Übersicht Urkundenverzeichnis

Die Übersicht bietet den zentralen Einstieg in das Urkundenverzeichnis. Von der Übersicht aus erreichen Sie alle UVZ-Einträge und können verschiedene Aktionen für einen oder mehrere UVZ-Einträge direkt ausführen. Sie können sich neben den Spalteninformationen weitere Details zum UVZ-Eintrag anzeigen lassen. Zudem ermöglichen die integrierten Suchen (Schnellsuche und erweiterte Suche) das Auffinden einzelner Einträge oder mehrerer Einträge.

Ihre persönliche Übersicht können Sie sich nach Ihren Bedürfnissen zusammenstellen. Dabei haben Sie die Möglichkeit die Vordefinierten oder Eigenen Suchen zu verwenden und sich die von Ihnen gewünschten Spalten anzeigen zu lassen.

Beachten Sie, dass UVZ-Einträge, die als streng vertraulich gekennzeichnet wurden, nur von der Notarin oder dem Notar bzw. dazu berechtigten Mitarbeitenden einsehbar sind. Anderen Mitarbeitenden wird der Listeneintrag mit UVZ-Nr. angezeigt, die Inhalte sind jedoch nicht sichtbar.

Suchmöglichkeiten

Oberhalb der Liste stehen Ihnen verschiedene Suchmöglichkeiten zur Verfügung. Die Übersicht bietet eine Schnellsuche und eine Erweiterte Suche sowie verschiedene Suchfilter. Nähere Informationen zur Suche eines UVZ-Eintrags finden Sie im Kapitel UVZ-Eintrag suchen.

Konfigurationsmöglichkeiten

Die Übersicht stellt in ihren einzelnen Spalten umfangreiche Informationen zu den UVZ-Einträgen zur Verfügung.

Spalten konfigurieren

Die Spalten können Sie sich nach Ihren Bedürfnissen zusammenstellen. Beim Schließen merkt sich die Anwendung Ihre Einstellungen und zeigt die Übersicht beim nächsten Öffnen wie zuletzt von Ihnen konfiguriert.

Betätigen Sie rechts oberhalb der Übersicht das kleine Zahnradsymbol.

Alle verfügbaren Spalten werden angezeigt und können individuell von Ihnen aus- oder abgewählt werden.

Bei Bedarf können Sie über die Schaltfläche Standard wiederherstellen die Ansicht auf den vordefinierten Standard zurücksetzen.

Per Drag & Drop können Sie die Spalten in Ihrer bevorzugten Reihenfolge anordnen.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die Breite der Spalten einzustellen, so dass Sie je nach Bildschirmgröße alle Informationen einsehen können.

Spalteninhalte sortieren

Neben der Spaltenkonfiguration können Sie auch die Inhalte der Übersicht nach Ihren Wünschen sortieren.

Über die beiden Pfeile im jeweiligen Spaltenkopf können Sie die Sortierung der Übersicht nach einer bestimmten Spalte auf- oder absteigend vornehmen.

Details zum UVZ-Eintrag ansehen

Zu jedem UVZ-Eintrag können Sie sich in der Übersicht neben den Spalteninformationen weitere Details anzeigen lassen.

Klicken Sie in die Zeile eines UVZ-Eintrags und die Detailansicht klappt unterhalb auf.

Sie finden Informationen zu den Beteiligten, der Urkundsperson und -art sowie über ausstehende Bestätigungen, Signaturen und Archivierungen. Ebenso wird in den Details die Notiz zu zurückgewiesenen Signaturen oder Bestätigungen dargestellt.

Sie schließen den Detailbereich, indem Sie erneut auf die Zeile des Eintrags klicken oder die Details eines anderen Eintrags öffnen.

Weiterbearbeitungsmöglichkeiten

Die Übersicht bietet Ihnen mit der Aktionsleiste verschiedene Weiterbearbeitungsmöglichkeiten für einen oder mehrere UVZ-Einträge. Einige Aktionen können Sie sogleich auf mehrere UVZ-Einträge anwenden. Die Weiterbearbeitung aus der Übersicht bietet sich daher insbesondere für die Stapelverarbeitung an.

Beachten Sie, dass sich in Ihrer Aktionsleiste nur Aktionen befinden, für die Sie die Berechtigung haben. So befindet sich die Aktion Signieren beispielsweise nur in der Aktionsleiste für angemeldete Notarinnen und Notare.

UVZ-Einträge neu anlegen

Über die Aktion Neu starten Sie die Neuanlage eines UVZ-Eintrags aus der Übersicht heraus (UVZ-Eintrag anlegen in sieben Schritten und UVZ-Eintrag anlegen und speichern).

Über die Schaltfläche Stapel erfassen können Sie mehrere UVZ-Einträge anlegen (Mehrere UVZ-Einträge als Stapel neu anlegen und speichern).

Eine weitere Möglichkeit, UVZ-Einträge im Urkundenverzeichnis neu anzulegen, ist der Datenimport aus Ihrer Notarsoftware. Den Import starten Sie über die Schaltfläche Importieren (UVZ-Einträge importieren).

UVZ-Einträge weiterbearbeiten

Die Aktionen Bearbeiten, Öffnen, Bestätigen, Signieren, Eintragen und Exportieren eignen sich jeweils für einen oder mehrere UVZ-Einträge.

Wählen Sie den oder die UVZ-Einträge durch Anhaken der Checkboxen am Anfang des jeweiligen Listeneintrags aus und betätigen Sie die gewünschte Aktion.

Beachten Sie, dass eine Aktion nur dann aktiv ist, wenn die Voraussetzung für den ausgewählten UVZ-Eintrag, bei mehreren Einträgen für alle gleichermaßen vorliegt. Sind beispielsweise für einen gewählten Eintrag keine zu bestätigenden Ausfertigungserteilungen vorhanden, so ist die Aktion Bestätigen inaktiv.

Die Aktionen Abschrift erstellen und Ausfertigung erstellen können jeweils nur für einen UVZ-Eintrag angestoßen werden. Eine Stapelverarbeitung ist für diese Aktionen nicht möglich.

Exportmöglichkeit

Die Aktion Übersicht exportieren bietet die Möglichkeit, die gesamte Übersicht als PDF zu generieren, lokal zu speichern und bei Bedarf auszudrucken. Dabei wird die Übersicht immer mit der aktuellen Ansicht in ein PDF exportiert. Sie können über die Spaltenkonfiguration entscheiden, welche Informationen im PDF-Export enthalten sein sollen.

Wählen Sie die Aktion Übersicht exportieren.

Entscheiden Sie in dem folgenden Dialog, ob Sie die Übersicht zur Ansicht öffnen oder das PDF direkt lokal speichern wollen.

Übersicht zur Ansicht öffnen

Möchten Sie das PDF zunächst ansehen, öffnet sich das Dokumentenmodul in einem neuen Reiter. Von dort können Sie das PDF ebenfalls herunterladen oder direkt ausdrucken.

Übersicht lokal speichern

Haben Sie sich für lokal speichern entschieden, wird Ihnen als Speicherort der von Ihnen zuvor festgelegte Dokumentenordner vorgeschlagen. Über die Schaltfläche Auswählen können Sie den Dateispeicherort ändern. Der von Ihnen ausgewählte Speicherort wird vermerkt und Ihnen beim nächsten Export erneut vorgeschlagen.