Dauerhafte Übergabe zur Verwahrung (§§ 51, 58 BNotO)
Erlischt das Amt einer Notarin oder eines Notars oder wird der Amtssitz in einen anderen Amtsgerichtsbezirk verlegt, so sind die Akten, Verzeichnisse und Urkunden gemäß § 51 BNotO zur weiteren Verwahrung an die Notarkammer oder eine/n von der Justizverwaltung benannte/n Notar/in zu übergeben. Aus technischen Gründen ist eine Amtsübergabe zusätzlich auch bei der Amtssitzverlegung innerhalb desselben Amtsgerichtsbezirks notwendig.
Nach dem gesetzlichen Regelfall des § 51 Abs. 1 Satz 1 BNotO geht die Verwahrzuständigkeit auf die zuständige Notarkammer über. Die Justizverwaltung kann die Zuständigkeit jedoch gemäß § 51 Abs. 1 Satz 2 BNotO auch einer anderen Notarkammer oder insbesondere einer anderen Notarin oder einem anderen Notar übertragen. In diesem Fall erfolgt die Information an die übergebende Notarin oder den übergebenden Notar durch die entsprechende Verfügung der Justizverwaltung. Bleibt es jedoch bei der Regelverwahrzuständigkeit des § 51 Abs. 1 Satz 1 BNotO, muss eine solche Verfügung nicht ergehen. In diesem Fall informiert Sie in der Regel Ihre Notarkammer über die anstehende Übergabe.
Falls Ihnen die Verfügung bzw. die Mitteilung kurz vor dem Ende Ihrer Amtstätigkeit nicht vorliegt, kontaktieren Sie die Justizverwaltung bzw. Ihre Notarkammer.
Vorstehendes gilt gleichermaßen, wenn die zukünftige Verwahrzuständigkeit im Falle der Fortführung der Amtsgeschäfte durch eine Notariatsverwalterin oder einen Notariatsverwalter gemäß § 58 BNotO übergeht.
Im Rahmen der Übergabe an die nachfolgende/n Verwahrstelle/n sind neben den Akten und Urkunden auch die Eintragungen in das Urkunden- und Verwahrungsverzeichnis zu übergeben.
Vorbereitungen
Rechtzeitig vor Ende der Amtstätigkeit
Beginnen Sie mit den Vorbereitungen vier Wochen vor dem Ende Ihrer Amtstätigkeit:
- Prüfen Sie, ob Ihnen die Verfügung der Justizverwaltung bzw. die Mitteilung der Notarkammer über den Übergang der Verwahrzuständigkeit vorliegt.
- Prüfen Sie, ob die Notarkammer die künftig verwahrende/n Stelle/n gemäß Verfügung der Justizverwaltung bzw. Mitteilung der Notarkammer in das Notarverzeichnis eingetragen hat.
Fragen Sie ggf. bei Ihrer Notarkammer nach und/oder prüfen Sie die Eintragung in der Anwendung selbst.
Prüfen Sie vor der Durchführung einer Amtsübergabe, mit Hilfe der Kartenverwaltung, ob das Organisationszertifikat auf der gesteckten Karte vorhanden ist. Hier finden Sie eine kurze Anleitung (siehe I.1. Initialisieren der N-Karten).
Schließen Sie alle geöffneten Reiter der Anwendung (die Startseite bleibt geöffnet).
Wählen Sie in der Navigationsleiste zum Urkundenverzeichnis den Untermenüpunkt Amtsübergabe.
Ein Dialog zur Auswahl der Übergabeart öffnet sich. Die Verwahrungsübergabe nach § 51, § 58 BNotO ist vorausgewählt.
Bestätigen Sie mit OK.
Der Amtsübergabedialog öffnet sich in einem neuen Reiter.
Die künftige/n Verwahrstelle/n werden angezeigt.
Prüfen Sie, ob die Eintragung/en der künftigen Verwahrstellen mit der Ihnen vorliegenden Verfügung der Justizverwaltung übereinstimmt.
Nehmen Sie keine Zuordnung vor! Beenden Sie die Prüfung, indem Sie Schließen in der Aktionsleiste betätigen.
Warten Sie mit den Prüfungen nicht bis zum letzten Tag Ihrer Amtstätigkeit. Sollte die Eintragung der künftigen Verwahrstellen nicht oder nicht richtig erfolgt sein, kann es am letzten Tag der Amtstätigkeit zu spät sein, noch eine Korrektur durch die Notarkammer vornehmen zu lassen.
Spätestens am letzten Tag der Amtstätigkeit
Die Übergabe der Urkundenverzeichniseinträge muss spätestens am letzten Tag Ihrer Amtstätigkeit erfolgen.
- Schließen Sie – soweit Ihnen möglich – alle Ihrerseits zu veranlassenden Eintragungen in das Urkundenverzeichnis ab.
Übergabe beginnen
Schließen Sie alle geöffneten Reiter der Anwendung (die Startseite bleibt geöffnet).
Wählen Sie in der Navigationsleiste zum Urkundenverzeichnis den Untermenüpunkt Amtsübergabe.
Ein Dialog zur Auswahl der Übergabeart öffnet sich. Die Verwahrungsübergabe nach § 51, § 58 BNotO ist vorausgewählt.
Bestätigen Sie mit OK.
Sind weitere Reiter des Urkundenverzeichnisses geöffnet, warnt die Anwendung und bietet an, diese zu schließen.
Bestätigen Sie Alle schließen und alle geöffneten UVZ-Reiter werden geschlossen.
Der Amtsübergabedialog öffnet sich in einem neuen Reiter.
Die künftige/n Verwahrstelle/n werden angezeigt.
Sollte/n keine künftige/n Verwahrstelle/n angezeigt werden oder die Verwahrstelle/n nicht mit einer Ihnen vorliegenden Verfügung der Justizverwaltung bzw. einer Mitteilung der Notarkammer übereinstimmen, brechen Sie die Amtsübergabe über die Aktion Schließen ab und wenden sich zwecks Klärung zunächst an Ihre Notarkammer.
Zuordnung der Urkundenverzeichniseinträge
Für die Zuordnung der Urkundenverzeichniseinträge ist zu unterscheiden, ob eine oder mehrere künftige Verwahrstellen vorgesehen sind.
Ist lediglich eine künftige Verwahrstelle für den gesamten Bestand vorgesehen, ist eine Zuordnung der UVZ-Einträge entbehrlich, da der Gesamtbestand als Ganzes übergeben wird. Es ist in diesem Fall keine besondere Zuordnungsreihenfolge zu beachten.
Fahren Sie fort, wie im Abschnitt Übergabe durchführen beschrieben.
Ist der Bestand auf mehrere Verwahrstellen aufzuteilen, so ist die Reihenfolge der Zuordnung der Einträge von Bedeutung. Nehmen Sie in diesem Fall die jeweiligen Zuordnungen nacheinander und in dieser Reihenfolge vor:
- Einzelne UVZ-Einträge, bspw. 7/2023, 45/2024 und 649/2024
- Spezifische Gruppen von UVZ-Einträgen, bspw. alle UVZ-Einträge mit dem Geschäftsgegenstand Erbvertrag oder aber bestimmte Jahrgänge 2022 bis 2024 und 2027
Mit jeder getroffenen Zuordnung verringert sich die Auswahl der verbleibenden UVZ-Einträge. Die Reihenfolge der Zuordnung ist daher von Bedeutung.
Soll bspw. ein einzelner UVZ-Eintrag an eine Verwahrstelle, der Jahrgang ansonsten jedoch an eine andere Verwahrstelle übergeben werden, so kann der einzelne Eintrag nicht mehr zugeordnet werden, wenn zuvor bereits der gesamte Jahrgang der anderen Verwahrstelle zugeordnet worden ist.
BEISPIEL
Die Amtstätigkeit AT endet. Der Bestand ist an zwei künftige Verwahrstellen V1 und V2 zu übergeben. Die Verfügung der Justizverwaltung sieht vor:
Die Vorgänge der AT der Jahrgänge 2022 bis 2024 sind vorbehaltlich der an Verwahrstelle V2 zu übergebenden Vorgänge, an Verwahrstelle V1 zu übergeben. Die Vorgänge zu den UVZ-Nrn. 753/2022, 948/2023 und 45/2024 sowie alle UVZ-Einträge zu notariell verwahrten Erbverträgen sind an die Verwahrstelle V2 zu übergeben.
1. Zuordnung einzelner Einträge
Beginnen Sie mit der Zuordnung der einzelnen Einträge und ordnen Sie zunächst der Verwahrstelle V2 die UVZ-Einträge 753/2022, 948/2023 und 45/2024 zu.
2. Zuordnung spezifischer Gruppen von UVZ-Einträgen
Fahren Sie mit der Zuordnung der UVZ-Einträge zu verwahrten Erbverträgen fort und ordnen Sie diese ebenfalls V2 zu.
Schließlich ordnen Sie die Jahrgänge 2022 bis 2024 der Verwahrstelle V1 zu.
Fahren Sie mit der Zuordnung der UVZ-Einträge wie folgt fort:
Der Reiter zur Übergabe der Verwahrung ist geöffnet.
Die künftigen Verwahrstellen werden in gesonderten Abschnitten dargestellt. Gegebenenfalls hat die Notarkammer bei der Eintragung der Verwahrstellen in das Notarverzeichnis eine Vorgabe für die Übergabe vermerkt.
Oberhalb des Dialogs wird die Gesamtzahl der zuzuordnenden Einträge dargestellt.
Betätigen Sie für eine der angegebenen Verwahrstellen die Schaltfläche Einträge zuordnen.
In einem neuen Fenster öffnet sich die Übersicht der Urkundenverzeichniseinträge.
Für die Zusammenstellung der zu übergebenden Einträge stehen Ihnen die aus der Übersicht des Urkundenverzeichnisses bekannten Suchmöglichkeiten zur Verfügung.
AMTSTÄTIGKEIT
Für den Fall, dass Sie bereits UVZ-Einträge einer anderen Amtstätigkeit verwahren und Sie für die Zuordnung der Einträge unterscheiden müssen, können Sie oberhalb der Übersicht zwischen aktuelle (Ihre) Amtstätigkeit, alle Amtstätigkeiten und verwahrte Amtstätigkeit wählen.
Wählen Sie verwahrte Amtstätigkeiten geben Sie in das Feld rechts davon den Namen der verwahrten Amtstätigkeit ein und wählen sie aus der Ergebnisliste aus.
SCHNELLSUCHE
Oberhalb der Liste steht Ihnen die Schnellsuche zur Verfügung. Sie bietet sich für die Zuordnung einzelner UVZ-Einträge an.
ERWEITERTE SUCHE
Über die Schaltfläche Erweiterte Suche erreichen Sie die weiteren Suchfilter der Übersicht. Diese bietet sich für die Zusammenstellung spezifischer Gruppen, bspw. alle UVZ-Einträge mit verwahrten Erbverträgen oder alle Einträge eines oder mehrere Jahrgänge, an.
Ordnen Sie, unter Berücksichtigung der oben erläuterten Reihenfolge, die dieser Verwahrstelle zu übergebenden UVZ-Einträge nacheinander zu.
Sind einzelne Einträge zu übergeben, so wählen Sie zunächst diese einzelnen Einträge aus und betätigen die Schaltfläche Zuordnen.
Das Übersichtsfenster schließt sich.
Für die jeweilige Verwahrstelle wird vermerkt, welche Einzeleinträge zugeordnet wurden. Die Zähler oberhalb des Dialogs sowie im Titel der Verwahrstelle werden aktualisiert.
Sind dieser Verwahrstelle weitere Vorgänge zuzuordnen, so betätigen Sie Schaltfläche Einträge zuordnen erneut.
Die Liste der Urkundenverzeichniseinträge öffnet sich erneut.
Sollen bspw. die UVZ-Einträge eines Jahrgangs zugeordnet werden, öffnen Sie die Erweiterte Suche, setzen einen entsprechenden Filter und betätigen Suchen.
Die Liste der UVZ-Einträge wird entsprechend eingeschränkt. Wählen Sie alle Einträge durch Anhaken der Auswahlbox aus und betätigen Sie Zuordnen.
Das Übersichtsfenster schließt sich und an der Verwahrstelle ist die weitere Zuordnung vermerkt.
Wiederholen Sie diese Schritte bei Bedarf für die weitere Zuordnung von Einträgen.
Mit jeder Zuordnung schränkt sich die Liste der verbleibenden Urkundenverzeichniseinträge weiter ein. Haben Sie alle Urkundenverzeichniseinträge zugeordnet zeigt der Zähler oberhalb der Verwahrstellen, dass alle Einträge bei der Zuordnung berücksichtigt wurden.
In der Titelzeile der einzelnen Verwahrstellen wird die Anzahl der dieser zugeordneten Einträge dargestellt.
Mit Zuordnung aller UVZ-Einträge wird die Aktion Durchführen in der Aktionsleiste aktiv.
Übergabe durchführen
Betätigen Sie die Aktion Durchführen in der Aktionsleiste.
Befinden sich unter den an mindestens zwei Verwahrstellen zugeordneten Einträgen, miteinander verbundene UVZ-Einträge, so kann die Übergabe nicht durchgeführt werden. Es ist zunächst erforderlich, die Verbindungen der Einträge zu lösen. Prüfen Sie, ob eine Auflösung der Verbindung sinnvoll und gewollt ist. Kontaktieren Sie im Zweifel die zuständige Notarkammer.
Handelt es sich um mehrere zu lösende Verbindungen bietet es sich an, die Übersicht über die Verbindungen zu exportieren, um sie im Anschluss nacheinander zu lösen. Gehen Sie dabei wie im Kapitel Verbindungen beschrieben vor. Beginnen Sie im Anschluss die Amtsübergabe erneut.
Die ausgewählten UVZ-Einträge werden aus Ihrem Urkundenverzeichnis in das Urkundenverzeichnis der nachfolgenden Verwahrstelle/n übertragen. Die Einträge können von Ihnen nicht wieder zurückgeholt und die laufende Übergabe kann nicht abgebrochen werden.
Möchten Sie die Übergabe durchführen, bestätigen Sie mit OK.
Anschließend öffnet sich der KeyManagerClient in diesem werden Sie aufgefordert die Sessionerstellung zu beginnen. Nutzen Sie die Schaltfläche Sessionerstellung beginnen. Es erfolgt eine PIN-Abfrage.
Es muss die N-Karte im Kartenlesegerät eingesteckt sein.
War die PIN-Abfrage erfolgreich, erhalten Sie den Modalen Dialog, dass die Sessionanmeldung erfolgreich war. Betätigen Sie die Schaltfläche Vorgang abschließen.
Es öffnet sich der modale Dialog der Umschlüsselung. Hier wird Ihnen der Fortschritt der Amtsübergabe, insbesondere der Umschlüsselung von den Dokumenten, angezeigt.
Der KeyManagerClient öffnet sich bei der Umschlüsselung kurz, aber schließt sich auch gleich wieder. Bei diesem "Flackern" müssen Sie nichts aktiv tun. Sie müssen nur aktiv werden, wenn eine erneute PIN-Abfrage erforderlich wird. Dies ist der Fall, wenn Sie vom System und dem Kartenlesegerät darauf hingewiesen werden.
Schlägt die Umschlüssung bei einigen Dokumenten fehl, stoßen Sie die Übergabe, nach Beendigung der bereits laufenden Übergabe, nochmal an.
Ihre Urkundenverzeichniseinträge werden in das Urkundenverzeichnis der zukünftigen Verwahrstelle übertragen. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen.
Nach Abschluss der Übergabe haben Sie die Möglichkeit, ein Übergabeprotokoll zu generieren. Wir empfehlen, dieses Protokoll lokal zu speichern und im Rahmen der Übergabe elektronischer Dateien an die künftige Verwahrstelle zu übergeben.
Die Übersicht Ihres Urkundenverzeichnisses enthält keine Urkundenverzeichniseinträge mehr. Die Übergabe ist abgeschlossen.
Im Protokoll der Urkundenverzeichniseinträge wird die erfolgte Übergabe protokolliert.
