Für Verfügungen von Todes wegen und Erbverträge gelten besondere Vorschriften. Ergänzend zu den nachfolgenden Informationen verweisen wir auf den Erklärfilm "Welche Besonderheiten gilt es bei Verfügungen von Todes wegen zu berücksichtigen?".

Die Erbverträge, deren besondere amtliche Verwahrung ausgeschlossen ist, müssen in einer Erbvertragssammlung geführt werden (§ 32 NotAktVV).

In der Urkundensammlung sind bei Niederschriften von Verfügungen von Todes wegen, sofern die Beteiligten es wünschen, eine beglaubigte Abschrift und ein Ausdruck der Registrierungsbestätigung des ZTR zu verwahren (§ 31 Nr. 1 a) i. V. m § 34 Abs. 1 NotAktVV). Diese Dokumente sind in elektronischer Form in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren (§ 34 Abs. 1 NotAktVV).

Ist eine beglaubigte Abschrift der Verfügungen von Todes wegen in der Urkundensammlung verwahrt, wird gemäß § 31 Nr. 1 a) i. V. m. § 34 Abs. 2 NotAktVV ebenfalls eine Fassung der elektronisch begl. Abschrift in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren sein.

Sobald der notariell verwahrte Erbvertrag

• nachträglich in die besondere Verwahrung an das Amtsgericht übergeben,
• aus der notariellen Verwahrung zurückgegeben oder
• an das Amtsgericht nach Eintritt des Erbfalls abgeliefert

wird, muss auch dieses Ablieferungsdatum vermerkt werden (§ 16 Abs. 3 NotAktVV).

Das Ablieferungsdatum kann durch das Bearbeiten des UVZ-Eintrags mithilfe des Deaktivierens der Checkbox verwahrter Erbvertrag und dem damit zu erzeugenden Korrekturvermerk angegeben werden. Der Korrekturvermerk ist durch die Notarin oder den Notar zu bestätigen.

Wird der notariell verwahrte Erbvertrag zurückgegeben (§ 33 Abs. 1 NotAktVV) oder die Urschrift der Verfügung von Todes wegen vor der Registrierung im ZTR zum Zwecke des Wiederrufs zur Vernichtung ausgehändigt (§ 33 Abs. 5 NotAktVV), ist an dieser Stelle ein Vermerk mit den Angaben gem. § 9 Nr. 1-3 NotAktVV sowie der UVZ-Nr. zu nehmen.

Ist keine Niederschrift zur Rückgabe des Erbvertrags errichtet worden, soll der Notar in dem Vermerk die Erfüllung seiner Pflichten gem. § 2300 Abs. 1 S. 3 BGB i. V. m. § 2256 Abs. 1 BGB aktenkundig machen. Die Personen, an die der Erbvertrag zurückgegeben wurde, sind mit der Angabe Vor- und Nachname (§ 12 Abs. 2 S. 1, 2 NotAktVV) zu bezeichnen. Der Vermerk muss unterschrieben werden und auf Antrag aller Beteiligten ist die beglaubigte Abschrift der Verfügung von Todes wegen an diese auszuhändigen (§ 33 Abs. 1, 3 NotAktVV).

Sobald die beglaubigte Abschrift aus der Urkundensammlung ausgehändigt wird, ist auch die elektronisch beglaubigte Abschrift aus der elektronischen Urkundensammlung zu löschen und der vorgenannte Vermerk einzustellen (§ 38 Abs. 1,2 NotAktVV).