Rolle des Mitarbeitenden vor und in der Videokonferenz

Arbeitsteiliges Arbeiten zwischen Mitarbeitenden und Notarin oder Notar

Innerhalb eines Notarbüros greift die Arbeit des Mitarbeitenden und der Notarin oder des Notars ineinander. So auch bei der Nutzung des Online-Verfahrens. Hier wird ein arbeitsteiliges Arbeiten vor und während der Videokonferenz beschrieben.

Grundsätzlich haben die berechtigten Mitarbeitenden die gleichen Möglichkeiten einen Vorgang zu bearbeiten wie der Notar oder die Notarin. Die Mitarbeitenden können auch an der Videokonferenz teilnehmen, wobei Ihnen wesentliche notarspezifische Funktionen (insbesondere das Anfordern von Lichtbildern) zur Verfügung stehen. Somit ist es möglich, als Notarin oder als Notar erst dann an der Videokonferenz teilzunehmen, wenn die eID-Daten und die erforderlichen Lichtbilder zur Identifizierung „vorliegen".

Eine Ausnahme ist die Aufforderung der Beteiligten zur Signatur in der Videokonferenz. Dies ist die hoheitliche Aufgabe der Notarin bzw. des Notars, die nicht an einen Mitarbeitenden abgegeben werden kann.

Anlegen eines Vorgangs

Ein neuer Vorgang kann entweder von der Notarin oder dem Notar selbst oder von einem für das Online-Verfahren berechtigten Mitarbeitenden angelegt werden, indem man im XNP-Modul Online-Verfahren in der Aktionsleiste auf Vorgang anlegen klickt.

Sind alle erforderlichen Daten und Personen angegeben, erscheint der Vorgang in der Vorgangsübersicht. Der Vorgang kann dann einem Sachbearbeiter zugewiesen werden. Als Sachbearbeiter können wiederum die Notarin bzw. der Notar oder eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter ausgewählt werden.

Vorbereitung der Videokonferenz

In Vorbereitung auf die Videokonferenz kann der Mitarbeitende wie die Notarin oder der Notar Chat-Nachrichten und Dateien über das XNP-Modul „Online-Verfahren" mit den Beteiligten austauschen und Termine vereinbaren.

Der Mitarbeitende kann auch wie die Notarin oder der Notar an der Videokonferenz teilnehmen. Er sieht dann entsprechend zunächst den „Warteraum", kann die technischen Einstellungen (Kamera, Mikrofon und Lautsprecher) an dem jeweiligen Arbeitsplatz überprüfen und kontrollieren sowie dass die zu signierenden Entwürfe im Reiter Dokumente verwalten bereitgestellt sind.

Der Mitarbeitende kann die Videokonferenz wie die Notarin oder der Notar eröffnen.

In der Videokonferenz

Grundsätzlich kann der Mitarbeitende die gesamte Zeit über an der Videokonferenz teilnehmen und mit der Notarin / dem Notar zusammenarbeiten. Der Mitarbeitende zählt dann aber zu der Anzahl von maximal zulässigen 20 Teilnehmern dazu.

Der Mitarbeitende kann überprüfen, ob alle Beteiligten anwesend sind und ob die eID-Daten der Signierenden ausgelesen wurden.

Sind alle Beteiligten der Videokonferenz beigetreten, kann der Mitarbeitende die Identifizierung der Beteiligten vorbereiten, indem er auf den Bereich eID und Lichtbild klickt. Hier kann der Mitarbeitende die Lichtbilder der Beteiligten anfordern, die für die notarielle Identifizierung benötigt werden. Er wählt dazu die jeweiligen Beteiligten durch das Setzen eines Häkchens aus und klickt dann auf Lichtbild anfordern. Der Mitarbeitende kann dann kontrollieren, dass die Lichtbilder korrekt ausgelesen wurden und zur Identifizierung bereitstehen.

Durch einen Klick auf Personendaten herunterladen kann der Mitarbeitende die ausgelesenen eID- und Lichtbilddaten der Beteiligten speichern, um eventuellen geldwäscherechtlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Der Mitarbeitende kann schließlich durch einen Klick auf Dokumente die PDF-Datei auswählen, die den Beteiligten während der Beurkundung oder Beglaubigung angezeigt werden soll.

Der Notar oder die Notarin kann dann mit der Beurkundung oder Beglaubigung beginnen.

Fenster freigeben

Sollten bei Beurkundung Änderungswünsche bestehen, so kann die Notarin / der Notar über die Funktion in der Videokonferenz Fenster freigeben das Word-Dokument mit den Beteiligten teilen und live die Änderungen an dem Dokument vornehmen. Dies kann auch durch den Mitarbeitenden erfolgen.

Nach Einarbeitung der Änderungen müsste für die Signatur das Dokument dann als PDF wieder in die Videokonferenz hochgeladen und erneut mit den Beteiligten geteilt werden.

Während der Videokonferenz haben Mitarbeitende wie auch die Notarin bzw. der Notar die Möglichkeit die Beteiligten über das Mikrofonsymbol unter dem angezeigten Videobild stumm zu schalten.

Der Mitarbeitende kann die Konferenz jederzeit verlassen sowie dieser wieder beitreten, ohne dass die Konferenz beendet wird. So kann der Mitarbeitende außerhalb der Videokonferenz die gewünschten Änderungen vornehmen und dann der Konferenz wieder beitreten.

Haben die Beteiligten dann signiert und auch die Notarin / der Notar die Signatur angebracht, so kann die Videokonferenz beendet werden. Dies kann sowohl durch den Mitarbeitenden als auch durch die Notarin / den Notar erfolgen.

 

Abschließend kann der Mitarbeitende einen Export aller Vorgangsdaten vornehmen.