21.03.2024
Inhalte
Vorbereitung und Durchführung der Videokonferenz

Vorbereitung der Videokonferenz

Videokonferenz starten

In der Vorgangsübersicht sind die mit den Beteiligten vereinbarten Termine für Videokonferenzen zu sehen.

Hat eine der beteiligten Personen den Termin für die Videokonferenz bestätigt, so erscheint 60 Minuten vor Beginn des Termins im Abschnitt Termine in der Vorgangsübersicht die Schaltfläche Teilnehmen.

Wurde ein Termin ohne Bestätigung vereinbart, so ist die Schlatfläche Teilnehmen sofort verfügbar, sofern der Termin innerhalb von 60 Minuten gestartet werden soll.

Überprüfung der anwesenden Personen

Termin zur Videokonferenz aufrufen - "Warteraum"

Über die Schaltfläche Teilnehmen gelangen Sie in einen Reiter mit der Bezeichnung Beratungstermin oder Beurkundungstermin, je nach Art des zuvor bei der Terminvergabe festgelegten Anlasses der Videokonferenz.

Sie können hier überprüfen, ob alle für die Beurkundung notwendigen Beteiligten anwesend sind. In der Übersicht werden die bereits anwesenden bzw. die noch nicht anwesenden Personen angezeigt.

Anwesende Personen

Im Abschnitt Anwesende Personen werden alle Personen angezeigt, die sich bereits in die Videokonferenz eingewählt haben.

Hier können Sie sehen, ob die jeweiligen Personen signaturfähig sind. Ein gültiges Signaturzertifikat ist die Voraussetzung für eine erfolgreiche elektronische Signatur in der Videokonferenz bei der Beurkundung des Dokuments. Hat die beteiligte Person kein Signaturzertifikat, so könnte es sich um einen Berater handeln, der an der Beurkundung nicht mitwirkt.

Sie können hier prüfen, ob alle für die Beurkundung oder Beratung notwendigen Beteiligten anwesend sind.

Beurkundungstermine können von Beteiligten mit eID nur mit einem gültigen Signaturzertifikat betreten werden.

Noch nicht anwesende Personen

Im Abschnitt Noch nicht anwesende Personen werden die Personen angezeigt, die für den Vorgang noch benötigt werden und noch nicht anwesend sind. Sie können - sofern notwendig - Kontakt zu diesen Personen aufnehmen und nochmals an die bevorstehende Videokonferenz erinnern.

Grundsätzlich sollten neben der Notarin oder dem Notar nicht mehr als acht Personen an der Videokonferenz teilnehmen. Die Höchstgrenze der Teilnehmenden liegt bei 20 Personen. Sollten zu viele Teilnehmende anwesend sein, so muss die Teilnahme priorisiert werden. Dann werden ggf. nur beratende Teilnehmende, die nicht aktiv im Beurkundungsvorgang signieren müssen, nicht teilnehmen können.

Einstellungen prüfen

Bevor Sie die Konferenz starten, sollten Sie vorher in der Aktionsleiste auf Einstellungen prüfen klicken.

Es öffnet sich ein neuer Reiter. Hier steht Ihnen über die Schaltfläche Einstellungen prüfen eine technische Überprüfung Ihrer Internetverbindung, Ihrer Kamera und Ihres Mikrofons zur Verfügung.

Folgende Bereiche werden Ihnen angezeigt:

  • ausreichende Internetverbindung auf Notarseite,
  • ausreichende Auflösungsqualität der Kamera auf Notarseite und
  • Mikrofon auf Notarseite.

Gehen Sie nacheinander in allen drei Bereichen auf die Schaltfläche Prüfen. Wird in allen Bereichen der Status Ausreichend angezeigt, so ist die Durchführung der Videokonferenz zum Zeitpunkt dieser Überprüfung gewährleistet. Weitere Informationen zu den Voraussetzungen für die Internetverbindung, die Kamera und des Mikrofons finden Sie unter technische Voraussetzungen.

Nach Durchführung der Prüfung können Sie unten den Reiter Einstellungen prüfen durch Anklicken des X schließen und gelangen zur vorherigen Terminansicht der Videokonferenz zurück.

Beachten Sie dabei auch, dass die Windows-Standardumgebung nur eine aktive Kamera bereitstellt, welche dann von der aktiven Webcam-Anwendung verwendet wird. Kontaktieren Sie bei Bedarf Ihren Systembetreuer, falls weitere Kameras für eine Videokonferenz gewünscht werden.

Dokumente für die Konferenz hochladen

Wurden für die Videokonferenz noch keine Dokumente hochgeladen, so können Sie dies über die Aktion Dokumente verwalten durchführen.

Es öffnet sich ein neuer Reiter und im Bereich In der Videokonferenz zu signierende Dokumente können Sie den Urkundenentwurf hochladen. Zu beachten ist, dass hier nur PDF-Dokumente hochgeladen werden können.

Sie können bei Bedarf den Dokumentenpfad für das Herunterladen eines Dokuments ändern.

Nachdem Sie die Schaltfläche Dokument hochladen ausgewählt haben, öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie das benötigte Dokument suchen, welches Sie gespeichert haben.

Bitte beachten Sie, wenn Sie auf das Dokument von unterschiedlichen Computern zugreifen wollen, dass Sie einen Netzwerkordner auswählen und nicht das Dokument lokal speichern.

Mit dem Klick auf Öffnen, starten Sie das Hochladen des ausgewählten Dokuments.

Konferenz betreten

Nach den oben genannten Vorbereitungen der Videokonferenz, starten Sie zum Beginn des Termins die Videokonferenz über die Aktion Konferenz betreten.