Im Zusammenhang mit der Amtsübergabe gemäß §§ 51, 58 BNotO müssen gemäß § 51a Abs. 1 Satz 1 BNotO auch die Akten und Verzeichnisse an die nachfolgende Verwahrstelle übergeben werden und damit der Zugang zu den elektronisch geführten Akten und Verzeichnissen.

Eine selbstständige Amtsübergabe ist künftig für alle Notarinnen und Notare möglich. Lesen Sie dazu mehr im Bereich Urkundenverzeichnis Amtsübergabe (Übergabe zur Verwahrung). Die Checkliste für Amtsübergaben bündelt zusätzlich alle zu beachtenden Schritte, für eine erfolgreiche Übergabe unter Checklisten. Auch ein Erklärfilm bietet informative Unterstützung unter Erklärfilme.

Bei Problemem melden Sie sich gerne bei ihrem Support urkundenarchiv@bnotk.de.

Bevor die Amtsübergabe im „Urkundenverzeichnis“ und im „Verwahrungsverzeichnis“ erfolgen kann, sind einige vorbereitende Maßnahmen zu treffen. Bitte führen Sie die nachfolgend aufgeführten Schritte in der beschriebenen Reihenfolge durch:

Bitte initialisieren Sie unverzüglich Ihre N-Karten, sobald Sie dazu von Ihrer Notarkammer aufgefordert wurden. In der Schritt-für-Schritt-Anleitung zu den wichtigsten Funktionen der Benutzer- und der Kartenverwaltung wird unter Ziffer 5.2 im Detail erläutert, wie dieser Vorgang durchzuführen ist. Die Anleitung (Anlage zu Rundschreiben 2/2022 vom 9. Juni 2022) kann unter https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/intern/rundschreiben abgerufen werden. Unter https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/erklaerfilme finden Sie den passenden Erklärfilm zur Initialisierung.

Bitte überprüfen Sie anschließend, ob sich alle Dokumente, die in die elektronische Urkundensammlung hochgeladen wurden, in dem Status archiviert befinden. Für die Prüfung können Sie den Filter Offene Archivierung benutzen. Betätigen Sie dafür in der UVZ-Übersicht die Schaltfläche Erweiterte Suche. Im Abschnitt Dokumente befindet sich an dritter Stelle die Checkbox Offene Archivierung. Setzen Sie dort ein Häkchen und führen Sie die Suche aus.

Sollten hier keine Einträge angezeigt werden, dürfen Sie davon ausgehen, dass alle Dokumente erfolgreich archiviert wurden.

Wenn Sie feststellen, dass nicht alle Dokumente archiviert wurden, könnte dies daran liegen, dass die Archivierung im Hintergrund noch ausgeführt wird. Dies können Sie an dem sich drehenden Dokumenten-Icon unten rechts in der UVZ-Übersicht erkennen. In diesem Fall warten Sie bitte ab, bis der Vorgang abgeschlossen ist.

Eine andere Erklärung könnte eine fehlerhafte Archivierung sein. Klicken Sie auf das Dokumenten-Icon unten rechts in der UVZ-Übersicht: Nun wird Ihnen angezeigt, wie viele Fehler es gegeben hat. In diesem Fall können Sie die Archivierung der Dokumente erneut anstoßen.

Sollten Ihnen weiterhin Fehler angezeigt werden, kontaktieren Sie bitte den technischen Support unter urkundenarchiv@bnotk.de.

Nehmen Sie Kontakt zu der nachfolgenden Verwahrstelle (Notarin/Notar, Notariatsverwalterin/Notariatsverwalter, Notarkammer) auf und klären Sie ab, ob dort die Voraussetzungen für die Annahme der Übergabe bereits geschaffen wurden. Wesentliche Voraussetzung ist die Initialisierung der Amtstätigkeit bei der aufnehmenden Amtstätigkeit für den Übertrag der Aktenverwahrung. Sollte dies noch nicht erfolgt sein, weisen Sie darauf hin, dass dies kurzfristig erfolgen muss, und lassen sich die erfolgreiche Durchführung bestätigen.

Falls eine Amtsübergabe ohne die vorherige Initialisierung der N-Karten durchgeführt wird, besteht die Gefahr, dass Dokumente verloren gehen und nicht wiederhergestellt werden können. Eine ordnungsgemäße Amtsübergabe ist dann nicht erfolgt.