Nach der aktuellen Konzeption kann eine Videokonferenz mit den Beteiligten nur dann durchgeführt werden, wenn hierfür zuvor ein Termin im System vereinbart worden ist.

In der Vorgangsübersicht lässt sich sehen, ob bereits ein Termin eingetragen worden ist.

Wählen Sie in der Aktionsleiste der Vorgangsübersicht Termin erstellen.

In dem sich daraufhin öffnenden Dialogfenster können Sie zwischen einem Beratungs- oder Beurkundungstermin/Beglaubigungstermin für diesen Termin auswählen.

Der Beratungstermin dient im Rahmen der Vorbereitung zur Besprechung offener Fragen. Um diesem beizutreten, muss sich der Bürger nicht ausweisen und kann demensprechend auch keine Dokumente signieren.

Beim Beurkundungs-/Beglaubigungstermin muss sich der Bürger vor dem Eintritt in die Videokonferenz identifizieren und kann hier die zu beurkundenden Dokumente signieren.

Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus. Der Termin muss dabei immer in der Zukunft liegen. Standardmäßig ist dieser als mit dem Bürger bereits vereinbart voreingestellt.

Wollen Sie lediglich einen Terminvorschlag erstellen, müssen Sie das Kontrollkästchen weiter unten deaktivieren. Der Termin muss anschließend vom Bürger bestätigt werden, damit der Teilnehmen-Button verfügbar wird.

Die Kommentarfunktion ermöglicht es, den Beteiligten ergänzende Hinweise zu dem Termin zu übermitteln. Es bietet sich beispielsweise an, noch einmal daran zu erinnern, dass für eine Beurkundung oder Beglaubigung mittels Videokonferenz geeignete Ausweis- und Passdokumente einschließlich der persönlichen Ausweis-PIN vorliegen sollten. Auch können Sie die Beteiligten bitten, sich einige Minuten vor dem Termin einzuwählen, um rechtzeitig vor Terminbeginn einen Technik-Check durchzuführen.

Sollten Sie einen Termin mittwochs zwischen 12 und 14 Uhr ausgewählt haben, so werden Sie darüber informiert, dass zu diesem Zeitpunkt Wartungsarbeiten stattfinden und es zu Ausfällen der Systeme kommen kann. Es wird empfohlen, Termine außerhalb dieses Wartungsfensters anzubieten.

Nach Eingabe der Termindaten kann über die Schaltfläche Speichern das Dialogfenster geschlossen werden. Sollte einer der Beteiligten zum Termin(-vorschlag) kein aktives Signaturzertifikat besitzen, so wird der Notarin / dem Notar bzw. dem Mitarbeitenden ein entsprechender Hinweis nach dem Speichern angezeigt. Bitte weisen Sie den entsprechenden Beteiligten darauf hin, dass er für den Termin, sofern er in der Videokonferenz signieren muss, ein gültiges Signaturzertifikat besitzen muss.

Die Daten des Termins werden hierdurch in die Vorgangsübersicht übernommen und gespeichert. Die Schaltfläche Teilnehmen wird 60 Minuten vor Start der Videokonferenz eingeblendet.

Der Beteiligte des Vorgangs erhält zeitgleich eine Benachrichtigung, dass ein neuer Termin von Ihnen eingestellt wurde.

Wenn Sie den mit dem Bürger vereinbarten Termin außerhalb der Online-Verfahren speichern wollen, z.B. in Outlook, gibt es für jeden Termin die Schaltfläche „Termin exportieren“. Anschließend kann dieser - eine entsprechende Konfiguration des Betriebssystems vorausgesetzt - in Outlook geöffnet oder als .ICS-Datei heruntergeladen werden.

Termine müssen grundsätzlich geändert werden, indem Sie einen neuen Termin erstellen und den bereits bestätigten oder unbestätigten Termin löschen.

Gehen Sie in der Rubrik Termine auf den ausgewählten Termin. Dann wählen Sie die Schaltfläche Ändern. Es öffnet sich die gleiche Eingabemaske wie bei Termin erstellen.

Sie müssen nun auf Termin hinzufügen klicken. Dann erscheint das Mülleimersymbol bei dem ersten Termin.

Bevor Sie einen neuen Termin hinzufügen, stellen Sie sicher, dass sie den ggf. nicht mehr benötigten Termin löschen.

Sie haben auch die Möglichkeit, einen Termin wieder abzusagen. Sie können im Abschnitt Termine den gewünschten Termin auswählen und dann die Schaltfläche Absagen anklicken.

Es erscheint ein Dialog, in dem die Löschung nochmals bestätigt werden muss. Bestätigt man die Löschung, erhalten alle mit dem Vorgang verknüpften Beteiligten – wie beim Erstellen des Termins – automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail, dass der Termin abgesagt wurde.