Einrichtungen
Archivierung
Wurden alle Dokumente erfolgreich archiviert?
Für die erfolgreiche zentrale Archivierung der Dokumente müssen Sie Ihre N-Karten initialisieren, dies ist die Voraussetzung für den Archivierungsprozess.
Wenn Sie ihre N-Karten initialisiert haben, wird die Archivierung der zur Archivierung vorgemerkten Dokumente automatisch durchgeführt. Mit der Archivierung werden die eingestellten Dokumente im Sinne des Beurkundungsgesetzes in der elektronischen Urkundensammlung verwahrt.
Die Archivierung erfolgt ebenfalls automatisch nach dem Signieren und Eintragen eines UVZ-Eintrags, Artikel Dokument signieren und archivieren.
Sofern die Initialisierung noch nicht erfolgt ist, erhalten Dokumente, die zur Archivierung vorgemerkt waren, den Status Archivierung fehlgeschlagen. Dies ist nicht problematisch. Die Initialisierung muss lediglich nachgeholt werden. Weiter Informationen entnehmen Sie dazu auf der Übersichtsseite zur Initialisierung sowie in der Onlinehilfe zur Kartenverwaltung.
In der Schritt-für-Schritt-Anleitung zu den wichtigsten Funktionen der Benutzer- und der Kartenverwaltung wird unter Ziffer 5.2 im Detail erläutert, wie dieser Vorgang durchzuführen ist. Die Anleitung (Anlage zu Rundschreiben 2/2022 vom 9. Juni 2022) kann hier abgerufen werden.
Die Archivierung ist ein Prozess, der im Hintergrund stattfindet. Dieser läuft während das Urkundenverzeichnis geöffnet ist. Die Arbeit mit dem Urkundenverzeichnis und der elektronischen Urkundensammlung wird mit dem Archivierungsprozess nicht beeinträchtigt oder behindert.
- Zur Überprüfung, ob sich alle Dokumente die in der elektronischen Urkundensammlung hochgeladen wurden, in dem Dokumentenstatus archiviert befinden, kann die Filterfunktion genutzt werden.
- Betätigen Sie dafür in der UVZ-Übersicht die Schaltfläche Erweiterte Suche. Im Abschnitt Dokumente befindet sich an dritter Stelle die Checkbox Offene Archivierung. Setzen Sie dort ein Häkchen und führen Sie die Suche aus.
- Werden keine UVZ-Einträge angezeigt, können Sie davon ausgehen, dass alle Dokumente erfolgreich archiviert werden.
- Wenn Sie feststellen, dass nicht alle Dokumente archiviert wurden, könnte dies daran liegen, dass die Archivierung im Hintergrund noch ausgeführt wird. Dies können Sie an dem sich drehenden Dokumenten-Icon unten rechts in der UVZ-Übersicht erkennen.
- In diesem Fall warten Sie ab, bis der Vorgang abgeschlossen ist.
- Eine andere Erklärung könnte eine fehlerhafte Archivierung sein. Klicken Sie auf das Dokumenten-Icon unten rechts in der UVZ-Übersicht:
- Nun wird Ihnen angezeigt, wie viele Fehler es gegeben hat. In diesem Fall können Sie die Archivierung der Dokumente erneut anstoßen.
- Es besteht ebenfalls die Möglichkeit die fehlgeschlagene Archvierung für einen einzelnen UVZ-Eintrag auszuwählen.
- Hierzu wählen Sie den betreffenden UVZ-Eintrag aus und öffnen ihn im Bearbeitungsmodus. Auf der Karteikarte Dokumente ist der Dokumentenstatus Archivierung fehlgeschlagen. Über das Icon des Wiederholungspfeils, können Sie den Archivierungsvorgang erneut anstoßen.
