In der elektronischen Urkundensammlung können derzeit zuverlässig Dateien bis zu einer Größe von 500 MB signiert werden. Unter Beachtung der Vorgaben der Muster-Verfahrensdokumentation entspricht diese Dateigröße einem in Farbe und mit einer Auflösung von 300 dpi gescannten Dokument mit ca. 1.000 Seiten. In diesem Artikel gehen wir auf den Umgang mit besonders umfangreichen Urkunden und deren Einstellung in die elektronische Urkundensammlung ein. Die nachstehend beschriebene Vorgehensweise ist insbesondere dann zu empfehlen, wenn ein Dokument andernfalls eine Dateigröße von mehr als 500 MB erreicht.

Um das Dokument zum dazugehörigen UVZ-Eintrag einstellen zu können, sollten Sie es zunächst in mehrere Dokumente aufteilen und diese Teile einzeln einscannen.

Bei der Vergabe der Dateinamen ist es empfehlenswert, die gewählte Aufteilung zu berücksichtigen.
Benennen Sie die Datein bspw. mit:

UVZ_6_2022_Seiten_1-1.000, UVZ_6_2022_Seiten_1.001-2.000 usw. oder UVZ_6_2022_Teil_1, UVZ_6_2022_Teil_2 usw..

Damit ist eine schnelle Zuordnung der Dateien beim Hinzufügen zu einem UVZ-Eintrag gewährleistet.

Mehrere Dokumente, die als Hauptdokument und als Sonstiges Dokument unter einer gemeinsamen UVZ-Nr. in der elektronischen Urkundensammlung verwahrt werden, sind dort so miteinander verbunden, wie es einer Verbindung mit Schnur und Siegel in der Papierwelt entspricht. Diese Dokumente können gemäß § 78h Abs. 3 Satz 1 BNotO bei der Erstellung einer Abschrift oder einer Ausfertigung nur zusammen abgerufen werden.