Einrichtungen
Dokumente hinzufügen
Auf der Karteikarte Dokumente können Sie dem Antrag die entsprechenden Dokumente hinzufügen.
Anschreiben hochladen und Dokumentendaten erfassen
- Sie können ein bereits von Ihnen vorbereitetes und lokal gespeichertes Anschreiben hochladen oder systemseitig eines mit dem Modul "Sonstige Anträge" erstellen.
- Die Vorgehensweise zum Hochladen eines vorbereiteten Anschreibens unterscheidet sich nicht vom Hochladen weiterer Dokumente, so dass auf die Ausführungen im nächsten Abschnitt Dokument hochladen und Dokumentendaten erfassen verwiesen wird.
- Das systemseitige Erstellen eines Anschreibens in Modul "Sonstige Anträge" wird in dem weiteren Abschnitt Anschreiben an das Amtsgericht erstellen behandelt.
- Das System öffnet einen Dialog, in dem eine PDF- oder TIFF-Datei hochgeladen werden kann (in der weiteren Beschreibung wird diese PDF bzw. TIFF auch als "Dokumentendatei" bezeichnet).
- Klicken Sie auf "Datei auswählen"
- Das System öffnet einen Dateiauswahldialog.
- Wählen Sie die PDF- oder TIFF-Datei, die hochgeladen werden soll und übernehmen Sie diese.
- Pflegen Sie nach Bedarf die Informationen Dokumentenzeichen und Beschreibung.
- Das Dokumentendatum wird automatisch mit dem aktuellen Datum befüllt. Ändern Sie dieses nach Bedarf.
Für das Hochladen eines Dokumentes können Sie auch die Drag & Drop-Funktion nutzen. Wählen Sie dafür die gewünschte Datei aus und ziehen Sie diese in den Bereich "Datei".
Sie haben nach Hochladen der Dokumentendatei die Möglichkeit folgende Kriterien für die Weiterverwendung festzulegen:
- Falls die Datei bereits einen Beglaubigungsvermerk enthält, so aktivieren Sie die Checkbox "Dokument enthält bereits einen Beglaubigungsvermerk".
- Wenn Sie unmittelbar im Anschluss systemseitig einen Beglaubigungsvermerk anfügen wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Nach dem Speichern soll direkt ein Beglaubigungsvermerk angefügt werden."
- Bei systemseitigen Anfügen eines Beglaubigungsvermerks wird auch dies als Information in den Dateiauswahldialog "nachgetragen". Die Information wird später bei der Validierung des Antrages berücksichtigt.
- Wenn Sie hochgeladene PDF-Dateien, die nicht PDF/A-1b-konform sind, in das Dateiformat PDF/A-1b konvertieren wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Das Dokument soll nach PDF/A 1b konvertiert werden".Bitte beachten Sie hierzu auch die ergänzenden Informationen im unten stehenden Hinweisfeld.
Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Speichern.
Folgende Varianten sind nun möglich:
- Haben Sie sich dafür entschieden nicht unmittelbar einen Beglaubigungsvermerk anzufügen: Das System schließt den Dialog und überträgt die erfassten Informationen auf die Seite. Das Dokument wurde nun in dem Antrag gespeichert.
- Haben Sie sich dafür entschieden unmittelbar einen Beglaubigungsvermerk anzufügen: Das System öffnet nach Speichern den Dialog zur Auswahl eines Beglaubigungsvermerks (Beglaubigungsvermerk erstellen). Dort können Sie einen Beglaubigungsvermerk auswählen und anfügen. Mit Anfügen bestätigen Sie die Auswahl. Das System schließt den Dialog und überträgt die erfassten Informationen auf die Seite. Das Dokument und der Beglaubigungsvermerk wurden nun in dem Antrag gespeichert.
- Haben Sie sich dafür entschieden das Format der hochgeladenen Datei in PDF/A-1b zu konvertieren: Mit Speichern erfolgt die Konvertierung. Achtung: Bei signierten Dateien wird im Rahmen der Konvertierung die Signatur entfernt.
Für alle Varianten gilt: Es werden die Optionen "Bearbeiten", "PDF bearbeiten" und "Entfernen" ergänzt bzw. freigeschaltet. Hiermit können Sie nachträglich sowohl die Metadaten des Dokuments (Bearbeiten) oder das Dokument an sich (PDF bearbeiten) nachträglich ändern/ergänzen.
Hinweis: Im Rahmen der Nutzung von XNotar und im Elektronischen Rechtsverkehr gibt es derzeit keine Anwendungsfälle, die ein Konvertieren von PDF-Dokumenten in PDF/A-1b zwingend erfordern. Es obliegt daher Ihrem eigenen Ermessen, zu konvertieren oder nicht.
Prüfung des hochgeladenen Dokuments und Validierungsanzeige
- Nach Hochladen der Datei gemäß vorstehender Beschreibung leitet Sie das Modul "Sonstige Anträge" zurück auf die Karteikarte Dokumente.
- Auf der Karteikarte werden Ihnen die soeben gepflegten Informationen zum Dokument angezeigt.
- Verfügt das Dokument bereits über eine Signatur, so wird auch die dazugehörige Signaturdatei mit der Endung .pkcs7 angezeigt.
- Je nach Dokumententyp ist ein Beglaubigungsvermerk und/oder eine Signatur notwendig. Das Modul "Sonstige Anträge" stellt Notwendigkeit und Vorhandensein von Beglaubigungsvermerk und Signatur zu Ihrer Information gegenüber.
Nach erfolgreichem Hochladen eines Dokuments können weitere Dokumente über den Button Dokument hinzufügen erfasst werden.
Ebenso stehen Ihnen für jedes Dokument folgende weitere Aktionen zur Verfügung:
- Bearbeiten - Öffnet den Dialog zur Pflege der Dokumentendaten.
- PDF Bearbeiten - Öffnet das Dokument im PDF-Viewer, um es direkt einzusehen, zu bearbeiten, einen Beglaubigungsvermerk anzufügen oder zu signieren.
- Entfernen - Entfernt die hochgeladene Datei.
Vorgaben für die Notwendigkeit von Beglaubigungsvermerks und Signatur sind notwendig.Sollte das Dokument einen Beglaubigungsvermerk und/oder eine Signatur benötigen, müssen Sie den systemseitigen Vorschlag auf der Karteikarte anpassen. Insbesondere für das Signieren ist wichtig, dass das Kennzeichen für die Signatur auf notwendig steht. Andernfalls wird das Dokument nicht in die Signaturmappe geladen und wird im Signaturvorgang nicht berücksichtigt.
Anschreiben an das Amtsgericht erstellen
Neben der Möglichkeit ein bereits vorbereitetes und lokal gespeichertes Anschreiben hochzuladen, können Sie dieses auch unter Verwendung von Textbausteinen direkt im Modul "Sonstige Anträge" erstellen. Über den Button Anschreiben erstellen im Dokumenteneintrag zum Anschreiben steht Ihnen diese Funktion zur Verfügung.
- Das System öffnet einen Dialog, der sich in zwei Bereiche unterteilt.
Auf der linken Seite können Sie Optionen zum Anschreiben wählen.
Auf der rechten Seite sehen Sie eine nicht bearbeitbare Vorschau des Anschreibens. - Wählen Sie unter Vorlage auswählen die Vorlage aus, die für das Anschreiben verwendet werden soll. Das System schlägt Ihnen zunächst eine Standardvorlage vor. Diese beinhaltet
- einen einfachen Briefkopf der Notarin/des Notars
- das aktuelle Datum
- das adressierte Amtsgericht
- Aktenzeichen und UVZ-Nummer (wenn auf der Karteikarte Grunddaten befüllt)
- Angaben zur Eilbedürftigkeit (wenn auf der Karteikarte Grunddaten befüllt)
- Name und Amtstitel des Unterzeichnenden
- Über die Auswahl Textvorlage zu Anschreibentext hinzufügen können Sie dem Anschreiben bereits hinterlegte, gängige Textbausteine hinzufügen. Alternativ können Sie im Feld Anschreibentext editieren einen Anschreibentext erfassen bzw. hinzugefügte Textbausteine nach Bedarf anpassen.
- Das System aktualisiert die Vorschau des Anschreibens regelmäßig.
- Speichern Sie Ihr erstelltes Anschreiben über die Schaltfläche Erstellen.
- Das Modul Sonstige Anträge leitet Sie zurück auf die Karteikarte Dokumente. Dort können Sie über die Schaltfläche "Anschreiben ändern" das systemseitig erstellte Anschreiben wieder öffnen, ändern und erneut speichern. Ein Ändern des Anschreibentextes ist nur bis zur erfolgten Signatur möglich.
Die Standardvorlage enthält folgende Platzhalter, die systemseitig befüllt werden, und die auch in individuelle Vorlagen übernommen werden können:
Platzhalter | Belegungslogik |
{{Notar-Titel}} {{Notar-Vorname}} {{Notar-Nachname}} | Umsystem NVZ (Notarverzeichnis) |
{{Datum}} | Metadaten zum Dokument |
{{Empfänger}} {{Sachgebiet}} | Datenfeld <Empfänger auswählen> Karteikarte Grunddaten Datenfeld <Sachgebiet> Karteikarte Grunddaten |
Mein Zeichen: {{Aktenzeichen}} | Datenfeld <Aktenzeichen/UVZ-Nummer> |
{{Verfahrensbeteiligte}} {{Verfahrensgegenstand}} {{Aktenzeichen-Gericht}} | Datenfeld <Bezeichnung der Parteien oder Verfahrensbeteiligten> Datenfeld <Verfahrensgegenstand> Datenfeld <Aktenzeichen des Gerichts> Karteikarte Grunddaten |
{{Titel}} {{Vorname}} {{Nachname}}, {{Amtstitel}} | Umsystem NVZ bei Notarvertreterinnen und Notarvertreterin wird der Amtstitel unveränderbar mit Notarvertreter/in belegt |
TIP/ Eigene Vorlagen für Anschreiben erstellen: Sie können auch eigene Anschreiben-Vorlagen erstellen und diese als Standardvorlage für Anschreiben verwenden. Eine ausführlich Anleitung zum Erstellen eigener Vorlagen finden Sie im Kapitel Erstellen individueller Vorlagen für Anschreiben und Beglaubigungsvermerke.