Dokument signieren und archivieren

Die zu einem UVZ-Eintrag hochgeladenen Dokumente erfordern je nach Dokumententyp einen Vermerk (Übereinstimmungs- oder Beglaubigungsvermerk). Dieser Vermerk ist wiederum vor dem Archivieren in der elektronischen Urkundensammlung zu signieren.

Nach erfolgter Signatur werden diese Dokumente automatisch in der elektronischen Urkundensammlung archiviert. Dokumente, die keine Signatur erfordern oder bereits mit Signatur hochgeladen wurden, werden mit Eintragung des UVZ-Eintrags sofort archiviert.

Ausführliche Informationen zur Fernsignatur erhalten Sie hier.

Wie Sie ein Dokument zu einem UVZ-Eintrag hinzufügen können, beschreibt der Artikel Dokument hinzufügen ausführlich.

  • Wählen Sie den UVZ-Eintrag in der Übersicht des Urkundenverzeichnisses aus (Status Zu Signieren), für den Sie Dokumente signieren möchten. Sie können auch mehrere UVZ-Einträge auswählen, um die Signatur für alle gleichzeitig anzustoßen.
  • Betätigen Sie die Aktion Signieren in der Aktionsleiste.
  • Die Dokumente des gewählten UVZ-Eintrags werden zur Signatur vorbereitet. Die Signaturmappe öffnet sich.
  • Das Dokument wird Ihnen in einem Vorschaufenster angezeigt. Sie können oben links über die Schaltflächen zum Zoomen die Ansichtsgröße verändern und über die linke Vorschauleiste schnell zu einzelnen Seiten navigieren.
  • Betätigen Sie die Aktion Signieren in der Aktionsleiste. Achten Sie darauf, dass Ihr Kartenleser angeschlossen und Ihre Karte gesteckt ist.
  • Die Anwendung weist Sie ggf. darauf hin, dass die Signaturanwendungskomponente sich im Anschluss öffnet. Sofern dieser Hinweis nicht jedes Mal erscheinen soll, blenden Sie ihn aus. Nähere Informationen zum Ein- und Ausblenden von Hinweisen finden Sie im Artikel UVZ-Einstellungen.
  • Die Signaturanwendungskomponente öffnet sich und stellt das zu signierende Dokument dar.
  • Über die Schaltfläche Öffnen können Sie das Dokument noch einmal zur Ansicht öffnen und mit Ok den Signaturvorgang starten.
  • Mit Abbrechen brechen Sie den Vorgang ab und kehren zur Signaturmappe zurück.
  • Sie werden zur Eingabe Ihrer PIN am Kartenlesegerät aufgefordert.
  • Nach Abschluss des Signaturvorgangs wird Ihnen angezeigt, ob dieser erfolgreich war.
  • Nach der Zusammenfassung der signierten Dokumente wird Ihnen der modale Dialog Signatur validieren angezeigt.
  • In diesem wird Ihnen erläutert, dass im Hintergrund die angebrachten Signaturen validiert werden und mit Abschlus der Vallidierung  der UVZ-Eintrag auf den Status Eingetragen gesetzt wird. Dieser Prozess kann einige Minuten dauern. Die UVZ-Einträge können bis zur Beendigung dieses Prozesses nicht bearbeitet werden und sind gesperrt.
  • Der Fortschritt dieses Prozesses kann in der Fortschrittsanzeige überprüft werden.
  • Die Meldung kann mit Anhaken der Checkbox von einer wiederholten Anzeige ausgeschlossen werden.
  • Mit Bestätigung der Schaltfläche OK kann der modale Dialog geschlossen werden und Sie kehren zur Übersicht zurück.
  • Der Status des UVZ-Eintrags bleibt bis zum Ende der Signatur-Verifikation in Zu Signieren.
  • Der Fortschritt der Signatur-Verifikation kann in der Fortschritsanzeige überprüft werden.
  • Insofern während des Signatur-Verifikationsprozesses nochmals die selben UVZ-Einträge zum signieren ausgewählt werden, wird über eine Hinweismeldung darüber informiert, dass es derzeit keine zu signierenden UVZ-Einträge gibt.
  • Nach Beendigung der Signatur-Verifikation startet automatisch die Archivierung in der elektronischen Urkundensammlung.
  • Der Fortschritt der Achrivierung kann ebenfalls in der Fortschrittsanzeige überprüft werden.

Insofern die Signatur-Verifikation beendet ist, wird der Status des UVZ-Eintrags auf Eingetragen gesetzt. Dies ist unabhängig von dem Fortschritt der Arhcivierung.

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