14.12.2023
Inhalte
Urkundenverzeichnis (UVZ) und Elektronische Urkundensammlung (eUSL)

Vermerke

Änderungen und Zusätze an einem bereits eingetragenen UVZ-Eintrag müssen dauerhaft dokumentiert und von der Notarin oder dem Notar bestätigt werden (§ 20 Abs. 1 NotAktVV). Ist eine Bearbeitung an einem bereits in das Urkundenverzeichnis eingetragenen UVZ-Eintrag erforderlich, so erzeugt die Anwendung einen zu bestätigenden Korrekturvermerk. Die Dokumentation erfolgt auf der Karteikarte Vermerke und umfasst im Einzelnen:

  • das Datum der Änderung,
  • die ändernde Aktion,
  • die Karteikarte, auf der die Änderung vorgenommen wurde,
  • das geänderte Datenfeld,
  • den alten Wert (Eintrag vor der Änderung),
  • den neuen Wert (Eintrag nach der Änderung),
  • den Grund der Änderung (erfasst durch den ändernden Nutzer),
  • das Datum der Bestätigung,
  • die bestätigende Notarin oder den bestätigenden Notar.

Auf der Karteikarte Vermerke werden alle vorgenommenen Änderungen, Ergänzungen und Löschungen in Form von Korrekturvermerken aufgeführt.

Status: Bestätigt

Änderungen, deren dokumentierender Korrekturvermerk den Status Bestätigt hat, sind rechtsverbindlich in das Urkundenverzeichnis eingetragen. Diese Vermerke zeigen an, wann und durch wen sie bestätigt wurden. Sie können nicht mehr bearbeitet, verworfen oder zurückgewiesen werden.

Status: Zu Bestätigen

Der Status Zu Bestätigen zeigt an, dass eine Änderung an einem eingetragenen UVZ-Eintrag erfolgt ist, die Bestätigung der Änderung jedoch noch aussteht. Die Änderung ist damit noch nicht rechtsverbindlich in das Urkundenverzeichnis eingetragen. Die vorgenommene Änderung kann in diesem Status noch verworfen oder durch Zurückweisung nachbearbeitet werden.

Bestätigung, Verwerfung und Zurückweisung eines Korrekturvermerks wird ausführlich im Kapitel Korrekturvermerk bestätigen, verwerfen oder zurückweisen beschrieben.

Status: Zurückgewiesen

Der Status Zurückgewiesen zeigt an, dass die vorgenommene Änderung von der Notarin oder dem Notar nicht bestätigt, sondern zurückgewiesen wurde. Die Änderung ist damit noch nicht rechtsverbindlich in das Urkundenverzeichnis eingetragen und kann nachbearbeitet oder verworfen werden.

Das Zurückweisen eines Korrekturvermerks und die Nachbearbeitung der Änderung wird ausführlich im Kapitel Korrekturvermerk bestätigen, verwerfen oder zurückweisen beschrieben.

Verwendung der Vermerke

Vermerke in der Übersicht Urkundenverzeichnis

in der Übersicht Urkundenverzeichnis werden Ihnen in der Spalte Status ausstehende Bestätigungen von Korrekturvermerken durch den Status Zu Bestätigen/Signieren angezeigt. Die Zeile ausstehende Bestätigungen zeigt an, dass ein UVZ-Eintrag korrigiert, die Änderung jedoch noch nicht bestätigt wurde.

In den Details eines UVZ-Eintrags wird darauf hingewiesen, wie viele Bestätigungen für Korrekturvermerke ausstehen. Im Fall eines zurückgewiesenen Korrekturvermerks wird der Grund der Zurückweisung angegeben.

Vermerke im Gesamtüberblick und Datenblatt eines UVZ-Eintrags

Im Gesamtüberblick sowie in dem als PDF exportierbaren Datenblatt eines UVZ-Eintrags werden im Abschnitt Korrekturvermerke die von Ihnen erfassten Änderungen, Ergänzungen und Löschungen wiedergegeben.

Vermerke beim Jahresabschluss

Im Rahmen des Jahresabschlusses ist ein Jahresexport der Eintragungen in das Urkundenverzeichnis zu erstellen (§ 19 NotAktVV). Im Jahresexport werden in der Spalte Vermerke alle Änderungen, Ergänzungen und Löschungen zu den jeweiligen UVZ-Einträgen ausgewiesen.

Der Jahresexport kann auch unter Angabe aller vorgenommener Änderungen an den UVZ-Einträgen erstellt werden. Durch die Auswahl der Checkbox zzgl. Änderungen werden alle Änderungen ausgelesen. Falls bspw. Änderungen an den UVZ-Einträgen aus den Vorjahren vorgenommen wurden, werden diese ebenfalls sortiert angezeigt.