Für die Nutzung von XNP muss im Notarbüro bzw. innerhalb der Kammer ein gemeinsam genutzter Datenordner eingerichtet werden. Der XNP-Datenordner dient der Ablage von gemeinsamen Dokumenten, Vorgängen und beN-Nachrichten. Der XNP-Datenordner enthält die Dokumente und Nachrichten pro Amtstätigkeit bzw. Kammer getrennt. Damit XNP und die darin laufenden Module reibungslos funktionieren, müssen Sie an den Arbeitsplätzen aller Mitarbeitenden innerhalb von XNP den selben XNP-Datenordner angeben. 

In der Regel ist der XNP-Datenordner ein gemeinsam nutzbares Verzeichnis im Netzwerk des Notarbüros bzw. der Kammer. Führen Sie die Konfiguration des XNP-Datenordners bitte nach Möglichkeit in Abstimmung mit Ihrem Systembetreuer durch.

Das Anlegen des XNP-Datenordners im Netzwerk des Notarbüros oder der Kammer muss durch Sie bzw. den Systembetreuer vorgenommen werden. Eine Anleitung hierfür kann die BNotK nicht anbieten, da die Systeme und Netzwerkkonfigurationen zu unterschiedlich sind. 

Folgende Eigenschaften soll das einzurichtende Verzeichnis aufweisen bzw. erfüllen:

• es muss von den Arbeitsplätzen aller Nutzer (Notar, Mitarbeitende bzw. Kammermitarbeitende) erreichbar, beschreibbar und lesbar sein,
• es muss den XNP-Anwendungen auf den Arbeitsplätzen der Nutzer ermöglichen weitere (Unter-)Verzeichnisse darin anzulegen und zu löschen,
• sollte vor versehentlichem Löschen/Verschieben/Umbenennen geschützt sein, sofern möglich,
• sollte in die regelmäßigen Sicherungen (Backups) Ihres Notarbüros oder der Kammer eingebunden werden. XNP selbst wird keine Datensicherung durchführen.

Nach der (Erst-)Installation von XNP werden Sie beim ersten Start von XNP aufgefordert, den angelegten XNP-Datenordner auszuwählen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 

• Starten Sie die XNP-Anwendung.

Der erste Start der XNP-Anwendung dauert einige Augenblicke länger, da die Anwendung weitere Programm- und Konfigurationsanteile im Verzeichnis des Windowsbenutzers ablegt. Bitte beenden Sie den Start der Anwendung daher nicht vorzeitig.

• Nach erfolgreicher Initialisierung der XNP-Anwendung werden Sie zur Anmeldung an der Anwendung aufgefordert. Sie haben hierbei die Wahl, ob Sie sich mit Ihrer Benutzerkennung, die Sie auch an den zentralen Systemen der BNotK verwenden (bspw. ZVR) anmelden wollen oder mit Ihrer persönlichen Signaturkarte. 
• Melden Sie sich an der Anwendung an (bspw. durch Angabe der Zugangsdaten). 

Wollen Sie die Einstellung des XNP-Datenordners ändern, weil das entsprechende Verzeichnis bspw. innerhalb des Notarbüros oder der Kammer geändert worden ist, so können Sie dies aus XNP heraus steuern. 

Bitte beachten Sie, dass durch die Änderung des XNP-Datenordners keine Inhalte des Ordners (also Dateien und Verzeichnisse) verschoben oder kopiert werden. Es wird lediglich die Angabe geändert, wo der XNP-Datenordner aufzufinden ist.
Bitte achten Sie darauf, den XNP-Datenordner bei den Arbeitsplätzen aller Nutzer gleichermaßen zu setzen.