Mitarbeitendenkarte (M-Karte) verwalten
Im Bereich der Schlüsselverwaltung haben Sie die Möglichkeit, Mitarbeitendenkarten zu verwalten.
Legen Sie zunächst Mitarbeitende über die Benutzerverwaltung an und personalisieren Sie anschließend die über die Zertifizierungsstelle bestellten Mitarbeitendenkarte (M-Karte) über die XNP Kartenverwaltung/Schlüsselverwaltung.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, M-Karten zurückzusetzen und neuen Mitarbeitenden zuzuteilen oder Mitarbeitenden, die mehreren Amtstätigkeiten zuzuordnen sind mehrere Organisationsschlüssel zu vergeben.
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen im Bereich der Schlüsselverwaltung für die Verwaltung Ihrer M-Karten zur Verfügung:
Mitarbeitendenkarte (M-Karte) personalisieren
Mitarbeitendenkarte (M-Karte) mehrere Organisationsschlüssel zuteilen
Mitarbeitendenkarte (M-Karte) zurücksetzen
Mitarbeitendenkarte (M-Karte) personalisieren
Damit auch Ihre Mitarbeitenden Zugriff auf Ihren virtuellen Archivraum im elektronischen Urkundenarchiv haben, benötigen diese jeweils eine personalisierte Mitarbeitendenkarte (M-Karte) mit dem entsprechenden kryptographischen Schlüssel (Organisationsschlüssel).
- Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie die erforderlichen M-Karten bei der Zertifizierungsstelle bestellt und diese erhalten haben.
- Zur Personalisierung der M-Karten benötigen Sie ein zweites Kartenlesegerät.
- In ein Kartenlesegerät stecken Sie eine aktivierte und initialisierte N-Karte ein, in das andere die zu personalisierende M-Karte.
- Öffnen Sie den XNP-Client und melden sich mittels Ihrer aktivierten und initialisierten N-Karte für die gewünschte Amtstätigkeit an.
- Stecken Sie die zu personalisierende M-Karte zusätzlich in ein weiteres Kartenlesegerät.
- Wechseln Sie in die "Kartenverwaltung" und wählen Sie den Menüpunkt "Schlüsselverwaltung".
- Wählen Sie nun den Prozess "M-Karte verwalten"
- Anschließend fahren Sie bitte durch Auswahl des Punktes "M-Karte personalisieren" fort.
- Im nächsten Schritt geben Sie bitte die PUK für die M-Karte an und wählen aus der angezeigten Liste den gewünschten Mitarbeitenden, für den die Karte erstellt werden soll.
Bitte beachten Sie unbedingt die untenstehenden Hinweise zur PIN und PUK-Vergabe.
- Vorgehensweise bei einer neuen Karte: Wählen Sie eine selbst definierte PUK, die aus 8 Zahlen besteht, und geben Sie diese ein. Bewahren Sie die PUK an einem sicheren Ort auf, diese benötigen Sie später zum Entsperren und neu Beschreiben bzw. Zurücksetzen der M-Karte. Eine einmal vergebene 8-stellige PUK für eine M-Karte bleibt für diese Karte erhalten, auch nach Zurücksetzen der Karte.
- Die Karten-PIN wird von der Software generiert. Die PIN benötigen Sie im nächsten Prozess-Schritt, notieren Sie sich die PIN und bewahren Sie diese sicher auf, sie wird nicht abgespeichert.
- Vorgehensweise bei einer M-Karte, die bereits in Betrieb war und zurückgesetzt wurde: Benutzen Sie die bei der ersten Einrichtung vergebene PUK. Geben Sie eine falsche PUK ein, wird der Vorgang abgebrochen.
- Die Karten-PIN wird von der Software generiert. Die PIN benötigen Sie im nächsten Prozess-Schritt, notieren Sie sich die PIN und bewahren Sie diese sicher auf, sie wird nicht abgespeichert.
In der Folge werden nun von beiden beteiligten Karten die PINs abgefragt.
- Bitte beachten Sie hierzu die Anzeigen an den Kartenlesegeräten.
- Die PIN für die M-Karte wurde im vorherigen Schritt systemseitig generiert und Ihnen zur weiteren Verwendung angezeigt.
- Die M-Karte wird nun für den Mitarbeitenden eingerichtet und betriebsbereit gemacht.
- Sie können den Status der einzelnen Teilschritte anhand einer Fortschrittsanzeige verfolgen.
- Nach Abschluss der Personalisierung der M-Karte sehen Sie in der Anwendung die entpsrechenden Daten für die M-Karte.
- Es werden Ihnen Name des Mitarbeitenden, die User-PIN sowie die permanente PUK der Karte angezeigt. Mit diesen Daten ist die Mitarbeitendenkarte direkt einsatzbereit.
- Die User-PIN dient dem Mitarbeitenden zur ersten Anmeldung. Die PIN sollte vom Mitarbeitenden schnellstmöglich geändert werden. Lesen Sie dazu weiter unter Kartenverwaltung: PIN ändern.
Geben Sie die Initiale User-PIN an Ihren Mitarbeitenden weiter. Mittels der PUK können Sie bei Bedarf die Mitarbeitendenkarte zurücksetzen, wie nachfolgend beschrieben. Die PUK verbleibt bei der Notarin/dem Notar und wird nicht an Mitarbeitende weitergegeben.
Mitarbeitendenkarte (M-Karte) mehrere Organisationsschlüssel zuteilen
In der Praxis kommt es vor, dass Mitarbeitende für mehrere Amtstätigkeiten tätig sind. Da jede Amtstätigkeit einen individuellen Organisationsschlüssel besitzt, können diese nun auch auf die M-Karten der Mitarbeitenden übertragen werden.
Zuvor muss der Mitarbeitende über die Benutzerverwaltung freigegeben werden, wie sie dabei verfahren, erfahren Sie außerdem in dem im internen Bereich hinterlegten Erklärvideo Benutzer freigeben. Beachten Sie: Die Übergabe des Organisationsschlüssels muss lokal an einem PC vorgenommen werden. Die M-Karte des Mitarbeitenden muss ebenfalls vorliegen.
- Überprüfen Sie zunächst, ob freigegebene Benutzer in der Benutzerverwaltung unter "Benutzer freigeben" für Sie vorliegen.
- Sie haben die Möglichkeit, freigegebene Benutzer über die Schaltfläche "Gewählte Freigaben verwerfen" zu verwerfen.
- Wählen Sie "Gewählte Freigaben bestätigen", um fortzufahren.
- Nachdem Sie dem Benutzerprofil alle für Ihre Amtstätigkeit relevanten Berechtigungen vergeben haben, wählen Sie die Schaltfläche "Anwenden".
- Achten Sie auf das Fortschrittsicon am unteren rechten Rand. Dieser Prozess kann etwas Zeit in Anspruch nehmen. Brechen Sie den Prozess nicht durch einen Wechsel auf eine andere Seite ab.
- Wechseln Sie nun in die Kartenverwaltung über den XNP-Navigationsbereich.
- Lassen Sie Ihre N-Karte gesteckt und stecken Sie zusätzlich die M-Karte des Mitarbeitenden in ein weiteres Kartenlesegerät ein.
- Wechseln Sie in die "Schlüsselverwaltung" und wählen den Prozess "M-Karte verwalten" und anschließend "M-Karte personalisieren". Verfahren Sie dann weiter, wie im Artikel Mitarbeitendenkarte (M-Karte) personalisieren beschrieben.
Mitarbeitendenkarte (M-Karte) zurücksetzen
Bitte beachten Sie: Die bei der ersten Personalisierung vergebene PUK der M-Karte ist für alle weiteren Prozesse weiterzuverwenden. Es ist nicht möglich eine neue PUK zu vergeben.
Sie haben die Möglichkeit, M-Karten, die bereits in Benutzung sind oder waren, zurückzusetzen und beispielsweise für neue Mitarbeitende zu personalisieren.
- Melden Sie sich mit Ihrer N-Karte in XNP an und stecken Sie die M-Karte, welche Sie zurücksetzen möchten, in ein weiteres Kartenlesegerät.
- Gehen Sie über den Punkt "Kartenmanagement" in das "Schlüsselmanagement". Hier wählen Sie zunächst den Prozess "M-Karte verwalten" und anschließend den Punkt "M-Karte vollständig zurücksetzen".
- Zum Fortfahren geben Sie nun bitte die PUK der M-Karte ein, die Sie bei der Personalisierung der Mitarbeitendenkarte vergeben haben.
- Die Schaltfläche "Mit dem Zurücksetzen der M-Karte fortfahren" wird aktiv. Durch Betätigen dieser Schaltfläche wird das Zurücksetzen der Karte durchgeführt.
- Auf der M-Karte vorhandene Mitarbeitendendaten sowie Organisationsschlüssel aller Amtstätigkeiten werden von der M-Karte entfernt.
- Sie können den Status der einzelnen Teilschritte nun anhand einer Fortschrittsanzeige verfolgen.
- Sobald das Zurücksetzen der M-Karte abgeschlossen ist, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
- Die zurückgesetzte M-Karte kann nun erneut personalisiert werden.
Lesen Sie dazu weiter im Artikel Mitarbeitendenkarte personalisieren.
