Eine Amtsübergabe darf derzeit unbedingt nur an Ihre Notarkammer oder an eine Amtstätigkeit (Notarin, Notar, Notariatsverwalterin, Notariatsverwalter) aus dem Bezirk Ihrer Notarkammer erfolgen. Es ist andernfalls nicht sichergestellt, dass die Übergabe angenommen oder zurück übergeben werden kann.

In den Modulen Urkunden- und Verwahrungsverzeichnis wird zwischen drei Arten der Übergabe zur Verwahrung von Urkundenverzeichniseinträgen bzw. Verwahrungsmassen unterschieden:

• Dauerhafte Übergabe an eine Amtsnachfolgerin oder einen Amtsnachfolger (§§ 51, 58 BNotO)
• Temporäre Übergabe (§ 45 BNotO)
• Übergabe durch die Notarkammer
• Übergabe unter Einräumung und Überleitung der Zugangsberechtigung durch die Notarkammer (§ 58 Abs. 5 NotAktVV)

Für die Übergabe von Einträgen sehen Urkunden- und Verwahrungsverzeichnis jeweils die Funktionalitäten der Amtsübergabe vor.

Die Übergaben sind für das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis getrennt auszuführen. Der Ablauf ist im Wesentlichen identisch.

Die Berechtigung zur Durchführung einer Amtsübergabe haben ausschließlich Notarinnen und Notare sowie Notariatsverwalterinnen und Notariatsverwalter.

In den Fällen bei denen Sie lediglich einen Teil, also bspw. von Ihnen verwahrte UVZ-Einträge (beendete Aktenverwahrung), an eine Notarstelle oder Notarkammer weitergeben müssen, nutzen Sie bitte die temporäre Übergabe (§ 45 BNotO).

Das Urkundenverzeichnis bietet darüberhinaus die Funktion zum Akzeptieren und Prüfen von zur Verwahrung übergebener Einträge.

Mit dem Start der Archivierung in der Elektronischen Urkundensammlung zum 26.07.2022 sind weitere Maßnahmen zu berücksichtigen.

Initialisieren Sie unverzüglich Ihre N-Karten. In der Schritt-für-Schritt-Anleitung zu den wichtigsten Funktionen der Benutzer- und der Kartenverwaltung wird unter Ziffer 5.2 im Detail erläutert, wie dieser Vorgang durchzuführen ist. Die Anleitung (Anlage zu Rundschreiben 2/2022 vom 9. Juni 2022) kann hier abgerufen werden.

Überprüfen Sie anschließend, ob sich alle Dokumente, die in die elektronische Urkundensammlung hochgeladen wurden, in dem Dokumentenstatus archiviert befinden. Weitere Informationen dazu lesen Sie im Artikel Archivierung.

Prüfen Sie vor der Durchführung einer Amtsübergabe, mit Hilfe der Kartenverwaltung, ob das Organisationszertifikat auf der gesteckten Karte vorhanden ist. Hier finden Sie eine kurze Anleitung (siehe I.1. Initialisieren der N-Karten).

Nehmen Sie Kontakt zu der nachfolgenden Verwahrstelle (Notarin/Notar, Notariatsverwalterin/Notariatsverwalter, Notarkammer) auf und klären Sie ab, ob dort die Voraussetzungen für die Annahme der Übergabe bereits geschaffen wurden. Bitte entnehmen Sie der Checkliste zur Amtsübergabe, in welchen Fällen eine Initialisierung der N-Karte für die neue Amtstätigkeit erforderlich ist (siehe Seite 5). Sollte dies noch nicht erfolgt sein, weisen Sie darauf hin, dass dies kurzfristig erfolgen muss, und lassen Sie sich die erfolgreiche Durchführung bestätigen.

Falls eine Amtsübergabe ohne die vorherige Initialisierung der N-Karten durchgeführt wird, besteht die Gefahr, dass Dokumente verloren gehen und nicht wiederhergestellt werden können. Eine ordnungsgemäße Amtsübergabe ist dann nicht erfolgt.

Eine Hilfestellung zur Übergabe des Urkunden- und Verwahrungsverzeichnisses bei regulärer Amtsübergabe können Sie hier abrufen oder schauen Sie sich auch gerne den Erklärfilm "Wie wird eine Amtsübergabe im XNP Modul Urkundenverzeichnis durchgeführt?" an.

Schauen Sie sich dazu gern den Film zur Amtsübergabe auf der Seite Erklärfilme an.