicht aktiviert ist, folgen Sie bitte der Anleitung zur Einrichtung und Aktivierung des beN-Postfachs.

Zum Hintergrund der Einführung des beN-Postfachs: Das beN ist der Nachfolger des bislang für die elektronische Kommunikation mit Gerichten genutzten EGVP-Postfachs und stellt einen „sicheren Übermittlungsweg“ für das Einreichen elektronischer Dokumente bei Gerichten dar (§ 130a Absatz 4 Nr. 2 ZPO in der ab 1. Januar 2018 geltenden Fassung). Das beN-Postfach kann in bestimmten Fällen zum schriftformersetzenden Versand von Dokumenten verwendet werden, ohne dass es dabei einer qualifizierten elektronischen Signatur der Notarin oder des Notars bedarf. Voraussetzung dafür ist, dass sich die Notarin oder der Notar persönlich mit ihrer bzw. seiner Signaturkarte am beN-Postfach anmeldet und die Nachricht selbst versendet. In den gängigen notariellen Verfahren, insbesondere in Handelsregister- und Grundbuchsachen, ändert sich aber nichts: Es bleibt wie bisher dabei, dass Dokumente elektronisch in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden müssen, also mit qualifizierter elektronische Signatur der Notarin oder des Notars.

Ferner können Gerichte Notarinnen und Notaren über das beN-Postfach Dokumente gegen elektronisches Empfangsbekenntnis zustellen (§ 174 Abs. 4 ZPO in der ab 1. Januar 2018 geltenden Fassung). Die beN-Anwendung enthält eine Funktion zur Rücksendung des Empfangsbekenntnisses in strukturierter maschinenlesbarer Form.

Beachten Sie bitte, dass sowohl die Nutzung des sicheren Übermittlungsweges als auch die Ausstellung von elektronischen Empfangsbekenntnissen mittels der XNP-Anwendung möglich ist. Für die Nutzung Ihres beN-Postfachs in einer anderen Notariatssoftware als der XNP-Anwendung wenden Sie sich bitte an den Hersteller der Notariatssoftware.

beN-Postfächer werden gemäß § 78n BNotO für die jeweilige Amtstätigkeit separat bereitgestellt. Sofern Sie demnach mit weiteren Amtstätigkeiten am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen, werden hierfür eigene beN-Postfächer eingerichtet und geführt. Daher wählen Sie nach der Anmeldung an der beN-Anwendung zunächst die Amtstätigkeit aus, für die Sie Ihr beN-Postfach aktivieren möchten. Anschließend wiederholen Sie die Schritte zur Aktivierung Ihres beN-Postfachsfür jede Ihrer Amtstätigkeit.

Anwaltsnotare nutzen in der Regel neben dem beN-Postfach für die notarielle Kommunikation auch das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA), das ihnen von der Bundesrechtsanwaltskammer für die anwaltliche Kommunikation zur Verfügung gestellt wird.

Weitere Informationen zum beA-Postfach erhalten Sie unter https://portal.beasupport.de/.

Notariatsabwickler werden nach den Absprachen mit der Landesjustizverwaltung Baden-Württemberg sowie der Notarkammer Baden-Württemberg kein separates beN-Postfach für ihre Amtstätigkeit erhalten. Notariatsabwickler, die zugleich Notare sind, können für die (aktive) Kommunikation ihr beN-Postfach nutzen, welches sie für ihre Amtstätigkeit als Notar aktiviert haben.

Ja, Sie können Ihre Mitarbeiter für den Zugriff auf Ihr beN-Postfach berechtigen und Ihr beN-Postfach auch auf den Arbeitsplätzen Ihrer Mitarbeiter einrichten. Eine ausführliche Erklärung finden Sie hier unter Nutzung eines Postfachs auf mehreren Arbeitsplätzen.
 

Das Drucken von beN-Nachrichten und Anhängen ist über die Funktion Exportieren in der Aktionsleiste möglich. In der Detailansicht einer beN-Nachricht und in der Nachrichtenübersicht des Posteingangs und Gesendete Elemente können die Eingangsbestätigungen und Nachrichten als PDF oder ZIP Datei heruntergeladen und gedruckt werden.

Wenn Sie das beN-Postfach nach der Zertifikatserneuerung öffnen, werden auch die Nachrichten geladen, die nicht entschlüsselt werden können. Dies betrifft Nachrichten im Bereich "Posteingang" und "Gesendete Elemente".
Sobald XNP-beN diese Nachrichten geladen hat, wird die Nachricht als "Fehler beim Verarbeiten der Nachricht" markiert dargestellt und kann bedenkenlos aus dem Posteingang / Postausgang gelöscht werden.

Ja, das beN-Postfach kann grundsätzlich in Notariatssoftware integriert werden. Wenden Sie sich bitte an den Hersteller der Notariatssoftware, um Informationen zum Stand der Unterstützung und ggf. eine Anleitung zur Integration zu erhalten.

Mit der Version 2019 ist RA-MICRO beN-fähig, so dass eine Aktivierung des beN-Postfaches in der XNP Basisanwendung vorgenommen werden kann.

Zum Versand und Erhalt von beN-Nachrichten müssen Sie eine beN-befähigte Anwendung verwenden. Die Verwendung des Governikus Communicators zum Zugriff auf Ihr beN-Postfach ist nicht möglich. Zur Einbindung Ihres beN-Postfachs in eine beN-befähigte Notariatssoftware befolgen Sie bitte die Schritte unter Einbindung des Postfachzertifikats in XNP oder Notariatssoftware.

Den beN-Support erreichen Sie unter beN@bnotk.de. Für weiterführende Analysen kommt der Support auf Sie zu und bittet mit Hilfe des TeamViewers einen genaueren Blick auf den Supportfall auf ihrem Rechner werfen zu dürfen. Der Teamviewer steht kostenfrei im Hauptmenü sowie im Fußbereich unter Quicklinks als Teamviewer (*.exe 19 MB) zum Download bereit.