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Abschrift erstellen
Um eine Abschrift erstellen zu können, muss der betreffende UVZ-Eintrag mindestens ein archiviertes Dokument enthalten. Der Eintrag kann sich entweder im Status Eingetragen, Zu Bestätigen oder Zu Signieren befinden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung – Abschrift erstellen
Die Schaltfläche Abschrift erstellen finden Sie alternativ in der Aktionsleiste, wenn Sie die Bearbeitungsansicht nach einem Klick auf Bearbeiten öffnen oder wenn Sie sich mit Betätigen der Schaltfläche Öffnen den Gesamtüberblick anzeigen lassen.
3. Nun öffnet sich das Fenster Abschrift erstellen. Hier können Sie zwischen dem Erstellen einer papierbasierten oder einer elektronischen Abschrift wählen. Bei Notarinnen und Notaren ist die papierbasierte Abschrift vorausgewählt.
4. Stellen Sie sicher, dass die papierbasierte Abschrift ausgewählt ist. Markieren Sie anschließend die für die Abschrift relevanten Dokumente, indem Sie die Checkboxen vor den jeweiligen Dokumentennamen anhaken.
Beachten Sie, dass lediglich archivierte Dokumente auswählbar sind. Die archivierten Dokumente zu verbundenen UVZ-Einträgen werden Ihnen ebenfalls angeboten.
5. Bestätigen Sie das Erstellen der Abschrift über die Schaltfläche Ok.
6. Nun öffnet sich der Dialog Beglaubigungsvermerke (Ausgabe in Papierform). Hier können Sie einen Beglaubigungsvermerk an die Abschrift anfügen.
Über die Auswahlleiste Textvorlage zu Vermerktext hinzufügen können Sie eine Textvorlage auswählen und im darunter liegenden Feld bearbeiten. Klicken Sie auf Anfügen, um den Beglaubigungsvermerk der Abschrift beizufügen. Über die Schaltfläche Abbrechen wird der Abschrift kein Vermerk beigefügt.
7. Anschließend öffnet sich die erstellte Abschrift im Bearbeitungsmodus. Im Bearbeitungsmodus können Sie
- Textstellen weißen,
- Seiten löschen, einfügen oder drehen,
- ein Dokument nach PDF/A-1b konvertieren und es auf PDF/A-1b-Konformität validieren.
Weitergehende Informationen zu den Bearbeitungsoptionen sind im Artikel Dokument bearbeiten veröffentlicht.
Schritt-für-Schritt-Anleitung – Elektronische Abschrift erstellen
- Führen Sie die Schritte 1. bis 3. der Anleitung zum Erstellen einer papierbasierten Abschrift aus.
- Wählen Sie im Fenster Abschrift erstellen Elektronische Abschrift aus.
3. Folgen Sie den Schritten 5. bis 7. der Anleitung zum Erstellen einer papierbasierten Abschrift.
4. Starten Sie anschließend den Signiervorgang, indem Sie in der Aktionsleiste auf die Schaltfläche Signieren klicken.
5. Nun öffnet sich die Signaturmappe mit einer Dokumentenübersicht, in der Sie Ihre elektronische Abschrift überprüfen können.
10. Führen Sie abschließend Schritt 8 der Anleitung zum Erstellen einer papierbasierten Abschrift aus.