Nachfolgend wird die Erfassung eines einzelnen Dokuments durch Hochladen einer PDF- bzw. TIFF-Datei beschrieben:

• Wählen Sie "Dokument" über die Schaltfläche "Dokument hinzufügen" aus

• Das System öffnet einen Dialog, in dem eine PDF- oder TIFF-Datei hochgeladen werden kann (in der weiteren Beschreibung wird diese PDF bzw. TIFF auch als "Dokumentendatei" bezeichnet).
• Klicken Sie auf "Datei auswählen"
• Das System öffnet einen Dateiauswahldialog.
• Wählen Sie die PDF- oder TIFF-Datei, die hochgeladen werden soll und übernehmen Sie diese.
• Pflegen Sie nach Bedarf die Informationen Dokumentenzeichen und Beschreibung.
• Das Dokumentendatum wird automatisch mit dem aktuellen Datum befüllt. Ändern Sie dieses nach Bedarf.

Sie haben nach Hochladen der Dokumentendatei die Möglichkeit folgende Kriterien für die Weiterverwendung festzulegen:

• Falls die Datei bereits einen Beglaubigungsvermerk enthält, so aktivieren Sie die Checkbox "Dokument enthält bereits einen Beglaubigungsvermerk".
• Wenn Sie unmittelbar im Anschluss systemseitig einen Beglaubigungsvermerk anfügen wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Nach dem Speichern soll direkt ein Beglaubigungsvermerk angefügt werden."
• Bei systemseitigen Anfügen eines Beglaubigungsvermerks wird auch dies als Information in den Dateiauswahldialog "nachgetragen". Die Information wird später bei der Validierung des Antrages berücksichtigt.
• Wenn Sie hochgeladene PDF-Dateien, die nicht PDF/A-1b-konform sind, in das Dateiformat PDF/A-1b konvertieren wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Das Dokument soll nach PDF/A 1b konvertiert werden".Bitte beachten Sie hierzu auch die ergänzenden Informationen im unten stehenden Hinweisfeld.

Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Speichern.

• Nach Hochladen der Datei gemäß vorstehender Beschreibung leitet Sie das Modul "Sonstige Anträge" zurück auf die Karteikarte Dokumente.
• Auf der Karteikarte werden Ihnen die soeben gepflegten Informationen zum Dokument angezeigt.
• Verfügt das Dokument bereits über eine Signatur, so wird auch die dazugehörige Signaturdatei mit der Endung .pkcs7 angezeigt.
• Je nach Dokumententyp ist ein Beglaubigungsvermerk und/oder eine Signatur notwendig. Das Modul "Sonstige Anträge" stellt Notwendigkeit und Vorhandensein von Beglaubigungsvermerk und Signatur zu Ihrer Information gegenüber.

• Nach erfolgreichem Hochladen eines Dokuments können weitere Dokumente über den Button Dokument hinzufügen erfasst werden.

• Ebenso stehen Ihnen für jedes Dokument folgende weitere Aktionen zur Verfügung: 

  • Bearbeiten - Öffnet den Dialog zur Pflege der Dokumentendaten.
  • PDF Bearbeiten - Öffnet das Dokument im PDF-Viewer, um es direkt einzusehen, zu bearbeiten, einen Beglaubigungsvermerk anzufügen oder zu signieren.
  • Entfernen - Entfernt die hochgeladene Datei.

Neben der Möglichkeit ein bereits vorbereitetes und lokal gespeichertes Anschreiben hochzuladen, können Sie dieses auch unter Verwendung von Textbausteinen direkt im Modul "Sonstige Anträge" erstellen. Über den Button Anschreiben erstellen im Dokumenteneintrag zum Anschreiben steht Ihnen diese Funktion zur Verfügung.
 

Gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie auf Anschreiben erstellen

• Das System öffnet einen Dialog, der sich in zwei Bereiche unterteilt.
  Auf der linken Seite können Sie Optionen zum Anschreiben wählen.
  Auf der rechten Seite sehen Sie eine nicht bearbeitbare Vorschau des Anschreibens. 
• Wählen Sie unter Vorlage auswählen die Vorlage aus, die für das Anschreiben verwendet werden soll. Das System schlägt Ihnen zunächst eine Standardvorlage vor. Diese beinhaltet
  • einen einfachen Briefkopf der Notarin/des Notars
  • das aktuelle Datum
  • das adressierte Amtsgericht
  • Aktenzeichen und UVZ-Nummer (wenn auf der Karteikarte Grunddaten befüllt)
  • Angaben zur Eilbedürftigkeit (wenn auf der Karteikarte Grunddaten befüllt)
  • Name und Amtstitel des Unterzeichnenden
•  Über die Auswahl Textvorlage zu Anschreibentext hinzufügen können Sie dem Anschreiben bereits hinterlegte, gängige Textbausteine hinzufügen. Alternativ können Sie im Feld Anschreibentext editieren einen Anschreibentext erfassen bzw. hinzugefügte Textbausteine nach Bedarf anpassen.
• Das System aktualisiert die Vorschau des Anschreibens regelmäßig.
• Speichern Sie Ihr erstelltes Anschreiben über die Schaltfläche Erstellen.
• Das Modul Sonstige Anträge leitet Sie zurück auf die Karteikarte Dokumente. Dort können Sie über die Schaltfläche "Anschreiben ändern" das systemseitig erstellte Anschreiben wieder öffnen, ändern und erneut speichern. Ein Ändern des Anschreibentextes ist nur bis zur erfolgten Signatur möglich.