Die nachfolgend beschriebenen Funktionen zum Import von Dokumenten aus dem UVZ stehen mit der nächsten Versionsaktualisierung zur Verfügung.

Auf der Karteikarte Dokumente können Sie dem Antrag die entsprechenden Dokumente hinzufügen.

Quicktipps
Anschreiben hochladen und Dokumentdaten erfassen
Einzelnes Dokument hochladen
→ Beispielvideo
→ Schritt-für-Schritt-Anleitung
Mehrere Dokumente hochladen
→ Beispielvideo
→ Schritt-für-Schritt-Anleitung
Prüfung des hochgeladenen Dokuments und Validierungsanzeige
Dokumente aus dem Urkundenverzeichnis importieren
→ Beispielvideo
→ Schritt-für-Schritt-Anleitung
Anschreiben an das Amtsgericht erstellen

Um Dokumente hochzuladen und deren Dokumentdaten zu bearbeiten bietet Ihnen das Modul Sonstige Anträge folgende Möglichkeiten:

Einzelnes Dokument hochladen: Sie können ein Einzelnes Dokument hochladen und die Metadaten bzw. die weitere Verwendung im Dialog bestimmen.
Mehrere Dokumente hochladen: Zusätzlich können Sie mehrere Dokumente zeitgleich hochladen und dokumentenübergreifende Metadaten festlegen.
Dokumentendaten auf der Karteikarte bearbeiten: Auf der Karteikarte Dokumente können Sie die Metadaten der einzelnen Dokumente direkt bearbeiten.

• Sie können ein bereits von Ihnen vorbereitetes und lokal gespeichertes Anschreiben hochladen oder systemseitig eines mit dem Modul "Sonstige Anträge" erstellen.
• Die Vorgehensweise zum Hochladen eines vorbereiteten Anschreibens unterscheidet sich nicht vom Hochladen weiterer Dokumente, so dass auf die Ausführungen im nächsten Abschnitt Dokument hochladen und Dokumentendaten erfassen verwiesen wird.
• Das systemseitige Erstellen eines Anschreibens in Modul "Sonstige Anträge" wird in dem weiteren Abschnitt Anschreiben an das Amtsgericht erstellen behandelt.

Für die beiden nachfolgend beschriebenen Funktionen zum Hochladen von einzelnen oder mehreren Dokumenten können Sie auch die Drag & Drop-Funktion nutzen. Wählen Sie dafür die gewünschten Dateien aus und ziehen Sie diese in den Bereich "Datei/Dateien".

Nachfolgend werden für das Hochladen eines einzelnen Dokuments ein Beispielvideo sowie eine textliche Schritt-für-Schritt-Anleitung bereitgestellt:

• Klicken Sie in dem Auswahlelement "Dokument hinzufügen" auf Dokument.
• Das System öffnet einen Dialog, in dem eine PDF- oder TIFF-Datei hochgeladen werden kann (in der weiteren Beschreibung wird diese PDF bzw. TIFF auch als "Dokumentendatei" bezeichnet).
• Klicken Sie auf "Datei auswählen"
• Das System öffnet einen Dateiauswahldialog.
• Wählen Sie die PDF- oder TIFF-Datei, die hochgeladen werden soll und übernehmen Sie sie.
• Passen Sie bei Bedarf die Informationen zur Dokumentendatei in diesem Dialog an. Systemseitig wird automatisch der Name der Dokumentendatei als Dokumententitel gesetzt.
  • Dokumentendatum: Geben Sie hier bitte das Datum ein, zu dem das Dokument errichtet wurde (z. B. Tag der Beglaubigung oder Beurkundung).
  • Dokumentenzeichen: Geben Sie hier bitte die UVZ-Nummer oder ein ähnliches Dokumentenzeichen an.

Nachfolgend werden für das Hochladen von mehreren Dokumenten ein Beispielvideo sowie eine textliche Schritt-für-Schritt-Anleitung bereitgestellt:

Verfügbar mit nächster Versionsaktualisierung.

• Klicken Sie auf den Button "Mehrere Dokumente hinzufügen".
• Das System öffnet einen Dialog, in dem eine oder mehrere Dokumente als Dateien hinzugefügt werden können.
• Klicken Sie auf "Datei auswählen"
• Das System öffnet einen Dateiauswahldialog.
• Wählen Sie die Dokumente, die hochgeladen werden sollen und übernehmen Sie sie.
• Sie können die Informationen anpassen, die für alle Dokumente gelten sollen. Systemseitig wird automatisch der Name der  jeweiligen Dokumentendatei als Dokumententitel gesetzt.
  • Dokumentendatum: Geben Sie hier bitte das Datum ein, zu dem die Dokumente errichtet wurden (z. B. Tag der Beglaubigung oder Beurkundung). Sollten sich die Daten der Dokumente unterscheiden, können Sie im Nachgang auf der Karteikarte die Daten pro Dokument anpassen (mehr dazu finden Sie hier)

Folgende Varianten sind nun möglich:

• Haben Sie sich dafür entschieden nicht unmittelbar einen Beglaubigungsvermerk anzufügen: Das System schließt den Dialog und überträgt die erfassten Informationen auf die Seite. Das Dokument wurde nun in dem Antrag gespeichert.
• Haben Sie sich dafür entschieden unmittelbar einen Beglaubigungsvermerk anzufügen: Das System öffnet nach Speichern den Dialog zur Auswahl eines Beglaubigungsvermerks (Beglaubigungsvermerk erstellen). Dort können Sie einen Beglaubigungsvermerk auswählen und anfügen. Mit Anfügen bestätigen Sie die Auswahl. Das System schließt den Dialog und überträgt die erfassten Informationen auf die Seite. Das Dokument und der Beglaubigungsvermerk wurden nun in dem Antrag gespeichert.
• Haben Sie sich dafür entschieden das Format der hochgeladenen Datei in PDF/A-1b zu konvertieren: Mit Speichern erfolgt die Konvertierung. Achtung: Bei signierten Dateien wird im Rahmen der Konvertierung die Signatur entfernt.

Für alle Varianten gilt: Es werden die Optionen "Bearbeiten", "PDF bearbeiten" und "Entfernen" ergänzt bzw. freigeschaltet. Hiermit können Sie nachträglich sowohl die Metadaten des Dokuments (Bearbeiten) oder das Dokument an sich (PDF bearbeiten) nachträglich ändern/ergänzen.

Hinweis: Im Rahmen der Nutzung von XNotar und im Elektronischen Rechtsverkehr gibt es derzeit keine Anwendungsfälle, die ein Konvertieren von PDF-Dokumenten in PDF/A-1b zwingend erfordern. Es obliegt daher Ihrem eigenen Ermessen, zu konvertieren oder nicht.

Vorgaben für die Notwendigkeit von Beglaubigungsvermerks und Signatur sind notwendig.Sollte das Dokument einen Beglaubigungsvermerk und/oder eine Signatur benötigen, müssen Sie den systemseitigen Vorschlag auf der Karteikarte anpassen. Insbesondere für das Signieren ist wichtig, dass das Kennzeichen für die Signatur auf notwendig steht. Andernfalls wird das Dokument nicht in die Signaturmappe geladen und wird im Signaturvorgang nicht berücksichtigt.

Ab jetzt können Sie auch bereits im UVZ hochgeladene Dokumente in den Fachmodulen weiterverwenden.

Derzeit besteht ein Fehlverhalten, das dazu führt, dass "Beglaubigungsvermerk angefügt" statt "Signatur vorhanden" angezeigt wird. Die Signatur ist dennoch vorhanden, es handelt sich um einen Anzeigefehler.

Derzeit müssen Sie manuell die Checkbox "Beglaubigungsvermerk notwendig" abwählen, wenn Sie ein signiertes Dokument importiert haben, da andernfalls beim validieren eine Warnung erscheint.

Für Dokumente aus dem UVZ welche noch nicht mit einer Signatur versehen wurden, haben Sie die Möglichkeit über eine Checkbox im Importdialog anschließend den Dialog zum Anfügen eines Beglaubigungsvermerks zu öffnen.
Ein bereits angefügter Übereinstimmungsvermerk ohne Signatur wird dabei entfernt.

Die Standardvorlage enthält folgende Platzhalter, die systemseitig befüllt werden, und die auch in individuelle Vorlagen übernommen werden können:

TIP/ Eigene Vorlagen für Anschreiben erstellen: Sie können auch eigene Anschreiben-Vorlagen erstellen und diese als Standardvorlage für Anschreiben verwenden. Eine ausführlich Anleitung zum Erstellen eigener Vorlagen finden Sie im Kapitel Erstellen individueller Vorlagen für Anschreiben und Beglaubigungsvermerke.