Dokumente signieren und archivieren

Die zu einem UVZ-Eintrag hochgeladenen Dokumente erfordern je nach Dokumententyp einen Vermerk (Übereinstimmungs- oder Beglaubigungsvermerk). Dieser Vermerk ist wiederum vor dem Archivieren in der elektronischen Urkundensammlung zu signieren.

Nach erfolgter Signatur werden diese Dokumente sodann automatisch in der elektronischen Urkundensammlung archiviert. Dokumente, die keine Signatur erfordern oder bereits mit Signatur hochgeladen wurden, werden mit Eintragung des UVZ-Eintrags sofort archiviert.

Ausführliche Informationen zur Fernsignatur erhalten Sie hier.

Wie Sie ein Dokument zu einem UVZ-Eintrag hinzufügen können, beschreibt der Artikel Dokument hinzufügen ausführlich.

  • Wählen Sie den UVZ-Eintrag in der Übersicht des Urkundenverzeichnisses aus (Status Zu Signieren), für den Sie Dokumente signieren möchten. Sie können auch mehrere UVZ-Einträge auswählen, um die Signatur für alle gleichzeitig anzustoßen.
  • Betätigen Sie die Aktion Signieren in der Aktionsleiste.
  • Die Dokumente des gewählten UVZ-Eintrags werden zur Signatur vorbereitet und die Signaturmappe öffnet sich.
  • Das Dokument wird Ihnen in einem Vorschaufenster angezeigt. Sie können oben links über die Schaltflächen zum Zoomen die Ansichtsgröße verändern und über die linke Vorschauleiste schnell zu einzelnen Seiten navigieren.
  • Betätigen Sie die Aktion Signieren in der Aktionsleiste. Achten Sie darauf, dass Ihr Kartenleser angeschlossen ist und Ihre Karte gesteckt ist.
  • Die Anwendung weist ggf. in einem Hinweis darauf hin, dass die Signaturanwendungskomponente sich im Anschluss öffnet. Sofern dieser nicht jedes Mal erscheinen soll, blenden Sie ihn aus. Nähere Informationen zum ein- und ausblenden von Hinweisen finden Sie im Artikel UVZ-Einstellungen.
  • Die Signaturanwendungskomponente öffnet sich und stellt das zu signierende Dokument dar.
  • Über die Schaltfläche Öffnen können Sie das Dokument noch einmal zur Ansicht öffnen und mit Ok den Signaturvorgang starten.
  • Mit Abbrechen brechen Sie den Vorgang ab und kehren zur Signaturmappe zurück.
  • Sie werden zur Eingabe Ihrer PIN am Kartenlesegerät aufgefordert.
  • Nach Abschluss des Signaturvorgangs wird Ihnen in einem Hinweis angezeigt, ob dieser erfolgreich war.
  • Sie kehren zur Übersicht des Urkundenverzeichnisses zurück. Der ausgewählte UVZ-Eintrag erhält den Status Eingetragen.
  • Beachten Sie, dass das Dokument derzeit den Status Zur Archivierung vorgemerkt erhält. Nähere Informationen dazu entnehmen Sie dem Rundschreiben 4/2022 vom 24.06.2022 der Bundesnotarkammer.
  • Zukünftig erfolgt mit der Signatur automatisch die Archivierung in der elektronischen Urkundensammlung.