Am 22. November haben wir mit dem stufenweisen Rollout der Aktivierung des besonderen elektronischen Notarpostfachs (beN) in zwei Kammerbezirken begonnen. Damit ist nun auch die Pilotierungsphase beendet, in der wir von den Pilotteilnehmern dankenswerterweise wertvolle Anregungen für Verbesserungen erhalten haben. Mit ihren Anregungen haben sie maßgeblich dazu beigetragen, dass der nunmehr gestartete Rollout der beN-Aktivierung für die Kolleginnen und Kollegen einfacher vonstattengehen kann.

So haben wir neben zahlreichen Anpassungen in der Onlinehilfe auch die beN-Anwendung verbessert. Hinweise zum Lade- und Laufzeitverhalten sowie Ihre Nachfragen nach einer 32-Bit-Variante der beN-Anwendung nehmen wir sehr ernst und werden hierfür mittelfristig Lösungen schaffen.

Für die wertvolle Unterstützung der Piloten bei der Verbesserung unserer Anwendungen möchten wir uns sehr herzlich bedanken. Natürlich nehmen wir gerne weitere Hinweise von ihnen und allen anderen Kollegen auf.

Gemäß §78n BNotO hat die Bundesnotarkammer im ersten Quartal 2018 für jeden Notar und Notariatsverwalter ein besonderes elektronisches Notarpostfach (beN) bereitgestellt und durch alle Notare bzw. Notariatsverwalter einrichten lassen. In einem zweiten Schritt erfolgt nun die Aktivierung der Postfächer, die eine Nutzung des beN als sicherer Übermittlungsweg im Sinne von § 130a Abs. 3 ZPO ermöglicht. Die Pilotierungsphase für die Aktivierung ist inzwischen erfolgreich abgeschlossen worden.

Da Software trotzdem oftmals in Verbindung mit lokaler Infrastruktur in den Notariaten (Proxys, Terminalserver o.Ä.)  so komplex ist, dass es fast unmöglich ist, alle Szenarien durchzuspielen und alle Fehler und Probleme in der Vorbereitung zu identifizieren, werden wir den Flächenrollout der beN-Aktivierung gestaffelt vornehmen. So kann die zeitnahe Bearbeitung von Supportanfragen und damit eine reibungslose Aktivierung des Postfachs und des Büroablaufs in den Notariaten sichergestellt werden.

Ab Anfang November werden wir daher monatlich jeweils mehrere Notarkammern darum bitten, an Ihre Mitglieder mit der Bitte heranzutreten, die Aktivierung der beN-Postfächer vorzunehmen.

Das beN-Postfach kann dann mit Hilfe einer im Webshop der NotarNet GmbH zur Verfügung gestellten Anwendung aktiviert werden.

Bis zur Aktivierung des beN kann mit den bestehenden Postfächern unverändert weiter gearbeitet werden. Die Notarinnen und Notare, die den EGVP-Versand bislang nicht mit XNotar, sondern direkt aus einer Notariatssoftware heraus vornehmen, sollten vor der Aktivierung des beN-Postfachs Kontakt zu ihrem Softwarehersteller aufnehmen, um sich über den Umsetzungsstand bzgl. der Integration des beN in die jeweilige Anwendung zu informieren.

Gemäß § 78n Abs. 1 BNotO richtet die Bundesnotarkammer zum 1. Januar 2018 für jeden Notar und jeden Notariatsverwalter ein „besonderes elektronisches Notarpostfach“ (beN) ein. Da Ende des Jahres 2017 Sicherheitsprobleme beim „besonderen elektronischen Anwaltspostfach“ (beA) bekannt wurden, hat sich die Bundesnotarkammer trotz grundlegender Unterschiede des beN zum beA in der IT-Architektur rein vorsorglich dazu entschlossen, das beN vor der Inbetriebnahme nochmals sicherheitstechnisch von einem externen Fachdienstleister überprüfen zu lassen. Kleinere Anpassungen, deren Notwendigkeit sich im Zuge der Überprüfung ergeben hat, wurden zwischenzeitlich vorgenommen, sodass die Bereitstellung des beN nun beginnen kann.
 

1. Hintergrund

Das beN wird in Zukunft die bestehenden EGVP-Postfächer der Notare ablösen. Für die praktische Arbeit im Notariat hat der Wechsel zum beN jedoch nur geringe Auswirkungen, da die Bedienung des beN ebenso wie die des EGVP in der Regel über die bereits bekannte Benutzeroberfläche des Programms XNotar der NotarNet GmbH oder einer anderen Notariatssoftware erfolgt.

2. Inbetriebnahme des beN

Bei der Inbetriebnahme ist zwischen der Einrichtung und der Aktivierung des beN zu unterscheiden. Die Einrichtung des beN ist durch alle Notare ab dem 23. Februar 2018 unverzüglich, spätestens aber bis zum 9. März 2018 zu veranlassen. Die Aktivierung des beN erfolgt zunächst nur durch die angemeldeten „Pilotnotare“ (mehr dazu sogleich).

Im Einzelnen:

a) Einrichtung des beN (alle Notare)

• Notare, die das Programm XNotar der NotarNet GmbH nutzen, müssen zunächst ein Update auf die Version 3.7.21 vornehmen. Dieses Update wird ab dem 23. Februar 2018 beim Start von XNotar automatisch angeboten und erfolgt ab dem 9. März 2018 zwingend.
• Notare, die zum Nachrichtenversand eine andere Software benutzen, wenden sich bitte kurzfristig an ihren Softwareanbieter.
• Jeder Notar muss ab dem 23. Februar 2018 unverzüglich, spätestens aber bis zum 9. März 2018 unter https://sdv.bnotk.de ein sog. beN-Postfachzertifikat generieren.

b) Aktivierung des beN (zunächst nur „Pilotnotare“)

• Die Aktivierung des beN erfolgt durch jeden Notar persönlich mithilfe seiner Signaturkarte mit Notarattribut. Eine spezielle Zugangskarte wie beim beA ist hierfür nicht erforderlich.
• Die Aktivierung ist zunächst nur von den „Pilotnotaren“ unter Anleitung der BNotK vorzunehmen. Interessenten für die Pilotierung können sich unter beN@bnotk.de melden. Notare, die sich bereits für den Pilotbetrieb gemeldet haben, müssen dies nicht erneut tun.

Notare, die nicht am Pilotbetrieb teilnehmen, können nach der Einrichtung des beN wie gewohnt weiterarbeiten. Das beN funktioniert bis zu seiner Aktivierung genau wie das bisherige EGVP-Postfach. Erst nach Abschluss des Pilotbetriebs ist die Aktivierung des beN durch alle Notare vorzunehmen. Hierüber wird die Bundesnotarkammer zu gegebener Zeit informieren.

Weitere Informationen zum beN finden Sie unter ben.bnotk.de. Weitere Fragen können Sie an beN@bnotk.de und unter 0800 5 660669 stellen.

Derzeit gibt es Meldungen, wonach die von der Bundesrechtsanwaltskammer eingesetzte Software des „besonderen elektronischen Anwaltspostfachs“ (beA) eine Sicherheitslücke aufweist. Die Bundesnotarkammer hat sich daher rein vorsorglich dazu entschlossen, die Software des „besonderen elektronischen Notarpostfachs“ (beN) nochmals sicherheitstechnisch überprüfen zu lassen. Die beN-Anwendung wird anders als bislang geplant nicht zum 1. Januar 2018 zum Download bereitgestellt.

Da alle Notarinnen und Notare bereits über ein EGVP-Postfach verfügen, mit dem unverändert weiter gearbeitet werden kann, hat die Verschiebung keine Auswirkung auf die praktische Arbeit und die Erreichbarkeit der Notarinnen und Notare im elektronischen Rechtsverkehr. Die Bundesnotarkammer wird zu gegebener Zeit die Einzelheiten zur geplanten Pilotierungsphase und zur Einrichtung des beN bekanntgeben.

Alle neu bestellten Notare finden unter http://notarnet.de/service-support/faq/faq-xnotar/xnotar-egvp eine Anleitung zur Einrichtung eines EGVP-Postfachs.

Die Integration von beN in XNotar erfolgt zunächst in einer Pilotierungsphase, um einen stabilen Flächenbetrieb zu gewährleisten. Interessenten für den Pilotbetrieb der neuen XNotar-Version können sich per E-Mail an beN@bnotk.de wenden.

Für XNotar-Nutzer, die an der Pilotierungsphase nicht teilnehmen möchten, empfehlen wir, bis zum Abschluss der Pilotierungsphase mit der Einrichtung des beN zu warten und weiterhin ihr bestehendes notarielles EGVP-Postfach zu nutzen. Bis zur Aktivierung können im beN noch keine Nachrichten eingehen.

Die Notarinnen und Notare, die den EGVP-Versand bislang nicht mit XNotar, sondern direkt aus einer Notariatssoftware heraus vornehmen, sollten vor der Aktivierung des beN ebenfalls Kontakt zu ihrem Softwarehersteller aufnehmen.

Sobald die Pilotierungsphase abgeschlossen ist und der Flächenbetrieb beginnt, werden wir nähere Informationen bereitstellen.