Zweistufiges Identifizierungsverfahren

Die Identifizierung erfolgt anhand der aus dem Personalausweis, einem elektronischen Aufenthaltstitel oder einer eID-Karte bzw. Unionsbürgerkarte (oder aus einem geeigneten Ausweisdokument eines anderen EU- oder EWR-Mitgliedstaates) ausgelesenen eID-Daten.

Zusätzlich wird jeder Beteiligte, der nicht persönlich bekannt und bereits früher identifiziert worden ist, anhand der elektronisch ausgelesenen Lichtbilddaten identifiziert.

Das übermittelte Lichtbild ist dann mit dem Erscheinungsbild des Beteiligten in der Videokonferenz zu vergleichen. Die übermittelten eID-Daten sind mit den in der Urkunde genannten Personendaten des Beteiligten abzugleichen. Das Lichtbild ist seinerseits mit Personendaten verbunden (Vor- und Nachname sowie Geburtsdatum), die eine Zuordnung des übermittelten Lichtbildes zu der verwendeten eID ermöglichen.

Damit wird im Rahmen der notariellen Online-Identifizierung ein Sicherheitsniveau gewährleistet, das mit den hohen Standards eines notariellen Präsenzverfahrens vergleichbar ist.

Weder bei der eID noch beim Lichtbild gibt es eine Schaltfläche, mit dem die Identifizierung (eID oder Lichtbild) bestätigt wird. Die Identifizierung besteht in der Fortführung der Beurkundung oder Beglaubigung des Dokuments.

Übermittlung der eID-Daten

Wenn Sie die Videokonferenz gestartet haben, befinden Sie sich direkt im Bereich Identifizierung.

Es werden Ihnen im oberen Bereich die Namen aller Beteiligten aufgelistet, die mit einer gültigen eID an der Videokonferenz teilnehmen. Soweit auch Teilnehmende ohne eID an der Videokonferenz teilnehmen, werden diese im unteren Bereich unter Weitere Teilnehmende (ohne eID) angezeigt. 

Neben dem Namen jedes Beteiligten ist angezeigt, ob die eID-Daten ausgelesen worden sind. Mit Klick auf Personendaten anzeigen können Sie den Bereich öffnen, in dem Ihnen die eID-Daten zu der jeweiligen Person angezeigt werden. Der Beteiligte kommt nur mit einer gültigen eID und einem damit verknüpften gültigen Signaturzertifikat in die Videokonferenz.

Übermittlung des Lichtbilds

Die Angabe Lichtbild noch nicht ausgelesen neben dem Namen einer Person zeigt an, dass in der Videokonferenz noch kein Lichtbild zur Identifizierung aus einem Ausweisdokument ausgelesen wurde.

Alle Personen, die dem Notar nicht von Person bekannt sind und das Dokument signieren sollen, müssen sich über eID und Lichtbild ausweisen.

Standardmäßig sind alle Beteiligten ausgewählt.  Werden nicht von allen Beteiligten die Lichtbilder benötigt, so muss die Notarin oder der Notar den jeweiligen Haken aus dem Kontrollkästchen entfernen. 

Klicken Sie auf die Schaltfläche Lichtbild anfordern, um die Beteiligten dazu aufzufordern, das Lichtbild aus einem geeigneten Ausweisdokument auszulesen. Es erscheint eine grüne Erfolgsmeldung oben rechts, welche Ihnen anzeigt, dass das Lichtbild von der Person angefordert wurde. 

 

Ein weiteres grün umrandetes Hinweisfenster zeigt Ihnen, dass das Lichtbild erfolgreich ausgelesen wurde.

Dann erscheint in der Liste der an der Videokonferenz teilnehmenden Personen neben dem Namen der jeweiligen Person die Information Lichtbild ausgelesen.

Sollte das Auslesen des Lichtbildes fehlgeschlagen sein, erhalten Sie ein rot umrandetes Hinweisfenster, mit dem Hinweis, welcher Fehler aufgetreten ist. Die Hinweisfenster können mit Klick auf das X geschlossen werden. Sie können dann das Lichtbild erneut anfordern. 

Manuelle Eingabe bei Auslesen des Lichtbildes

Sollten beim Scannen des Lichtbildes Probleme auftreten, so haben die Bürger die Möglichkeit der "manuellen Eingabe". Die Scan-Ansicht bietet hierzu am rechten Bildschirmrand die Möglichkeit Manual input. Mit einem Klick öffnet sich ein neues Fenster, in welches die folgenden Dokumenteninformationen eingegeben werden müssen:

  • Dokumentennummer
  • Geburtsdatum
  • Ablaufdatum
Personendaten anzeigen

Unter Personendaten anzeigen können Sie nun neben den eID-Daten der jeweiligen Person auch das Lichtbild und die dazugehörigen Daten einsehen. Wollen Sie das Akkordeon wieder schließen, klicken Sie auf Personendaten verbergen.

Um Ihre geldwäscherechtlichen Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, können Sie nach Durchführung der Videokonferenz alle relevanten eID-Daten aus dem XNP-Modul „Online-Verfahren“ exportieren und in Ihrer Nebenakte aufbewahren (geldwäscherechtlich ist das Aufbewahren der Lichtbilder der Beteiligten nicht verpflichtend, vgl. § 8 Abs. 2, § 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2, Nr. 4 GWG). Wählen Sie hierzu nach Durchführung der Videokonferenz im XNP-Modul „Online-Verfahren“ den jeweiligen Vorgang aus und klicken Sie in der rechten Menüleiste auf „Exportieren“. Ein Herunterladen der Personendaten in der Videokonferenz  ist dann rechtlich gesehen nicht mehr nötig.

Durchführung der Identifizierung

Zur Identifizierung ist nun das übermittelte Lichtbild mit dem Erscheinungsbild des Beteiligten in der Videokonferenz zu vergleichen, die übermittelten eID-Daten mit den in der Urkunde genannten Personendaten des Beteiligten. Das Lichtbild ist seinerseits mit Personendaten verbunden (Vor- und Nachname sowie Geburtsdatum), die eine Zuordnung des übermittelten Lichtbildes zu der verwendeten eID ermöglichen. 

Zur Identifizierung ist nun das übermittelte Lichtbild mit dem Erscheinungsbild des Beteiligten in der Videokonferenz zu vergleichen, die übermittelten eID-Daten mit den in der Urkunde genannten Personendaten des Beteiligten. Das Lichtbild ist seinerseits mit Personendaten verbunden (Vor- und Nachname sowie Geburtsdatum), die eine Zuordnung des übermittelten Lichtbildes zu der verwendeten eID ermöglichen.

Vorbereitung durch Mitarbeitende

Die Identifizierung der signierenden Personen anhand der übermittelten Daten ist originäre Aufgabe der Notarin oder des Notars. Die für die Durchführung der Identifizierung notwendigen Schritte – insbesondere also das Anfordern der benötigten Lichtbilder – kann technisch aber auch durch Mitarbeitende durchgeführt werden, die häufig auch in der Präsenzwelt die Ausweise vom Beteiligten kopieren und für die Zwecke der notariellen Identifizierung bereitlegen.

HINWEIS:  Sobald der Mitarbeiter oder der Notar das/die Lichtbilder angefordert hat, so ist der Button für den Mitarbeiter ausgegraut, solange die Aktion nicht abgeschlossen ist. Eine parallele Anforderung ist damit ausgeschlossen. 

Ansicht des Auslesevorgangs auf Bürgerseite

Auf dem Bildschirm des Beteiligten erscheint zum Auslesen des Lichtbildes – für Sie nicht sichtbar – ein QR-Code, der mittels der Notar-App zu scannen ist. In der Notar-App erhält der Beteiligte eine einfache Anleitung, wie er das Lichtbild aus seinem Ausweis- oder Passdokument mittels der Notar-App elektronisch auslesen lassen kann.

Eine Videobeschreibung des Ablaufs des Auslesens der eID und des Lichtbilds finden Sie hier.

Die Notar-App ermöglicht es Bürgerinnen und Bürgern, mittels der NFC-Schnittstelle eines Smartphones die eID und das Lichtbild aus einem geeigneten (Ausweis-)Dokument elektronisch auszulesen. Der Auslesevorgang funktioniert technisch ähnlich wie das kontaktlose Bezahlen mittels eines Smartphones im Supermarkt. Ziel ist es, den Bürgerinnen und Bürgern eine Teilnahme an den notariellen Online-Verfahren so einfach wie möglich zu machen und zugleich die für ein notarielles Verfahren unerlässlichen hohen Sicherheitsstandards umfassend zu gewährleisten.

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