1. Öffnen Sie die Gesamtansicht Ihrer UVZ-Einträge und betätigen Sie die Schaltfläche Erweiterte Suche rechts oberhalb der UVZ-Übersicht.
2. Wählen Sie in der Zeile Status die Option Eingetragen (mit Fehlerkennzeichen) aus und klicken Sie anschließend auf Suchen.

3. Die erweiterte Suche schließt sich. Ihnen werden die Ergebnisse Ihrer Suche angezeigt.

4. Haken Sie einen UVZ-Eintrag oder ggfs. mehrere UVZ-Einträge aus der Ergebnisliste aufgeführten UVZ-Einträge an. (Bei einer Mehrfachauswahl werden die jeweiligen UVZ-Einträge seperat in neuen Fenstern geöffnet.)

5. Über die Aktion Bearbeiten können Sie den jeweils ausgewählten UVZ-Eintrag im Bearbeitungsmodus öffnen.

6. Wählen Sie nun in jedem UVZ-Eintrag die Karteikarte Dokumente aus. Der Dokumentenstatus bei den fehlerbehafteten UVZ-Einträgen lautet In Vorbereitung. 

Beschreibung:

In dem Feld Dokumententyp ist ein Dokumententyp angegeben, der keinen Vermerk benötigt (z. B. Elektronisches Original). Eine Signatur ist erforderlich, diese fehlt aber. 

Weiteres Vorgehen:

In diesem Fall ist lediglich das Dokument wie gewohnt zu signieren. Dabei müssen Sie zuerst die Aktion Eintragen ausführen. Daraufhin wird der UVZ-Eintrag in den Status Zu Signieren gesetzt. Nach erfolgter Signatur erhält der UVZ-Eintrag den Status Eingetragen. Die Archivierung des Dokuments in der elektronischen Urkundensammlung erfolgt automatisch mit der Signatur.

Beschreibung:

In dem Feld Dokumententyp ist ein Dokumententyp angegeben, der einen Vermerk benötigt. Ein Vermerk ist bereits angefügt (erkennbar an der Schaltfläche Bearbeiten). Es wird eine Signatur benötigt, die noch fehlt. Der Dokumentenstatus lautet In Vorbereitung.

Weiteres Vorgehen:

Betätigen Sie die Schaltfläche Bearbeiten unter Vermerk. Ergänzen Sie den Vermerk um den Hinweis, dass das Dokument aufgrund eines technischen Fehlers von Dezember 2022 erst jetzt signiert und archiviert werden kann.

Das Datum des Vermerks aktualisiert sich automatisch.

Nach dem Signieren des Dokuments erhält der UVZ-Eintrag den Status Eingetragen. Dabei müssen Sie zuerst die Aktion Eintragen ausführen. Daraufhin wird der UVZ-Eintrag in den Status Zu Signieren gesetzt. Nach erfolgter Signatur erhält der UVZ-Eintrag den Status Eingetragen.Die Archivierung des Dokuments in der elektronischen Urkundensammlung erfolgt automatisch mit der Signatur.

Auch wenn der Vermerk ein späteres Datum trägt, als das Datum der Beurkundung, sind die Vorgaben des § 35 Abs. 2 NotAktVV, wonach das Einstellen eines Dokuments in die elektronische Urkundensammlung unverzüglich (= ohne schuldhaftes Zögern) zu erfolgen hat, erfüllt. Der Fehler in der Fachanwendung liegt außerhalb des Verantwortungsbereichs der Amtstätigkeit.

Wichtiger Hinweis zum Vermerk für den Fall einer zwischenzeitlichen Amtsübergabe:

In den Fällen, in denen seit Dezember 2022 eine Amtsübergabe stattgefunden hat und ein Dokument des Amtsvorgängers den Status Eingetragen mit Fehlerkennzeichen aufweist, ist wie folgt vorzugehen:

Betätigen Sie die Schaltfläche Bearbeiten unter Vermerk. Ergänzen Sie den Vermerk um den Hinweis, dass das Dokument aufgrund eines technischen Fehlers von Dezember 2022 erst jetzt signiert und archiviert werden kann.

Löschen Sie den bestehenden Verweis auf die Verfahrensdokumentation zum Scannen von Urkunden, da das Scannen des Dokuments durch den Amtsvorgänger erfolgte. Der Verweis ist keine Wirksamkeitsvoraussetzung für das Entstehen einer elektronischen Fassung der Urschrift. Sie können freiwillig stattdessen den Hinweis anbringen, dass die Übertragung in die elektronische Form durch den Amtsvorgänger in dessen technischem und organisatorischem Umfeld durchgeführt wurde, nach dessen Angaben gemäß der dort zum Zeitpunkt des Scannens gültigen Verfahrensdokumentation.

Das Datum des Vermerks aktualisiert sich automatisch.

Führen Sie nun die Aktion Eintragen aus. Daraufhin wird der UVZ-Eintrag in den Status Zu Signieren gesetzt. Nach erfolgter Signatur erhält der UVZ-Eintrag den Status Eingetragen. Die Archivierung des Dokuments in der elektronischen Urkundensammlung erfolgt automatisch mit der Signatur.

Im fachlichen Protokoll zu jedem von der fehlerhaften Archivierung betroffenen UVZ-Eintrag wird ausgeführt, dass der „UVZ-Eintrag aufgrund eines technischen Archivierungsfehlers systemseitig in den Status Eingetragen (mit Fehlerkennzeichen) versetzt“ wurde. Wie Sie das Protokoll zu einem UVZ-Eintrag einsehen können, ist in dem Artikel Protokoll einsehen erläutert.