Der betreffende UVZ-Eintrag muss mindestens ein archiviertes Dokument beinhalten sowie eine Ausfertigungserteilung und sich im Status Eingetragen, Zu Bestätigen oder Zu Signieren befinden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung – Ausfertigung erstellen
  • Wählen Sie den gewünschten UVZ-Eintrag in der UVZ-Übersicht aus.
  •  Wählen Sie Ausfertigung erstellen in der Aktionsleiste in einer der drei Ansichten.
    • In der UVZ-Übersicht.
    • In der Bearbeitungsansicht, öffnen Sie diese über Bearbeiten in der Aktionsleiste der UVZ-Übersicht.
    • Im Gesamtüberblick, öffnen Sie diesen über Öffnen in der Aktionsleiste der UVZ-Übersicht

Oder wählen Sie alternativ innerhalb der Karteikarte Ausfertigungen in der gewünschten Ausfertigungserteilung die Schaltfläche Ausfertigung erstellen.

  • Es öffnet sich ein Dialog Fenster, mit einer erstellten Liste aller Dokumente des UVZ-Eintrags sowie der referenzierten Einträge.
  • Sofern Sie die Ausfertigung nicht innerhalb der Karteikarte Ausfertigungen gestartet haben, wählen Sie die zugehörige Ausfertigungserteilung in der Auswahlliste aus. Diese wird Ihnen bei mehr als einer vorliegenden Ausfertigungserteilung angezeigt.
  • Wähen Sie über das Kontrollkästchen vor den Dokumentennamen die für die Abschrift irrelevanten Dokumente ab bzw. relevante Dokumente hinzu. Nur archivierte Dokumente sind wählbar.
  • Bestätigen Sie das Erstellen der Ausfertigung über die Schaltfläche OK.
  • Es öffnet sich ein Dialog zum Hinzufügen eines Vermerks, fügen Sie diesen optional an.
    • Über die Auswahlliste Textvorlage zu Vermerktext hinzufügen können Sie eine Textvorlage auswählen und im darunter liegenden Feld bearbeiten.
    • Über Anfügen fügen Sie den Beglaubigungsvermerk der Ausfertigung bei.
    • Über Abbrechen wird kein Vermerk beigefügt.
  • Es öffnet sich die erstellte Ausfertigung.

Optional können Sie

  • Stellen der Ausfertigung durch Weißen unkenntlich machen.
  • über das Mülleimer-Symbol in der linken Leiste unter der jeweiligen Seite oder über Seiten löschen in der Aktionsleiste nicht benötigte Seiten entfernen.
  • über Seite einfügen in der Aktionsleiste der Ausfertigung weitere Seiten hinzufügen.

Eine genauere Beschreibung der Optionen finden Sie im Artikel Dokument bearbeiten.

  • Über Herunterladen in der Aktionsleiste kann die erstellte Ausfertigung auf Ihrem Computer gespeichert werden.
    • Wählen Sie in dem sich öffnenden Explorer den gewünschten Speicherort auf Ihrem Computer aus.
    • Führen Sie das Herunterladen über die Schaltfläche Ordner auswählen aus.
  • Über Drucken in der Aktionsleiste drucken Sie die erstellte Ausfertigung aus.

 

Über Abbrechen in der Aktionsleiste können Sie den Vorgang des Erstellens einer Ausfertigung jederzeit abbrechen.

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