Nach Abschluss eines jeden Jahres sind Berichte über die im vergangenen Kalenderjahr erfolgten Urkundsgeschäfte und in diesem Zusammenhang vorgenommenen Eintragungen in das Urkundenverzeichnis zu erstellen.

Dabei handelt es sich insbesondere um die Übersicht über die Urkundsgeschäfte (§ 7 DONot) sowie den Export über die Eintragungen in das Urkundenverzeichnis (§ 19 NotAktVV).

Weiterhin hat die Notarin oder der Notar jährlich die in notarieller Verwahrung befindlichen Erbverträge durchzusehen (§ 8 DONot).

Schließlich kann es auf Anfordern der Aufsichtsbehörde erforderlich sein, dieser eine Jahresübersicht über Beteiligte im Urkundenverzeichnis vorzulegen (§ 17 Abs. 2 DONot).

Bei der Erstellung der einzelnen Berichte, auf die wir im Folgenden kurz eingehen, unterstützt sie das Urkundenverzeichnis. Im Kapitel Jahresabschluss durchführen ist Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie die einzelnen Berichte erstellen können.

Übergangsvorschrift
Beachten Sie, dass das Nachstehende nur für ab dem 1.1.2022 in das Urkundenverzeichnis einzutragende Urkundsgeschäfte gilt (§ 20 Abs. 1 DONot). Für den Abschluss des Jahres 2021 gelten die bisherigen Vorschriften zur Führung der Bücher und Verzeichnisse. Für die noch in die Urkundenrolle eingetragenen Urkundsgeschäfte ist der Abschluss somit nach § 24 DONot-2001 vorzunehmen. Der für die Erbverträge geltende § 8 DONot ist erstmals am 1.1.2023 anzuwenden (§ 20 Abs. 2 DONot).

Die Jahresabschlüsse können auch weiterhin in Ihrer Notariatssoftware oder auf einem anderen, für Sie bewährten Weg durchgeführt werden, solange die Vorgaben der DONot und der NotAktVV dabei beachtet werden.

§ 7 DONot orientiert sich im Wesentlichen an § 24 DONot-2001. Neben redaktionellen Anpassungen sind zu berichtende Geschäftsgegenstände neu hinzugekommen. Dazu zählen bspw. der Antrag auf Erteilung eines Erbscheins oder eines Europäischen Nachlasszeugnisses.

Das neu zu verwendende Muster 1 entspricht, bis auf die Anpassung der Geschäftsgegenstände, nahezu vollständig dem bislang bekannten Muster 7 der DONot-2001.

Das Urkundenverzeichnis bietet in den Funktionalitäten zum Jahresabschluss die Möglichkeit, die Übersicht über Urkundsgeschäfte nach dem Muster der DONot zu generieren. Von Bedeutung dafür ist die im Urkundenverzeichnis bei Neuanlage eines UVZ-Eintrags zu wählende Urkundenart (hierüber können die Geschäfte i.S.v. § 7 Abs. 2 Nr. 3 bis 6 und Nr. 9 DONot ausgesteuert werden). Für die Anträge auf Erteilung eines Erbscheins oder eines Europäischen Nachlasszeugnisses und in getrennter Urkunde beurkundete Auflassungserklärungen wird der Geschäftsgegenstand des UVZ-Eintrags ausgewertet (§ 7 Abs. 2 Nr. 7 und Nr. 8 DONot). Hierfür muss einer der Geschäftsgegenstände „Antrag auf Erteilung eines Erbscheins (mit EV)“, „Antrag auf Erteilung eines Europäischen Nachlasszeugnisses (mit EV)“, „Auflassung“ oder „Messungsanerkennung und Auflassung“ ausgewählt worden sein. Wechsel- und Scheckproteste (§ 7 Abs. 2 Nr. 10 DONot) müssen per Hand gesondert hinzugefügt werden.

Werden nach Erstellung eines Jahresexports Änderungen an bereits exportierten Einträgen vorgenommen, so sind diese geänderten Eintragungen erneut in eine Datei zu exportieren (§ 19 Abs. 3 NotAktVV). Es genügt, wenn alle vorgenommenen Änderungen (unabhängig davon, welchen Jahrgang sie betreffen) gesammelt nach Abschluss eines Kalenderjahres exportiert werden. Hinsichtlich Signatur, Aufbewahrung und Weitergabe zum Ende der Amtstätigkeit wird auf den zuvor beschriebenen Export verwiesen.

Auch die Exportdatei über die Änderungen ist zu signieren und zum Zwecke der Aufbewahrung lokal zu speichern.

Das Urkundenverzeichnis bietet die Funktionalität Jahresabschluss und unterstützt Sie bei der Erstellung dieser Exporte.

Im Laufe des Kalenderjahres 2022 erfassen Sie erstmals Eintragungen in das Elektronische Urkundenverzeichnis.
Nach Abschluss des Jahres 2022, also zu Beginn des Jahres 2023, erstellen Sie erstmals den Export über die in 2022 erfolgten Eintragungen nach § 19 Abs. 1 NotAktVV, signieren die Exportdatei und speichern Sie lokal zum Zwecke der Aufbewahrung.
Im Laufe des Kalenderjahres 2023 ist es ggf. erforderlich, Änderungen an den (bereits exportierten) Eintragungen des Jahres 2022 vorzunehmen.
Nach Abschluss des Jahres 2023, also zu Beginn des Jahres 2024, erstellen Sie neben dem Export über die in 2023 erfolgten Eintragungen nach § 19 Abs. 1 NotAktVV auch den Export über die in 2023 vorgenommenen Änderungen an den Einträgen des Jahres 2022 nach § 19 Abs. 3 NotAktVV.
Zu Beginn des Jahres 2024 kann es somit erstmals erforderlich sein, beide Exporte zu erstellen.