Mit dieser Funktion können Nachrichten im Posteingang manuell einer Registeranmeldung im Handelsregister oder einem Grundbuchantrag im Grundbuch zugeordnet werden. 

Die zu einem versandten Vorgang aus dem Modul Grundbuch oder Handelsregister im besonderen elektronischen Notarpostfach (beN) eingehenden Nachrichten des Registergerichts oder Grundbuchamts werden generell systemseitig automatisch zugeordnet. Das System prüft hierzu verschiedene spezifische Merkmale einer Nachricht.

Eine automatische Zuordnung von eingehenden beN-Nachrichten zu Vorgängen aus XNotar erfolgt ausschließlich für Vorgänge im Status "Versendet".

Jedoch kann es vorkommen, dass die Eingangsnachricht von XNP nicht eindeutig zugeordnet werden kann, sodass dem Nutzer durch die Funktion Zuordnen die manuelle Verknüpfung folgendermaßen ermöglicht wird:

• Wählen Sie im Posteingang die Eingangsnachricht, die nicht automatisch einem Vorgang (Handelsregister oder Grundbuch) zugeordnet ist, durch Klicken der Checkbox aus.
• Der Pfeil Λ hinter Zuordnen öffnet die Auswahl der Module Handelsregister und Grundbuch.

• Anschließend öffnet sich der Dialog Registeranmeldungen auswählen, worin nach der Registeranmeldung oder dem Grundbuchantrag zur manuellen Zuordnung gesucht wird.
• Nachdem die Suche ausgeführt wird, ist der entsprechende, manuell zuzuordnende Vorgang anhand der Checkbox auszuwählen. Mit Auswählen wird der ausgewählte Vorgang der Eingangsnachricht zugeordnet.

• Nach erfolgreicher Zuordnung erhält die Nachricht im Posteingang in der Spalte Zugeordnet ein Symbol und in der Spalte Bearbeiter den Namen des Bearbeiters.

• In der Übersicht des entsprechenden Fachmoduls wechselt der Status des Vorgangs auf Rückmeldung prüfen.

• Mit Öffnen ist auf dem Gesamtüberblick des Vorgangs unter dem Menüpunkt beN-Nachrichten die zugeordnete Nachricht zu sehen.
• Über die Aktion Abschließen wird der Vorgang beendet und der Status von Rückmeldung prüfen auf Geschlossen geändert.

• Bei einer Falschzuordnung kann durch Rückmeldung trennen der Vorgang von der Eingangsnachricht getrennt werden. Nähere Informationen dazu finden Sie hier: Rückmeldung trennen

• Sofern erforderlich kann ein abgeschlossener Vorgang aus dem Status Geschlossen in der Übersicht des jeweiligen Moduls über die Aktion Wiedereröffnen zurückgeholt werden. Dabei wechselt der Status in Rückmeldung prüfen - immer der letzte Status vor Abschluss des Vorgangs.