Sie können den Signiervorgang starten, indem Sie in der Videokonferenz auf die Schaltfläche Signatur klicken.

Es öffnet sich der Bereich für das elektronische Signieren. Hier werden nur die Dokumente aufgeführt, die vorher in der Videokonferenz auch angezeigt wurden. Das zu signierende Dokument können Sie per Mausklick auswählen.

Es erscheinen dann unter dem ausgewählten Dokument automatisch die Namen aller Beteiligten, die über ein Signaturzertifikat verfügen.

Alle Personen sind standardmäßig ausgewählt.

Klicken Sie nun die Schaltfläche Zur Signatur auffordern.

Unter der Rubrik Signaturfreigaben können Sie auf den Dokumentennamen klicken. Es erscheint sodann eine Liste mit Beteiligten, die zur Fernsignatur aufgefordert sind.

In der Spalte Signiert ist ein sich drehender Kreis zu sehen, der symbolisiert, dass der Signiervorgang auf Bürgerseite läuft.

Sie erhalten des Weiteren Zugriff auf die Schaltfläche als Notar/-in signieren.

Der Videokonferenzteilnehmer kann nun systemseitig eine TAN anfordern, die ihm per SMS auf das Smartphone geschickt wird. Die TAN muss er dann in eine Eingabemaske eingeben.

Sobald der Beteiligte die TAN eingegeben hat und auf Signieren klickt, wird automatisch eine qualifizierte elektronische Signatur erzeugt und an dem elektronischen Dokument angebracht.

Sobald der Signiervorgang für einen Beteiligten erfolgreich abgeschlossen ist, erscheint automatisch links oben eine grün umrandete Erfolgsmeldung mit der Information, dass der Beteiligte erfolgreich signiert hat. Zusätzlich erscheint in der Liste der zur Signatur aufgeforderten Personen ein grüner Haken in der Spalte signiert.

Sie können auf Signaturstatus prüfen klicken, um ein Prüfprotokoll zu den bürgerseitigen Signaturen zu erhalten. Eine Signaturprüfung ist nach § 40a Abs. 3 BeurkG k. F. bei einer Beglaubigung mittels Videokommunikation ebenso wie bei einer Online-Beurkundung nicht erforderlich.

Mit diesem Prüfprotokoll, in dem drei Haken grün sind, wird die erfolgreiche Signaturprüfung bestätigt. Das Prüfprotokoll kann heruntergeladen werden. Die Beteiligten haben erfolgreich signiert. Das Prüfprotokoll ist so ausreichend.

Sie haben auch die Möglichkeit das signierte Dokument direkt herunterzuladen, indem Sie die Schaltfläche Dokument herunterladen auswählen. Sie können das Dokument mit den Signaturen der Beteiligten direkt lokal speichern.

Wenn alle Beteiligten eine qualifizierte elektronische Signatur an dem elektronischen Dokument angebracht haben, können Sie den notarseitigen Signiervorgang starten, in dem Sie auf die Schaltfläche als Notar/-in signieren klicken.

Es öffnet sich das Signaturmodul.

Es erscheint dann automatisch eine Abfragemaske, in der Sie angeben müssen, ob es sich um eine Beurkundung oder eine Beglaubigung handelt.

Der notarseitige Signiervorgang funktioniert in der gleichen Weise, wie dies aus der notariellen Präsenzwelt bereits bekannt ist mittels der notariellen Signaturkarte, eines Kartenlesegerätes sowie einer persönlichen PIN.

Haben Sie nun im Signaturmodul Ihre Signatur aufgebracht, so wird Ihnen dann im Online-Verfahren in der oberen linken Ecke eine grüne Erfolgsmeldung angezeigt.

Im Bereich Signaturfreigaben erhalten Sieaußerdem den Hinweis: Der Notar hat das Dokument bereits signiert. 

Sollte Ihnen dieser Hinweis nicht sofort angezeigt werden, so ist der Bereich Signaturfreigaben zu schließen und wieder zu öffnen. Dann sollte der Hinweis sichtbar sein.

Falls Sie als Notarin oder Notar Ihre Signatur in der Videokonferenz vergessen haben sollten oder falls Sie Ihre Signatur erst außerhalb der Videokonferenz anbringen möchten, lässt sich dies im Bereich Dokumente verwalten nachholen. Die Grundsätze, die für das Nachholen einer notariellen Unterschrift im Präsenzverfahren zu beachten sind, gelten entsprechend für das notarielle Online-Verfahren.

Wenn Sie nun auf die Schaltfläche Dokument signieren klicken, öffnet sich das Signaturmodul. Es erscheint dann automatisch wieder die Abfragemaske, in der Sie angeben müssen, ob es sich um eine Beurkundung oder eine Beglaubigung handelt.

Sie können dann wie gewohnt signieren.