Mit Betätigen der Schaltfläche Beteiligte hinzufügen, öffnet sich eine leere Eingabemaske.

Vertreter und Vertretene sind im UVZ-Eintrag entsprechend zu kennzeichnen (§ 12 Abs. 4 NotAktVV).

Vertreter einer/eines Beteiligten sind zum Urkundenverzeichniseintrag mit den vorstehenden Daten zu erfassen und entsprechend zu kennzeichnen. Wurde ein/e Beteiligte/r vertreten, so ist dieser ebenfalls entsprechend zu kennzeichnen (§ 12 Abs. 4 NotAktVV).

Über die Checkbox im eigenen Namen können die Beteiligten zusätzlich gekennzeichnet werden.

Die Checkbox für Handeln im eigenen Namen wurde im Urkundenverzeichnis aufgenommen, um Personen, die sowohl als Vertreter als auch im eigenen Namen handeln (z. B. Ehegatten, die für sich und den Ehepartner handeln), entsprechend kennzeichnen zu können. Das bedeutet aber auch, dass man mit der Checkbox im eigenen Namen mangels gesetzlicher Vorgabe flexibel umgehen kann. Diese sollte verwendet werden, wenn eine Klarstellung Sinn ergibt, z. B. wenn ein Vertreter auch im eigenen Namen handelt. Eine entsprechende Kennzeichnung aller Beteiligten, die (auch) im eigenen Namen handeln, ist aber ebenfalls freiwillig möglich.

Die Kennzeichnung des Handels im eigenen Namen erfolgt freiwillig. § 12 Abs. 4 Satz 4 NotAktVV verlangt nur, dass vertretende und vertretene Personen jeweils als solche gekennzeichnet werden.

Die Checkbox Vertretene/r ist beim Personentyp Organisation vorausgewählt; bei dem Personentyp natürliche Person die Checkbox im eigenen Namen .

Wird ein Beteiligter aus der Drop-Down-Liste ausgewählt, wird die Vorauswahl entfernt.

Das Feld Name (bei natürlichen Personen) bzw. Bezeichnung (bei Organisationen und freien Bezeichnungen) ist als Suchfeld konzipiert. Die Suche startet ab der Eingabe von drei Zeichen und erfolgt jeweils getrennt für die drei Personentypen. Möchten Sie bspw. nach einer Organisation suchen, so müssen Sie zunächst den Personentyp Organisation auswählen.

Bereits im Urkundenverzeichnis erfasste Beteiligte können Sie durch Eingabe des Familien-, Vor- oder Geburtsnamens sowie des Geburtsdatums bzw. der Bezeichnung und des Registerzeichens suchen.

Sind im Urkundenverzeichnis bereits Personen mit entsprechendem Namen oder Organisationen mit entsprechender Bezeichnung erfasst, werden Ihnen diese in einer Auswahlliste vorgeschlagen. Ähnliche Einträge werden nach Aktualität absteigend sowie alphabetisch nach Namen bzw. Bezeichnung sortiert dargestellt.

Beteiligte können jederzeit aus einem UVZ-Eintrag gelöscht werden. Auf die Ausführungen im vorhergehenden Kapitel wird verwiesen.

Um eine/n Beteiligten zu löschen, klappen Sie den Beteiligteneintrag durch einen Klick auf den Pfeil in der Überschriftenzeile auf.

Am rechten Rand der Überschriftenzeile erscheint ein Papierkorbsymbol, über das Sie die Löschung herbeiführen können. In einem Dialog fragt die Anwendung vorsorglich noch einmal, ob Sie löschen möchten. Mit Klick auf OK bestätigen Sie die gewünschte Löschung. Möchten Sie nicht, dass die Anwendung Sie beim Löschen von Beteiligten gesondert fragt, können Sie vor der Bestätigung des Dialogs die Option Meldungen dieses Typs nicht wieder anzeigen auswählen. Die Beteiligten werden zukünftig ohne Sicherheitsfrage gelöscht. Diese Einstellung können Sie jederzeit wieder zurücksetzen, dazu mehr im Kapitel Einstellungen.

In der Übersicht Urkundenverzeichnis werden die Beteiligten als Spalte ausgegeben. Weiterhin kann in der Erweiterten Suche nach Beteiligten gesucht werden. Zudem werden sie in den Details eines UVZ-Eintrags in der Übersicht Urkundenverzeichnis angezeigt.

Im Gesamtüberblick sowie in dem als PDF exportierbaren Vermerkblatt und Datenblatt eines UVZ-Eintrags werden im Abschnitt Beteiligte die von Ihnen erfassten Beteiligtenangaben wiedergegeben.

Die zu einem UVZ-Eintrag erfassten Beteiligten können auf der Karteikarte Ausfertigung als Empfänger einer Ausfertigung nachgenutzt werden.