Wird von einer Urkunde eine Ausfertigung erteilt, ist im Urkundenverzeichnis zu vermerken, wem und an welchem Tag sie erteilt wurde und ob es sich um eine vollstreckbare Ausfertigung handelt (§ 15 NotAktVV). Diese Angaben vermerken Sie zu einem UVZ-Eintrag auf der Karteikarte Ausfertigungen. Die nach der NotAktVV zwingend anzugebenden Daten sind mit einem * markiert.

Eine Ausfertigungserteilung ist, von dazu berechtigten Nutzern, zu bestätigen (§ 20 Abs. 1 Nr. 2 NotAktVV). Die Bestätigung von Ausfertigungserteilungen können Notarinnen oder Notare, aber auch dazu berechtigte Mitarbeitende vornehmen. Weitere Informationen zum Erfassen einer Ausfertigungserteilung enthält auch der Erklärfilm.

Als Ausfertigungsempfänger können die im aktuellen UVZ-Eintrag erfassten Beteiligten oder aber bereits zu einem anderen UVZ-Eintrag erfasste Empfänger nachgenutzt werden.

Möchten Sie mehrere Empfänger erfassen, so betätigen Sie die Schaltfläche Empfänger/in hinzufügen, um weitere Eingabefelder hinzuzufügen.

Das Feld Empfänger/in ist als Suchfeld konzipiert. Die Suche startet ab der Eingabe von drei Zeichen:

• Name (Bezeichnung),
• Sitz.

Bereits zum UVZ-Eintrag erfasste Beteiligte können Sie durch Eingabe des Familien-, Vor- oder Geburtsnamens sowie des Geburtsdatums bzw. der Bezeichnung und des Registerzeichens suchen. Voraussetzung ist, dass die Beteiligten zum UVZ-Eintrag bereits gespeichert wurden.

Sind im Urkundenverzeichnis bereits Personen mit dem gesuchten Namen oder Organisationen mit entsprechender Bezeichnung erfasst, werden Ihnen diese in einer Auswahlliste vorgeschlagen. Ähnliche Einträge werden nach Aktualität absteigend sowie alphabetisch nach Namen bzw. Bezeichnung sortiert dargestellt.

Wählen Sie eine/n Ausfertigungsempfänger/in aus oder fahren Sie mit der Erfassung einer neuen Empfängerin oder eines neues Empfängers fort.

Wiederholen Sie diese Schritte ggf. für die Erfassung weiterer Empfänger.

Möchten Sie einen Empfänger entfernen, betätigen Sie das kleine Kreuz am Ende der Zeile des jeweiligen Empfängers.

Eine Laufende Nummer der Ausfertigung wird automatisch vorgeschlagen; sie kann jedoch bei Bedarf von Ihnen überschrieben werden.

Das Datum der Erteilung der Ausfertigung ist anzugeben, dabei wird regelmäßig das aktuelle Datum vorgeschlagen. Es kann bei Bedarf von Ihnen überschrieben werden.

Möchten Sie weitere Angaben zur erteilten Ausfertigung ergänzen, die nicht bereits durch die strukturierten Datenfelder abgedeckt sind, können Sie diese im Feld Bemerkung eingeben.

Zur Ausfertigungserteilung können Sie vermerken, dass die erteilte Ausfertigung als vollstreckbare, auszugsweise oder weitere vollstreckbare Ausfertigung erteilt worden ist. Setzen Sie dazu ein Häkchen in der jeweiligen Checkbox.

Im Falle einer späteren Aufhebung einer Vollstreckungsklausel kann  das Datum der Aufhebung erfasst werden.

Die Umschreibung einer Vollstreckungsklausel ist im Ergebnis nichts anderes als die (teilweise) Aufhebung der alten Vollstreckungsklausel, regelmäßig unter Rückgabe der alten vollstreckbaren Ausfertigung, nebst Erteilung einer neuen vollstreckbaren Ausfertigung mit neuer Vollstreckungsklausel. Das Datum der (teilweisen) Aufhebung der alten Vollstreckungsklausel kann ebenfalls vermerkt werden. In dem erzeugten Korrekturvermerk kann der Vorgang näher beschrieben oder die Tatsache erklärt werden, dass es sich nur um eine teilweise Aufhebung handelt. Für die neu erteilte vollstreckbare Ausfertigung kann eine neue Ausfertigungserteilung über die Funktion „Ausfertigungserteilung hinzufügen“ hinzugefügt werden und diese als vollstreckbar bzw. – bei unterlassener Rückgabe der alten Ausfertigung – sogar als weitere vollstreckbare Ausfertigung markiert werden.

Ausfertigungserteilungen sind zu bestätigen (§ 20 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 2 Nr. 3 NotAktVV). Die Bestätigung von Ausfertigungserteilungen können Notarinnen oder Notare, aber auch dazu berechtigte Mitarbeitende vornehmen.

Eine Ausfertigungserteilung kann auf zwei Wegen bestätigt werden:

• implizit mit Eintragung des UVZ-Eintrags durch die Notarin oder den Notar bzw. einem Mitarbeitenden mit Berechtigung zur Bestätigung von Ausfertigungserteilungen oder
• durch gesondertes Bestätigen der Ausfertigungserteilung durch die Notarin oder den Notar.

Eine Ausfertigungserteilung kann - wie ein Korrekturvermerk - verworfen oder zurückgewiesen werden. Gehen Sie so vor, wie im Kapitel Korrekturvermerk bestätigen beschrieben.

Die Bearbeitung der Daten einer Ausfertigungserteilung ist jederzeit möglich. Wie bei jeder Bearbeitung eines UVZ-Eintrags ist auch hinsichtlich der Bearbeitung der Ausfertigungserteilung zu unterscheiden, ob der UVZ-Eintrag bereits in das Urkundenverzeichnis eingetragen ist bzw. die Ausfertigungserteilung bestätigt wurde.

Befindet sich der Eintrag noch im Status In Vorbereitung oder die Ausfertigungserteilung im Status Zu Bestätigen kann der Eintrag ohne einen dokumentierenden Korrekturvermerk bearbeitet werden. Erfolgt die Bearbeitung der Ausfertigungserteilung in einem bereits in das Urkundenverzeichnis eingetragenen UVZ-Eintrag oder ist die Ausfertigungserteilung bereits bestätigt, wird die Änderung in einem von der Notarin oder dem Notar zu bestätigenden Korrekturvermerk dokumentiert (§ 20 NotAktVV). Der Korrekturvermerk sowie dessen Bestätigung wird in den Kapiteln UVZ-Eintrag bearbeiten und Korrekturvermerk bestätigen ausführlich beschrieben.

Im Gesamtüberblick sowie in dem als PDF exportierbaren Datenblatt eines UVZ-Eintrags werden im Abschnitt Ausfertigungen die von Ihnen erfassten Ausfertigungserteilungen wiedergegeben.

Ausfertigungserteilungen werden im Jahresexport (§ 19 NotAktVV) ausgegeben.