Beteiligte

Erfassen der Beteiligten

Mit Betätigen der Schaltfläche Beteiligte hinzufügen, öffnet sich eine leere Eingabemaske.

Personentypen

Hinsichtlich der Beteiligten wird im Urkundenverzeichnis zwischen drei Personentypen unterschieden:

  • natürliche Person,
  • Organisation,
  • freie Bezeichnung.

Je nach Auswahl des Personentyps passt sich die Eingabemaske mit den für diesen Personentyp relevanten Daten auf der Karteikarte Beteiligte an.

Sollten zu einem UVZ-Eintrag einmal mehr als 20 Beteiligte zu erfassen sein, können Sie diese unter einer zusammenfassenden Bezeichnung eintragen (§ 12 Abs. 1 S. 2 NotAktVV). Das UVZ bietet hierfür den Personentyp freie Bezeichnung. Selbstverständlich müssen Sie diese zusammenfassende Bezeichnung nicht nutzen und können die Beteiligten auch einzeln zum UVZ-Eintrag erfassen.

Eine Ausnahme der Zusammenfassung von mehr als 20 Beteiligten entsteht in den Fällen § 8 oder § 38 BeurkG, wenn Erklärungen zur Niederschrift abgegeben wurden. In diesen Fällen können die Beteiligten nicht zusammengefasst werden.

Behörden können und sollten als „Organisation“ erfasst und übermittelt werden. In dem Datenfeld, welches bewusst als „Sitz, Ort“ bezeichnet ist, kann dann der Ort eingetragen werden, an dem sich die Behörde befindet. Dies ist bei Behörden im Sinne eines „Verwaltungssitzes“ zu verstehen, anzugeben ist also die Ortsbezeichnung aus der Adresse der Behörde.

Pflichtangaben zu Beteiligten und Sonstige Angaben

Die nach der NotAktVV zwingend aufzunehmenden Beteiligtendaten sind auf der Karteikarte Beteiligte mit einem * gekennzeichnet.

Handelt es sich bei der/dem Beteiligten um eine natürliche Person (Personentyp natürliche Person), so ist für diese gemäß § 12 Abs. 2 NotAktVV immer zu erfassen:

  • Vorname/n,
  • Familienname,
  • Geburtsname, wenn dieser vom Familiennamen abweicht,
  • Geburtsdatum und
  • Wohnort bzw. Dienst- oder Geschäftsort.

Ist die/der Beteiligte keine natürliche Person (Personentyp Organisation), sind stattdessen immer anzugeben:

  • Name (Bezeichnung),
  • Sitz.

Vertreter und Vertretener

Vertreter und Vertretene sind im UVZ-Eintrag entsprechend zu kennzeichnen (§ 12 Abs. 4 NotAktVV).

Vertreter einer/eines Beteiligten sind zum Urkundenverzeichniseintrag mit den vorstehenden Daten zu erfassen und entsprechend zu kennzeichnen. Wurde ein/e Beteiligte/r vertreten, so ist dieser ebenfalls entsprechend zu kennzeichnen (§ 12 Abs. 4 NotAktVV).

Beteiligte, die gleichzeitig als Vertreter und im eigenen Namen auftreten müssen im Urkundenverzeichnis nur einmal erfasst werden und zwar als Vertreter/in. Zusätzlich kann ihr Handeln auch im eigenen Namen über die Karteikarte „Bemerkungen“ im XNP-Modul „Urkundenverzeichnis“ freiwillig vermerkt werden. Zur weiteren rechtlichen Begründung dieser Vorgehensweise siehe auch die FAQ unter www.elektronisches-urkundenarchiv.de/intern/faq.

Sonstige Angaben zu Beteiligten

Das Feld Name (bei natürlichen Personen) bzw. Bezeichnung (bei Organisationen und freien Bezeichnungen) ist als Suchfeld konzipiert. Die Suche startet ab der Eingabe von drei Zeichen und erfolgt jeweils getrennt für die drei Personentypen. Möchten Sie bspw. nach einer Organisation suchen, so müssen Sie zunächst den Personentyp Organisation auswählen.

Bereits im Urkundenverzeichnis erfasste Beteiligte können Sie durch Eingabe des Familien-, Vor- oder Geburtsnamens sowie des Geburtsdatums bzw. der Bezeichnung und des Registerzeichens suchen.

Sind im Urkundenverzeichnis bereits Personen mit entsprechendem Namen oder Organisationen mit entsprechender Bezeichnung erfasst, werden Ihnen diese in einer Auswahlliste vorgeschlagen. Ähnliche Einträge werden nach Aktualität absteigend sowie alphabetisch nach Namen bzw. Bezeichnung sortiert dargestellt.

Wählen Sie eine bereits erfasste Person aus oder fahren Sie mit der Erfassung einer neuen Person fort.

Erfassen Sie alle relevanten Daten zur Person. Die mindestens nach der NotAktVV einzutragenden Daten sind jeweils mit * markiert. Alle anderen Datenfelder sind optional.

Nach Erfassung oder Auswahl eines/einer Beteiligten aktualisiert sich die Überschriftenzeile der/des Beteiligten und zeigt Namen und Vornamen bzw. Bezeichnung an.

Bearbeiten eines Beteiligten

Die Beteiligtendaten können jederzeit bearbeitet werden.Wie bei jeder Bearbeitung eines UVZ-Eintrags ist auch hinsichtlich der Bearbeitung der Beteiligtendaten zu unterscheiden, ob der UVZ-Eintrag bereits in das Urkundenverzeichnis eingetragen ist.

Befindet sich der Eintrag noch im Status In Vorbereitung kann ohne dokumentierenden Korrekturvermerk bearbeitet werden. Erfolgt die Bearbeitung eines/einer Beteiligten in einem bereits in das Urkundenverzeichnis eingetragenen UVZ-Eintrag, wird diese in einem von der Notarin oder dem Notar zu bestätigenden Korrekturvermerk dokumentiert (§ 20 NotAktVV). Auf den Korrekturvermerk sowie dessen Bestätigung gehen wir in den Kapiteln UVZ-Eintrag bearbeiten und Korrekturvermerk bestätigen ausführlich ein.

Löschen eines Beteiligten

Beteiligte können jederzeit aus einem UVZ-Eintrag gelöscht werden. Auf die Ausführungen im vorhergehenden Kapitel wird verwiesen.

Um eine/n Beteiligten zu löschen, klappen Sie den Beteiligteneintrag durch Klick auf den Pfeil in der Überschriftenzeile auf.

Am rechten Rand der Überschriftenzeile erscheint ein Papierkorbsymbol über das Sie die Löschung herbeiführen können. In einem Dialog fragt die Anwendung vorsorglich noch einmal, ob Sie löschen möchten. Mit Klick auf OK bestätigen Sie die gewünschte Löschung. Möchten Sie nicht, dass die Anwendung Sie beim Löschen von Beteiligten gesondert fragt, können Sie vor der Bestätigung des Dialogs die Option Meldungen dieses Typs nicht wieder anzeigen auswählen. Die Beteiligten werden zukünftig ohne Sicherheitsfrage gelöscht. Diese Einstellung können Sie jederzeit wieder zurücksetzen, dazu mehr im Kapitel Einstellungen.

Verwendung eines Beteiligten

Beteiligte in der Übersicht des Urkundenverzeichnisses

In der Übersicht Urkundenverzeichnis werden die Beteiligten als Spalte ausgegeben. Weiterhin kann in der Erweiterten Suche nach Beteiligten gesucht werden. Zudem werden sie in den Details eines UVZ-Eintrags in der Übersicht Urkundenverzeichnis angezeigt.

Grunddaten im Gesamtüberblick, Vermerk- und Datenblatt eines UVZ-Eintrags

Im Gesamtüberblick sowie in dem als PDF exportierbaren Vermerkblatt und Datenblatt eines UVZ-Eintrags werden im Abschnitt Beteiligte die von Ihnen erfassten Beteiligtenangaben wiedergegeben.

Beteiligte und Ausfertigungsempfänger

Die zu einem UVZ-Eintrag erfassten Beteiligten können auf der Karteikarte Ausfertigung als Empfänger einer Ausfertigung nachgenutzt werden.

Beteiligte im Jahresabschluss

Beteiligte werden im Jahresexport (§ 19 NotAktVV) ausgegeben und können im Rahmen des Jahresabschlusses in der Übersicht der Beteiligten dargestellt werden.

Beteiligte im Urkunden- und Verwahrungsverzeichnis

Eine Nachnutzung der Beteiligten eines Urkundenverzeichniseintrags auch im Verwahrungsverzeichnis ist derzeit noch nicht möglich.