Signatur
Bevor Sie die Beteiligten zur Signatur auffordern können, müssen Sie diesen das entsprechende Dokument zwingend vorher anzeigen.
In der Videokonferenz den Bürger zur Signatur auffordern
Sie können den Signiervorgang starten, indem Sie in der Videokonferenz auf die Schaltfläche Signatur klicken.
Es öffnet sich der Bereich für das elektronische Signieren. Hier werden nur die Dokumente aufgeführt, die vorher in der Videokonferenz auch angezeigt wurden. Das zu signierende Dokument können Sie per Mausklick auswählen.
Es erscheinen dann unter dem ausgewählten Dokument automatisch die Namen aller Beteiligten, die über ein Signaturzertifikat verfügen.
Alle Personen sind standardmäßig ausgewählt.
Klicken Sie nun die Schaltfläche Zur Signatur auffordern.
Unter der Rubrik Signaturfreigaben können Sie auf den Dokumentennamen klicken. Es erscheint sodann eine Liste mit Beteiligten, die zur Fernsignatur aufgefordert sind.
In der Spalte Signiert ist ein sich drehender Kreis zu sehen, der symbolisiert, dass der Signiervorgang auf Bürgerseite läuft.
Sie erhalten des Weiteren Zugriff auf die Schaltfläche als Notar/-in signieren.
Haben Sie mehrere Dokumente, so können Sie das jeweilige Dokument auswählen und unter dem jeweiligen Dokument werden Ihnen jeweils die Signierenden und die Schaltfläche als Notar/-in signieren angezeigt.
Der Videokonferenzteilnehmer kann nun systemseitig eine TAN anfordern, die ihm per SMS auf das Smartphone geschickt wird. Die TAN muss er dann in eine Eingabemaske eingeben.
Sobald der Beteiligte die TAN eingegeben hat und auf Signieren klickt, wird automatisch eine qualifizierte elektronische Signatur erzeugt und an dem elektronischen Dokument angebracht.
Sollten Sie gleiche Dokumente in mehreren Videokonferenzen in unterschiedlichen Vorgängen verwenden wollen, so kann dies zu Problemen bei der Signatur führen. Laden Sie das gleiche Dokumente bei jeder Videokonferenz neu hoch. Dann dürfte es keine Probleme mit der Signatur geben.
Sobald der Signiervorgang für einen Beteiligten erfolgreich abgeschlossen ist, erscheint automatisch links oben eine grün umrandete Erfolgsmeldung mit der Information, dass der Beteiligte erfolgreich signiert hat. Zusätzlich erscheint in der Liste der zur Signatur aufgeforderten Personen ein grüner Haken in der Spalte signiert.
Signaturstatus prüfen
Sie können auf Signaturstatus prüfen klicken, um ein Prüfprotokoll zu den bürgerseitigen Signaturen zu erhalten. Eine Signaturprüfung ist nach § 40a Abs. 3 BeurkG k. F. bei einer Beglaubigung mittels Videokommunikation ebenso wie bei einer Online-Beurkundung nicht erforderlich.
Prüfprotokoll für die bürgerseitigen Signaturen
Mit diesem Prüfprotokoll, in dem drei Haken grün sind, wird die erfolgreiche Signaturprüfung bestätigt. Das Prüfprotokoll kann heruntergeladen werden. Die Beteiligten haben erfolgreich signiert. Das Prüfprotokoll ist so ausreichend.
Dokument herunterladen
Sie haben auch die Möglichkeit das signierte Dokument direkt herunterzuladen, indem Sie die Schaltfläche Dokument herunterladen auswählen. Sie können das Dokument mit den Signaturen der Beteiligten direkt lokal speichern.
Als Notarin oder Notar signieren
Wenn alle Beteiligten eine qualifizierte elektronische Signatur an dem elektronischen Dokument angebracht haben, können Sie den notarseitigen Signiervorgang starten, in dem Sie auf die Schaltfläche als Notar/-in signieren klicken.
Es öffnet sich das Signaturmodul.
Es erscheint dann automatisch eine Abfragemaske, in der Sie angeben müssen, ob es sich um eine Beurkundung oder eine Beglaubigung handelt.
Diese Angabe ist maßgeblich für die Abrechnung der fallbezogenen Gebühren, die 25 Euro pro Beurkundung und 8 Euro pro Beglaubigung mittels des Videokommunikationssystems der Bundesnotarkammer betragen und der Höhe nach den bürgerseitig zu entrichtenden Auslagenpauschalen entsprechen. Diese fallbezogene Gebühr ist auch dann in voller Höhe zu entrichten, wenn eine Notarin oder Notar eine qualifizierte elektronische Signatur mittels des Videokommunikationssystems der Bundesnotarkammer einmal zu Testzwecken auslöst.
In dem hier gezeigten Beispielsfall wurde angegeben, dass es sich um eine Beurkundung handelt. Anschließend können Sie auf Signieren klicken, um mit dem notarseitigen Signiervorgang fortzufahren.
Der notarseitige Signiervorgang funktioniert in der gleichen Weise, wie dies aus der notariellen Präsenzwelt bereits bekannt ist mittels der notariellen Signaturkarte, eines Kartenlesegerätes sowie einer persönlichen PIN.
Haben Sie nun im Signaturmodul Ihre Signatur aufgebracht, so wird Ihnen dann im Online-Verfahren in der oberen linken Ecke eine grüne Erfolgsmeldung angezeigt.
Im Bereich Signaturfreigaben erhalten Sie einen Hinweis: Der Notar hat das Dokument bereits signiert.
Sollte Ihnen dieser Hinweis nicht sofort angezeigt werden, so ist der Bereich Signaturfreigaben zu schließen und wieder zu öffnen. Dann sollte der Hinweis sichtbar sein.
Haben Sie als Notarin oder Notar bereits ein Dokument erfolgreich signiert, so können Sie das Dokument nicht erneut signieren. Der Button "als Notar signieren" ist dann nicht aktiv und wird grau angezeigt.
Signatur weiterer Dokumente und Konferenz beenden
Ist das elektronische Dokument erfolgreich durch alle Beteiligten sowie durch Sie elektronisch signiert worden, können weitere elektronische Dokument signiert werden. Sind alle relevanten Dokumente signiert, können Sie die Beteiligten verabschieden und auf die rote Schaltfläche Konferenz beenden klicken.
Alternative Signaturmöglichkeit nach Beendigung der Videokonferenz
Falls Sie als Notarin oder Notar Ihre Signatur in der Videokonferenz vergessen haben sollten oder falls Sie Ihre Signatur erst außerhalb der Videokonferenz anbringen möchten, lässt sich dies im Bereich Dokumente verwalten nachholen. Die Grundsätze, die für das Nachholen einer notariellen Unterschrift im Präsenzverfahren zu beachten sind, gelten entsprechend für das notarielle Online-Verfahren.
In diesem Bereich werden u.a. die elektronischen Dokumente angezeigt, die in der Videokonferenz signiert worden sind. Für jedes dieser Dokumente wird angezeigt, welche Bürger diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen haben. Fehlt in einem Ausnahmefall einmal die qualifizierte elektronische Signatur eines Bürgers und haben Sie bereits signiert, dann ist eine Nachtragsbeurkundung entsprechend § 44a Abs. 3 BeurkG durchzuführen, in der eine neue elektronische Niederschrift errichtet wird.
Wenn Sie nun auf die Schaltfläche Dokument signieren klicken, öffnet sich das Signaturmodul. Es erscheint dann automatisch wieder die Abfragemaske, in der Sie angeben müssen, ob es sich um eine Beurkundung oder eine Beglaubigung handelt.
Sie können dann wie gewohnt signieren.
Die Grundsätze, die für das Nachholen einer notariellen Unterschrift im Präsenzverfahren zu beachten sind, gelten für das notarielle Online-Verfahren entsprechend. Sie müssen als Notar oder Notarin also in dem Zeitpunkt der Signaturerstellung insbesondere noch im Amt sein. Wie für das Präsenzverfahren ist im Übrigen nicht abschließend geklärt, welche zeitlichen Grenzen für das Nachholen der Notarsignatur bestehen.