In der Vorgangsübersicht sind die mit den Beteiligten vereinbarten Termine für Videokonferenzen zu sehen.

Hat eine der beteiligten Personen den Termin für die Videokonferenz bestätigt, so erscheint 60 Minuten vor Beginn des Termins im Abschnitt Termine in der Vorgangsübersicht die Schaltfläche Teilnehmen.

Wurde ein Termin ohne Bestätigung vereinbart, so ist die Schlatfläche Teilnehmen sofort verfügbar, sofern der Termin innerhalb von 60 Minuten gestartet werden soll.

Über die Schaltfläche Teilnehmen gelangen Sie in einen Reiter mit der Bezeichnung Beratungstermin oder Beurkundungstermin, je nach Art des zuvor bei der Terminvergabe festgelegten Anlasses der Videokonferenz.

Sie können hier überprüfen, ob alle für die Beurkundung notwendigen Beteiligten anwesend sind. In der Übersicht werden die bereits anwesenden bzw. die noch nicht anwesenden Personen angezeigt.

Beteiligten mit eID ist es möglich, vor Stattfinden des Beurkundungstermins einen Lichtbildtest durchzuführen. Die Notarin oder der Notar erhält in der Personenansicht sowie in der Terminansicht jeweils eine entsprechende Information zu Erfolg oder Misserfolg des bürgerseitigen Tests.

Bevor Sie die Konferenz starten, sollten Sie vorher in der Aktionsleiste auf Einstellungen prüfen klicken.

Es öffnet sich ein neuer Reiter. Hier steht Ihnen über die Schaltfläche Einstellungen prüfen eine technische Überprüfung Ihrer Internetverbindung, Ihrer Kamera und Ihres Mikrofons zur Verfügung.

Folgende Bereiche werden Ihnen angezeigt:

• ausreichende Internetverbindung auf Notarseite,
• ausreichende Auflösungsqualität der Kamera auf Notarseite und
• Mikrofon auf Notarseite.

Wurden für die Videokonferenz noch keine Dokumente hochgeladen, so können Sie dies über die Aktion Dokumente verwalten durchführen.

Es öffnet sich ein neuer Reiter und im Bereich In der Videokonferenz zu signierende Dokumente können Sie den Urkundenentwurf hochladen. Zu beachten ist, dass hier nur PDF-Dokumente hochgeladen werden können.

Nachdem Sie die Schaltfläche Dokument hochladen ausgewählt haben, öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie das benötigte Dokument bzw. mehrere Dokumente gleichzeitig zum Hochladen auswählen.

Bitte beachten Sie, wenn Sie von unterschiedlichen Computern auf Dokumente zugreifen wollen, dass Sie einen Netzwerkordner auswählen und die Dokumente nicht lokal speichern.

Nach den oben genannten Vorbereitungen der Videokonferenz, starten Sie zum Beginn des Termins die Videokonferenz über die Aktion Konferenz betreten.