Sie können im XNP-Modul Urkundenverzeichnis mit der Funktion Neu einen neuen UVZ-Eintrag beginnen. Auf der Karteikarte Grunddaten wird Ihnen dann in dem Eingabefeld UVZ-Nr. automatisch die kleinste noch offene UVZ-Nummer angeboten, auch wenn zwischenzeitlich höhere UVZ-Nummern vergeben wurden. Auf diese Weise können versehentlich freigelassene Nummern ermittelt werden.

Ja. Mitarbeiter mit der Berechtigung UVZ/VVZ erweitert, können auch das UVZ-Nummernformat festlegen.

Nur durch das Eintragen wird der Inhalt zum wirksamen Verzeichnisinhalt, vergleichbar mit dem Ausdruck der Urkundenrolle. Ein speichern reicht nicht aus.

Für eine der Urkunden ist die UVZ-Nummer zu korrigieren und unter der nächsten freien fortlaufenden UVZ-Nummer nachzutragen. 

Bsp.: 123/2022 und 123a/2022 130/2022

Die Kennzeichnung von Urkundenverzeichnisnummern mit einem zusätzlichen Buchstaben ist untersagt. In diesem Fall muss für das betroffene Urkundsgeschäft die nächste freie UVZ-Nr. vergeben werden. Dies regelt nunmehr die Bestimmung in § 8 Abs. 2 Satz 2 NotAktVV.

Das Notarbüro hat organisatorisch dafür zu sorgen, dass es nicht zu einer Doppel-Vergabe kommt. In einem absoluten Notfall müsste im Urkundenverzeichnis unter der Bemerkung zu der korrekt vergebenen UVZ-Nummer per Freitext der Verzeichnisinhalt erfasst werden.

Ja. Identische Beteiligte, die sowohl im UVZ-Eintrag als auch in einer Verwahrungsmasse verwendet werden sollen, sind für jedes Verzeichnis separat zu erfassen. Eine Nachnutzung der im UVZ erfassten Beteiligten in anderen Modulen ist aber bereits in Planung.

Beteiligte, die sowohl im eigenen Namen als auch als Vertreter eines Dritten handeln, müssen im Urkundenverzeichnis nur einmal erfasst werden und zwar als Vertreter/in. § 12 Abs. 4 NotAktVV, der die Erfassung von Vertretungen regelt, übernimmt inhaltlich weitestgehend die Regelung des § 8 Abs. 5 DONot a.F. mit der Ausnahme, dass nach Satz 4 Vertreterinnen und Vertreter einerseits und Vertretene andererseits als solche gekennzeichnet werden sollen (BR-Drs. 420/20 (neu), S. 41). Daraus folgt, dass Beteiligte in einer Doppelrolle, ebensowenig wie nach § 8 Abs. 5 DONot a.F. in der Urkundenrolle, doppelt zu erfassen sind. Aufgrund der Vorschrift des § 12 Abs. 4 Satz 4 NotAktVV müssen Sie aber (mindestens) als Vertreter/in gekennzeichnet werden. Zusätzlich kann ihr Handeln auch im eigenen Namen über die Karteikarte „Bemerkungen“ im XNP-Modul „Urkundenverzeichnis“ freiwillig vermerkt werden. Hierzu besteht allerdings keine rechtliche Verpflichtung.

Zu vermerken ist die Person, der die Ausfertigung im Sinne des Ausfertigungsvermerks nach § 49 Abs. 2 BeurkG erteilt wird, die also Ausfertigungsberechtigte i.S.v. § 51 BeurkG ist. Das ist bei Vollmachten regelmäßig der Bevollmächtige, der im Sinne von § 51 Abs. 2 BeurkG dazu ermächtigt wurde, sich Ausfertigungen der Vollmachtsurkunde erteilen zu lassen, und nicht der Vollmachtgeber, dem die Vollmachtsurkunde möglicherweise körperlich übergeben wird (Preuß in: Armbrüster/Preuß/Renner, § 51 BeurkG Rn. 22). Dafür spricht insbesondere der Sinn und Zweck des Vermerks im UVZ (vormals auf der Urschrift), Kontrolle darüber zu ermöglichen, wie viele Ausfertigungen sich bei wem befinden, um diese im Falle der Einziehung zurückzuerlangen (Winnen in: BeckOK BeurkG, § 49 Rn. 22).

Die Tatsache, dass die Ausfertigung zwar dem Bevollmächtigten erteilt, aber dem Vollmachtgeber oder einem Dritten zur Weitergabe übersandt wurde, kann, wenn gewünscht, bei der Nutzung der Funktion „Ausfertigungserteilung hinzufügen“ im dortigen Textfeld „Bemerkung“ freiwillig erfasst werden.

Das einzurichtende Exportverzeichnis ist nicht im XNP-Datenordner anzulegen. Der XNP-Datenordner dient der Ablage von gemeinsamen Dokumenten, Vorgängen und beN-Nachrichten sowie dem beN-Postfachschlüssel und wird gleichsam von allen Nutzern im Notarbüro verwendet. Er soll nach Einrichtung nur in Ausnahmefällen geändert werden. Beim Export von UVZ-Einträgen aus der Notarsoftware ist unbedingt darauf zu achten, dass keine exportierte Datei unterhalb des zentralen XNP-Datenordners abgelegt wird, da die Verwaltung dieses Ordners und der darin befindlichen Unterverzeichnisse und Dateien in der Hoheit von XNP liegt. Insbesondere darf weder der XNP-Datenordner selbst, noch in diesem Ordner abgelegte Verzeichnisse und Dateien geleert bzw. gelöscht werden. Die Einhaltung dieser Regel ist unerlässlich, um eine fehlerfreie Funktionalität von XNP zu gewährleisten und um die von unterschiedlichen Modulen hier abgelegten Dateien vor einer unbeabsichtigten Löschung zu schützen. Weitere Hinweise zum Datenimport finden Sie im Artikel UVZ-Einträge importieren (Datenimport aus Notarsoftware).

Nein, eine Amtstätigkeits-ID ist in der Importdatei nicht verpflichtend. Einige Notarsoftwarehersteller verwenden die ID in den Dateien. In diesem Fall ist darauf zu achten, dass die Amtstätigkeits-ID in den Importdateien korrekt ist bzw. mit der angemeldeten Amtsätigkeit in XNP übereinstimmt. Für den Fall, dass Sie nach Abschluss des Importvorgangs die Fehlermeldung "Sie dürfen für die im Schema enthaltene Amtstätigkeit keinen Eintrag anlegen" erhalten, haben wir im Artikel UVZ-Eintrag importieren zwei mögliche Lösungen beschrieben.

Die importierten UVZ-Einträge werden beim Import automatisch an das im UVZ konfigurierte Nummernformat angepasst. Unabhängig davon sollte das Nummernformat in der Notariatssoftware mit dem Nummernformat im UVZ übereinstimmen.

Ja, die Vornahme von Änderungen muss über die Benutzeroberfläche des Urkundenverzeichnis erfolgen. Ein erneuter Import der bereits importierten UVZ-Einträge um weitere Informationen zu ergänzen oder zu verändern ist nicht vorgesehen.