Erlischt das Amt einer Notarin oder eines Notars oder wird der Amtssitz in einen anderen Amtsgerichtsbezirk verlegt, so sind die Akten, Verzeichnisse und Urkunden gemäß § 51 BNotO zur weiteren Verwahrung an die Notarkammer oder eine/n von der Justizverwaltung benannte/n Notar/in zu übergeben. Aus technischen Gründen ist eine Amtsübergabe zusätzlich auch bei der Amtssitzverlegung innerhalb desselben Amtsgerichtsbezirks notwendig.

Nach dem gesetzlichen Regelfall des § 51 Abs. 1 Satz 1 BNotO geht die Verwahrzuständigkeit auf die zuständige Notarkammer über. Die Justizverwaltung kann die Zuständigkeit jedoch gemäß § 51 Abs. 1 Satz 2 BNotO auch einer anderen Notarkammer oder insbesondere einer anderen Notarin oder einem anderen Notar übertragen. In diesem Fall erfolgt die Information an die übergebende Notarin oder den übergebenden Notar durch die entsprechende Verfügung der Justizverwaltung. Bleibt es jedoch bei der Regelverwahrzuständigkeit des § 51 Abs. 1 Satz 1 BNotO, muss eine solche Verfügung nicht ergehen. In diesem Fall informiert Sie in der Regel Ihre Notarkammer über die anstehende Übergabe.

Falls Ihnen die Verfügung bzw. die Mitteilung kurz vor dem Ende Ihrer Amtstätigkeit nicht vorliegt, kontaktieren Sie die Justizverwaltung bzw. Ihre Notarkammer.

Vorstehendes gilt gleichermaßen, wenn die zukünftige Verwahrzuständigkeit im Falle der Fortführung der Amtsgeschäfte durch eine Notariatsverwalterin oder einen Notariatsverwalter gemäß § 58 BNotO übergeht.

Im Rahmen der Übergabe an die nachfolgende/n Verwahrstelle/n sind neben den Akten und Urkunden auch die Eintragungen in das Urkunden- und Verwahrungsverzeichnis zu übergeben.

In dieser Checkliste für die Amtsübergabe finden Sie die wichtigsten Informationen zur Übergabe der elektronischen Verzeichnisse.

Beginnen Sie mit den Vorbereitungen vier Wochen vor dem Ende Ihrer Amtstätigkeit:

• Prüfen Sie, ob Ihnen die Verfügung der Justizverwaltung bzw. die Mitteilung der Notarkammer über den Übergang der Verwahrzuständigkeit vorliegt.
• Prüfen Sie, ob die Notarkammer die künftig verwahrende/n Stelle/n gemäß Verfügung der Justizverwaltung bzw. Mitteilung der Notarkammer in das Notarverzeichnis eingetragen hat.
  Fragen Sie ggf. bei Ihrer Notarkammer nach und/oder prüfen Sie die Eintragung in der Anwendung selbst.

Prüfen Sie vor der Durchführung einer Amtsübergabe, mit Hilfe der Kartenverwaltung, ob das Organisationszertifikat auf der gesteckten Karte vorhanden ist. Hier finden Sie eine kurze Anleitung (siehe I.1. Initialisieren der N-Karten).

Nehmen Sie Kontakt zu der/n künftigen Verwahrstelle/n auf und klären Sie ab, ob dort die Initialisierung der N-Karten für die neue Amtstätigkeit bereits erfolgt ist (siehe dazu „B. Vorbereitung der übernehmenden Amtstätigkeit“). Sollte dies noch nicht erfolgt sein, weisen Sie darauf hin, dass dies umgehend nachgeholt werden muss. Lassen Sie sich die erfolgreiche Durchführung bestätigen. Falls eine Amtsübergabe ohne die vorherige Initialisierung der NKarten auf der empfangenden Seite durchgeführt wird, besteht die Gefahr, dass Dokumente verloren gehen und nicht wiederhergestellt werden können. Eine ordnungsgemäße Amtsübergabe ist dann nicht erfolgt.

Warten Sie mit den Prüfungen nicht bis zum letzten Tag Ihrer Amtstätigkeit. Sollte die Eintragung der künftigen Verwahrstellen nicht oder nicht richtig erfolgt sein, kann es am letzten Tag der Amtstätigkeit zu spät sein, noch eine Korrektur durch die Notarkammer vornehmen zu lassen.

Die Übergabe der Urkundenverzeichniseinträge muss spätestens am letzten Tag Ihrer Amtstätigkeit erfolgen.

• Schließen Sie – soweit Ihnen möglich – alle Ihrerseits zu veranlassenden Eintragungen in das Urkundenverzeichnis ab.

Schließen Sie alle geöffneten Reiter der Anwendung (die Startseite bleibt geöffnet).

Sollte/n keine künftige/n Verwahrstelle/n angezeigt werden oder die Verwahrstelle/n nicht mit einer Ihnen vorliegenden Verfügung der Justizverwaltung bzw. einer Mitteilung der Notarkammer übereinstimmen, brechen Sie die Amtsübergabe über die Aktion Schließen ab und wenden sich zwecks Klärung zunächst an Ihre Notarkammer.

Für die Zuordnung der Urkundenverzeichniseinträge ist zu unterscheiden, ob eine oder mehrere künftige Verwahrstellen vorgesehen sind.

Handelt es sich um mehrere zu lösende Verbindungen bietet es sich an, die Übersicht über die Verbindungen zu exportieren, um sie im Anschluss nacheinander zu lösen. Gehen Sie dabei wie im Kapitel Verbindungen beschrieben vor. Beginnen Sie im Anschluss die Amtsübergabe erneut.