Dokumente verwalten

Übersicht

Den beteiligten Personen eines Vorgangs steht die Möglichkeit zur Verfügung, Dokumente mit zusätzlichen Informationen zum Vorgang hochzuladen. Die Verwaltung dieser hochgeladenen Dokumente erfolgt nach Annahme des Vorgangs über die Aktion Dokumente verwalten, rechts in der Aktionsleiste.

Ebenfalls können über die Aktion Dokumente verwalten die hochgeladenen Dokumente des Vorgangs exportiert, d.h. zur weiteren Verwendung lokal abgespeichert werden.

Nach dem Aufruf der Aktion Dokumente verwalten gliedert sich die Vorgangsübersicht im neuen Reiter Dokumente in zwei Bereiche:

  • Akkordeon Mit dem Bürger ausgetauschte Dokumente
  • Akkordeon In der Videokonferenz zu signierende Dokumente

Mit dem Bürger ausgetauschte Dokumente

Im Bereich Mit dem Bürger ausgetauschte Dokumente erscheinen die mit den Beteiligten im Vorgang ausgetauschten Dokumente. Das heißt, dass hier sowohl die bürgerseitig hochgeladenen Dokumente zu sehen sind als auch die notarseitig eingestellten (Entwurfs-)Dokumente.

Die hier hochgeladenen Dokumente sind für alle Personen, die mit dem Vorgang verknüpft sind, uneingeschränkt einsehbar.

Nachfolgende Dateiformate sind hier für die Dokumente zugelassen:

  • für Textdokumente: *pdf, *docx, *.doc
  • für Bilddateien: *.png, *.jpg, *.jpeg, *.tiff, *.tif

Der Beteiligte erhält darüber dann eine Benachrichtigung und kann das Dokument im Onlineportal herunterladen.

Bürgerdokumente können nur noch von der Notarin oder von dem Notar gelöscht werden, wenn der Vorgang bereits bei der Notarin oder dem Notar eingegangen ist.

In der Videokonferenz zu signierende Dokumente

Im unteren Bereich haben Sie unter In der Videokonferenz zu signierende Dokumente die Möglichkeit, die Dokumente für die Videokonferenz hochzuladen.

Für die in der Videokonferenz zu signierenden Dokumente ist nur das PDF-Format als Dateiformat zugelassen. Für beide Bereiche ist das Hochladen von Excel-Dateien aus Sicherheitsgründen ausgeschlossen.

Detailansicht zu den Dokumenten

Wenn Sie auf den Pfeil neben der Überschrift Mit dem Bürger ausgetauschte Dokumente klicken, öffnet sich in beiden Bereichen eine Liste der hochgeladenen Dokumente, mit den jeweiligen Dateinamen.

Ein weiterer Mausklick auf den Dateinamen

z.B. Mustermann_Berlin_GmbH_Gründungsprotokoll.pdf

öffnet das Akkordeon zum Dokument und Sie erhalten folgende Informationen:

  • den Dateinamen + Dateiendung
  • wann das Dokument hochgeladen wurde
  • von wem das Dokument hochgeladen wurde sowie
  • die Dateigröße

Sie haben auch die Möglichkeit, das Dokument mit Klick auf das Pfeilsymbol neben dem Dokumentennamen herunterzuladen und lokal bei sich zu speichern.

Dokumente hochladen (Notar und Bürgerbereich)

Im Bereich Mit dem Bürger ausgetauschte Dokumente können Sie die Schaltfläche Dokument hochladen auswählen, um ein neues Dokument hochzuladen.

Sie können ein lokal gespeichertes Dokument wie z.B. den Entwurf einer Gründungsurkunde dort auswählen.

Sie erhalten dann die Nachricht Ihr Dokument wurde erfolgreich hochgeladen.

Das Dokument ist dann für alle Beteiligten des Vorgangs sichtbar. Die Beteiligten erhalten eine Benachrichtigung, dass ein neues Dokument hochgeladen wurde.

In der Liste der Aktivitäten wird das Hochladen von Dokumenten ebenfalls protokolliert.

Mit Schließen des Reiters Dokumente unten in der Fußleiste, kommen Sie wieder in die Vorgangsübersicht.

Dokumente für die Videokonferenz

Hier können Sie die Dokumente hochladen, die für die Videokonferenz vorgesehen sind.

Im Bereich In der Videokonferenz zu signierende Dokumente können Sie nun die Schaltfläche Dokument hochladen auswählen, um ein neues Dokument hochzuladen.

Diese Dokumente müssen im Dateiformat "PDF" eingestellt werden. Das Videokommunikationssystem erzeugt aus diesem PDF automatisch eine signierfähige PDF/A-1b-Fassung, die in der Videokonferenz verwendet werden kann. Das hier hochgeladene Dokument ist für die Personen im Vorgang grundsätzlich nicht sichtbar. Die Dokumente werden dann erst im Rahmen der Videokonferenz dem Beteiligten angezeigt.

Weitere Informationen zu Dokumenten in der Videokonferenz finden Sie unter Dokumente in der Videokonferenz.

Überprüfung von Dokumenten auf versteckte Inhalte

In manchen PDF-Dokumenten befinden sich unsichtbare Informationen, die nicht zu erkennen sind.

In den Online-Verfahren wird ein Prüfungsmechanismus angewandt, der die Dokumente auf diese verstecken Inhalte prüft. War es vorher nicht möglich, solche Dokumente im Bereich In der Videokonferenz zu signierende Dokumente hochzuladen, erhalten Sie nun ein Dialogfenster, welches sich öffnet und Ihnen anzeigt, welche versteckten Inhalte gefunden wurden. Mit dem Auswählen der Schaltfläche Weiter können Sie trotzdem fortfahren und das Dokument hochladen.

 

Dokumente nach Beurkundung/Beglaubigung

Nach der Beurkundung/Beglaubigung können Sie im Bereich In der Videokonferenz zu signierende Dokumente das beurkundete Dokument sehen. Hier wird Ihnen angezeigt, welche Beteiligten namentlich das Dokument signiert haben. Ferner werden Sie informiert, ob Sie bereits in der Videokonferenz das Dokument signiert haben oder nicht.

Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Notarsignatur nachzuholen, indem Sie die Schaltfläche Dokument signieren auswählen. Es öffnet sich das Ihnen bekannte Signaturmodul.

Dokumentenpfad ändern

Im Bereich Dokumente verwalten haben Sie auch die Möglichkeit, den Pfad für die Speicherung Ihrer Dokumente zu ändern. Sie können den Speicherort neu festlegen. Je nach Bedarf kann dies ein lokaler Speicherort oder ein Speicherort auf einem Terminalserver sein.

Bitte beachten Sie, dass die Änderung des Dokumentepfades dann für alle Vorgänge der Online-Verfahren gilt.

Dokumente löschen durch den Notar/die Notarin oder Mitarbeitende

Sie haben auch die Möglichkeit, in beiden Bereichen Dokumente zu löschen. Sowohl von den Beteiligten übersendete als auch von Ihnen hochgeladene Dokumente können Sie jeweils einzeln über das Mülleimersymbol löschen.

Dokumente für die Videokonferenz können nur von demjenigen gelöscht werden, der das Dokument auch lokal hochgeladen hat. Stellen Sie sicher, dass ein gemeinsamer Ordner für die Dokumente existiert, auf den sowohl der Mitarbeitende als auch die Notarin oder der Notar Zugriff hat.

Stellen Sie außderdem beim Löschen sicher, dass die Dokumente nicht mehr in der Videokonferenz angezeigt werden. Andernfalls können diese nicht gelöscht werden.

Bei jedem Löschvorgang erscheint ein Dialogfenster mit der Sicherheitsabfrage, ob Sie dieses Dokument tatsächlich löschen möchten. Bestätigen Sie dies mit Auswahl der Schaltfläche Weiter, so wird das Dokument unwiederbringlich gelöscht.

Dokumente herunterladen

Mit Klick auf das Pfeilsymbol neben dem Dokumentennamen können Sie ein Dokument herunterladen und lokal bei sich speichern.