Erlischt das Amt einer Notarin oder eines Notars oder wird der Amtssitz in einen anderen Amtsgerichtsbezirk verlegt, so sind die Akten, Verzeichnisse und Urkunden gemäß § 51 BNotO zur weiteren Verwahrung an die Notarkammer oder eine von der Justizverwaltung benannte Amtstätigkeit zu übergeben. Die systemseitige Amtsübergabe ist auch bei der Amtssitzverlegung innerhalb desselben Amtsgerichtsbezirks aus technischen Gründen notwendig.

In den Fällen bei denen Sie lediglich einen Teil, also bspw. von Ihnen verwahrte UVZ-Einträge (beendete Aktenverwahrung), an eine Notarstelle oder Notarkammer weitergeben müssen, nutzen Sie bitte die temporäre Übergabe (§ 45 BNotO).

Nach dem gesetzlichen Regelfall des § 51 Abs. 1 Satz 1 BNotO geht die Verwahrzuständigkeit auf die zuständige Notarkammer über. Die Justizverwaltung kann die Zuständigkeit jedoch gemäß § 51 Abs. 1 Satz 2 BNotO auch einer anderen Notarkammer oder insbesondere einer anderen Notarin oder einem anderen Notar übertragen. In diesem Fall erfolgt die Information an die übergebende Notarin oder den übergebenden Notar durch die entsprechende Verfügung der Justizverwaltung. Bleibt es bei der Regelverwahrzuständigkeit gemäß § 51 Abs. 1 Satz 1 BNotO, muss eine solche Verfügung nicht ergehen. In diesem Fall informiert Sie in der Regel Ihre Notarkammer über die anstehende Übergabe.

Falls Ihnen die Verfügung der Justizverwaltung bzw. die Mitteilung der Notarkammer über den Übergang der Verwahrzuständigkeit kurz vor dem Ende Ihrer Amtstätigkeit nicht vorliegt, kontaktieren Sie bitte die Justizverwaltung bzw. Ihre Notarkammer.

Vorstehendes gilt gleichermaßen, wenn die zukünftige Verwahrzuständigkeit im Falle der Fortführung der Amtsgeschäfte durch eine Notariatsverwalterin oder einen Notariatsverwalter gemäß § 58 BNotO übergeht.

Im Rahmen der Übergabe an die nachfolgende/n Verwahrstelle/n sind neben den Akten und Urkunden auch die Eintragungen in das Urkunden- und Verwahrungsverzeichnis zu übergeben.

In dieser Checkliste für die Amtsübergabe finden Sie die wichtigsten Informationen zur Übergabe der elektronischen Verzeichnisse. Empfehlenswert ist auch der Erklärfilm zur Amtsübergabe.

Beginnen Sie mit den Vorbereitungen vier Wochen vor dem Ende Ihrer Amtstätigkeit:

• Prüfen Sie, ob Ihnen die Verfügung der Justizverwaltung bzw. die Mitteilung der Notarkammer über den Übergang der Verwahrzuständigkeit vorliegt.
• Prüfen Sie, ob die Notarkammer die nachfolgende(n) Verwahrstelle(n) gemäß der Verfügung der Justizverwaltung bzw. der Mitteilung der Notarkammer in das Notarverzeichnis eingetragen hat.
  Fragen Sie ggf. bei Ihrer Notarkammer nach und/oder prüfen Sie die Eintragung in der Anwendung selbst.

Prüfen Sie vor der Durchführung einer Amtsübergabe mithilfe der Kartenverwaltung, ob das Organisationszertifikat auf Ihrer N-Karte vorhanden ist. Hier finden Sie eine kurze Anleitung (siehe I.1. Initialisieren der N-Karten).

Nehmen Sie Kontakt zu der/n künftigen Verwahrstelle/n auf und erkundigen Sie sich, ob dort die Initialisierung der N-Karten für die neue Amtstätigkeit bereits erfolgt ist. Sollte dies noch nicht erfolgt sein, weisen Sie darauf hin, dass dies umgehend nachgeholt werden muss. Lassen Sie sich die erfolgreiche Durchführung bestätigen. Falls eine Amtsübergabe ohne die vorherige Initialisierung der N-Karten auf der empfangenden Seite durchgeführt wird, besteht die Gefahr, dass Dokumente verloren gehen und nicht wiederhergestellt werden können. Eine ordnungsgemäße Amtsübergabe ist dann nicht erfolgt.

Überprüfen Sie die Eintragung der Verwahrzuständigkeiten frühzeitig. Sollte die Eintragung der künftigen Verwahrstellen nicht oder nicht richtig erfolgt sein, kann eine rechtzeitige Korrektur durch die Notarkammer am letzten Tag der Amtstätigkeit nicht zweifelsfrei gewährleistet werden.

Die Übergabe der Urkundenverzeichniseinträge muss spätestens am letzten Tag Ihrer Amtstätigkeit erfolgen.

• Schließen Sie – soweit Ihnen möglich – alle Ihrerseits zu veranlassenden Eintragungen in das Urkundenverzeichnis ab.

Schließen Sie alle geöffneten Reiter der Anwendung. Die Startseite bleibt geöffnet.

Sollte/n keine künftige/n Verwahrstelle/n angezeigt werden oder die Verwahrstelle/n nicht mit der Ihnen vorliegenden Verfügung der Justizverwaltung bzw. der Mitteilung der Notarkammer übereinstimmen, brechen Sie die Amtsübergabe über die Aktion Schließen ab und wenden sich zwecks Klärung zunächst an Ihre Notarkammer.

Für die Zuordnung der Urkundenverzeichniseinträge ist zu unterscheiden, ob eine oder mehrere künftige Verwahrstellen vorgesehen sind.

Müssen mehrere Verbindungen gelöst werden, bietet es sich an, die Übersicht über die Verbindungen zu exportieren, um sie im Anschluss nacheinander zu lösen. Gehen Sie dabei wie im Kapitel Verbindungen beschrieben vor. Beginnen Sie anschließend die Amtsübergabe erneut.