Einstellen umfangreicher Dokumente (Dateigröße über 250 MB)

In der elektronische Urkundensammlung können derzeit zuverlässig Dateien bis zu einer Größe von 250 MB signiert werden. Unter Beachtung der Vorgaben der Muster-Verfahrensdokumentation entspricht diese Dateigröße einem in Farbe und mit einer Auflösung von 300 dpi gescannten Dokument mit ca. 500 Seiten. In diesem Artikel gehen wir auf den Umgang mit besonders umfangreichen Urkunden und deren Einstellung in die elektronische Urkundensammlung ein. Die nachstehend beschriebene Vorgehensweise ist insbesondere dann zu empfehlen, wenn ein Dokument andernfalls eine Dateigröße von mehr als 250 MB erreicht.

Dokument in Teilen scannen

Um das Dokument zum dazugehörigen UVZ-Eintrag einstellen zu können, sollten Sie es zunächst in mehrere Dokumente aufteilen und diese Teile einzeln einscannen.

Bei der Vergabe der Dateinamen ist es empfehlenswert, die gewählte Aufteilung zu berücksichtigen.
Benennen Sie die Datein bspw. mit:

UVZ_6_2022_Seiten_1-500, UVZ_6_2022_Seiten_501-1000 usw. oder UVZ_6_2022_Teil_1, UVZ_6_2022_Teil_2 usw..

Damit ist eine schnelle Zuordnung der Dateien beim Hinzufügen zum UVZ-Eintrag gewährleistet.

 

Dokument zum UVZ-Eintrag hinzufügen

  • Das erste Teildokument (z.B. die Seiten 1 bis 500) sollten als Hauptdokumentim Dokumententyp Elektronische Fassung der Urschrift in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden.
  • Die weiteren Teildokumente (z.B. die Seite 501 bis 1000 und 1001 bis 1500 usw.) sollten jeweils als Sonstiges Dokument im Dokumententyp Elektronische Fassung eines Papierdokuments eingestellt werden. Entsprechend ist auch mit besonders umfangreichen Anlagen zu einer Urkunde zu verfahren.

Übereinstimmungsvermerk anfügen

  • Fügen Sie jeweils die Übereinstimmungsvermerke an. Nach dem Rechtsgedanken des § 56 Abs. 1 Satz 3 BeurkG muss im jeweiligen Übereinstimmungsvermerk festgehalten werden, dass es sich jeweils nur um einen Teil der elektronischen Fassung der Urschrift handelt.

Virtuelle Verbindung mit Schnur und Siegel

Mehrere Dokumente, die als Hauptdokument und als Sonstiges Dokument unter einer gemeinsamen UVZ-Nr. in der elektronischen Urkundensammlung verwahrt werden, sind dort so miteinander verbunden, wie es einer Verbindung mit Schnur und Siegel in der Papierwelt entspricht. Diese Dokumente können gemäß § 78h Abs. 3 Satz 1 BNotO bei der Erstellung einer Abschrift oder einer Ausfertigung nur zusammen abgerufen werden.