Sie haben nach Hochladen der Dokumentendatei die Möglichkeit folgende Kriterien für die Weiterverwendung festzulegen:

• Falls die Datei bereits einen Beglaubigungsvermerk enthält, so aktivieren Sie die Checkbox "Dokument enthält bereits einen Beglaubigungsvermerk".
• Wenn Sie unmittelbar im Anschluss systemseitig einen Beglaubigungsvermerk anfügen wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Nach dem Speichern soll direkt ein Beglaubigungsvermerk angefügt werden."
• Bei systemseitigen Anfügen eines Beglaubigungsvermerks wird auch dies als Information in den Dateiauswahldialog "nachgetragen". Die Information wird später bei der Validierung des Antrages berücksichtigt.
• Wenn Sie hochgeladene PDF-Dateien, die nicht PDF/A-1b-konform sind, in das Dateiformat PDF/A-1b konvertieren wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Das Dokument soll nach PDF/A 1b konvertiert werden".Bitte beachten Sie hierzu auch die ergänzenden Informationen im unten stehenden Hinweisfeld.

Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Speichern.

Sie haben nach Hochladen der Dokumente die Möglichkeit folgende Kriterien für die Weiterverwendung festzulegen:

• Falls die Dokumente bereits jeweils einen Beglaubigungsvermerk enthalten, so aktivieren Sie die Checkbox "Alle Dokumente enthalten jeweils bereits einen Beglaubigungsvermerk".
• Wenn Sie unmittelbar im Anschluss systemseitig einen identischen Beglaubigungsvermerk an alle Dokumente anfügen wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Nach dem Speichern soll an alle Dokumente ein identischer Beglaubigungsvermerk angefügt werden." Bei systemseitigen Anfügen eines Beglaubigungsvermerks wird auch dies als Information in den Dateiauswahldialog "nachgetragen". Die Information wird später bei der Validierung der Registeranmeldung berücksichtigt.
• Wenn Sie hochgeladene PDF-Dateien, die nicht PDF/A-1b-konform sind, in das Dateiformat PDF/A-1b konvertieren wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Alle Dokument sollen nach PDF/A 1b konvertiert werden".
• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "Speichern". 

Sie können die Dokumentendaten jeweils direkt auf der Karteikarte "Dokumente" über die vorhandenen Eingabefelder bearbeiten.

• Sämtliche Änderungen an den Dokumentendaten werden bei allen Aktionen außer "Schließen gespeichert.
• Dokumententitel: Der Dokumententitel wird systemseitig mit dem Dateinamen belegt. Eine nachträgliche Anpassung ist möglich, aber in der Regel nicht erforderlich. Führend im Austausch mit dem Empfänger auf der Justizseite ist ausschließich der Dateiname, der nach den gültien Vorgaben des ERV (elektronischer Rechtsverkehr) anwendungsseitig geprüft wird.
• Dokumentenzeichen: Geben Sie hier bitte die UVZ-Nummer oder ein Ähnliches Dokumentenzeichen an. Die Angabe des Dokumentzeichen ist insbesondere zur Weiterbearbeitung ohne manuelles Nacharbeiten auf Justizseite sehr relevant.
• Dokumentendatum: Geben Sie hier bitte das Datum an, zu dem die Dokumente errichtet wurden (z. B. Tag der Beglaubigung oder Beurkundung).
• Beschreibung: Optional können Sie hier eine ergänzende Beschreibung zum Dokument angeben, falls dies für interne Büroabläufe zweckdienlich ist.

• Nach Hochladen der Datei gemäß vorstehender Beschreibung leitet Sie das Modul "Sonstige Anträge" zurück auf die Karteikarte Dokumente.
• Auf der Karteikarte werden Ihnen die soeben gepflegten Informationen zum Dokument angezeigt.
• Verfügt das Dokument bereits über eine Signatur, so wird auch die dazugehörige Signaturdatei mit der Endung .pkcs7 angezeigt.
• Je nach Dokumententyp ist ein Beglaubigungsvermerk und/oder eine Signatur notwendig. Das Modul "Sonstige Anträge" stellt Notwendigkeit und Vorhandensein von Beglaubigungsvermerk und Signatur zu Ihrer Information gegenüber.

• Nach erfolgreichem Hochladen eines Dokuments können weitere Dokumente über den Button Dokument hinzufügen erfasst werden.

• Ebenso stehen Ihnen für jedes Dokument folgende weitere Aktionen zur Verfügung: 

  • Bearbeiten - Öffnet den Dialog zur Pflege der Dokumentendaten.
  • PDF Bearbeiten - Öffnet das Dokument im PDF-Viewer, um es direkt einzusehen, zu bearbeiten, einen Beglaubigungsvermerk anzufügen oder zu signieren.
  • Entfernen - Entfernt die hochgeladene Datei.

Neben der Möglichkeit ein bereits vorbereitetes und lokal gespeichertes Anschreiben hochzuladen, können Sie dieses auch unter Verwendung von Textbausteinen direkt im Modul "Sonstige Anträge" erstellen. Über den Button Anschreiben erstellen im Dokumenteneintrag zum Anschreiben steht Ihnen diese Funktion zur Verfügung.
 

Gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie auf Anschreiben erstellen

• Das System öffnet einen Dialog, der sich in zwei Bereiche unterteilt.
  Auf der linken Seite können Sie Optionen zum Anschreiben wählen.
  Auf der rechten Seite sehen Sie eine nicht bearbeitbare Vorschau des Anschreibens. 
• Wählen Sie unter Vorlage auswählen die Vorlage aus, die für das Anschreiben verwendet werden soll. Das System schlägt Ihnen zunächst eine Standardvorlage vor. Diese beinhaltet
  • einen einfachen Briefkopf der Notarin/des Notars
  • das aktuelle Datum
  • das adressierte Amtsgericht
  • Aktenzeichen und UVZ-Nummer (wenn auf der Karteikarte Grunddaten befüllt)
  • Angaben zur Eilbedürftigkeit (wenn auf der Karteikarte Grunddaten befüllt)
  • Name und Amtstitel des Unterzeichnenden
•  Über die Auswahl Textvorlage zu Anschreibentext hinzufügen können Sie dem Anschreiben bereits hinterlegte, gängige Textbausteine hinzufügen. Alternativ können Sie im Feld Anschreibentext editieren einen Anschreibentext erfassen bzw. hinzugefügte Textbausteine nach Bedarf anpassen.
• Das System aktualisiert die Vorschau des Anschreibens regelmäßig.
• Speichern Sie Ihr erstelltes Anschreiben über die Schaltfläche Erstellen.
• Das Modul Sonstige Anträge leitet Sie zurück auf die Karteikarte Dokumente. Dort können Sie über die Schaltfläche "Anschreiben ändern" das systemseitig erstellte Anschreiben wieder öffnen, ändern und erneut speichern. Ein Ändern des Anschreibentextes ist nur bis zur erfolgten Signatur möglich.