Dauerhafte Übergabe zur Verwahrung (§§ 51, 58 BNotO)

Erlischt das Amt einer Notarin oder eines Notars oder wird der Amtssitz in einen anderen Amtsgerichtsbezirk verlegt, so sind die Akten, Verzeichnisse und Urkunden gemäß § 51 BNotO zur weiteren Verwahrung an die Notarkammer oder eine/n von der Justizverwaltung benannte/n Notar/in zu übergeben. Aus technischen Gründen ist eine Amtsübergabe zusätzlich auch bei der Amtssitzverlegung innerhalb desselben Amtsgerichtsbezirks notwendig.

Nach dem gesetzlichen Regelfall des § 51 Abs. 1 Satz 1 BNotO geht die Verwahrzuständigkeit auf die zuständige Notarkammer über. Die Justizverwaltung kann die Zuständigkeit jedoch gemäß § 51 Abs. 1 Satz 2 BNotO auch einer anderen Notarkammer oder insbesondere einer anderen Notarin oder einem anderen Notar übertragen. In diesem Fall erfolgt die Information an die übergebende Notarin oder den übergebenden Notar durch die entsprechende Verfügung der Justizverwaltung. Bleibt es jedoch bei der Regelverwahrzuständigkeit des § 51 Abs. 1 Satz 1 BNotO, muss eine solche Verfügung nicht ergehen. In diesem Fall informiert Sie in der Regel Ihre Notarkammer über die anstehende Übergabe.

Falls Ihnen die Verfügung bzw. die Mitteilung kurz vor dem Ende Ihrer Amtstätigkeit nicht vorliegt, kontaktieren Sie die Justizverwaltung bzw. Ihre Notarkammer.

Vorstehendes gilt gleichermaßen, wenn die zukünftige Verwahrzuständigkeit im Falle der Fortführung der Amtsgeschäfte durch eine Notariatsverwalterin oder einen Notariatsverwalter gemäß § 58 BNotO übergeht.

Im Rahmen der Übergabe an die nachfolgende/n Verwahrstelle/n sind neben den Akten und Urkunden auch die Eintragungen in das Urkunden- und Verwahrungsverzeichnis zu übergeben.

Vorbereitungen

Rechtzeitig vor Ende der Amtstätigkeit

Beginnen Sie mit den Vorbereitungen vier Wochen vor dem Ende Ihrer Amtstätigkeit:

  • Prüfen Sie, ob Ihnen die Verfügung der Justizverwaltung bzw. die Mitteilung der Notarkammer über den Übergang der Verwahrzuständigkeit vorliegt.
  • Prüfen Sie, ob die Notarkammer die künftig verwahrende/n Stelle/n gemäß Verfügung der Justizverwaltung bzw. Mitteilung der Notarkammer in das Notarverzeichnis eingetragen hat.
    Fragen Sie ggf. bei Ihrer Notarkammer nach und/oder prüfen Sie die Eintragung in der Anwendung selbst.

Prüfen Sie vor der Durchführung einer Amtsübergabe, mit Hilfe der Kartenverwaltung, ob das Organisationszertifikat auf der gesteckten Karte vorhanden ist. Hier finden Sie eine kurze Anleitung (siehe I.1. Initialisieren der N-Karten).

Warten Sie mit den Prüfungen nicht bis zum letzten Tag Ihrer Amtstätigkeit. Sollte die Eintragung der künftigen Verwahrstellen nicht oder nicht richtig erfolgt sein, kann es am letzten Tag der Amtstätigkeit zu spät sein, noch eine Korrektur durch die Notarkammer vornehmen zu lassen.

Spätestens am letzten Tag der Amtstätigkeit

Die Übergabe der Urkundenverzeichniseinträge muss spätestens am letzten Tag Ihrer Amtstätigkeit erfolgen.

  • Schließen Sie – soweit Ihnen möglich – alle Ihrerseits zu veranlassenden Eintragungen in das Urkundenverzeichnis ab.

Übergabe beginnen

Schließen Sie alle geöffneten Reiter der Anwendung (die Startseite bleibt geöffnet).

Wählen Sie in der Navigationsleiste zum Urkundenverzeichnis den Untermenüpunkt Amtsübergabe.

Ein Dialog zur Auswahl der Übergabeart öffnet sich. Die Verwahrungsübergabe nach § 51, § 58 BNotO ist vorausgewählt.

Bestätigen Sie mit OK.

Sind weitere Reiter des Urkundenverzeichnisses geöffnet, warnt die Anwendung und bietet an, diese zu schließen.

Bestätigen Sie Alle schließen und alle geöffneten UVZ-Reiter werden geschlossen.

Der Amtsübergabedialog öffnet sich in einem neuen Reiter.

Die künftige/n Verwahrstelle/n werden angezeigt.

Sollte/n keine künftige/n Verwahrstelle/n angezeigt werden oder die Verwahrstelle/n nicht mit einer Ihnen vorliegenden Verfügung der Justizverwaltung bzw. einer Mitteilung der Notarkammer übereinstimmen, brechen Sie die Amtsübergabe über die Aktion Schließen ab und wenden sich zwecks Klärung zunächst an Ihre Notarkammer.

Zuordnung der Urkundenverzeichniseinträge

Für die Zuordnung der Urkundenverzeichniseinträge ist zu unterscheiden, ob eine oder mehrere künftige Verwahrstellen vorgesehen sind.

Übergabe durchführen

Betätigen Sie die Aktion Durchführen in der Aktionsleiste.

Befinden sich unter den an mindestens zwei Verwahrstellen zugeordneten Einträgen, miteinander verbundene UVZ-Einträge, so kann die Übergabe nicht durchgeführt werden. Es ist zunächst erforderlich, die Verbindungen der Einträge zu lösen. Prüfen Sie, ob eine Auflösung der Verbindung sinnvoll und gewollt ist. Kontaktieren Sie im Zweifel die zuständige Notarkammer.

Handelt es sich um mehrere zu lösende Verbindungen bietet es sich an, die Übersicht über die Verbindungen zu exportieren, um sie im Anschluss nacheinander zu lösen. Gehen Sie dabei wie im Kapitel Verbindungen beschrieben vor. Beginnen Sie im Anschluss die Amtsübergabe erneut.

Die ausgewählten UVZ-Einträge werden aus Ihrem Urkundenverzeichnis in das Urkundenverzeichnis der nachfolgenden Verwahrstelle/n übertragen. Die Einträge können von Ihnen nicht wieder zurückgeholt und die laufende Übergabe kann nicht abgebrochen werden.

Möchten Sie die Übergabe durchführen, bestätigen Sie mit OK.

Anschließend öffnet sich der KeyManagerClient in diesem werden Sie aufgefordert die Sessionerstellung zu beginnen. Nutzen Sie die Schaltfläche Sessionerstellung beginnen. Es erfolgt eine PIN-Abfrage.

Es muss die N-Karte im Kartenlesegerät eingesteckt sein.

 

War die PIN-Abfrage erfolgreich, erhalten Sie den Modalen Dialog, dass die Sessionanmeldung erfolgreich war. Betätigen Sie die Schaltfläche Vorgang abschließen.

Es öffnet sich der modale Dialog der Umschlüsselung. Hier wird Ihnen der Fortschritt der Amtsübergabe, insbesondere der Umschlüsselung von den Dokumenten, angezeigt.

Der KeyManagerClient öffnet sich bei der Umschlüsselung kurz, aber schließt sich auch gleich wieder. Bei diesem "Flackern" müssen Sie nichts aktiv tun. Sie müssen nur aktiv werden, wenn eine erneute PIN-Abfrage erforderlich wird. Dies ist der Fall, wenn Sie vom System und dem Kartenlesegerät darauf hingewiesen werden.

 

Schlägt die Umschlüssung bei einigen Dokumenten fehl, stoßen Sie die Übergabe, nach Beendigung der bereits laufenden Übergabe, nochmal an.

Ihre Urkundenverzeichniseinträge werden in das Urkundenverzeichnis der zukünftigen Verwahrstelle übertragen. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Nach Abschluss der Übergabe haben Sie die Möglichkeit, ein Übergabeprotokoll zu generieren. Wir empfehlen, dieses Protokoll lokal zu speichern und im Rahmen der Übergabe elektronischer Dateien an die künftige Verwahrstelle zu übergeben.

Die Übersicht Ihres Urkundenverzeichnisses enthält keine Urkundenverzeichniseinträge mehr. Die Übergabe ist abgeschlossen.

Im Protokoll der Urkundenverzeichniseinträge wird die erfolgte Übergabe protokolliert.