Über den Reiter Dokumente gelangen Sie zu den zu beurkundenden Dokumenten.

Sofern Sie bereits vor dem Termin Dokumente für die Videokonferenz hochgeladen haben, werden diese hier aufgelistet.

Ist ein Dokument während der Konferenz nachzureichen oder hat es während der Videokonferenz Änderungen an einem Dokument gegeben, sodass ein neues Dokument hochgeladen werden muss, kann man hierfür die Schaltfläche Hochladen klicken.

Bitte beachten Sie, dass nur PDF-Dokumente hochgeladen werden können.

Beim Hochladen des Dokuments erscheint der Hinweis, dass gegebenenfalls bereits eine UVZ-Nr. vergeben werden sollte, da ein bereits signiertes Dokument nicht mehr veränderbar ist.

Des Weiteren werden Sie ggf. auf problematische Formatierungen im Dokument hingewiesen. Sie können das Fenster schließen und trotzdem das Dokument hochladen und die Beurkundung/Beglaubigung fortsetzen.

Haben Sie das Dokument erfolgreich hochgeladen, erscheint ein grünes Fly-In mit der Bestätigung des erfolgreichen Hochladens.

Das neue Dokument erscheint dann in der Liste der für die Videokonferenz vorbereiteten Dokumente.

Über die Schaltfläche Zusammenführen können Sie mehrere oder alle hochgeladenen PDF-Dokumente während der Videokonferenz zu einem einzigen neuen PDF-Ausgabedokument zusammenführen. Die Auswahl der dazu bestimmten Dokumente erfolgt über das jeweilige Kontrollkästchen.

Beachten Sie dabei, dass die Dateigröße der jeweiligen Dokumente nicht mehr als 20 MB beträgt, damit eine zügige Umsetzung möglich ist.

Nach der Auswahl der zusammenzuführenden Dokumente und Klick auf Zusammenführen öffnet sich ein Dialogfenster. Sie müssen hier nun einen neuen Dateinamen für das neue Dokument vergeben, bei "Name des zusammengeführten Dokuments". Erst wenn Sie einen neuen Dokumentennamen vergeben haben, wird die Schaltfläche "Zusammenführen" aktiviert.

Legen Sie die Reihenfolge fest, in der die ausgewählten Dokumente zusammengeführt werden sollen. Durch Anklicken des Fadenkreuzes und festhalten der Maus-Taste in der Spalte Reihenfolge können Sie das Dokument nach oben oder unten verschieben. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Zusammenführen".

Nach Eingabe des neuen Dokumentennamens und Festlegen der Reihenfolge der Einzeldokumente, wird über die Schaltfläche Zusammenführen das neue Dokument gemäß der Benennung aus den Einzeldokumenten erstellt und der Listenansicht zusammengeführte Dokumente zugeordnet.

Es erscheint eine gründe Erfolgsmeldung, dass das Dokument erfolgreich zusammengeführt wurde.

Haben Sie alle benötigten Dokumente hochgeladen, so können Sie jetzt das zu beurkundende oder zu beglaubigende Dokument den Bürgern anzeigen. Markieren Sie hierzu das entsprechende Dokument und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche Anzeigen.

Das ausgewählte Dokument wird damit für alle an der Videokonferenz teilnehmenden Personen sichtbar. Die Beteiligten haben weiterhin die Möglichkeit das Dokument selbständig zu durchblättern.

Haben Sie ein Dokument erst einmal angezeigt, so können Sie das Teilen des Dokuments mit den Beteiligten durch Anklicken des X im oberen rechten Bereich beenden.

Allerdings ist zu empfehlen, die Anzeige des Dokuments bestehen zu lassen und anschließend in den Reiter Signatur zu wechseln.