Dauerhafte Übergabe zur Verwahrung (§§ 51, 58 BNotO)

Erlischt das Amt einer Notarin oder eines Notars oder wird der Amtssitz in einen anderen Amtsgerichtsbezirk verlegt, so sind die Akten, Verzeichnisse und Urkunden gemäß § 51 BNotO zur weiteren Verwahrung an die Notarkammer oder eine von der Justizverwaltung benannte Amtstätigkeit zu übergeben. Die systemseitige Amtsübergabe ist auch bei der Amtssitzverlegung innerhalb desselben Amtsgerichtsbezirks aus technischen Gründen notwendig.

In den Fällen bei denen Sie lediglich einen Teil, also bspw. von Ihnen verwahrte UVZ-Einträge (beendete Aktenverwahrung), an eine Notarstelle oder Notarkammer weitergeben müssen, nutzen Sie bitte die temporäre Übergabe (§ 45 BNotO).

Nach dem gesetzlichen Regelfall des § 51 Abs. 1 Satz 1 BNotO geht die Verwahrzuständigkeit auf die zuständige Notarkammer über. Die Justizverwaltung kann die Zuständigkeit jedoch gemäß § 51 Abs. 1 Satz 2 BNotO auch einer anderen Notarkammer oder insbesondere einer anderen Notarin oder einem anderen Notar übertragen. In diesem Fall erfolgt die Information an die übergebende Notarin oder den übergebenden Notar durch die entsprechende Verfügung der Justizverwaltung. Bleibt es bei der Regelverwahrzuständigkeit gemäß § 51 Abs. 1 Satz 1 BNotO, muss eine solche Verfügung nicht ergehen. In diesem Fall informiert Sie in der Regel Ihre Notarkammer über die anstehende Übergabe.

Falls Ihnen die Verfügung der Justizverwaltung bzw. die Mitteilung der Notarkammer über den Übergang der Verwahrzuständigkeit kurz vor dem Ende Ihrer Amtstätigkeit nicht vorliegt, kontaktieren Sie bitte die Justizverwaltung bzw. Ihre Notarkammer.

Vorstehendes gilt gleichermaßen, wenn die zukünftige Verwahrzuständigkeit im Falle der Fortführung der Amtsgeschäfte durch eine Notariatsverwalterin oder einen Notariatsverwalter gemäß § 58 BNotO übergeht.

Im Rahmen der Übergabe an die nachfolgende/n Verwahrstelle/n sind neben den Akten und Urkunden auch die Eintragungen in das Urkunden- und Verwahrungsverzeichnis zu übergeben.

In dieser Checkliste für die Amtsübergabe finden Sie die wichtigsten Informationen zur Übergabe der elektronischen Verzeichnisse. Empfehlenswert ist auch der Erklärfilm zur Amtsübergabe.

Vorbereitungen

Rechtzeitig vor Ende der Amtstätigkeit

Beginnen Sie mit den Vorbereitungen vier Wochen vor dem Ende Ihrer Amtstätigkeit:

  • Prüfen Sie, ob Ihnen die Verfügung der Justizverwaltung bzw. die Mitteilung der Notarkammer über den Übergang der Verwahrzuständigkeit vorliegt.
  • Prüfen Sie, ob die Notarkammer die nachfolgende(n) Verwahrstelle(n) gemäß der Verfügung der Justizverwaltung bzw. der Mitteilung der Notarkammer in das Notarverzeichnis eingetragen hat.
    Fragen Sie ggf. bei Ihrer Notarkammer nach und/oder prüfen Sie die Eintragung in der Anwendung selbst.

Prüfen Sie vor der Durchführung einer Amtsübergabe mithilfe der Kartenverwaltung, ob das Organisationszertifikat auf Ihrer N-Karte vorhanden ist. Hier finden Sie eine kurze Anleitung (siehe I.1. Initialisieren der N-Karten).

Nehmen Sie Kontakt zu der/n künftigen Verwahrstelle/n auf und erkundigen Sie sich, ob dort die Initialisierung der N-Karten für die neue Amtstätigkeit bereits erfolgt ist. Sollte dies noch nicht erfolgt sein, weisen Sie darauf hin, dass dies umgehend nachgeholt werden muss. Lassen Sie sich die erfolgreiche Durchführung bestätigen. Falls eine Amtsübergabe ohne die vorherige Initialisierung der N-Karten auf der empfangenden Seite durchgeführt wird, besteht die Gefahr, dass Dokumente verloren gehen und nicht wiederhergestellt werden können. Eine ordnungsgemäße Amtsübergabe ist dann nicht erfolgt.

Überprüfen Sie die Eintragung der Verwahrzuständigkeiten frühzeitig. Sollte die Eintragung der künftigen Verwahrstellen nicht oder nicht richtig erfolgt sein, kann eine rechtzeitige Korrektur durch die Notarkammer am letzten Tag der Amtstätigkeit nicht zweifelsfrei gewährleistet werden.

Spätestens am letzten Tag der Amtstätigkeit

Die Übergabe der Urkundenverzeichniseinträge muss spätestens am letzten Tag Ihrer Amtstätigkeit erfolgen.

  • Schließen Sie – soweit Ihnen möglich – alle Ihrerseits zu veranlassenden Eintragungen in das Urkundenverzeichnis ab.

Übergabe beginnen

Schließen Sie alle geöffneten Reiter der Anwendung. Die Startseite bleibt geöffnet.

Wählen Sie in der Navigationsleiste zum Urkundenverzeichnis den Untermenüpunkt Amtsübergabe aus.

Ein Dialog zur Auswahl der Übergabeart öffnet sich. Die Verwahrungsübergabe nach § 51, § 58 BNotO ist vorausgewählt.

Bestätigen Sie mit OK.

Sind weitere Reiter des Urkundenverzeichnisses geöffnet, werden SIe von der Anwendung darüber informiert.

Betätigen Sie die Schaltfläche Alle schließen, damit alle geöffneten UVZ-Reiter geschlossen werden können.

Der Amtsübergabedialog öffnet sich in einem neuen Reiter.

Die künftige/n Verwahrstelle/n werden angezeigt.

Sollte/n keine künftige/n Verwahrstelle/n angezeigt werden oder die Verwahrstelle/n nicht mit der Ihnen vorliegenden Verfügung der Justizverwaltung bzw. der Mitteilung der Notarkammer übereinstimmen, brechen Sie die Amtsübergabe über die Aktion Schließen ab und wenden sich zwecks Klärung zunächst an Ihre Notarkammer.

Zuordnung der Urkundenverzeichniseinträge

Für die Zuordnung der Urkundenverzeichniseinträge ist zu unterscheiden, ob eine oder mehrere künftige Verwahrstellen vorgesehen sind.

Übergabe durchführen

Betätigen Sie in der Aktionsleiste die Schaltfläche Durchführen.

Falls miteinander verbundene Einträge an unterschiedliche Verwahrstellen übergeben werden, ist die Übergabe nicht durchführbar. Die Verbindung der Einträge muss vorher gelöst werden. Prüfen Sie, ob eine Auflösung der Verbindung sinnvoll und gewollt ist. Kontaktieren Sie im Zweifel die zuständige Notarkammer.

Müssen mehrere Verbindungen gelöst werden, bietet es sich an, die Übersicht über die Verbindungen zu exportieren, um sie im Anschluss nacheinander zu lösen. Gehen Sie dabei wie im Kapitel Verbindungen beschrieben vor. Beginnen Sie anschließend die Amtsübergabe erneut.

Die ausgewählten UVZ-Einträge werden aus Ihrem Urkundenverzeichnis in das Urkundenverzeichnis der nachfolgenden Verwahrstelle/n übertragen. Die Einträge können nicht zurückgeholt und die laufende Übergabe nicht abgebrochen werden.

Möchten Sie die Übergabe durchführen, bestätigen Sie mit OK.

Anschließend öffnet sich der KeyManagerClient in diesem werden Sie aufgefordert die Sessionerstellung zu beginnen. Nutzen Sie die Schaltfläche Sessionerstellung beginnen. Es erfolgt eine PIN-Abfrage.

Es muss die N-Karte im Kartenlesegerät eingesteckt sein.

 

War die PIN-Abfrage erfolgreich, erhalten Sie den Modalen Dialog, dass die Sessionanmeldung erfolgreich war. Betätigen Sie die Schaltfläche Vorgang abschließen.

Befinden sich im Urkundenverzeichnis nicht archivierte Dokumente werden Sie über den Modalen Dialog darauf hingewiesen und können über die Schaltfläche Abbrechen die Übergabe abbrechen. Insofern Sie mit OK bestätigen wird die Übergabe fortgesetzt und die nicht archivierten Dokumente von den jeweilig aufgelisteten UVZ-EInträgen während der laufenden Übergabe entfernt.

Insofern nicht archivierte Dokumente bei einer Übergabe übergeben werden, werden diese Dokumente von den jeweiligen UVZ-Einträgen entfernt und nicht mit übergeben.

Es öffnet sich der modale Dialog der Umschlüsselung. Hier wird Ihnen der Fortschritt der Amtsübergabe, insbesondere bei der Umschlüsselung der Dokumente, angezeigt.

 

Wenn es zu Fehlern bei der Umschlüsselung der Dokumente gekommen ist, öffnet sich das Fenster Übergabefehler, in dem Ihnen die Fehler angezeigt werden. Stoßen Sie den Umschlüsselungsprozess ein weiteres Mal an, indem Sie auf Ok klicken. 

Ihre Urkundenverzeichniseinträge werden in das Urkundenverzeichnis der zukünftigen Verwahrstelle übertragen. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Nach dem Abschluss der Übergabe haben Sie die Möglichkeit, ein Übergabeprotokoll zu generieren. Wir empfehlen, dieses Protokoll lokal zu speichern und im Rahmen der Übergabe elektronischer Dateien an die künftige Verwahrstelle zu übergeben.

Die Übersicht Ihres Urkundenverzeichnisses enthält keine Urkundenverzeichniseinträge mehr. Die Übergabe ist abgeschlossen.

Im Protokoll der Urkundenverzeichniseinträge wird die erfolgte Übergabe dokumentiert.

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