Ein neuer Vorgang kann entweder von der Notarin oder dem Notar selbst oder von einem für das Online-Verfahren berechtigten Mitarbeitenden angelegt werden, indem man im XNP-Modul Online-Verfahren in der Aktionsleiste auf Vorgang anlegen klickt.

Sind alle erforderlichen Daten und Personen angegeben, erscheint der Vorgang in der Vorgangsübersicht. Der Vorgang kann anschließend einem Sachbearbeiter zugewiesen werden.

In Vorbereitung auf die Videokonferenz kann der Mitarbeitende wie die Notarin oder der Notar Chat-Nachrichten und Dateien über das XNP-Modul „Online-Verfahren" mit den Beteiligten austauschen und Termine vereinbaren.

Der Mitarbeitende kann auch wie die Notarin oder der Notar an der Videokonferenz teilnehmen. Er sieht dann entsprechend zunächst den „Warteraum", kann die technischen Einstellungen (Kamera, Mikrofon und Lautsprecher) an dem jeweiligen Arbeitsplatz überprüfen und kontrollieren sowie dass die zu signierenden Entwürfe im Reiter Dokumente verwalten bereitgestellt sind.

Der Mitarbeitende kann die Videokonferenz wie die Notarin oder der Notar eröffnen.

Grundsätzlich kann der Mitarbeitende die gesamte Zeit über an der Videokonferenz teilnehmen und mit der Notarin / dem Notar zusammenarbeiten. Der Mitarbeitende zählt dann aber zu der Anzahl von maximal zulässigen 20 Teilnehmenden dazu.

Der Mitarbeitende kann überprüfen, ob alle Beteiligten anwesend sind und ob die eID-Daten der Signierenden ausgelesen wurden.

Während der Videokonferenz haben Mitarbeitende wie auch die Notarin bzw. der Notar die Möglichkeit die Beteiligten über das Mikrofonsymbol unter dem angezeigten Videobild stumm zu schalten.

Sind alle Beteiligten der Videokonferenz beigetreten, kann der Mitarbeitende die Identifizierung der Beteiligten vorbereiten, indem er auf den Bereich Identifizierung klickt. Hier kann der Mitarbeitende die Lichtbilder der Beteiligten anfordern, die für die notarielle Identifizierung benötigt werden. Er wählt dazu die jeweiligen Beteiligten durch das Setzen eines Häkchens aus und klickt dann auf Lichtbild anfordern. Der Mitarbeitende kann dann kontrollieren, dass die Lichtbilder korrekt ausgelesen wurden und zur Identifizierung bereitstehen.

Sollten bei Beurkundung Änderungswünsche bestehen, so kann die Notarin / der Notar über die Funktion in der Videokonferenz Bildschirmfreigabe das Word-Dokument mit den Beteiligten teilen und live die Änderungen an dem Dokument vornehmen. Dies kann auch durch den Mitarbeitenden erfolgen. Hier können Sie wählen, ob Sie nur einen Anwendungsfenster teilen möchten oder den gesamten Bildschirm freigeben.

Nach Einarbeitung der Änderungen müsste für die Signatur das Dokument dann als PDF wieder in die Videokonferenz hochgeladen und erneut mit den Beteiligten geteilt werden.

Sofern noch nicht vorab geschehen, kann der Mitarbeitende anschließend im Reiter Dokumente hochladen die PDF-Datei auswählen, die den Beteiligten während der Beurkundung oder Beglaubigung angezeigt werden soll.

Die Notarin oder der Notar kann dann mit der Beurkundung oder Beglaubigung beginnen.

Der Mitarbeitende kann die Konferenz jederzeit verlassen, in dem er auf Termin verlassen klickt, sowie dieser wieder beitreten, ohne dass der Termin beendet wird. So kann der Mitarbeitende außerhalb der Videokonferenz die gewünschten Änderungen vornehmen und dann der Konferenz wieder beitreten.

Haben die Beteiligten dann signiert und auch die Notarin / der Notar die Signatur angebracht, so kann die Videokonferenz beendet werden. Dies kann sowohl durch den Mitarbeitenden als auch durch die Notarin / den Notar erfolgen.

 

Abschließend kann der Mitarbeitende einen Export aller Vorgangsdaten vornehmen.

In der laufenden Videokonferenz können Sie am Ende noch einen Vorgangsexport starten. In diesem ist dann sowohl das Lichtbild als auch die Lichtbilddaten enthalten.