Einrichtungen
Vermerke
Änderungen und Zusätze an einem bereits eingetragenen UVZ-Eintrag müssen dauerhaft dokumentiert und von der Notarin oder dem Notar bestätigt werden (§ 20 Abs. 1 NotAktVV). Ist eine Bearbeitung an einem bereits in das Urkundenverzeichnis eingetragenen UVZ-Eintrag erforderlich, so erzeugt die Anwendung einen zu bestätigenden Korrekturvermerk. Die Dokumentation erfolgt auf der Karteikarte Vermerke und umfasst im Einzelnen:
- Datum der Änderung,
- die ändernde Aktion,
- die Karteikarte, auf der die Änderung vorgenommen wurde,
- das geänderte Datenfeld,
- alter Wert (Eintrag vor der Änderung),
- neuer Wert (Eintrag nach der Änderung),
- Grund der Änderung (erfasst durch den ändernden Nutzer),
- Datum der Bestätigung,
- Bestätigende/r Notarin oder Notar.
Auf der Karteikarte Vermerke werden alle vorgenommenen Änderungen, Ergänzungen und Löschungen in Form von Korrekturvermerken aufgeführt.
Status Bestätigt
Änderungen deren dokumentierender Korrekturvermerk den Status Bestätigt hat, sind rechtsverbindlich in das Urkundenverzeichnis eingetragen. Diese Vermerke zeigen an wann und durch wen sie bestätigt wurden. Sie können nicht mehr bearbeitet, verworfen oder zurückgewiesen werden.
Status Zu Bestätigen
Der Status Zu Bestätigen zeigt an, dass eine Änderung am eingetragenen UVZ-Eintrag erfolgt ist, die Bestätigung der Änderung jedoch noch aussteht. Die Änderung ist damit noch nicht rechtsverbindlich in das Urkundenverzeichnis eingetragen. Die vorgenommene Änderung kann in diesem Status noch gänzlich verworfen oder durch Zurückweisung nachbearbeitet werden.
Bestätigung, Verwerfen und Zurückweisen eines Korrekturvermerks beschreiben wir ausführlich im Kapitel Korrekturvermerk bestätigen, verwerfen oder zurückweisen.
Status Zurückgewiesen
Der Status Zurückgewiesen zeigt an, dass die vorgenommene Änderung im Rahmen ihrer Bestätigung von der Notarin oder dem Notar nicht bestätigt, sondern zurückgewiesen wurde. Die Änderung ist damit noch nicht rechtsverbindlich in das Urkundenverzeichnis eingetragen und kann nachbearbeitet oder gänzlich verworfen werden.
Zurückweisen eines Korrekturvermerks und die Nachbearbeitung der Änderung beschreiben wir ausführlich im Kapitel Korrekturvermerk bestätigen, verwerfen oder zurückweisen.
Verwendung der Vermerke
Vermerke in der Übersicht Urkundenverzeichnis
Ausstehende Bestätigungen von Korrekturvermerken werden Ihnen in der Übersicht Urkundenverzeichnis in der Spalte Status der UVZ-Einträge durch den Status Zu Bestätigen/Signieren angezeigt. Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit in der Zeile ausstehende Bestätigungen zu erkennen, dass ein UVZ-Eintrag korrigiert, die Änderung jedoch noch nicht bestätigt wurde.
In den Details eines UVZ-Eintrags wird angezeigt, wie viele Bestätigungen für Korrekturvermerke ausstehen und im Fall eines zurückgewiesenen Korrekturvermerks wird der Grund der Zurückweisung wiedergegeben.
Vermerke im Gesamtüberblick und Datenblatt eines UVZ-Eintrags
Im Gesamtüberblick sowie in dem als PDF exportierbaren Datenblatt eines UVZ-Eintrags werden im Abschnitt Korrekturvermerke die von Ihnen erfassten Änderungen, Ergänzungen und Löschungen wiedergegeben.
Vermerke beim Jahresabschluss
Im Rahmen des Jahresabschlusses ist ein Jahresexport der Eintragungen in das Urkundenverzeichnis zu erstellen (§ 19 NotAktVV). Im Jahresexport werden in der Spalte Vermerke alle Änderungen, Ergänzungen und Löschungen an den jeweiligen UVZ-Einträgen ausgewiesen.
Der Jahresexport kann mit zuzüglich Änderungen erstellt werden. Durch Auswahl der Checkbox zzgl. Änderungen werden alle Änderungen ausgelesen. Sind bspw. Änderungen an UVZ-Einträgen aus Vorjahren vorgenommen wurden, werden diese ebenfalls sortiert angezeigt.