Den beteiligten Personen eines Vorgangs steht die Möglichkeit zur Verfügung, Dokumente mit zusätzlichen Informationen zum Vorgang hochzuladen. Die Verwaltung dieser hochgeladenen Dokumente erfolgt nach Annahme des Vorgangs über die Aktion Dokumente verwalten, rechts in der Aktionsleiste.

Ebenfalls können über die Aktion Dokumente verwalten die hochgeladenen Dokumente des Vorgangs exportiert, d.h. zur weiteren Verwendung lokal abgespeichert werden.

Im Bereich Mit dem Bürger ausgetauschte Dokumente erscheinen die mit den Beteiligten im Vorgang ausgetauschten Dokumente. Das heißt, dass hier sowohl die bürgerseitig hochgeladenen Dokumente zu sehen sind als auch die notarseitig eingestellten (Entwurfs-)Dokumente.

Die hier hochgeladenen Dokumente sind für alle Personen, die mit dem Vorgang verknüpft sind, uneingeschränkt einsehbar.

Im unteren Bereich haben Sie unter In der Videokonferenz zu signierende Dokumente die Möglichkeit, die Dokumente für die Videokonferenz hochzuladen.

Für die in der Videokonferenz zu signierenden Dokumente ist nur das PDF-Format als Dateiformat zugelassen. Für beide Bereiche ist das Hochladen von Excel-Dateien aus Sicherheitsgründen ausgeschlossen.

Zu den hochgeladenen Dokumenten erhalten Sie jeweils folgende Informationen:

• den Dateinamen + Dateiendung
• wann das Dokument hochgeladen wurde
• von wem das Dokument hochgeladen wurde sowie
• die Dateigröße

In beiden Bereichen können Sie die Schaltfläche Dokument hochladen auswählen, um ein neues Dokument hochzuladen.

Sie können ein gespeichertes Dokument wie z.B. den Entwurf einer Gründungsurkunde dort auswählen.

Sie erhalten dann die Nachricht, Ihr Dokument wurde erfolgreich hochgeladen.

Sie können auch mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen, indem Sie Dokument hochladen auswählen und dann gleichzeitig mehrere Dokumente auswählen. Klicken Sie dann auf Öffnen und die Dokumente werden gleichzeitig hochladen.

Wurde das Dokument im Bereich mit dem Bürger augetauschte Dokumente hochgeladen, so ist das Dokument dann für alle Beteiligten des Vorgangs sichtbar. Die Beteiligten erhalten eine Benachrichtigung, dass ein neues Dokument hochgeladen wurde.

Mit Schließen des Reiters Dokumente unten in der Fußleiste, kommen Sie wieder in die Vorgangsübersicht.

Hier können Sie die Dokumente hochladen, die für die Videokonferenz vorgesehen sind.

Diese Dokumente müssen im Dateiformat "PDF" eingestellt werden. Das Videokommunikationssystem erzeugt aus diesem PDF automatisch eine signierfähige PDF/A-1b-Fassung, die in der Videokonferenz verwendet werden kann.

Beim Hochladen von in der Videokonferenz zu teilenden Urkunden und Urkundenentwürfen werden Sie darauf hingewiesen, zu prüfen, ob das Dokument eine UVZ-Nummer enthält oder enthalten sollte. Bei elektronischen Urkunden ist es nicht möglich, nach der Signatur noch Änderungen am Dokument vorzunehmen. Daher empfehlen wir, die UVZ-Nummer bereits vor der Beurkundung/Beglaubigung in das Dokument einzutragen.

In manchen PDF-Dokumenten befinden sich unsichtbare Informationen, die nicht zu erkennen sind.

In den Online-Verfahren wird ein Prüfungsmechanismus angewandt, der die Dokumente auf diese verstecken Inhalte prüft. War es vorher nicht möglich, solche Dokumente im Bereich In der Videokonferenz zu signierende Dokumente hochzuladen, erhalten Sie nun ein Dialogfenster, welches sich öffnet und Ihnen anzeigt, welche versteckten Inhalte gefunden wurden. Mit dem Auswählen der Schaltfläche Weiter können Sie trotzdem fortfahren und das Dokument hochladen. Diese können dann auch auf jeden Fall signiert  werden.

Nach der Beurkundung/Beglaubigung können Sie im Bereich In der Videokonferenz zu signierende Dokumente das beurkundete Dokument sehen. Hier wird Ihnen angezeigt, welche Beteiligten namentlich das Dokument signiert haben. Ferner werden Sie informiert, ob Sie bereits in der Videokonferenz das Dokument signiert haben oder nicht.

Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Notarsignatur nachzuholen, indem Sie die Schaltfläche Dokument signieren auswählen. Es öffnet sich das Ihnen bekannte Signaturmodul.

Sie haben auch die Möglichkeit, in beiden Bereichen Dokumente zu löschen. Sowohl von den Beteiligten übersendete als auch von Ihnen hochgeladene Dokumente können Sie jeweils einzeln über das Mülleimersymbol löschen.

Bei jedem Löschvorgang erscheint ein Dialogfenster mit der Sicherheitsabfrage, ob Sie dieses Dokument tatsächlich löschen möchten. Bestätigen Sie dies mit Auswahl der Schaltfläche Weiter, so wird das Dokument unwiederbringlich gelöscht.

Mit Klick auf das Pfeilsymbol neben dem Dokumentennamen können Sie ein Dokument herunterladen und lokal bei sich speichern.