Es besteht die Möglichkeit, die Gültigkeit der Signatur des im Urkundenarchiv verwahrten Ausgangsdokuments unmittelbar im UVZ-Modul nachzuvollziehen.

Beim Start des Prozesses Abschrift erstellen wird kenntlich gemacht, ob die Signatur gültig ist oder nicht:

• Im Falle einer ungültigen Signatur zeigt die Anwendung farblich hervorgehoben Signatur ungültig  an.
• Ist die Signatur gültig, dann wird an derselben Stelle Signatur vorhanden angezeigt.

Die Gültigkeit der Signatur sowie weitere Details können auch außerhalb des Abschriftsprozesses im jeweiligen UVZ-Eintrag auf der Karteikarte Dokumente angezeigt werden. Hierzu fährt man mit dem Mauszeiger auf die Spalte Signatur. Es werden die zur Signaturanbringung gespeicherten Signaturdaten angezeigt.

Die dargestellten Wege zur Prüfung der Signatur führen allerdings nicht zu einer neuen Signaturprüfung in Echtzeit, sondern zu einer Anzeige der zur Signaturanbringung gespeicherten Daten. Diese stammen vom Zeitpunkt der Archivierung im elektronischen Urkundenarchiv, zu dem automatisch eine Signaturprüfung erfolgt.

1. Wählen Sie in der Übersicht Ihres Urkundenverzeichnisses einen UVZ-Eintrag durch Anhaken der jeweiligen Checkbox aus.
2. Klicken Sie anschließend in der Aktionsleiste auf die Schaltfläche Abschrift erstellen.

3. Nun öffnet sich das Fenster Abschrift erstellen. Hier können Sie zwischen dem Erstellen einer papierbasierten oder einer elektronischen Abschrift wählen. Bei Notarinnen und Notaren ist die papierbasierte Abschrift vorausgewählt.

4. Stellen Sie sicher, dass die papierbasierte Abschrift ausgewählt ist. Markieren Sie anschließend die für die Abschrift relevanten Dokumente, indem Sie die Checkboxen vor den jeweiligen Dokumentennamen anhaken.

Beachten Sie, dass lediglich archivierte Dokumente auswählbar sind. Die archivierten Dokumente zu verbundenen UVZ-Einträgen werden Ihnen ebenfalls angeboten.

5. Bestätigen Sie das Erstellen der Abschrift über die Schaltfläche Ok.

6. Nun öffnet sich der Dialog Be­glau­bi­gungs­ver­mer­ke (Aus­ga­be in Pa­pier­form). Hier können Sie einen Beglaubigungsvermerk an die Abschrift anfügen.

Über die Auswahlleiste Textvorlage zu Vermerktext hinzufügen können Sie eine Textvorlage auswählen und im darunter liegenden Feld bearbeiten. Klicken Sie auf Anfügen, um den Beglaubigungsvermerk der Abschrift beizufügen. Über die Schaltfläche Abbrechen wird der Abschrift kein Vermerk beigefügt.

7. Anschließend öffnet sich die erstellte Abschrift im Bearbeitungsmodus. Im Bearbeitungsmodus können Sie

• Textstellen weißen,
• Seiten löschen, einfügen oder drehen,
• ein Dokument nach PDF/A-1b konvertieren und es auf PDF/A-1b-Konformität validieren.

Weitergehende Informationen zu den Bearbeitungsoptionen sind im Artikel Dokument bearbeiten veröffentlicht.

8. Die erstellte Abschrift können Sie über die Schaltfläche Herunterladen in der Aktionsleiste auf Ihrem Computer speichern. Wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster den gewünschten Speicherort auf Ihrem Computer aus. Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf Ordner auswählen ab.

9. Möchten Sie die erstellte Abschrift ausdrucken, betätigen Sie in der Aktionsleiste die Schaltfläche Drucken.

Mit einem Klick in der Aktionsleiste auf die Schaltfläche Abbrechen können Sie das Erstellen der Abschrift jederzeit abbrechen.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie mit Ihrer Signaturkarte in XNP angemeldet sind. Andernfalls kommt es beim Signieren zu einer Fehlermeldung.

1. Führen Sie die Schritte 1. bis 3. der Anleitung zum Erstellen einer papierbasierten Abschrift aus.
2. Wählen Sie im Fenster Abschrift erstellen Elektronische Abschrift aus.

3. Folgen Sie den Schritten 5. bis 7. der Anleitung zum Erstellen einer papierbasierten Abschrift.

4. Starten Sie anschließend den Signiervorgang, indem Sie in der Aktionsleiste auf die Schaltfläche Signieren klicken.

5. Nun öffnet sich die Signaturmappe mit einer Dokumentenübersicht, in der Sie Ihre elektronische Abschrift überprüfen können.

6. Klicken Sie in der Aktionsleiste nun auf Signieren. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie darauf hingewiesen werden, dass eine vorherige Prüfung der Dokumente notwendig ist. Betätigen Sie die Schaltfläche Ok, um den Signaturprozess anzustoßen.

7. Es öffnet sich die Kartenverwaltung. Wählen Sie nun das gewünschte Fernsignaturzertifikat zum Signieren aus.

8. Sie werden an Ihrem Kartenlesegerät dazu aufgefordert, die PIN Ihrer N-Karte einzugeben.

9. Im Anschluss wird Ihnen die Zusammenfassung des Signaturprozesses angezeigt. Überprüfen Sie diese und schließen Sie den Dialog über die Schaltfläche Schließen.