XNotar ermöglicht in den Modulen Handelsregister, Grundbuch und Sonstige Anträge die Verarbeitung von Vorgängen, die in der Notarsoftware vorbereitet worden sind. Hierbei werden die Vorgänge über ein Datenaustausch-Verzeichnis im Dateisystem des Notarbüros zwischen Notarsoftware und XNotar ausgetauscht. Die in der Notarsoftware vorbereiteten Vorgänge werden in das Verzeichnis gespeichert (exportiert) und können sodann in XNotar von dort importiert werden.

In den XNotar Modulen ist in diesem Zusammenhang auch die Festlegung eines konstanten Importpfades pro Modul mögich (entweder auf Ebene der Amtstätigkeit oder auf Rechner-Ebene).

XNotar auf Basis von XNP bietet keine softwareseitige Schnittstelle an, an die die Vorgangsdaten übergeben werden können. Weiterhin ist es nicht vorgesehen, den Import in XNotar von außen automatisiert anzustoßen.

Nachfolgend wird beschrieben, welche Anforderungen hierfür an die Vorgangsdaten und die Ordnerstruktur(en) gestellt werden.

_{^{Stand zum 31. Oktober 2022}}

Ab dem 31. Oktober 2022 ist das XJustiz-Format in allen Modulen von XNotar (Handelsregister, Grundbuch, Sonstige Anträge) einheitlich auf dem Stand 3.3.1.

Das XJustiz-Format 1.18.1 wird in den Modulen Handelsregister und Grundbuch beim Import aus der Notarsoftware vorübergehend aber auch noch abwärtskompatibel unterstützt. Softwarehersteller finden hierzu weitere Hinweise im Technik-Wiki der Bundesnotarkammer.

Um Vorgänge importieren zu können, müssen diese folgende Anforderungen erfüllen: 

1. Der zu importierende Vorgang ist in einem Vorgangsordner strukturiert, der wie nachfolgend beschrieben aufgebaut ist. 
2. Die Vorgangsdaten liegen als strukturierter XML-Datensatz konform zum XJustiz-Schema in Version 3.3.1 vor.
3. Die in den Vorgangsdaten referenzierten Dokumente (Dateien) dürfen keine Pfadangaben enthalten.
4. Zur Verarbeitung der zu importierten Dokumente, sofern sie noch signiert werden sollen, müssen diese folgende Anforderungen erfüllen: 

• Dokumente müssen konform zum Format PDF- oder TIF(F)-Format vorliegen.
• Dokumente dürfen nicht mit verlusstbehafteter Kompression gescannt bzw. erstellt worden sein (bspw. unter Verwendung des JBIC-Verfahrens). 

^{_{Stand zum 31. Oktober 2023}}

Beispiele von importierbaren Vorgangsordnern finden Sie in folgenden ZIP-Paketen:

• XJustiz 3.3.1:
  • Fachverfahren Register: Beispiel_Vorgang_zum_Import_3.3.1.zip
• XJustiz 3.4.1:
  • Fachverfahren Grundbuch: Beispiel_Vorgang_zum_Import_3.4.1_GB.zip
  • Fachverfahren Sonstige Anträge: Beispiel_Vorgang_zum_Import_3.4.1_SonA.zip

(Beispiele XJustiz 1.18.1: Beispiel_Vorgang_zum_Import_1.18.1.zip)