Voraussetzung für die erfolgreiche zentrale Archivierung der Dokumente ist die Aktivierung der N-Karten und die Initialisierung der Amtstätigkeit.

Wenn Sie ihre N-Karten initialisiert haben, wird die Archivierung der zur Archivierung vorgemerkten Dokumente automatisch durchgeführt. Mit der Archivierung werden die eingestellten Dokumente im Sinne des Beurkundungsgesetzes in der elektronischen Urkundensammlung verwahrt. 

Die Archivierung erfolgt automatisch nach dem Signieren und Eintragen eines UVZ-Eintrags. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Dokument signieren und archivieren.

Sofern die Initialisierung noch nicht erfolgt ist, erhalten Dokumente, die zur Archivierung vorgemerkt waren, den Status Archivierung fehlgeschlagen. Dies ist nicht problematisch. Die Initialisierung muss lediglich nachgeholt werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Onlinehilfe zur Kartenverwaltung.

In der Schritt-für-Schritt-Anleitung zu den wichtigsten Funktionen der Benutzer- und der Kartenverwaltung wird in Abschnitt 5 im Detail erläutert, wie dieser Vorgang durchzuführen ist. Die Anleitung kann hier abgerufen werden.

Die Archivierung ist ein Prozess, der im Hintergrund stattfindet, während das Urkundenverzeichnis geöffnet ist. Die Arbeit mit dem Urkundenverzeichnis und der elektronischen Urkundensammlung wird durch den Archivierungsprozess nicht beeinträchtigt.