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Dokument löschen oder gelöschtes Dokument wiederherstellen
Sollte es einmal erforderlich sein, ein Dokument aus der elektronischen Dokumentensammlung entfernen zu müssen, so können Sie dieses löschen.
Befinden sich UVZ-Eintrag und Dokument im Status In Vorbereitung so können Sie das Dokument jederzeit löschen, ohne dass ein bestätigungspflichtiger Korrekturvermerk erstellt wird. Ebenso verhält es sich für Dokumente im Status Zu Signieren oder Zurückgewiesen, die einem bereits eingetragenen UVZ-Eintrag hinzugefügt wurden.
Ist der UVZ-Eintrag bereits im Status Eingetragen und das Dokument trägt den Status Zur Archivierung vorgesehen, Archiviert oder Archivierung fehlgeschlagen, so wird mit der Löschung ein bestätigungspflichtiger Korrekturvermerk erzeugt, der die Löschung dokumentiert und von der Notarin oder dem Notar zu bestätigen ist. Diese Dokumente werden mit Löschung zunächst Zur Löschung vorgesehen und erst nach Ablauf von 150 Tagen endgültig aus der elektronischen Urkundensammlung gelöscht. Innerhalb dieses Zeitraums können sie wiederhergestellt werden.
Gelöschtes Dokument wiederherstellen
- Wählen Sie in der Übersicht des Urkundenverzeichnisses den UVZ-Eintrag, für den Sie ein zur Löschung vorgesehenes Dokument wiederherstellen möchten.
- Über die Erweiterte Suche können Sie die Übersicht des Urkundenverzeichnisses nach UVZ-Einträgen filtern (Filter: Enthält wiederherstellbare Dokumente), die entsprechende Dokumente enthalten.
- Betätigen Sie die Schaltfläche Bearbeiten in der Aktionsleiste.
- Wählen Sie die Karteikarte Dokumente, auf der die zu diesem UVZ-Eintrag hinzugefügten Dokumente angezeigt werden. Aus dem Dokumentenstatus ergibt sich, welches Dokument zur Löschung vorgesehen ist.
- Mit Betätigen des kreisrunden Pfeils stellen Sie das Dokument wieder her und es wird als aktives Dokument des UVZ-Eintrags angezeigt.
- Wählen Sie sodann die Aktion Eintragen oder Eintragen und Schließen.
- Die Wiederherstellung eines Dokuments erzeugt einen bestätigungspflichtigen Korrekturvermerk, der die Wiederherstellung des Dokuments dokumentiert.
- Geben Sie den Grund für die Änderung (Wiederherstellung) an. Als Notarin oder Notar können Sie die Änderung (Wiederherstellung) gleichzeitig bestätigen.
- Mit Betätigen der Schaltfläche OK wird das Dokument wieder hergestellt und der UVZ-Eintrag samt Korrekturvermerk eingetragen.
Dokument löschen
- Wählen Sie in der Übersicht des Urkundenverzeichnisses den gewünschten UVZ-Eintrag durch Anhaken der entsprechenden Checkbox aus.
- Betätigen Sie die Schaltfläche Bearbeiten in der Aktionsleiste.
- Wählen Sie die Karteikarte Dokumente, auf der die dem UVZ-Eintrag hinzugefügten Dokumenten angezeigt werden.
- Betätigen Sie das Papierkorbsymbol am Ende der Zeile des Dokuments, welches Sie löschen möchten.
Dokument im Status In Vorbereitung, Zu Signieren, Zurückgewiesen
- Dokumente im Status In Vorbereitung, Zu Signieren oder Zurückgewiesen werden direkt aus dem UVZ-Eintrag gelöscht und sind auf der Karteikarte Dokumente nicht mehr sichtbar.
Dokumente im Status Archiviert, Zur Archivierung vorgesehen, Archivierung fehlgeschlagen
- Für Dokumente im Status Archiviert, Zur Archivierung vorgesehen und Archivierung fehlgeschlagen erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die Löschung durchführen möchten. Der Dialog informiert Sie darüber, dass das Dokument zur Löschung vorgesehen wird und von Ihnen innerhalb von 150 Tagen wiederhergestellt werden kann. Danach wird es automatisch gelöscht.
- Mit OK bestätigen Sie die Löschung und das Dokument wird zur Löschung vorgesehen. Der Dokumentenstatus wechselt auf Nicht eingetragene Löschung.
- Über den kreisrunden Pfeil können Sie das Dokument direkt wieder herstellen und die Löschung rückgängig machen.
- Je nach Status des UVZ-Eintrags wählen die Aktion Speichern und Speichern und Schließen oder Eintragen und Eintragen und Schließen, um die Löschung abzuschließen.
- Je nach Status des UVZ-Eintrags und des Dokuments erscheint der Dialog zum Erfassen eines Korrekturvermerks, der die Löschung des Dokuments ausweist.
- Geben Sie den Grund für die Änderung (Löschung) an. Als Notarin oder Notar können Sie die Änderung (Löschung) gleichzeitig bestätigen.
- Mit Betätigen der Schaltfläche OK wird die Löschung des Dokuments sowie der Korrekturvermerk zum UVZ-Eintrag eingetragen.
- Für zur Löschung vorgesehene Dokumente wird im Dokumentenstatus das Datum angegeben, wann das Dokument endgültig gelöscht wird.
