Korrekturvermerk bestätigen, verwerfen oder zurückweisen
Änderungen und Zusätze an einem bereits eingetragenen UVZ-Eintrag müssen dauerhaft dokumentiert und von der Notarin oder dem Notar bestätigt werden (§ 20 Abs. 1 NotAktVV). Ist eine Bearbeitung an einem bereits in das Urkundenverzeichnis eingetragenen UVZ-Eintrag erforderlich, so erzeugt die Anwendung einen zu bestätigenden Korrekturvermerk. Eine ausführliche Erläuterung bietet der Erklärfilm "UVZ-Eintrag im Status Eingetragen bearbeiten und Bestätigung des Korrekturvermerks".
Dieser Vermerk dokumentiert im Einzelnen:
- Datum der Änderung,
- die ändernde Aktion,
- die Karteikarte, auf der die Änderung vorgenommen wurde,
- das geänderte Datenfeld,
- alter Wert (Eintrag vor der Änderung),
- neuer Wert (Eintrag nach der Änderung),
- Grund der Änderung (erfasst durch den ändernden Nutzer),
- Datum der Bestätigung,
- Bestätigende/r Notarin oder Notar.
Nach Eintragung einer Änderung zu einem UVZ-Eintrag erhält der Eintrag den Status Zu Bestätigen/Signieren und der Korrekturvermerk den Status Zu Bestätigen. Dieser lässt erkennen, dass eine Bestätigung aussteht.
Im Urkundenverzeichnis wird eine vorgenommene Änderung erst mit ihrer Bestätigung rechtsverbindlicher Inhalt des Verzeichnisses (Achtung: Anders im Verwahrungsverzeichnis! Im Verwahrungsverzeichnis werden Änderungen sofort mit Eintragung, also auch schon ohne Bestätigung, zum rechtsverbindlichen Inhalt des Verzeichnisses.). Noch nicht bestätigte Änderungen können im Urkundenverzeichnis gänzlich verworfen oder durch Zurückweisung nachbearbeitet werden. Lesen Sie dazu die Abschnitte Verwerfen einer Änderung und Zurückweisen einer Änderung.
Die Aktion Bestätigen steht für Notarinnen und Notare, nicht jedoch für Mitarbeitende, in den Aktionsleisten der Übersicht des Urkundenverzeichnisses, des Bearbeitungsmodus sowie des Gesamtüberblicks zur Verfügung.
Bestätigen eines Korrekturvermerks aus der Übersicht des Urkundenverzeichnisses
- Wählen Sie in der Übersicht des Urkundenverzeichnisses den UVZ-Eintrag im Status Zu Bestätigen/Signieren durch Anhaken der entsprechenden Checkbox aus. Die Bestätigung eines Korrekturvermerks können Sie auch aus dem Bearbeitungsmodus oder dem Gesamtüberblick eines UVZ-Eintrags vornehmen. Sie können auch mehrere UVZ-Einträge (maximal 25) zur Bestätigung auswählen. Sie können auch mehrere UVZ-Einträge (maximal 25) zur Bestätigung auswählen.
- Betätigen Sie die Aktion Bestätigen in der Aktionsleiste.
- Es öffnet sich der Bestätigungsdialog mit Informationen zu den geänderten UVZ-Einträgen sowie einem Link auf die Details des jeweiligen Korrekturvermerks.
- Öffnen Sie durch Klick auf den Link die Details des Korrekturvermerks.
- Prüfen Sie die vorgenommene Änderung und schließen Sie die Detailansicht mit OK. Der Bestätigungsdialog ist wieder sichtbar.
- Es stehen Ihnen vier Weiterbearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung Bestätigen, Überspringen, Verwerfen oder Zurückweisen.
Bestätigen des Korrekturvermerks
Wählen Sie Bestätigen, wenn Sie den Korrekturvermerk jetzt bestätigen wollen.
- Die vorgenommenen Änderungen werden rechtsverbindlich in das Urkundenverzeichnis eingetragen.
- Dem Korrekturvermerk wird Datum der Bestätigung und bestätigende Notarin oder bestätigender Notar angefügt. Korrekturvermerke können Sie im Gesamtüberblick eines UVZ-Eintrags sowie im Bearbeitungsmodus auf der Karteikarte Vermerke einsehen.
Überspringen einer Änderung
Haben Sie mehrere UVZ-Einträge zur Bestätigung ausgewählt und möchten Sie einen der Korrekturvermerke zum aktuellen Zeitpunkt nicht bestätigen, so wählen Sie für diesen Vermerk Überspringen.
- Der Korrekturvermerk zu diesem UVZ-Eintrag wird von der Bestätigung ausgeschlossen.
- Der UVZ-Eintrag verbleibt im Status Zu Bestätigen/Signieren und kann zu einem späteren Zeitpunkt erneut zur Bestätigung ausgewählt werden.
Verwerfen einer Änderung
Möchten Sie eine vorgenommene Änderung rückgängig machen, so wählen Sie Verwerfen.
- Das geänderte Datenfeld wird auf den Stand vor der Änderung zurückgesetzt.
- Der UVZ-Eintrag erhält den Status, den er vor der Änderung innehatte.
Vorgenommene Änderungen können ausschließlich im UVZ zurückgenommen werden, im VVZ dagegen nicht.
Zurückweisen eines Korrekturvermerks
Möchten Sie den Korrekturvermerk an den bearbeitenden Mitarbeitenden zurückgeben, so wählen Sie Zurückweisen und erfassen Sie bei Bedarf eine interne Notiz für die weiterbearbeitenden Mitarbeitenden. Die Zurückweisung können Sie auch aus der Karteikarte Vermerke im Bearbeitungsmodus eines UVZ-Eintrags vornehmen. Zurückweisung und Weiterbearbeitung nach Zurückweisung sind im folgenden Abschnitt Zurückweisen eines Korrekturvermerksund Weiterbearbeitung des UVZ-Eintrags beschrieben.
- Der UVZ-Eintrag wird von der Bestätigung ausgeschlossen und erhält den Status Eingetragen mit Fehlerkennzeichen.
- Die Notiz ist zum Eintrag in der Übersicht des Urkundenverzeichnisses sowie auf der Karteikarte Vermerke sichtbar.
Verwerfen einer Änderung und des damit verbundenen Korrekturvermerks
Solange die Änderung im Urkundenverzeichnis noch nicht bestätigt wurde, kann sie gänzlich verworfen werden.
Mit Verwerfen einer Änderung wird das geänderte Datenfeld auf den Stand vor Änderung zurückgesetzt und der noch zu bestätigende Korrekturvermerk entfernt.
Eine Änderung und den damit verbundenen Korrekturvermerk können Sie zum einen im oben beschriebenen Bestätigungsprozess verwerfen oder aber im Bearbeitungsmodus eines UVZ-Eintrags auf der Karteikarte Vermerke.
- Wählen Sie in der Übersicht des Urkundenverzeichnisses den Eintrag mit dem Status Zu Bestätigen/Signieren durch Anhaken der Checkbox aus.
- Betätigen Sie die Aktion Bearbeiten in der Aktionsleiste.
- Navigieren Sie auf die Karteikarte Vermerke.
- Öffnen Sie den Korrekturvermerk der Änderung, die Sie verwerfen möchten (Status Zu Bestätigen).
- Betätigen Sie die Schaltfläche Verwerfen.
- Die Anwendung fragt, ob Sie den Korrekturvermerk und damit die vorgenommene Änderung verwerfen möchten.
- Bestätigen Sie den Dialog mit OK.
- Die vorgenommene Änderung wird verworfen und das geänderte Datenfeld auf den Stand vor Änderung zurückgesetzt.
- Der UVZ-Eintrag erhält wieder den Status Eingetragen.
Zurückweisen eines Korrekturvermerks und Weiterbearbeitung des UVZ-Eintrags
Solange die Änderung im Urkundenverzeichnis noch nicht bestätigt wurde, kann sie durch Zurückweisung nachbearbeitet werden. Ist es erforderlich, eine vorgenommene Änderung zu korrigieren, muss sie somit zunächst zurückgewiesen werden. Der Grund der Zurückweisung kann durch Anbringen einer Notiz für die weiterbearbeitenden Mitarbeitenden erfasst werden. Diese Notiz dient nur der internen Weiterbearbeitung und wird nicht in das Urkundenverzeichnis eingetragen. Sie wird entfernt, sobald die Bestätigung des UVZ-Eintrags erfolgt ist oder die zurückgewiesene Änderung verworfen wurde.
Das Zurückweisen des Korrekturvermerks bewirkt noch nicht, dass die Änderung „rückgängig“ gemacht wird. Möchten Sie die Änderung nicht in das Verzeichnis eintragen, so müssen Sie sie verwerfen.
Eine Änderung und den damit verbundenen Korrekturvermerk können Sie zum einen im oben beschriebenen Bestätigungsprozess zurückweisen oder aber im Bearbeitungsmodus eines UVZ-Eintrags auf der Karteikarte Vermerke.
Zurückweisen einer Änderung und dem damit verbundenen Korrekturvermerk
- Wählen Sie in der Übersicht des Urkundenverzeichnisses den Eintrag mit dem Status Zu Bestätigen/Signieren durch Anhaken der Checkbox aus.
- Betätigen Sie die Aktion Bearbeiten in der Aktionsleiste.
- Navigieren Sie auf die Karteikarte Vermerke.
- Öffnen Sie den Korrekturvermerk der Änderung, die Sie zurückweisen möchten (Status Zu Bestätigen).
- Betätigen Sie die Schaltfläche Zurückweisen.
- Die Anwendung bietet die Möglichkeit eine Zurückweisungsnotiz für die weiterbearbeitenden Mitarbeitenden zu vermerken.
- Bestätigen Sie den Dialog mit OK.
- Die vorgenommene Änderung wird zurückgewiesen und kann vor ihrer Bestätigung zunächst weiterbearbeitet oder gänzlich verworfen werden.
- Der UVZ-Eintrag erhält den Status Eingetragen (mit Fehlerkennzeichen).
Bearbeiten einer vorgenommenen Änderung nach Zurückweisung
- Suchen Sie in der Übersicht des Urkundenverzeichnisses den Eintrag mit dem Status Eingetragen (mit Fehlerkennzeichen).
- Öffnen Sie die Detailansicht des Eintrags durch Klick auf die jeweilige Zeile.
- Prüfen Sie, ob eine Notiz zur Zurückweisung erfasst wurde.
- Wählen Sie den UVZ-Eintrag durch Anhaken der Checkbox aus.
- Betätigen Sie die Aktion Bearbeiten in der Aktionsleiste.
- Navigieren Sie auf die Karteikarte, auf der die Änderung vorgenommen wurde.
- Die Änderung ist mit einem kleinen Symbol gekennzeichnet und kann nun wie gewünscht nachbearbeitet werden.
- Tragen Sie den UVZ-Eintrag erneut in das Verzeichnis ein.
- Der bereits zur zuvor vorgenommenen Änderung erfasste Korrekturvermerk wird in einem Fenster angezeigt.
- Ergänzen Sie den Änderungsgrund oder verfassen Sie ihn neu und betätigen OK.
- Der UVZ-Eintrag erhält wieder den Status Zu Bestätigen/Signieren.
- Zur Bestätigung fahren Sie fort, wie oben unter Korrekturvermerk bestätigen beschrieben.
Verwerfen einer vorgenommenen Änderung nach Zurückweisung
- Suchen Sie in der Übersicht des Urkundenverzeichnisses den Eintrag mit dem Status Eingetragen (mit Fehlerkennzeichen).
- Öffnen Sie die Detailsicht des Eintrags durch Klick auf die jeweilige Zeile.
- Prüfen Sie, ob eine Notiz zur Zurückweisung erfasst wurde.
- Wählen Sie den UVZ-Eintrag durch Anhaken der Checkbox aus.
- Betätigen Sie die Aktion Bearbeiten in der Aktionsleiste.
- Navigieren Sie auf die Karteikarte Vermerke.
- Öffnen Sie den Vermerk im Status Zurückgewiesen.
- Der Grund der Zurückweisung wird auch hier nochmals unter Notiz angezeigt.
- Betätigen Sie die Schaltfläche Verwerfen.
- Die Anwendung fragt, ob Sie den Korrekturvermerk und damit die vorgenommene Änderung verwerfen möchten.
- Bestätigen Sie den Dialog mit OK.
- Die vorgenommene Änderung wird verworfen und das geänderte Datenfeld auf den Stand vor Änderung zurückgesetzt.
- Der UVZ-Eintrag erhält wieder den Status Eingetragen.
