Personen im Vorgang

Vor Annahme des Vorgangs

Haben Sie sich die Vorgangsdaten angesehen, so können Sie sich jetzt über die Schaltfläche Personen im Vorgang die beteiligten Personen im Vorgang ansehen, indem sie die entsprechende Schaltfläche in der Aktionsleiste auswählen.

Ansicht der Personen im Vorgang

Es öffnet sich ein neuer Reiter mit der Übersicht über die Personen, die an der Videokonferenz teilnehmen, weitere Personen im Vorgang sowie über noch eingeladene Personen, die dem Vorgang noch nicht beigetreten sind.

Es werden weitere Personen und Videokonferenzteilnehmer sowie die noch eingeladenen Beteiligten aufgeführt.

Bei weitere Personen handelt es sich um die durch den Ersteller des Vorgangs eingetragenen Personen (bspw. Gesellschafter, Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder), deren Sitz bzw. Wohnsitz für die notarielle Zuständigkeit und damit die Notarsuche relevant sind.

Videokonferenzteilnehmer

Im Abschnitt Videokonferenzteilnehmer werden die Personen angezeigt, die an der Videokonferenz teilnehmen. Angezeigt werden hier alle Personen, die sich bereits im System registriert haben, seien es Personen mit eID oder Dritte.

Mittels der aus Ihrem Ausweisdokument ausgelesenen eID-Daten erstellt die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer ein individuelles Signaturzertifikat, auf dessen Grundlage später in der Videokonferenz eine qualifizierte elektronische Signatur erzeugt werden kann. Ob ein Beteiligter signierfähig ist, können Sie der Übersicht entnehmen.

Mit Anklicken einer Person erscheint eine Übersicht über die persönlichen Daten wie Vorname, Nachname, Anschrift etc. sowie die Kontaktdaten.

Ausstehende Einladungen

Im Abschnitt Ausstehende Einladungen werden die Personen angezeigt, welche bereits von den Beteiligten eingeladen wurden, nebst dem Einladungslink.

Nach Annahme des Vorgangs

Personen im Vorgang auswählen

Sie können in der Aktionsleiste nun über Personen im Vorgang weitere Aktionen vornehmen, wie:

 

Personen hinzufügen

Sie können eine weitere Person zu dem Vorgang hinzufügen, indem Sie in der Aktionsleiste die Schaltfläche Person hinzufügen auswählen.

Es öffnet sich ein Dialogfenster, wo Sie den Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adresse der einzuladenden Person eingeben können. Gehen Sie dann auf die Schaltfläche Weiter, so erscheint die hinzugefügte Person bei Ausstehende Einladungen. Die betreffende Person wird nun per E-Mail zu dem Vorgang eingeladen.

Person entfernen

Sie können eine Person aus dem Vorgang entfernen, sofern diese nicht die einzige im Vorgang befindliche Person ist. Wählen Sie die betreffende Person aus und wählen Sie dann in der Aktionsleiste Person entfernen. In dem folgenden Dialogfenster müssen Sie dies mit Auswählen der Schaltfläche Entfernen bestätigen.

Einladungsrecht entziehen

Die Notarin oder der Notar können einzelnen Beteiligten die Berechtigung, andere Personen zu dem Vorgang einzuladen, entziehen. Gehen Sie hier in der Aktionsleiste auf die Schaltfläche Einladungsrecht entziehen. Es öffnet sich ein Dialogfenster mit der Abfrage, ob Sie das Einladungsrecht tatsächlich entziehen wollen. Bestätigen Sie mit Ja, entziehen.

In der Vorgangsübersicht wird dann unter Berechtigungen für Einladungen angezeigt, dass die Person kein Einladungsrecht hat.

Einladungsrecht vergeben

Die Notarin oder der Notar können einzelnen Beteiligten die Berechtigung erteilen, andere Personen zu dem Vorgang einzuladen. Gehen Sie dazu in der rechten Aktionsleiste auf Einladungsrecht vergeben. Es öffnet sich dann ein Dialogfenster mit der Sicherheitsabfrage, ob Sie das Einladungsrecht vergeben wollen. Wählen Sie Ja, vergeben aus. Auf der Übersichtsseite wird nun angezeigt, dass der Beteiligte das Recht besitzt, Einladungen zu versenden. 

Einladung zurückziehen

Eine Einladung kann jederzeit auch wieder über Einladung zurückziehen in der Aktionsleiste gelöscht werden. Diese Schaltfläche wird aktiv, sobald der entsprechende Beteiligte über das Kontrollkästchen ausgewählt wurde. Der bereits versandte Einladungslink wird deaktiviert und die eingeladene Person kann dem Vorgang nicht mehr beitreten.

Haben Sie unter Personen im Vorgang alle erforderlichen Angaben getätigt, so können Sie den Reiter unten schließen und gehen zurück in die Vorgangsübersicht. Hier können Sie dann weitere Aktionen vornehmen.