Ausfertigungen

Wird von einer Urkunde eine Ausfertigung erteilt, ist im Urkundenverzeichnis zu vermerken, wem und an welchem Tag sie erteilt wurde und ob es sich um eine vollstreckbare Ausfertigung handelt (§ 15 NotAktVV). Diese Angaben vermerken Sie zu einem UVZ-Eintrag auf der Karteikarte Ausfertigungen. Die nach der NotAktVV zwingend anzugebenden Daten sind mit einem * markiert.

Eine Ausfertigungserteilung ist, von dazu berechtigten Nutzern, zu bestätigen (§ 20 Abs. 1 Nr. 2 NotAktVV). Die Bestätigung von Ausfertigungserteilungen können Notarinnen oder Notare, aber auch dazu berechtigte Mitarbeitende vornehmen. Weitere Informationen zum Erfassen einer Ausfertigungserteilung enthält auch der Erklärfilm.

Erfassen einer Ausfertigungserteilung

Die Erteilung einer Ausfertigung muss nicht zwingend bei der Anlage und Ersteintragung eines UVZ-Eintrags erfasst werden. Sie kann auch später zum Eintrag hinzugefügt werden.

    Mit dem Betätigen der Schaltfläche Ausfertigungserteilung hinzufügen öffnet sich eine leere Eingabemaske.

    Ausfertigungserteilungen können nicht zu den Urkundenarten Beglaubigungen von Unterschriften oder Handzeichen mit/ohne Anfertigung eines Urkundenentwurfs erfasst werden. Haben Sie auf der Karteikarte Grunddaten eine der Urkundenarten ausgewählt, so ist auf der Karteikarte Ausfertigungen die Schaltfläche Ausfertigungserteilung hinzufügen inaktiv.

    Empfänger/in

    Als Ausfertigungsempfänger können die im aktuellen UVZ-Eintrag erfassten Beteiligten oder aber bereits zu einem anderen UVZ-Eintrag erfasste Empfänger nachgenutzt werden.

    Möchten Sie mehrere Empfänger erfassen, so betätigen Sie die Schaltfläche Empfänger/in hinzufügen, um weitere Eingabefelder hinzuzufügen.

    Das Feld Empfänger/in ist als Suchfeld konzipiert. Die Suche startet ab der Eingabe von drei Zeichen:

    • Name (Bezeichnung),
    • Sitz.

    Bereits zum UVZ-Eintrag erfasste Beteiligte können Sie durch Eingabe des Familien-, Vor- oder Geburtsnamens sowie des Geburtsdatums bzw. der Bezeichnung und des Registerzeichens suchen. Voraussetzung ist, dass die Beteiligten zum UVZ-Eintrag bereits gespeichert wurden.

    Sind im Urkundenverzeichnis bereits Personen mit dem gesuchten Namen oder Organisationen mit entsprechender Bezeichnung erfasst, werden Ihnen diese in einer Auswahlliste vorgeschlagen. Ähnliche Einträge werden nach Aktualität absteigend sowie alphabetisch nach Namen bzw. Bezeichnung sortiert dargestellt.

    Wählen Sie eine/n Ausfertigungsempfänger/in aus oder fahren Sie mit der Erfassung einer neuen Empfängerin oder eines neues Empfängers fort.

    Wiederholen Sie diese Schritte ggf. für die Erfassung weiterer Empfänger.

    Möchten Sie einen Empfänger entfernen, betätigen Sie das kleine Kreuz am Ende der Zeile des jeweiligen Empfängers.

    Fortlaufende Nummer der Ausfertigung

    Eine Laufende Nummer der Ausfertigung wird automatisch vorgeschlagen; sie kann jedoch bei Bedarf von Ihnen überschrieben werden.

    Datum der Ausfertigungserteilung

    Das Datum der Erteilung der Ausfertigung ist anzugeben, dabei wird regelmäßig das aktuelle Datum vorgeschlagen. Es kann bei Bedarf von Ihnen überschrieben werden.

    Bemerkung

    Möchten Sie weitere Angaben zur erteilten Ausfertigung ergänzen, die nicht bereits durch die strukturierten Datenfelder abgedeckt sind, können Sie diese im Feld Bemerkung eingeben.

    Vollstreckbare, auszugsweise und weitere vollstreckbare Ausfertigung

    Zur Ausfertigungserteilung können Sie vermerken, dass die erteilte Ausfertigung als vollstreckbare, auszugsweise oder weitere vollstreckbare Ausfertigung erteilt worden ist. Setzen Sie dazu ein Häkchen in der jeweiligen Checkbox.

    Im Falle einer späteren Aufhebung einer Vollstreckungsklausel kann  das Datum der Aufhebung erfasst werden.

    Die Umschreibung einer Vollstreckungsklausel ist im Ergebnis nichts anderes als die (teilweise) Aufhebung der alten Vollstreckungsklausel, regelmäßig unter Rückgabe der alten vollstreckbaren Ausfertigung, nebst Erteilung einer neuen vollstreckbaren Ausfertigung mit neuer Vollstreckungsklausel. Das Datum der (teilweisen) Aufhebung der alten Vollstreckungsklausel kann ebenfalls vermerkt werden. In dem erzeugten Korrekturvermerk kann der Vorgang näher beschrieben oder die Tatsache erklärt werden, dass es sich nur um eine teilweise Aufhebung handelt. Für die neu erteilte vollstreckbare Ausfertigung kann eine neue Ausfertigungserteilung über die Funktion „Ausfertigungserteilung hinzufügen“ hinzugefügt werden und diese als vollstreckbar bzw. – bei unterlassener Rückgabe der alten Ausfertigung – sogar als weitere vollstreckbare Ausfertigung markiert werden.

    Bestätigen einer Ausfertigungserteilung

    Ausfertigungserteilungen sind zu bestätigen (§ 20 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 2 Nr. 3 NotAktVV). Die Bestätigung von Ausfertigungserteilungen können Notarinnen oder Notare, aber auch dazu berechtigte Mitarbeitende vornehmen.

    Eine Ausfertigungserteilung kann auf zwei Wegen bestätigt werden:

    • implizit mit Eintragung des UVZ-Eintrags durch die Notarin oder den Notar bzw. einem Mitarbeitenden mit Berechtigung zur Bestätigung von Ausfertigungserteilungen oder
    • durch gesondertes Bestätigen der Ausfertigungserteilung durch die Notarin oder den Notar.

    Bestätigen mit Eintragung des UVZ-Eintrags

    Wird ein UVZ-Eintrag mit erfassten Ausfertigungserteilungen von einer Notarin oder einem Notar bzw. einem Mitarbeitenden mit der Berechtigung Ausfertigungserteilungen zu bestätigen in das Urkundenverzeichnis eingetragen, erfolgt die Bestätigung der Ausfertigungserteilung implizit mit ihrer Eintragung. Notarinnen und Notare haben diese Berechtigung immer, Mitarbeitenden kann sie erteilt werden.

    Nach der Eintragung erhält die Ausfertigungserteilung im UVZ-Eintrag automatisch den Status Bestätigt.

    Bestätigen einer Ausfertigungserteilung durch die Notarin oder den Notar

    Erfolgt die Eintragung eines UVZ-Eintrags mit Ausfertigungserteilungen nicht durch die Notarin oder den Notar, sondern von Mitarbeitenden ohne die Berechtigung Ausfertigungserteilungen zu bestätigen, erhält die Ausfertigungserteilung den Status Zu Bestätigen.

    Die Bestätigung kann sodann nach Eintragung des UVZ-Eintrags durch die Notarin oder den Notar erfolgen. Dass eine Bestätigung aussteht, ist am UVZ-Eintrag durch den Status Zu Bestätigen/Signieren zu erkennen.

    Eine bestätigte Ausfertigungserteilung erhält in ihrer Überschriftenzeile den Zusatz Bestätigt am … . Im Eintrag wird darüber informiert, wann und durch wen die Ausfertigungserteilung bestätigt wurde.

    Verwerfen oder Zurückweisen einer Ausfertigungserteilung

    Eine Ausfertigungserteilung kann - wie ein Korrekturvermerk - verworfen oder zurückgewiesen werden. Gehen Sie so vor, wie im Kapitel Korrekturvermerk bestätigen beschrieben.

    Bearbeiten einer Ausfertigungserteilung

    Die Bearbeitung der Daten einer Ausfertigungserteilung ist jederzeit möglich. Wie bei jeder Bearbeitung eines UVZ-Eintrags ist auch hinsichtlich der Bearbeitung der Ausfertigungserteilung zu unterscheiden, ob der UVZ-Eintrag bereits in das Urkundenverzeichnis eingetragen ist bzw. die Ausfertigungserteilung bestätigt wurde.

    Befindet sich der Eintrag noch im Status In Vorbereitung oder die Ausfertigungserteilung im Status Zu Bestätigen kann der Eintrag ohne einen dokumentierenden Korrekturvermerk bearbeitet werden. Erfolgt die Bearbeitung der Ausfertigungserteilung in einem bereits in das Urkundenverzeichnis eingetragenen UVZ-Eintrag oder ist die Ausfertigungserteilung bereits bestätigt, wird die Änderung in einem von der Notarin oder dem Notar zu bestätigenden Korrekturvermerk dokumentiert (§ 20 NotAktVV). Der Korrekturvermerk sowie dessen Bestätigung wird in den Kapiteln UVZ-Eintrag bearbeiten und Korrekturvermerk bestätigen ausführlich beschrieben.

    Löschen einer Ausfertigungserteilung im Status Vorbereitung

    Die Löschung einer Ausfertigungserteilung ist jederzeit möglich. Bei der Löschung einer Ausfertigungserteilung, die bereits bestätigt war, wird ein Korrekturvermerk erzeugt.

    Um eine Ausfertigung zu löschen, klappen Sie den Eintrag durch einen Klick auf den Pfeil in der Überschriftenzeile auf. Am rechten Rand der Überschriftenzeile erscheint ein Papierkorbsymbol. Durch das Betätigen dieses Symbols könnenn Sie die Löschung herbeiführen.

    Eine gelöschte Ausfertigung kann nicht unter derselben Nummer nochmals erfasst werden. Die gelöschte Nummer ist auf der Karteikarte Vermerke als gelöscht gekennzeichnet. Daher sind neue Ausfertigungen mit der nächsten freien Nummer zu erfassen.

    In einem sich öffnenden Dialog fragt die Anwendung vorsorglich nach, ob Sie löschen möchten. Mit einem Klick auf OK bestätigen Sie die gewünschte Löschung.

     

    War die Ausfertigungserteilung bereits bestätigt, wird beim Eintragen des UVZ-Eintrags ein Korrekturvermerk erzeugt.

    Hier ist der Grund für die Löschung der Ausfertigungserteilung anzugeben und anschließend von der Notarin oder dem Notar zu bestätigen.

    Beauskunftung der Ausfertigungserteilung

    Ausfertigungserteilung im Gesamtüberblick und Datenblatt eines UVZ-Eintrags

    Im Gesamtüberblick sowie in dem als PDF exportierbaren Datenblatt eines UVZ-Eintrags werden im Abschnitt Ausfertigungen die von Ihnen erfassten Ausfertigungserteilungen wiedergegeben.

    Ausfertigungserteilungen im Jahresabschluss

    Ausfertigungserteilungen werden im Jahresexport (§ 19 NotAktVV) ausgegeben.