Sie können den Signiervorgang starten, indem Sie in der Videokonferenz auf den Reiter Signatur klicken.

Hier werden nun alle Dokumente angezeigt, die für die Videokonferenz vorbereitet worden sind.

Das zu signierende Dokument können Sie jeweils per Mausklick auswählen.

Unter dem ausgewählten Dokument erscheinen die Namen aller Beteiligten, die über ein Signaturzertifikat verfügen. Fordern Sie die Teilnehmenden zur Signatur auf, indem Sie die Schaltfläche Zur Signatur auffordern anklicken.

Sobald der Signiervorgang für einen Beteiligten erfolgreich abgeschlossen ist, erscheint oben recht eine entsprechende Erfolgsmeldung. Zusätzlich erscheint in der Liste der zur Signatur aufgeforderten Personen ein grüner Haken neben dem Namen der Person. 

Haben die erforderlichen Beteiligten das Dokument signiert, ist die Schaltfläche Zur Signatur auffordern ausgegraut. 

Sie können nun weitere Dokumente durch die Beteiligten signieren lassen. 

Haben Sie alle Dokumente von dem/den Bürgern signieren lassen, so können Sie nun als Notarin oder Notar signieren, in dem Sie auf die Schaltfläche Zur Notarsignatur klicken.

Sie können nun den notarseitigen Signiervorgang starten, indem Sie auf die Schaltfläche als Notar/-in signieren klicken.

Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie angeben müssen, ob es sich um eine Beurkundung oder eine Beglaubigung handelt.

Diese Angabe ist maßgeblich für die Abrechnung der fallbezogenen Gebühren, die 25 Euro pro Beurkundung und 8 Euro pro Beglaubigung mittels des Videokommunikationssystems der Bundesnotarkammer betragen und der Höhe nach den bürgerseitig zu entrichtenden Auslagenpauschalen entsprechen. Diese fallbezogene Gebühr ist auch dann in voller Höhe zu entrichten, wenn eine Notarin oder Notar eine qualifizierte elektronische Signatur mittels des Videokommunikationssystems der Bundesnotarkammer einmal zu Testzwecken auslöst.

Der notarseitige Signiervorgang funktioniert in der gleichen Weise, wie dies aus der notariellen Präsenzwelt bereits bekannt ist mittels der notariellen Signaturkarte, eines Kartenlesegerätes sowie einer persönlichen PIN.

Haben Sie als Notarin / Notar erfolgreich signiert, erhalten Sie eine grüne Erfolgsmeldung oben rechts. Des Weiteren erscheint nun der Eintrag Notarsignatur angebracht von mit Ihrem Namen sowie einem grünen Haken in der Ansicht zum Dokument.

Haben Sie als Notarin / Notar bereits ein Dokument erfolgreich signiert, so können Sie das Dokument nicht erneut signieren. Der Button Als Notar/-in signieren  ist dann nicht aktiv und wird grau angezeigt.

Sind nun alle Dokumente von den Bürgern und der Notarin / dem Notar signiert, so können Sie diese jetzt noch in einem letzten Schritt herunterladen. Klicken Sie hierzu auf Weiter zum Herunterladen.

Hier können Sie nun wählen, ob Sie nur die Dokumente oder ob Sie den gesamten Vorgang herunterladen wollen. 

Das signierte Dokument können Sie direkt herunterladen, indem Sie die Schaltfläche Dokumente herunterladen auswählen. Hier haben Sie die Wahl, ob Sie die Dokumente als PDF oder als ZIP-Datei (inkl. Signaturen und Prüfprotokoll) herunterladen wollen.

Bitte beachten Sie, dass das Prüfprotokoll korrekt ist, auch wenn Ihnen nur drei grüne Haken angezeigt werden. Der Haken bei „Bestätigung Signaturzeitpunkt“ wird nicht grün angezeigt, weil dies eine optionale Prüfung ist.

Ebenso können Sie einen vollständigen Vorgangsexport durchführen. In diesem sind neben den Dokumenten, Signaturen und Prüfprotokollen auch alle Vorgangs- und Beteiligtendaten enthalten, einschließlich der eID-Daten, der Lichtbilddaten und des Lichtbildes.

Falls Sie als Notarin oder Notar Ihre Signatur in der Videokonferenz vergessen haben sollten oder falls Sie Ihre Signatur erst außerhalb der Videokonferenz anbringen möchten, lässt sich dies im Bereich Dokumente verwalten nachholen. Die Grundsätze, die für das Nachholen einer notariellen Unterschrift im Präsenzverfahren zu beachten sind, gelten entsprechend für das notarielle Online-Verfahren.

Wenn Sie nun auf die Schaltfläche Dokument signieren klicken, öffnet sich das Signaturmodul. Es erscheint dann automatisch wieder die Abfragemaske, in der Sie angeben müssen, ob es sich um eine Beurkundung oder eine Beglaubigung handelt.

Sie können dann wie gewohnt signieren.